Bazat e menaxhimit të zyrës për organizatat tregtare. Historia e punës në zyrë. Ekzistojnë tri forma të organizimit të punës në zyrë: e centralizuar, e decentralizuar dhe e përzier

Suksesi në biznes varet kryesisht nga organizimi i duhur i tij. Si menaxherët ashtu edhe punonjësit e zakonshëm duhet të mbajnë shënime. Cilat janë tiparet e tij, cilat lloje ekzistojnë dhe cilat dokumente rregullatore duhet të merren parasysh gjatë organizimit të rrjedhës së dokumenteve?

Çfarë është puna në zyrë

Çdo organizatë, pavarësisht nga forma e pronësisë dhe karakteristikat e saj, krijon një shumëllojshmëri letrash gjatë aktiviteteve të saj. Këto mund të jenë urdhra, letra dhe protokolle. Të gjitha ato kanë të bëjnë me dokumentacionin organizativ dhe administrativ.

Puna në zyrë është veprimtaria e krijimit të dokumenteve organizative, e kryer sipas rregullave dhe kërkesave të caktuara. Më shpesh, ndërmarrjet ndajnë punonjës të veçantë të angazhuar vetëm në këtë fushë. Në kompanitë e vogla, funksioni i sekretarit mund t'i caktohet pothuajse çdo punonjësi.

Nëse e kuptoni thelbin e terminologjisë (çfarë është puna në zyrë), origjina e fjalës do të bëhet e qartë. Ky është, para së gjithash, regjistrimi i informacionit zyrtar në një medium të prekshëm. Gjatë këtij procesi, krijohet një përdorues i cili më pas fillon disa veprime.

Vetë termi "punë zyre" u shfaq shumë kohë më parë, por vetëm në mesin e shekullit të kaluar mori formë zyrtare, duke u përfshirë në dokumentet rregullatore në nivel shtetëror.

Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve - çfarë është?

Një organizatë nuk mund të ekzistojë e pavarur nga legjislacioni. Ka gjithmonë punë zyre dhe rrjedhë dokumentesh. Çfarë është ajo, cilat janë veçoritë e transferimit të letrave, si t'i hartoni ato saktë? Këto çështje zgjidhen nga specialistë: sekretarët, arkivistët, punonjësit e departamentit të personelit.

Mbajtja e shënimeve përfshin regjistrimin e informacionit në një medium të prekshëm, krijimin e një dokumenti letre ose elektronik. Mbi bazën e tij, ndërtohet rrjedha e dokumenteve të organizatës - lëvizja e një urdhri ose letre, duke filluar nga krijimi i tij dhe duke përfunduar me ekzekutimin dhe dërgimin në arkiv ose shkatërrim.

Në varësi të vendit ku krijohen letrat e biznesit në lidhje me punonjësit dhe menaxhimin e organizatës, rrjedha e dokumenteve ndahet në të jashtme dhe të brendshme. Rruga e mëtejshme e porosisë, udhëzimit, letrës do të varet nga burimi.

Rrjedha e brendshme e dokumenteve të një organizate përfshin fazat e mëposhtme:

Fazat e rrjedhës së dokumenteve të jashtme janë përgjithësisht të ngjashme, por ka disa dallime:

• Dokumentet i jepen ndërmarrjes nga jashtë. Këto mund të jenë letra të organizatave më të larta dhe të ulëta, degë, rregullore nga autoritetet zyrtare, urdhra gjyqësore, letra nga qytetarët.
• Të gjitha dokumentet e biznesit të pranuara nga organizata duhet t'i nënshtrohen një procedure regjistrimi. Ajo konfirmon se janë nën kontroll.
• Faza tjetër është puna me dokumentin, njohja me ose ndjekja e udhëzimeve.
• Nëse është e nevojshme, lëshohet një përgjigje zyrtare.
• Faza e fundit është regjistrimi për ruajtje afatgjatë ose arkivore, dhe shkatërrimi i mundshëm.

