Në parim, pyetjet se si dhe me çfarë mjetesh mund të krijohen dhe dërgohen nuk duhet të lindin. Megjithatë, jo të gjithë janë të gatshëm të fillojnë menjëherë këtë detyrë kur bëhet fjalë për letrat zyrtare, veçanërisht kur autori i letrës pret të marrë një përgjigje. Unë do t'ju tregoj një sekret të vogël të korrespondencës së biznesit: sa më i rreptë të jetë karakteri dhe stili i letrës, aq më i madh është shansi për një përgjigje nga marrësi. Në këtë mësim, unë do të jap disa shembuj të emaileve që duhet t'i ndihmojnë përdoruesit të vendosin për stilin e tyre dhe më pas të hartojnë mesazhe në mënyrën më kompetente.
Së pari, ne duhet të vendosim se çfarë natyre do të jetë letra që po krijojmë. Unë i ndaj të gjitha emailet dalëse në tre lloje kryesore:
- Ofertë biznesi
- Kërkim biznesi
- Adresa miqësore
Prandaj, për të tre llojet kam shabllone, si në formën e skedarëve të thjeshtë teksti ashtu edhe në formën e shablloneve të përshtatura për programe specifike të postës elektronike. Le të kalojmë në secilën prej tyre me radhë.
Ofertë biznesi
Përshëndetje (Mirëdita), [emri i personit që i drejtohet]!
Këshillohet që kur komunikoni të tregoni emrin në çdo shkronjë, sepse një adresë personale e vendos një person në një humor miqësor. Sidoqoftë, nëse ende nuk mund ta zbuloni emrin, do të mjaftojë një përshëndetje model.
Më lejoni t'ju prezantoj një shërbim të ri (produkt të ri) nga kompania jonë [emri i kompanisë].
Më lejoni të ofroj bashkëpunim në fushën [emri i fushës së veprimtarisë].
Më pas, përshkruani shkurtimisht avantazhet e propozimit tuaj për sa i përket çmimit ose disa karakteristikave cilësore. Gjëja kryesore është të mos e teproni. Megabajt tekst, madje të plotësuara me foto të ndritshme dhe të pakuptimta, vetëm sa i trembin njerëzit. Nëse marrësi i letrës është i interesuar për ofertën tuaj që në rreshtat e parë, ai patjetër do t'ju kontaktojë për informacion shtesë.
Nëse jeni serioz për t'i bërë njerëzit e duhur t'ju kontaktojnë herën e parë që i kontaktoni, atëherë ka kuptim të mendoni për arritjen përtej vetëm email-it. Do të ishte një ide e mirë të krijoni llogari në shërbime të tilla si ICQ dheSkype. Ndonjëherë është shumë më e lehtë për një person që t'ju kontaktojë me telefon të rregullt, nëse, sigurisht, e keni lënë me mend numrin në nënshkrimin tuaj.
Pse keni nevojë të kopjoni adresën tuaj të postës elektronike në nënshkrim, ju pyesni, nëse ajo përcillet automatikisht nga serveri i postës. Rregulli këtu është se informacioni i tepërt në korrespondencën e biznesit nuk është kurrë i panevojshëm. Le të imagjinojmë një situatë ku letra juaj merret nga një person i cili potencialisht nuk është i interesuar për ofertën, ose që thjesht nuk është kompetent për t'iu përgjigjur saktë. Ai e përcjell mesazhin e marrë te një përdorues tjetër, por për disa arsye, informacioni për dërguesin e vërtetë humbet nga të dhënat e shtuara automatikisht, gjë që e bën të vështirë kontaktimin me ju. Sidoqoftë, do të mjaftojë gjithmonë të shikoni nënshkrimin për të përcaktuar autorin e letrës dhe kontaktet e tij të nevojshme.
Kërkim biznesi
Pershendetje Mirembrema)!
Ose, nëse emri i adresuesit dihet, atëherë (I dashur, [Emri, Patronimi])!
Ju lutemi jepni informacion rreth produktit (shërbimit) [emri i produktit/shërbimit] me një përshkrim të karakteristikave të plota dhe cilësive konkurruese.
Bazuar në Ligjin Federal të Federatës Ruse [numri dhe data e dokumentit], ju kërkoj të jepni informacion [përshkruani të dhënat e nevojshme për të marrë].
