В компании нет главного бухгалтера, его функции выполняет Генеральный Директор. Как правильно оформить такое совмещение? Кто может подписать первичные кассовые документы Бухгалтера кто подписывает

Бухгалтер – специалист, имеющий экономическое образование, занимающийся ведением бухгалтерского учета на фирме. В зависимости от специфики деятельности организации, в ее штате может быть один бухгалтер, выполняющий одновременно и роль главного, и несколько, каждый из которых отвечает за ведение достоверного бухгалтерского и налогового учета на конкретном участке, или целые бухгалтерские службы.

Именно благодаря бухгалтеру, предприятие исправно выплачивает заработную плату своим работникам, платит налоги и сборы. Нельзя представить деятельность любого современного предприятия без такого работника, который отвечает за организацию достоверного учета всех фактов хозяйственной деятельности.

• дисциплинарная ответственность бухгалтера (при ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре и ) – имеет 3 вида: выговор, замечание, увольнение;
• материальная ответственность бухгалтера ( либо в размере в пределах среднемесячного заработка, либо в полном объеме, если заключен );
• административная ответственность бухгалтера (при ненадлежащем исполнении служебных обязанностей могут быть применены (если установлена вина и соблюдены сроки давности) штрафные санкции согласно статьям КоАП РФ;
• уголовная ответственность бухгалтера (например, за неуплату налогов в крупных размерах: умышленное включение в декларации ложных сведений, умышленно направильный расчет) – могут быть привлечены в качестве соучастников вместе с руководством.

Ответственность главного бухгалтера

Главный бухгалтер на предприятии – ведущий специалист, на которого целиком и полностью возложены функции по достоверному, своевременному и качественному ведению учета на предприятии. В соответствии с федеральным законодательством, главный бухгалтер несет ответственность за разработку , своевременную сдачу и предоставление достоверной бухгалтерской отчетности.

Однако это не значит, что рядовые сотрудники бухгалтерии не несут никакой ответственности, и за их «промахи» и «недочеты» будет отвечать только главный бухгалтер.

За что несет ответственность обычный сотрудник бухгалтерии?

Как и любой другой сотрудник, бухгалтер несет ответственность за качественное исполнение своих обязанностей. Например, бухгалтер по заработной плате, отвечает за правильность начисления сотрудникам, своевременность сдачи отчетности во внебюджетные фонды.

Безусловно, главный бухгалтер должен контролировать деятельность своих подчиненных, но на то, чтобы проверять работу каждого сотрудника у главного бухгалтера не будет ни возможности, ни времени, так как у него полно своих обязанностей.

Бухгалтер несет дисциплинарную, материальную, административную или уголовную ответственность. Каждый из этих видов ответственности проявляется в своей форме (выговоры, штрафы, увольнение, возмещение ущерба) и назначается за систематические ошибки, недочеты, которые присутствуют в его работе.

Так, если бухгалтер по учету ТМЦ халатно относится к своим обязанностям, не производит ежемесячную сверку остатков, что в результате приводит к недостаче, к нему применяется дисциплинарная или материальная ответственность.

В рамках дисциплинарной ответственности, рядовой сотрудник бухгалтерии или даже главбух могут быть уволены, однако на это должны быть веские основания.

Бухгалтер может нести материальную ответственность. Так, например, бухгалтер, отвечающий за расчеты с контрагентами, будет отвечать за ошибки в платежном поручении, которые привели к перечислению денежных средств не на тот расчетный счет. Бухгалтер-кассир может быть привлечен к материальной ответственности за обнаруженную недостачу по кассе. При этом компенсировать убытки он должен будет, к примеру, из своей заработной платы.

Уголовная ответственность главного бухгалтера предусмотрена в том случае, если он сознательно укрывался от уплаты налогов в особо крупных размерах, или совершал мошеннические действия . При этом неверно мнение, что главный бухгалтер действует по указанию руководителя, следовательно, он не будет отвечать. В рамках уголовной ответственности, отвечать по закону будут оба должностных лица.

Рядовой бухгалтер может быть привлечен к ответственности, если он осознанно совершал хищения денежных средств или способствовал иным уголовно наказуемым действиям, находился в преступном сговоре, например, с кладовщиком, отвечающим за сохранность материальных средств.

Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации?

Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.

Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию?

Базовые сведения ^

Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.

На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.

При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.

Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.

Иногда этот перечень фиксируется в учетной политике организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.

Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.

В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.

И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.

Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.

Определения

Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.

Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:

• наименование должности подписавшего документ лица;
• личной росписи;
• расшифровки росписи (фамилия и инициалы).

Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».

Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.

Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.

Что относят к данной категории

К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.

Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.

Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.

При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.

При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:

• название документа;
• дата составления;
• название организации;
• содержание хозоперации;
• перечень ответственных должностных лиц;
• личные подписи ответственных лиц.

Правовая база

ФЗ №129 ст.9 от 21.11.1996 гласит, что оформление документов первичного характера требует наличия обязательных реквизитов.

То есть в каждом первичном документе наличествовать должна личная подпись ответственного за проведение операции лица.

Согласно Приказу Министерства Финансов РФ №34н от 29.07.1998 все документы, сопровождающие оформление хозяйственных операций с материальными активами, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером либо полномочными лицами.

Кто может подписывать первичные документы ^

Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть.

Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке.

Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета. Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью.

При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи.

Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.

В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию).

Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.

Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.

Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.

Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам.

Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи.

В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006 (п.7.9) одно лицо не может сразу обладать правом первой и второй подписи.

Формирование списка лиц, имеющих право подписи

Список лиц, располагающих правом подписи первичных документов, должен ратифицироваться руководителем организации при координировании с главным бухгалтером.

Как осуществляются исправления в первичных учетных документах, читайте здесь.

Быть включенным в список может быть всякий сотрудник организации. При отсутствии ответственного лица, правом подписи документов наделяется выполняющее его обязанности лицо либо заместитель ответственного работника.

В такой ситуации обязательно указание действительной должности и фамилии индивида, подписавшего документ. Число лиц, имеющих право подписывать первичную документацию, должно быть минимальным.

Так документы, сопутствующие оформлению операций с финансами обязательно подписываться должны руководителем организации и главным бухгалтером.

При отсутствии оных подписывают бумаги второстепенные должностные лица - заместители.

Образец подписей ответственных лиц и их заместителей должен быть заверен нотариусом в специальной карточке. Таковая предъявляется в банк, обслуживающий организацию.

Подписи лиц, владеющих правом подписи первичных документов, могут заменяться паролем либо иным вариантом авторизации, который дозволяет недвусмысленно идентифицировать подпись конкретного лица.

Это особенно целесообразно при составлении машиночитаемой первичной документации.

Кто утверждает перечень лиц

ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что перечень лиц, имеющих правом подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации после процедуры согласования с главным бухгалтером.

В то же время лица, обладающие правом на подпись первичных документов, могут уполномочиваться Уставом, приказом или доверенностью.

Например, Приложение к учетной политике может наделить правом подписи одного из учредителей. Важно заранее предусмотреть ситуацию отсутствия главных ответственных лиц.

Например, могут отсутствовать одновременно и руководящее лицо, и главный бухгалтер. На этот случай должен быть заранее готов приказ, определяющий ответственных лиц при необходимости подписания первичных документов.

Нужна ли доверенность

Частичное делегирование полномочий в вопросе подписания первичных документов являет собой весьма удобный инструмент.

Таковой помогает оптимизировать и улучшить рабочий процесс, даже в отсутствие руководителя. Главное это правильно оформить документ на передачу права подписи.

По ст.185 п.1 ГК РФ доверенность это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому. Адресатом является лицо, перед коим доверенный представитель будет блюсти интересы юрлица.

Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа.

Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной (ст.186 п.1 ГК РФ).

Согласно ст.53 ГПК РФ доверенность от юрлица должна выдаваться за подписью руководителя либо полномочного представителя и скрепляться печатью организации.

Представлять интересы юридического лица, а значит и подписывать первичные документы, без наличия доверенности не может ни одно лицо, если оно не наделено данным правом по характеру занимаемой должности.

Кто подписывает при ликвидации

Ст.62 п.3 определяет, что в случае ликвидации организации все полномочия руководства переходят к ликвидатору.

Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при ликвидации обладает непосредственно ликвидатор.

Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может. Обусловлено это завершением полномочий генерального директора, причем увольнение его вовсе не обязательно.

Можно ли не сотруднику организации

Лицо, не являющееся сотрудником организации, может подписывать первичные документы и даже ставить на них печать. Основанием становится доверенность.

Законным обоснованием является ФЗ №129 от 21.11.1996 (ст.9 п.3) «О бухгалтерском учете».

Согласно ему правом подписи первичной документации лица могут наделяться по решению руководителя организации.

То есть в принципе полномочным представителем может стать всякое лицо. На практике правом подписи от лица организации наделяются штатные сотрудники.