Për më tepër, në lidhje me menaxhimin e organizatës, dallohen llojet e mëposhtme të rrjedhës së dokumenteve:

Të gjitha fazat e lëvizjes së dokumentit regjistrohen domosdoshmërisht në revista speciale. Ato mund të kryhen në disa opsione:

• lëvizja e dokumenteve;
• karta dokumentesh;
• Menaxhimi i dokumenteve elektronike është më i zakonshmi në shumicën dërrmuese të organizatave.

Karakteristikat e menaxhimit të dosjeve gjyqësore

Shumë njerëz pyesin se çfarë është dhe si ndryshon nga ai i përgjithshëm. Një çështje gjyqësore është një paketë paksa e ndryshme dokumentesh dhe provash materiale. Ruajtja dhe lëvizja e tij korrekte siguron transparencën e sistemit të zbatimit të ligjit. Menaxhimi i të dhënave gjyqësore, ndryshe nga ato organizative, nuk mund të jetë vullnetar. Ai kryhet nga persona të autorizuar dhe kontrollohet rreptësisht. Për të, të gjitha fazat janë të përcaktuara në mënyrë normative dhe strikte, deri në shkatërrim.

Funksionet e sekretarit

Shumica e punonjësve të kompanisë kanë një ide shumë të paqartë se çfarë është puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve. Për një sekretare, ky është një aktivitet profesional.

Sekretariati i një ndërmarrje kryen funksionin kryesor: Sipas formës dhe karakteristikave të punës, organizimi i shërbimit të punës së zyrës së ndërmarrjes ndahet në këto lloje:

• Të centralizuar - të gjithë sekretarët janë në një departament dhe i raportojnë nëpunësit kryesor ose sekretarit të lartë.
• Të decentralizuar - sekretarët dhe punonjësit që kryejnë detyrat e tyre shpërndahen nëpër departamente të organizatës dhe raportojnë tek eprorë të ndryshëm.
• Të përziera - më shpesh gjenden në organizata të mëdha.

Karakteristikat e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje do të varen drejtpërdrejt nga forma e sekretariatit të miratuar.

Udhëzime për punë në zyrë

Pavarësisht nga madhësia dhe forma e pronësisë, çdo organizatë duhet të ketë një akt rregullator që rregullon lëvizjen e dokumenteve. Çfarë është dhe si ta përpiloni atë? Kjo çështje shqetëson jo vetëm sekretarët, por edhe drejtuesit.

Udhëzimet për punën në zyrë janë një akt i brendshëm rregullator i një organizate, i miratuar me një urdhër ose udhëzim të menaxhimit, me vlefshmëri të pakufizuar. Ai përshkruan të gjitha fazat e kalimit të dokumentit, ofron lista të pozicioneve, nënshkrimet e të cilave mund të vërtetojnë vërtetësinë e dokumenteve zyrtare, ofron mostra, formularë dhe formularë të projektimit.

Mbajtja e të dhënave

Në organizatat e vogla me një nivel të ulët të rrjedhës së dokumenteve (më pak se 200 në vit), nuk lind pyetja se çfarë është mbajtja e të dhënave. Gjithçka vendoset nga vetë punonjësit apo edhe menaxheri.

Nëse detyrat e mbajtjes së evidencës nuk janë të drejtpërdrejta për punonjësin dhe nuk janë të përcaktuara në kontratën e tij të punës, atëherë duhet të nxirret një dekret për caktimin e këtyre funksioneve. Ky dokument duhet të detajojë detyrat, përgjegjësitë dhe kompensimin shtesë.

Karakteristikat e menaxhimit të të dhënave të personelit

Nëse organizata ka të paktën një punonjës, atëherë do të krijohen dokumente të punës. Çështja se çfarë është menaxhimi i të dhënave të personelit është veçanërisht e rëndësishme për ndërmarrjet me një numër të vogël punonjësish.