Ju gjithashtu mund të kontaktoni menaxhimin e një shërbimi të veçantë në internet nëse të drejtat tuaja shkelen.
Në lidhje me shkeljen e klauzolës [numri i klauzolës në marrëveshjen e përdoruesit] të marrëveshjes së përdoruesit, përkatësisht: "[citoni tekstin e plotë të klauzolës në fjalë]", ju kërkoj të kryeni një hetim dhe të merrni sanksionet e duhura kundër fajtorëve [ përgjegjës (nëse po flasim për punonjës shërbimi)] person [faqe (emri i faqes)]. Ju lutemi raportoni rezultatet e inspektimit dhe sanksionet e vendosura në [adresën tuaj të emailit].
Adresa miqësore
Përshëndetje (Dita e mirë) (Përshëndetje), [emri i personit]!
Kur na kontaktoni për herë të parë në një mënyrë miqësore, një tregues i mirë do të jetë plotësia e mesazhit tuaj me tekst. Një tekst i shkruar saktë, voluminoz do të tregojë interesin tuaj të lartë për të kontaktuar personin e duhur dhe do të zgjojë një dëshirë për një përgjigje. Mos harroni të hapni bisedën me disa pyetje fillestare.
Shembull email
Email-i përdoret për shkëmbimin e mesazheve elektronike - dërgimi i një emaili bëhet në pak minuta dhe është falas.
Çfarë veprimesh mund të bëni në email?
Në email mund të lexoni letrën e marrë dhe përgjigjuni, dërgoni një email dhe, përveç kësaj, veprime të tjera si renditja postë, duke fshirë letra që nuk janë interesante për ju.
Si të shkruani një letër të re?
Si rregull, në çdo sistem emaili, ekziston një buton "krijo një letër të re" ose "krijo një letër". Duke klikuar në këtë buton, do të hapet një dritare (zarf), ku do të ketë disa fusha që duhet të plotësohen për të dërguar një email. Ashtu si me zarfet e rregullta, ju së pari tregoni adresën të cilës po i shkruan letrën. Fusha e dytë ose pjesa e dytë që duhet plotësuar është tema e letrës, ku tregoni shkurtimisht se për çfarë bëhet fjalë letra. Shkrimi i një linje subjekti konsiderohet formë e mirë. Pjesa e tretë është vetë teksti i letrës. Në këtë fushë ju shkruani mesazhin tuaj që dëshironi të dërgoni. Ju nuk keni nevojë të shkruani mesazhin tuaj, por thjesht bashkëngjitni një skedar teksti me mesazhin tuaj në letër. Letërs mund t'i bashkëngjitni gjithashtu skedarë video dhe fotografish.
Si të bashkëngjitni një skedar në një email?
Përveç një mesazhi me tekst, kur dërgoni një email, mund të dërgoni edhe disa skedarë shtesë, për shembull, foto. Për ta bërë këtë, duhet të klikoni në butonin "bashkëngjit skedarin" dhe të zgjidhni skedarin që dëshironi të dërgoni. Pas ca kohësh, skedari do të shkarkohet, kjo mund të shihet nga prania e një zogu pranë skedarit dhe do të mund të dërgoni një letër së bashku me skedarin.
Si t'i përgjigjeni një emaili?
Për t'iu përgjigjur një emaili në hyrje, klikoni butësisht në butonin "përgjigju". Kjo është e përshtatshme, pasi teksti origjinal i dërguesit ruhet dhe gjithmonë mund ta lexoni të gjithë dialogun nga fillimi. Kjo bëhet në mënyrë që dërguesi (ose palët e tjera në dialog) të cilit po i përgjigjeni, të kuptojnë se çfarë është diskutuar më parë.
Duhet të kihet parasysh se kur klikoni në butonin "përgjigju", vetëm teksti i mesazhit të marrë dhe vetë letra juaj kthehen prapa, dhe të gjithë skedarët e bashkangjitur nga dërguesi nuk dërgohen.
Gjithashtu, në letrën e përgjigjes, çdo herë do të shtohet një Re në rreshtin e temës. Kjo do të thotë që letra e marrë është një përgjigje ndaj një letre të dërguar më parë (nga "përsëritja" angleze). Nuk ka asgjë të keqe me këtë.