Но поскольку данный нюанс в законодательстве не акцентирован, включить в перечень ответственных лиц можно любого индивида.

Например, может потребоваться предоставить право подписи главному бухгалтеру аутсорсинговой фирмы.

Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо.

Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.

Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (ст.185 п.5 ГК РФ). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.

Кто может подписывать за ИП

Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам.

Видео: бухгалтерия для начинающих, первичные документы

Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету.

Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по ст.120 НК. Как правило, это приводит к доначислению налога.

Что касается кассовых документов, то кроме ИП их может подписывать кассир, принятый на должность по трудовому договору (Положение №373-П от 12.10.2011 п.1.6, п.2.1).

Подпись кассовой книги, РКО и ПКО лицом, не имеющим права исполнять обязанности кассира, не законна.

Велик риск, что налоговики посчитают наличность, на которую оформлены документы, неоприходованной и оштрафуют предпринимателя по ст.15.1 КоАП РФ.

Необходимый срок хранения ^

Первичные документы должно хранить независимо от того в каком виде они оформляются, в бумажном или электронном.

Перечень первичных документов, читайте здесь.

Порядок оформления первичных документов по кассе, смотрите здесь.

Согласно ФЗ №129 (ст.9 п.7) налоговый орган может потребовать копии электронных первичных документов в бумажном виде.

Ст.17 ФЗ №129 обязует организации сохранять первичную документацию в течение пятилетнего периода.

В ст.23 НК указано, что сведения бухгалтерского учета и прочие документы, надобные для начисления и выплаты налогов, сберегать надо четыре года.

Документы, которые удостоверяют убыток, переносимый на будущий период, должны сберегаться до момента уменьшения налогооблагаемой суммы на величину понесенного ранее убытка (ст.283 НК).

Четко разграничить бухгалтерскую и налоговую документацию крайне непросто. Потому лучше придерживаться наибольшего срока сохранения, то есть хранить документацию не менее пяти лет.

Для любого документа отсчет срока хранения начинается с первого января года, последующего за годом создания документа.

Первичные документы это основа документальной базы организации. Важно знать и соблюдать правила ее оформления.

Ненадлежащая подпись первичных документов сможет не только стать причиной претензий со стороны налоговой инспекции, но и нарушить деятельность организации в целом.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

• Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
• Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
• А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

• учредительные документы организации;
• должностная инструкция;
• локальные нормативные акты;
• приказ;
• распоряжение;
• доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора - подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

• при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
• при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией . После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

• внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
• доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое - НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

Отправить на почту

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера - когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье.

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера - такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.

Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

• возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
• совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация - главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:

Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

• контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
• у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).

Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

schoolaklass

Доверенность На Право Подписи Документов За Главного Бухгалтера Образец

Кто подпишет счет-фактуру. Налоговый кодекс Российской Федерации 1 разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица». Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время.

Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

На основании доверенности бухгалтер вправе подписывать за листки с правом подписи расчетных ведомостей и иных документов.

Доверенность на право первой подписи: образцы, отвечающие любым условиям, РФ доверенность должна выдаваться в простой письменной форме, за главного бухгалтера (бухгалтера) правом первой подписи документов о. Правила оформления доверенности на предоставление права подписи Опубликованы образцы генеральной, специальной и разовой доверенностей. права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером право подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации. Объем передаваемых полномочий по доверенности на право подписи перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Допустимо ли, чтобы и за руководителя, и за главного бухгалтера расписывалось одно уполномоченное лицо? В каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом, а когда – выдавать доверенность? Какие еще документы потребуется оформить? И др. Налоговый кодекс Российской. Составляем приказ на предоставление права подписи (фото: bradley-law. com). в фирму поступает очень много документов, и справиться с этой кипой одному человеку договоры (в первую очередь рутинно-бытовые);; доверенности. за руководителя и главного бухгалтера – коммерческому директору.

З ачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

ololotrololo.weebly.com

• Страница не найдена Извините, запрашиваемый Вами ресурс не найден. Вы можете вернуться обратно, или перейти на главную страницу и воспользоваться поиском. Состояние базы Всего документов: 233329 На казахском языке: 116993 На русском языке: 115930 На английском языке: 406 Дата обновления: 08.06.2018 […]
• Консультация юриста онлайн Быстрый ответ - на срочный вопрос, ответ в течение часа 100% гарантия консультации юриста Круглосуточная онлайн консультация 24/7 Понятные ответы на вопросы любой сложности Всегда на связи адвокаты юристы онлайн прямо сейчас Реальная консультация от живых юристов Ответ сразу […]
• Как правильно: женщина - гражданин или гражданка России? 23 декабря 2013 17:08 Администрация города Екатеринбурга в рамках проекта «Екатеринбург говорит правильно» обращается к сложным вопросам письменной официально-деловой речи. При заполнении анкет и других официальных документов заявитель нередко сталкивается с […]
• Является ли займ доходом при упрощенной системе налогообложения (УСН) В состав доходов и объектов налогообложения принимаются не все активы. Содержание Заемные средства не являются выручкой и не подлежат обложению единым налогом. Общие сведения ^ Займ – поступление средств, не связанных с оборотом товаров, работ […]
• Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
• Где купить страховку ОСАГО в Саратове Наличие полиса обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) является законодательно закрепленной нормой для всех автовладельцев на территории РФ. Наличие полиса ОСАГО позволяет компенсировать ответственность виновники ДТП пострадавшей стороне в объеме […]
• Что делать если есть страховка но нет техосмотра "Особенности языка закона: Речевые особенности официально-делового стиля вообще в полной мере свойственны и языку законов как его подстилю. Более того, в языке законов эти особенности встречаются в концентрированном виде и используются с повышенной строгостью. В […]
• Статья 59 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ О КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ НУЖД (в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 № 188-ФЗ,от 28.12.2013 № 396-ФЗ, от 04.06.2014 № 140-ФЗ, от 21.07.2014 № […]

«Больничное» пособие: нужно ли выплачивать за отработанные дни болезни В случае, когда в день оформления листка нетрудоспособности сотрудник находился на рабочем месте и получил за этот день зарплату, «больничное» пособие за этот день не начисляется. < … СЗВ-М на руководителя-единственного учредителя: сдавать или нет На сайтах некоторых территориальных отделений ПФР появилась информация о необходимости представлять СЗВ-М в отношении руководителя организации, являющегося единственным участником (учредителем). Правда, опубликованная различными отделениями ПФР информация, имеет некоторые отличия. < … Главная → Бухгалтерские консультации → НДС Обновление: 29 июня 2017 г. Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным.

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

Как и когда можно применять универсальный передаточный документ Внимание Вскоре после внесения поправок в закон № 402-ФЗ на сайте ФНС был предложен к рассмотрению профессиональному сообществу проект единого отгрузочного документа (сначала УПД назывался так). Над проектом трудились как специалисты ФНС, так и участники из сообществ бухгалтеров, финансистов и программистов (в частности, 1С-ников).

Внимание

Так появилась возможность оптимизировать документооборот организаций за счет перехода на УПД. Больше об УПД читайте в материале «Универсальные передаточные документы».

Обязательные реквизиты УПД Необходимый набор реквизитов в УПД обусловлен требованиями нескольких законодательных актов. Укажем необходимые статьи:

Подписи в упд

Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках.

Важно

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. < … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия.

< … Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.

Кто подписывает упд за гл бухгалтера если его нет в штатном

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера Однако на практике работодатели зачастую оставляют у себя трудовую книжку уволенного сотрудника в качестве залога до тех пор, пока работник не сдаст какие-либо материальные ценности, не покроет недостачу и т.д. Такие действия работодателя совершенно неправомерны! <

• Для чего нужен УПД и когда его использовать

• Когда применяется УПД

• Статус

• Особенности заполнения форм в зависимости от статуса

• Подпись в едином бланке
• Исправление допущенных ошибок
• Преимущества и недостатки использования

Для чего нужен УПД и когда его использовать При ведении различных типов учета сотрудники бухгалтерии нередко теряют массу времени, заполняя одни и те же реквизиты в различных документах.

Инфо

В связи с этим в ФНС давно назрел вопрос о необходимости снижения издержек документооборота и введения единого документа на смену первичным унифицированным формам.Так, проект под названием «единый отгрузочный документ» вскоре был представлен как бланк УПД. ФЗ «О бухучете»: «Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.» 2) «Расчет среднего заработка для заполнения справки для службы занятости» (Е.А.

Неправильно набран адрес, или такой страницы на сайте больше не существует

В избранноеОтправить на почту Право подписи генерального директора за главного бухгалтера - когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье. Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха? Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха Итоги Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха? Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера - такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования.
Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.
Для этого предназначено специальное поле «Статус», в которое необходимо вписать цифры:

• 1- если использование УПД сводится к совмещению стандартных счетов-фактур и первичной бухгалтерской документации.
• 2- для использования только в форме «первички».