Menaxhimi i të dhënave të personelit po siguron lëvizjen e dokumenteve specifike që lidhen me aktivitetet e punës së punonjësve të ndërmarrjes. Në mënyrë tipike, këto detyra kryhen nga punonjësit e një njësie speciale - departamenti i personelit. Funksionet e tyre përfshijnë marrjen, përpunimin dhe ruajtjen e dokumentacionit të personelit. Përfshirë përpunimin e të dhënave personale që janë konfidenciale.

Rrjedha e dokumenteve të personelit zakonisht kryhet veçmas nga dokumenti i përgjithshëm në përputhje me rregullat e fshehtësisë dhe veçorive të ruajtjes.

Optimizimi i punës së zyrës

Pavarësisht zhvillimit të shpejtë të teknologjive dixhitale, shumë organizata e kanë të vështirë të optimizojnë rrjedhën e dokumenteve. Ata vazhdojnë të kryejnë korrespondencë në letër në mënyrën e vjetër dhe mbajnë regjistra të rregullt.

Kjo është për shkak të dy faktorëve:

• rezistenca ndaj inovacioneve nga punonjësit e ndërmarrjes;
• mungesa e financave.

Menaxherët duhet të mbajnë mend se optimizimi i rrjedhës së dokumenteve me investime të konsiderueshme jep një efekt të dukshëm ekonomik.

1. HYRJE NË PROCESIN E ÇËSHTJES

1. Dokument në sistemin e menaxhimit.

2. Konceptet bazë të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve.

3. Historia e zhvillimit të punës së zyrës në Rusi.

1.1. DOKUMENT NË SISTEMIN E MENAXHIMIT

Mënyra kryesore e regjistrimit dhe transmetimit të menaxhimit dhe informacioneve të tjera në një sistem menaxhimi është një dokument, dhe cilësia e vendimeve të marra dhe, rrjedhimisht, rezultati i përgjithshëm i aktiviteteve të çdo institucioni në kuptimin më të gjerë të fjalës varet kryesisht nga sa efektivisht dokumentacioni eshte i organizuar. Mbështetja e saktë e dokumentacionit për punën në një institucion bazohet në kuadrin e duhur rregullator dhe metodologjik - një grup dokumentesh ligjore të një natyre organizative, udhëzuese dhe metodologjike. Dokumentet rregullatore dhe metodologjike për punën në zyrë në çdo institucion zhvillohen në bazë të akteve përkatëse legjislative dhe rregullatore.

NË në përputhje me Ligjin Federal "Për Informacionin, Informatizimin".

Dhe Mbrojtja e Informacionit” datë 20 shkurt 1995 Nr. 24-FZ (neni 5) dokumentacioni (d.m.th. krijimi i dokumenteve) është një kusht i detyrueshëm për përfshirjen e informacionit në burimet e informacionit. Ai gjithashtu thekson se dokumentacioni kryhet në mënyrën e përcaktuar nga organet qeveritare përgjegjëse për organizimin e punës në zyrë, standardizimin e dokumenteve dhe grupeve të tyre. Rregullorja shtetërore shtrihet jo vetëm në fushën e dokumentacionit, por edhe në organizimin e punës me dokumente.

Rregullimi shtetëror i punës së zyrës kryhet nga Shërbimi Arkivor Federal i Rusisë (Rosar-Khiv), i cili, në përputhje me Rregulloren për Fondin Arkivor të Federatës Ruse (miratuar me Dekret të Presidentit të Federatës Ruse të 17 Marsit , 1994 Nr. 552) dhe Rregulloret mbi Shërbimin Arkivor Federal të Rusisë (miratuar me një rezolutë të Qeverisë së Federatës Ruse) të Federatës së datës 28 dhjetor 1998 nr. 1562) ofron udhëzime dhe kontroll ndërsektorial organizativ dhe metodologjik mbi organizatën. e dokumenteve në punën e zyrës së organeve të qeverisë federale, koordinon zhvillimin e sistemit të zyrës shtetërore dhe sistemeve të unifikuara të dokumentacionit.