Gjatë dekadave të fundit, korrespondenca e biznesit me email ka fituar një popullaritet të jashtëzakonshëm dhe është bërë një nga metodat kryesore të komunikimit të biznesit. Sot është e vështirë të gjesh një person që nuk do të përdorte e-mail në praktikën e komunikimeve ndërpersonale. Përkundër kësaj, shumë sot po bëjnë pyetjen: në mënyrë që të ndiqen të gjitha rregullat? Si mund të përdorni një letër kompetente për të krijuar një përshtypje të mirë për dërguesin midis marrësit?
Ky artikull përshkruan rregullat për korrespondencën e biznesit me email dhe këshillat praktike të paraqitura në artikull do t'ju ndihmojnë të mësoni komunikimin e duhur të biznesit kur shkruani email.
Shumë njerëz e fillojnë ditën e tyre të punës duke kontrolluar kutinë e tyre postare për mesazhe të reja. Por, për fat të keq, pavarësisht përhapjes së kësaj metode të shkëmbimit të informacionit, shumë nuk dinë të përdorin saktë gjuhën e korrespondencës së biznesit, duke ngatërruar emailet për një mënyrë informale komunikimi.
Falë shpejtësisë së dorëzimit, ajo thjeshton shkëmbimin e dokumenteve të rëndësishme zyrtare, formularëve, aplikacioneve, por edhe këtu njerëzit gabojnë kur dërgojnë letra. Shumë shpesh ndodh që kur hartoni një email kur shkëmbeni ndonjë skedar, marrësit për ndonjë arsye nuk shkruajnë ese shoqëruese dhe nuk futin tema, gjë që mund të ndërlikojë punën e marrësve. Qëllimi i këtij artikulli është t'i përgjigjet pyetjes: si të dërgoni një letër me e-mail dhe të respektoni të gjitha rregullat e komunikimit me shkrim të biznesit përmes postës elektronike?
Kur shkruani email, duhet të plotësohen të gjitha fushat e dhëna
Rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail detyrojnë dërguesin e letrës të plotësojë të gjitha fushat e dhëna në e-mail, si adresën dhe emrin e marrësit dhe dërguesit të letrës. Duhet të përshkruhet një temë që përshkruan shkurtimisht thelbin e letrës që dërgohet. Shumë shpesh, fati i letrës së dërguar dhe shpejtësia e zgjidhjes së problemit të deklaruar në të varen nga tema e përshkruar saktë. Një email biznesi duhet të fillojë me një përshëndetje - kjo shfaqje e thjeshtë e respektit për marrësin është shumë e rëndësishme kur korrespondon. Pas përshëndetjes, duhet të ketë një tekst që quhet "trupi i letrës", dhe në fund duhet të lihet një nënshkrim, për shembull, "Me respekt, Petr Ivanovich Brisov".
Përshëndetje në korrespondencën e biznesit
Kjo pikë vlen të përqendrohemi më tej, pasi një gjest respekti është shumë i rëndësishëm në çdo aspekt të komunikimit të biznesit. Fraza optimale përshëndetëse është "Mirëdita" ose "Përshëndetje". Kryerja e korrespondencës së biznesit përmes emailit e kufizon dërguesin të përdorë frazat "Mirëmbrëma" ose "Mirëmëngjes", pasi marrësi mund ta lexojë letrën shumë më vonë sesa ta marrë atë. Gjithashtu nuk është e saktë përdorimi i shprehjeve bisedore të përdorura në përshëndetje.
Pas një fjale ose fraze përshëndetëse, duhet t'i drejtoheni marrësit me emër dhe patronim, dhe nëse emri është i panjohur për dërguesin, ky moment mund të anashkalohet. Më pas mund të vazhdoni tek deklarimi i qëllimit të letrës.
Skedarët e bashkangjitur në emailet e biznesit
Nëse qëllimi kryesor i letrës nuk është vetëm një rrëfim me shkrim dhe prezantimi i thelbit të çështjes, por edhe dërgimi i një skedari, atëherë është më mirë të bashkëngjitni së pari objektin e dërguar. Ndodh shpesh që shumë dërgues, për shkak të pavëmendjes, pasi kanë deklaruar thelbin e çështjes në trupin e letrës, harrojnë të bashkangjisin bashkëngjitjen e nevojshme. Një neglizhencë e tillë mund të ndikojë negativisht në reputacionin e biznesit të dërguesit të një letre biznesi.