Следует учесть тот факт, что заполнение поля «Статус» носит исключительно информативный характер. При неправильном заполнении графы Статус проверяющий сотрудник налоговой обратит внимание лишь на правильность заполнения реквизитов.
Особенности заполнения форм в зависимости от статуса Как правильно заполнить универсальный передаточный документ? Образцы заполнения УПД на оказание услуг, отгрузку товаров или иную операцию несколько отличаются друг от друга, так как на их содержание может повлиять выбранный статус.

Кто подписывает упд за гл бухгалтера если его нет в штатном расписании

Здесь можно скачать образец заполнения формы универсального передаточного документа УПД в excel для статуса «1». ФЗ «О бухучете»: «Руководитель экономического субъекта, который в соответствии с настоящим Федеральным законом вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также руководитель субъекта среднего предпринимательства, за исключением экономических субъектов, указанных в части 5 статьи 6 настоящего Федерального закона, может принять ведение бухгалтерского учета на себя.» 2) «Расчет среднего заработка для заполнения справки для службы занятости» (Е.А. Соболева, редактор журнала «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение»; журнал «Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 11, ноябрь 2016 г., с.
Вехи бухгалтерского календаря – не столько числа месяца и дни недели, сколько даты представления отчетности и уплаты налогов. Наши еженедельные напоминания помогут вам не забыть ни об одной важной бухгалтерской дате.Соответственно, 1%-ные взносы за 2017 год нужно перечислить в бюджет не позднее 02.07.2018 (1 июля – воскресенье). <

• Лицо, уполномоченное действовать по сделке (например, отгружать товар). Тогда данные по строке 13 будут совпадать с данными по строке 10.

  Тогда можно в строке 13 заполнить только данные ответственного лица, без дублирования подписи.

• Лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур. Тогда данные по строке 13 будут совпадать с обязательной подписью руководителя или главбуха.

  При этом тоже допускается не дублировать подпись, вписав в строку только должность и Ф. И. О. уже указанного лица.

Иное уполномоченное лицо» и ниже приписка «право подписи за руководителя и гл. бух. имеет бух. Иванова». далее в левой части в строках 10 и 13 стоит просто должность и ФИО.При этом они могут не совпадать с датой отгрузки, передачи прав требования или иных событий хозяйственной жизни;

• данные о субъекте хозяйственной деятельности;
• суть хозяйственной операции;
• единицы, в которых оцениваются товары или реализованные услуги;
• сведения о сотруднике, ответственном за составление УПД и за соблюдение норм отгрузки;
• подпись этого сотрудника с расшифровкой;
• подписи с расшифровками остальных лиц, участвовавших в хозяйственном событии.

Если какие-либо вопросы по заполнению счета-фактуры остаются неясными для налогоплательщиков, ФНС всегда оставляет для них возможность воспользоваться готовыми бланками с примерами заполнения.

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске?

Кто подпишет банковские документы

Очень существенный вопрос – подписание банковских документов. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда эти лица смогут подписывать платежные поручения и чеки. Право подписи замещающим лицам можно предоставить и временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей.

Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

Налоговая проверка, когда главбух в отпуске

Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет.

А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете в связи с отпуском главного бухгалтера ходатайствовать о продлении срока их представления согласно пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса.

Если к вам поступит требование о представлении документов в рамках встречной проверки, отпуск главбуха может стать поводом, чтобы продлить срок предоставления документов и информации согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса.

Документооборот не должен «встать»

Ну и теперь о самом главном – о документообороте.

Публикация

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.

Соблюдайте требования

Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера.

Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г. № 19-11/048795).

Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции (п. 1 ст. 122 НК РФ).
Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации (п.4 ст.75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75).

Внимание
Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету.

Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.

Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;

счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;

в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка "Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)";

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Уполномочен подписать

Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации.

Учитывая, что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее - Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.

Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом - физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.

Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.

Руководитель-главбух

Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: "Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера...".

Согласно п. 2 "г" ст. 6 Федерального закона "О бухгалтерском учете" руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.

Счет-фактуру подписывает ИП

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера - строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика - физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная и электронно-цифровая подпись

Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле. Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП.

Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Такое мнение высказывает Минфина России в письмах от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383.

Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г. № Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г. № Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. № КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г. № А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. № Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2).