Komiteti i Federatës Ruse për Standardizimin, Metrologjinë dhe Certifikimin (Gosstandart i Rusisë) kryen menaxhimin shtetëror të standardizimit, duke përfshirë punën për unifikimin dhe standardizimin e dokumenteve dhe sistemeve të dokumentacionit, zhvillimin, zbatimin dhe mirëmbajtjen e klasifikuesve gjithë-rusë të teknikës, ekonomik dhe informacion social.

Qeveria e Federatës Ruse dhe autoritetet ekzekutive federale janë përgjegjëse për organizimin e mbështetjes së dokumentacionit në autoritetet ekzekutive, duke zhvilluar akte ligjore rregullatore përkatëse.

1.2. KONCEPTET THEMELORE TË PROCESIT DHE RRJEDHJES SË DOKUMENTIT.

Menaxhimi i çdo ndërmarrjeështë një proces informacioni në të cilin informacioni merret, përpunohet, zhvillohet një vendim dhe vendimi u komunikohet interpretuesve, veprimet e të cilëve kontrollohen.

Në të gjitha fazat e procesit të informacionit, krijohen dokumente që regjistrojnë një shumëllojshmëri informacionesh.

Një dokument është një grup informacioni i vendosur në një medium të prekshëm dhe që ka një bazë ligjore.

Eprorët

raportimi

Oriz. 1. Proceset e informacionit të ndërmarrjes

Një pjesë integrale e menaxhimit të çdo sistemi organizativ është puna në zyrë.

Termi "dokument" u shfaq në gjysmën e dytë të shekullit të 18-të dhe nënkuptonte jo vetëm një dosje me dokumente, por edhe vetë çështjen. Aktualisht, termi nënkupton organizimin e mbështetjes informative për një rast, d.m.th. menaxhimi i të dhënave.

Pune zyre– një fushë veprimtarie që lidhet me procesin e krijimit të dokumenteve dhe organizimit të punës me to.

Qëllimi i punës në zyrë– mbështetje informacioni për procesin e menaxhimit

Detyrat kryesore të punës në zyrë:

 krijimi i dokumenteve, d.m.th. duke i fiksuar atoçdo medium;

 transferimi i dokumenteve për ekzekutimin ose vendimmarrjen e tyre të mëvonshme;

 regjistrimin e dokumenteve për të ushtruar kontroll mbi ekzekutimin e tyre;

 sistematizimi dhe ruajtja e dokumenteve, kërkimi i shpejtë i dokumenteve

ashtu si duhej.

Format e organizimit të punës në zyrë:

Forma e centralizuar karakterizohet nga fakti se të gjitha operacionet e përpunimit të dokumenteve janë të përqendruara (të centralizuara) në një qendër të vetme për të gjithë institucionin - një zyrë, një departament të përgjithshëm ose një sekretar. Kjo formë është tipike për institucionet e vogla.

Forma e decentralizuar përfshin shpërndarjen e operacioneve të zyrës ndërmjet divizioneve strukturore të institucionit; Për më tepër, secila prej tyre kryen një grup relativisht homogjen të operacioneve të zyrës. Përdoret rrallë.

Në formë të përzier, operacionet kryhen në mënyrë qendrore (pritja, regjistrimi, kontrolli, riprodhimi i dokumenteve) dhe të decentralizuara (ruajtja e dokumenteve, krijimi i dosjeve). Tipike për institucionet e mesme dhe të mëdha.

Koncepti i punës në zyrë bazohet në konceptin e dokumentacionit.

Dokumentacioniështë një proces i rregulluar i regjistrimit të informacionit në letër ose media të tjera që siguron vlefshmërinë e tij.

Mjetet e Dokumentimit- mjetet e përdorura nga njerëzit për të krijuar dokumente. Ato ndahen në:

mjete të thjeshta(stilolapsa, lapsa)

mjete mekanike dhe elektromekanike (makinat e shkrimit,

magnetofon, pajisje fotografike, filmi dhe video)

mjete të automatizuara (teknologji kompjuterike).