Adresa e emailit duhet të jetë e dallueshme dhe koncize
Rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail kërkojnë që dërguesi të ketë një emër elektronik të njohur, i cili duhet të përmbajë informacion të vërtetë për emrin e dërguesit. Letrat dhe apelet zyrtare duken shumë jokoncize dhe budallaqe kur adresa e emailit përmban shprehje ose fjalë joformale, për shembull, adresën e emailit "limon_petya". Kjo duket shumë e padenjë për një të rritur. Për të kryer korrespondencë biznesi, është më mirë të krijoni një email të veçantë dhe të respektoni etiketën e emailit të biznesit.
Përdorimi i funksionit Përgjigje e shpejtë (Përgjigje) për t'iu përgjigjur emaileve të marra më parë
Funksioni Reply ose Response (në versionin e tij të shkurtuar duket si Re:) ndihmon përdoruesin t'i përgjigjet shpejt mesazheve të dërguara më parë nga dërguesi. Ky funksion ka gjithashtu aftësinë universale për të lexuar korrespondencën e mëparshme me një bashkëbisedues për një temë të caktuar. Por rregullat e korrespondencës së biznesit me e-mail e detyrojnë dërguesin të riemërtojë temën e letrës së biznesit nëse thelbi i diskutimit ndryshon gjatë korrespondencës.
Para se të dërgoni një letër biznesi, duhet të korrigjoni gabimet drejtshkrimore dhe shenjat e pikësimit.
E-mail thjeshton shkëmbimin e informacionit, por gjatë korrespondencës së biznesit nuk duhet të neglizhoni rregullat e gjuhës ruse, pasi një gabim i bërë pa kujdes mund të ndikojë në autoritetin e dërguesit. Para se të dërgoni një letër, duhet ta rishikoni tekstin disa herë dhe ta kontrolloni me kujdes për gabime drejtshkrimore dhe pikësimi. Shumë klientë të postës elektronike kanë një veçori të kontrollit drejtshkrimor, ndaj duhet t'u kushtoni vëmendje fjalëve të nënvizuara me të kuqe. Nëse keni dyshime për drejtshkrimin e saktë, duhet të kërkoni ndihmë në internet ose të kontrolloni drejtshkrimin duke përdorur një fjalor drejtshkrimor.
Fusha e adresuesit duhet të plotësohet e fundit.
Për të shmangur dërgimin e letrave të papërfunduara ose të pa redaktuara, adresa e marrësit të një letre biznesi duhet të futet në momentin e fundit përpara dërgimit. Ky rregull përfshihet gjithashtu në bazat e korrespondencës me email të biznesit. Ndodh që kur plotësoni fushën e adresuesit, emaili mund të ofrojë një listë të marrësve të përdorur më parë këtu, ju gjithashtu duhet të përqendroni vëmendjen tuaj në mënyrë që të mos dërgoni gabimisht një letër biznesi të përbërë te një adresues i palës së tretë;
Strukturimi i një letre biznesi
Rregullat për strukturimin e tekstit zbatohen jo vetëm për mediat e letrës, por edhe për rregullat e korrespondencës së biznesit përmes postës elektronike. Nuk është gjithmonë e përshtatshme për marrësin të lexojë vëllime të mëdha të tekstit të shkronjave në ekranin e monitorit. Për të thjeshtuar këtë pikë, duhet ta ndani tekstin në paragrafë të vegjël të formuar logjikisht dhe të shmangni fjalitë e ndërlikuara kur shkruani tekstin e letrave të biznesit. Gjatësia optimale e një fjalie në një letër biznesi nuk duhet të jetë më shumë se pesëmbëdhjetë fjalë.