В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г. № Ф03-А37/08-2/2876, от 07 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, от 03 мая 2007 г. № А57-4249/06).

Высший Арбитражный суд в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в «ПБ» за май на стр. 70.

бератор «НДС от А до Я»

Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе.
Если вы все же хотите избежать споров при проверке – заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.

Исправляем ошибки

Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.

При этом учтите, своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такое мнение придерживаются многие арбитражные суды.

Комментарии

22.07.2014 наталья

Отличная статья.
Остался вопрос. Если руководитель подписывает сам все документы. То нужно в самих документах отражать приказ на право подписи? Или как директор уже не будет возникать вопрос о праве подписи и за главного бухгалтера? Допускается ли, к примеру, 3 одинаковые подписи в накладной со стороны отгрузки?

Ответить

12.08.2014 Алексей

На счет-фактуре стоит только подпись бухгалтера, а руководитель не расписался. Будет ли счет фактура считаться действительной?

Ответить

Добрый день, Алексей

В соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем либо иным лицом, уполномоченным доверенностью от имени индивидуального предпринимателя, с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

Абзацем третьим пункта 2 статьи 169 НК РФ установлено, что невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Если Вы предполагаете по данному счет – фактуре принять НДС к вычету, то настоятельно рекомендуем запросить счет-фактуру с подписью руководителя и главного бухгалтера.

Ответить

14.08.2014 Оксана

Да, статья очень хорошая. Тоже вопрос.
Если организация, с которой мы работаем запрашивает счет-фактуру за прошлый год. Имеют ли право подписать новый директор и бухгалтер? И имеет ли право подписать новый сотрудник документы от 2011 года доверенностью от 2014 года?

Ответить

Добрый день, Оксана.

Организация может оформить дубликаты акта, счета и счета-фактуры в связи с их утратой контрагентом и поставить на них подпись нового руководителя, главного бухгалтера или иного лица, уполномоченного приказом (доверенностью). Главное, чтобы восстановленные документы по суммам совпадали с утерянными контрагентом организации актами и счетами и содержали все их показатели и реквизиты. Также возможно предоставить контрагенту заверенную копию документа, подтверждающего назначение на должность нового руководителя, главного бухгалтера или приказ (доверенность) на подписание документов уполномоченным лицом.

Ни в ГК РФ, ни в НК РФ ничего не говорится о процедуре оформления дубликатов акта, счета и счета-фактуры в случае утраты своих экземпляров контрагентом налогоплательщика.

Но в таком случае у организации, запрашивающего дубликат счет-фактуры, возможны риски принятия к вычету НДС по данному счет-фактуре (тем более за 2011 г.). Это подтверждает судебная практика.

В Постановлении ФАС Поволжского округа от 10.08.2009 N А06-2176/08 отмечено, что налоговое законодательство не содержит запрета на восстановление счетов-фактур путем оформления дубликатов этих документов. Однако восстановленные документы по суммам должны совпадать со спорными счетами-фактурами, содержать реквизиты спорных счетов-фактур и бесспорно подтверждать факт оплаты именно этих счетов-фактур.

В Постановлении ФАС Московского округа от 25.05.2012 N А40-110048/10-140-598 прямо указывается, что подписание дубликатов счетов-фактур, выданных взамен утраченных оригиналов, иными уполномоченными лицами в связи со сменой руководителя продавца товаров (работ, услуг) правомерно и не лишает покупателя права на налоговый вычет по таким счетам-фактурам. Подписание счетов-фактур разными должностными лицами вызвано причинами, не зависящими от налогоплательщика, – сменой руководителей контрагентов в соответствующие периоды.

05.09.2014 Виктория

Контрагент требует указания в счете-фактуре ОГРНИП помимо свидетельства о госрегистрации. Да, еще хочет, чтобы напечатано было… Моя программа не позволяет этого сделать.
Как аргументировано отказать?

Ответить

Добрый день, Виктория.

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных данной статьей.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в счете-фактуре, выставляемом при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлен п. п. 5, 6 ст. 169 НК РФ. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ при выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя. По мнению контролирующих органов, в счете-фактуре от индивидуального предпринимателя для правомерного вычета по нему НДС должны быть указаны дата, серия, номер свидетельства о государственной регистрации (Письмо ФНС России от 09.07.2009 N ШС-22-3/553@).

Ответить

15.12.2014 Олег

Добрый день.
Как правильно оплатить поставленный товар: по счету или счету-фактуре, и в чем разница?

Ответить