Thelbi i një letre biznesi duhet të shprehet në thelb
Përveç temës së specifikuar të letrës së biznesit, marrësi duhet të interesohet edhe për fjalitë e para dhe të dyta të formuluara qartë të tekstit kryesor. Detyra e dërguesit është të deklarojë në fillim të letrës thelbin e problemit ose çështjes për të cilën ai i drejtohet marrësit. Fjalia e parë duhet të tregojë qëllimin për të cilin po dërgohet letra e biznesit. Shembull: “Ju informojmë se afatet e detyrimit sipas kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” janë në përfundim. Për të rinovuar kontratën, duhet të dorëzoni një paketë të dytë dokumentesh.” Falë qëllimit të caktuar, marrësi ka mundësinë të kuptojë idenë kryesore të letrës së biznesit. Nëse teksti i letrës është shumë i madh, atëherë është më mirë të përdorni funksionin e bashkëngjitjes së një objekti si një bashkëngjitje në formën e një dokumenti teksti, por në të njëjtën kohë, në fushën e tekstit, duhet të lini esenë shoqëruese që nxjerr në pah letrën e biznesit. Shembull: "Ne po ju dërgojmë një kopje elektronike të letrës nga kompania Mak-Stroy LLC për shqyrtimin tuaj." Ju kërkojmë të na informoni për vendimin tuaj për çështjen e vazhdimit të kontratës nr.45, datë 02.01.2017 “Për furnizimin me materiale me shumicë” deri në afatin e përcaktuar në shkresë.”
Çdo email biznesi duhet të ketë një përgjigje.
Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur marrësi injoron letrën e biznesit për ndonjë arsye. Ndonjëherë mund të ketë vërtet raste kur një përgjigje nuk mund të jepet për shkak të situatave të caktuara, për shembull, zgjidhja e problemit mund të zgjasë disa ditë ose marrësi është në mendime dhe nuk mund t'i përgjigjet menjëherë pyetjes së parashtruar. Në këtë rast, duhet të jepet një koment i shkurtër për këtë çështje, për shembull, "Përshëndetje, Pyotr Ivanovich. E mora letrën tuaj, por sot e kam të vështirë të përgjigjem, pasi duhet të konsultohem me drejtuesit e lartë. Unë do të raportoj problemin tuaj tek CEO i kompanisë sonë dhe do të jap një përgjigje zyrtare deri në fund të javës. Sinqerisht, Menaxher i Departamentit të Shitjeve, Belov Ivan Gennadievich.
Vlen të kujtohet se nëse një përgjigje nuk është dhënë brenda tre ditëve të punës, atëherë fakti i heshtjes së marrësit të një letre biznesi mund të vlerësohet si injorim dhe refuzim për të komunikuar me dërguesin.
Kur shkruani letra përgjigjeje, duhet t'u përgjigjeni të gjitha pyetjeve të bëra.
Nëse letra e dërguar marrësit është e një natyre pyetëse, atëherë kur hartoni letrën duhet t'u jepni përgjigje pyetjeve në rendin që është i pranishëm në tekstin e marrë të letrës së biznesit. Nëse janë bërë pyetje, dërguesi shpreson të marrë përgjigje specifike për to. Kur hartoni një letër, nuk duhet t'i numëroni përgjigjet tuaja, thjesht duhet të shprehni mendimet tuaja me radhë. Për t'iu përgjigjur të gjitha pyetjeve të parashtruara, së pari duhet të rilexoni letrën e marrë të biznesit disa herë, dhe nëse ka shumë pyetje, është më mirë t'i shkruani ato veçmas për të mos lejuar që ato të mungojnë. Nëse është e pamundur t'i përgjigjemi disa pyetjeve të parashtruara, vlen të theksohet se për momentin për ndonjë arsye përgjigjja nuk mund të jepet.
Mos e teproni me shkurtesat, dizajnin emocional dhe shkronjat e mëdha
Ka shembuj negativë të korrespondencës së biznesit kur dërguesit e hollojnë atë duke përdorur shenja joformale në formën e emoticoneve. Përdorimi i tyre është i popullarizuar kur komunikoni në rrjetet sociale, megjithatë, rregullat e korrespondencës së biznesit nuk i mirëpresin manifestime të tilla emocionesh, pasi marrësi mund të mos e dijë kuptimin e tyre të vërtetë dhe t'i marrë ato për një grup të pakuptueshëm gabimesh pikësimi.
Ju gjithashtu duhet të shmangni shkrimin e tekstit me shkronja të mëdha. Në internet, një grup fjalësh të shkruara me shkronja të mëdha quhen "fraza të ndezura" dhe më shpesh fraza të tilla kanë një konotacion negativ. Marrësi, kur lexon një letër elektronike biznesi, mund ta vlerësojë negativisht një font të tillë, gjë që do të ketë një efekt të dëmshëm në perceptimin e kuptimit. Nëse në një letër biznesi duhet të theksoni rëndësinë e ndonjë pike, është më mirë të përdorni fraza hyrëse, për shembull, "Ju lutemi vini re se duhet të siguroni një paketë dokumentesh për të rinovuar kontratën jo më vonë se 02/10/2017 " ose "Ju lutemi, vini re se dokumentet për zgjatjen e kontratës duhet të dorëzohen deri më 10.02.2017."
Mos transmetoni informacione të ndjeshme përmes emailit
Kur transmetoni informacion personal ose konfidencial, është më mirë të refuzoni kutitë postare elektronike, pasi ekziston një kërcënim që informacioni të përgjohet nga sulmuesit për t'u përdorur për qëllimet e tyre egoiste. Një informacion i tillë mund të përfshijë: numrat e telefonit, fjalëkalimet për kartat bankare, llogaritë personale bankare, etj. Është e rëndësishme të mbani mend se informacioni ruhet në serverin e agjentit të postës dhe mund të vidhet nëse hakerohet.
Nënshkrimi i dërguesit duhet të jetë në fund të letrës.
Siç u përmend më herët, çdo letër e dërguar duhet të përmbajë një nënshkrim specifik. Shpesh, zhvilluesit e kutisë postare prezantojnë një funksion bllokimi të nënshkrimit, në të cilin mund të futni titullin e punës, emrin dhe numrin e telefonit të kontaktit. Më pas, ky bllok do të shfaqet automatikisht në fund të çdo shkronje, gjë që do ta bëjë më të lehtë shtypjen. Është e rëndësishme të shkruani saktë një nënshkrim në mënyrë që marrësi të ketë mundësinë t'i drejtohet saktë dërguesit kur i përgjigjet letrës. Një shembull i një nënshkrimi mund të duket si ky: "Me respekt, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000."
Duke nxjerrë përfundime, mund të vërehet se për të kuptuar se si të kryeni korrespondencë biznesi me email, nuk keni nevojë të zotëroni bazat shtesë dhe komplekse. Thjesht duhet t'i përmbaheni rregullave themelore të mirësjelljes dhe të respektoni normat e gjuhës ruse.
Sot do të flasim për citimin e letrave. Çfarë është dhe pse ju nevojitet? Është e thjeshtë. Kur komunikoni me një bashkëbisedues, është shumë më e lehtë të komunikoni nëse shihni në letër korrespondencën tuaj të mëparshme me të. Në të njëjtën kohë, është më e lehtë të mbani mend se për çfarë keni korresponduar më parë dhe cilat çështje janë ngritur në letrat e kaluara. Përsëri, në mënyrë që të mos përsërisim veten dhe të harrojmë atë që kemi korresponduar.
Unë do t'ju tregoj duke përdorur shembullin e përgjigjes ndaj letrave në postën Yandex, si dhe përgjigjen ndaj letrave në klientin e emailit "The Bat!". Këtu janë udhëzimet se si të...
Në postën Yandex:
1. Pra, Ne hapim letrën që duam t'i përgjigjemi.
4. Kjo është letra që do të marrë adresuesi.
Në klientin e postës "TëLakuriq nate!”:
Në një program « TëLakuriq nate!” mund të citoni edhe letra.
Dhe kjo nuk është shumë më e vështirë për t'u bërë sesa në shembullin e mësipërm.
Së pari, hapni vetë programin e klientit të postës elektronike.
Zgjidhni kutinë postare të dëshiruar.
Le të klikojmë mbi të.
Tani zgjidhni letrën e dëshiruar nga kutia hyrëse.
1. Hapja e letrës, të cilit duam t'i përgjigjemi duke klikuar mbi të me miun.
2. Kështu duket vetë letra.
3. Klikoni mbi imazhin e zarfit me shigjetën e gjelbër që tregon majtas(i katërti nga e majta!) për t'iu përgjigjur letrës.
4. Si rezultat, ne hapim një letër të re me tekstin e bashkëbiseduesit tuaj. Mesazhet e mëparshme, si në shembullin e mëparshëm, theksohen me shenja kontrolli.
5. Ne shkruajmë përgjigjen tonë dhe ia dërgojmë marrësit duke klikuar butonin "Dërgo menjëherë", në formën e një zarfi dhe një shigjete jeshile në krye (e vendosur së pari në të majtë).
6. Kjo është letra që do të marrë adresuesi.
Kjo eshte e gjitha. Ndonjëherë është mirë, dhe ndonjëherë e dobishme, të citosh korrespondencën e mëparshme...
Kur i shkruajmë një letër një miku ose të afërmi, ne mund të shpërfillim gabimet dhe shenjat e pikësimit, të shkurtojmë fjalët sipas dëshirës dhe të përdorim zhargon. Gjëja kryesore është të bëjmë të qartë se për çfarë po flasim. Por nëse i shkruajmë një të panjohuri ose një personi të panjohur dhe duam të marrim një përgjigje prej tij, atëherë duhet të kemi parasysh disa rregulla.
Rregullat e komunikimit
1 . Gjithmonë tregoni temën e letrës.
Fusha “Subject” duhet të plotësohet në çdo rast dhe është shumë e dëshirueshme që ajo të korrespondojë me përmbajtjen e mesazhit.
Për shembull, nëse dëshironi të caktoni një takim për një konsultë më 5 mars, shkruani: "Regjistrohu për një konsultë (03/05)."
2. Kur i përgjigjeni një letre, ruani historinë tuaj të korrespondencës.
Kur merrni një letër nga dikush, mund t'i përgjigjeni asaj në tre mënyra:
- Kopjoni adresën e dërguesit dhe shkruani atij një letër të re.
- Klikoni në fushën e përgjigjes speciale në fund të mesazhit.
- Përdorni butonin "Përgjigju".
Për korrespondencën e biznesit, duhet të përgjigjeni në mënyrën e tretë, domethënë, klikoni në butonin "Përgjigju". Do të hapet një email i ri, duke përsëritur atë që keni marrë. Tema është e njëjtë, vetëm me parashtesën “Re:”, teksti origjinal është cituar plotësisht.
Ky është formulari standard i përgjigjes dhe nuk duhet të ndryshoni asgjë në lidhje me të. Përgjigja juaj duhet të shtypet përpara tekstit të cituar. Kjo është bërë në mënyrë që secili pjesëmarrës në bisedë të kujtojë atë që u diskutua në çdo kohë.
3. Gjithmonë përshëndetni dhe drejtojuni bashkëbiseduesit tuaj si "ju".
Çdo mesazh duhet të fillojë me një përshëndetje. Dhe është më mirë nëse është individuale. Nëse është e përshtatshme, thirrni bashkëbiseduesin me emër, përndryshe - me emrin dhe patronimin.
Këshillohet që letra të mbyllet me ndërtimin e mëposhtëm: Sinqerisht, ... (emër/mbiemër ose emër/patronim).
Për shembull: Përshëndetje, Alexey Petrovich. Ju lutemi dërgoni kontratën te Ivan Mikhailovich. Përshëndetje, Ilya Krivosheev
4 . Përgjigju sa më shpejt të jetë e mundur.
Sa më shpejt t'i përgjigjeni një mesazhi, aq më mirë. Idealisht brenda pak orësh. Por është gjithashtu e mundur brenda pak ditësh. Sa më gjatë të prisni të përgjigjeni, aq më keq ndikon në reputacionin tuaj.
Për sa i përket tekstit të mesazhit, kur e shkruani duhet të ndiqni edhe disa rregulla.
Shkruani në mënyrë specifike, por në detaje
Mos e bëni personin tjetër të marrë me mend se çfarë do të thoshit. Nëse problemi nuk është i dukshëm, përshkruani atë me sa më shumë detaje: si e keni marrë rezultatin që keni, çfarë saktësisht dëshironi të arrini dhe çfarë kërkohet nga bashkëbiseduesi juaj.
Por kjo nuk do të thotë që ju duhet të tregoni të gjitha detajet në detaje. Kapërceni gjërat e panevojshme - vlerësoni kohën e personit tjetër.
Përpiquni të shkruani shkurt dhe në pikën e duhur
Nuk ka nevojë, për shembull, të flasësh se si është gruaja, vjehrra dhe të afërmit e tjerë.
Sa i përket madhësisë, në mënyrë ideale një "ekran" (pa lëvizje). Maksimumi - madhësia e tekstit që përshtatet në një fletë A4.
Përdorni sens të përbashkët dhe mirësjellje të përbashkët
Jini të sjellshëm, të vëmendshëm, faleminderit për letrat dhe kohën tuaj.
Atë që ju nuk mund ta bëni absolutisht
1 . Abuzimi me shenjat e pikësimit.
Mjafton një pasthirrmë ose pikëpyetje. Ato nuk duhet të dyfishohen. Gjithashtu, mos e teproni me elipset.
Një shembull i një letre "të keqe":
2. Përdorni shkronja, madhësi dhe ngjyra të ndryshme të shkronjave.
Sajtet dhe programet e postës ju lejojnë t'i ndryshoni këto cilësime. Mund të zgjidhni një font të pazakontë, t'i bëni shkronjat më të mëdha ose më të vogla ose ta ngjyrosni tekstin me ngjyra të ndryshme. Por kjo është e papërshtatshme në korrespondencën e biznesit!
Është më mirë të mos ndryshoni asgjë dhe të lini gjithçka ashtu siç është si parazgjedhje. E vetmja gjë që është e pranueshme është të theksohen disa fjalë me shkronja të zeza ose të pjerrëta. Por vetëm nëse është e nevojshme!
Një shembull i një letre "të keqe":
3. Futni foto të buzëqeshura.
Lërini fytyra, lule dhe zemra të lumtura dhe të trishtuara për korrespondencën personale. Në letrat e biznesit, është më mirë të mos përdorni emoticon - as tekst dhe as fotografi.
Një shembull i një letre "të keqe":
4 . Printoni tekstin me shkronja të mëdha.
Shtypja e tekstit me shkronja të mëdha në internet konsiderohet sjellje e keqe. Kjo vlen si për korrespondencën e biznesit ashtu edhe për atë personale, si dhe për komunikimin në rrjetet sociale, Skype, forume dhe vende të tjera. Për më tepër, kjo vlen si për të gjithë tekstin ashtu edhe për fjalët individuale.
Tasti i tastierës Caps Lock është përgjegjës për shkronjat e mëdha. Kjo do të thotë, nëse të gjitha shkronjat tuaja janë shtypur me shkronja të mëdha, thjesht duhet ta shtypni një herë dhe ta lëshoni.
Për më tepër, mos e printoni "Lëndën" e letrës me shkronja të mëdha - ky është kulmi i mosrespektimit!
Në një shënim. Të shkruash fjalë individuale dhe të gjithë tekstin me shkronja të mëdha ngjan si të bërtasësh. Dhe të bërtiturit është agresion, që shkon përtej korrespondencës kulturore.
Nëse vërtet duhet të nënvizoni diçka në tekst, është më mirë ta bëni atë duke përdorur shkronja të theksuara ose të pjerrëta.
Dhe gjithashtu është shumë e këshillueshme që të shmangni fjalët "Urgjente", "E rëndësishme" dhe të tjera që shprehin padurim në temën e letrës.
shkrim-lexim
Ju nuk duhet të jeni shumë të rreptë për këtë, por përpiquni të shkruani saktë në letrat tuaja. Disa këshilla të thjeshta:
- Çdo fjali duhet të fillojë me një shkronjë të madhe. Për ta shtypur, mbani të shtypur tastin Shift.
- Duhet të ketë një pikë në fund të çdo fjalie. Në paraqitjen e tastierës ruse, ajo ndodhet në rreshtin e poshtëm në të djathtë (para Shift).
- Për të shtypur një presje, mbani të shtypur Shift dhe shtypni butonin pikë.
- Mos vendosni hapësirë përpara presjes ose pikës. Pas tyre duhet të ketë një hapësirë.
Dhe një këshillë tjetër për ata që dinë të paktën pak të përdorin redaktuesin e tekstit Word (Writer). Fillimisht shkruani shkronjën në këtë program. Do të nxjerrë në pah gabimet me një vijë të kuqe dhe duke klikuar me të djathtën mbi një fjalë të tillë, mund ta korrigjoni atë.
Kopjoni dhe ngjisni tekstin e përfunduar në fushën e shkronjave. Por përpara se të futni, duhet të çaktivizoni formatimin në mënyrë që të mund të shtohet pa formatim nga Word (Writer).
Në postën mail.ru, për ta bërë këtë, duhet të klikoni në "Hiq dizajnin" në krye.
Në Yandex.Mail - butoni "Disable design" në të djathtë.
Pas ngjitjes, pamja mund të rikthehet përsëri.