Dokumentacioni presupozon respektimin e rregullave të vendosura të regjistrimit

informacion specifik për çdo lloj dokumenti. Pajtueshmëria me këto rregulla i jep fuqi ligjore dokumenteve të krijuara.

Forca juridike- një pronë e një dokumenti zyrtar që i është dhënë nga legjislacioni aktual, kompetenca e organit që e ka lëshuar atë dhe procedura e përcaktuar për ekzekutimin.

Detajet janë një element i detyrueshëm i regjistrimit të dokumentit (emri i llojit të dokumentit, adresuesi, data, nënshkrimi).

Formulari i dokumentit- ky është një grup detajesh në një dokument, të vendosura në sekuencën e përcaktuar nga standardi.

Sistemi i dokumentacionit– një grup dokumentesh që lidhen sipas origjinës, qëllimit, llojit, fushës së veprimtarisë dhe kërkesave uniforme për ekzekutimin e tyre.

Organizimi i punës me dokumente përfshin organizimin e rrjedhës së dokumenteve të institucionit, ruajtjen e dokumenteve dhe përdorimin e tyre në aktivitetet aktuale të institucionit.

Rrjedha e dokumenteve të një institucioni është procesi i lëvizjes së dokumenteve në një organizatë që nga momenti i krijimit ose marrjes së tyre deri në përfundimin e ekzekutimit dhe transferimit të tyre në arkiv.

Dokumenti promovohet:

1. Në hapësirë: brenda ndërmarrjes dhe jashtë saj.

2. Në kohë: nga momenti i krijimit ose marrjes së një dokumenti deri sa t'i dërgohet adresuesit ose të transferohet për ruajtje.

Organizimi i rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje (shih rrëshqitjen)

Ekzistojnë konturet e jashtme dhe të brendshme të rrjedhës së dokumentit.

Kontura e jashtme fillon me dokumentet hyrëse (të jashtme) që mbërrijnë në ndërmarrje nga jashtë. Dokumentet e marra regjistrohen nga sekretarët dhe më pas dërgohen për ekzekutim. Laku i jashtëm përfundon me regjistrimin e dokumenteve dalëse.

Nëse dokumenti krijohet në vetë organizatën, atëherë qark i brendshëm kalimi i dokumentit (fillimi - ekzekutimi - miratimi - miratimi)

pritje - regjistrim).Është në konturin e brendshëm të dokumentit që shpesh lind versioni i tij (d.m.th., dokumenti ekziston në versione të ndryshme). Për shembull, në fazën e miratimit, kur shfaqen komente nga njerëz të ndryshëm. Një detyrë e rëndësishme e punës në zyrë është gjurmimi, grumbullimi dhe menaxhimi i versioneve të dokumenteve, si dhe monitorimi i ndryshimeve të dokumenteve.

1.4. HISTORIA E ZHVILLIMIT TË PROCESIT TË ZYRËS NË RUSI

Deri në shekullin e 10-të ishin të dokumentuara kryesisht marrëdhëniet juridike ndërmjet qytetarëve. Tashmë në këtë kohë ekzistonte kultura e hartimit dhe përpunimit të dokumenteve, si dokumente udhëtimi, testamente të shkruara etj., po ashtu në një shkollë speciale përgatiteshin shkrues, sekretarë oborri, shtypës (kujdestarë të vulës) për princat dhe feudalët e mëdhenj, por nuk kishte një sistem të unifikuar të punës së zyrës shtetërore.

Faza 1. Origjina e sistemit të menaxhimit të zyrave (shek. XI – XV).

Periudha e shtetit të vjetër rus është një periudhë e formimit gradual të traditave të sistemit të punës së zyrës, akumulimit të përvojës në dokumentimin, përpunimin dhe ruajtjen e dokumenteve, duke siguruar sigurinë e tyre, duke përfshirë mbrojtjen nga aksesi i paautorizuar dhe falsifikimi.

Karakteristikat karakteristike të periudhës:

1. U shfaq nëpunës profesionistë: psalmistët e kishës

dhe nëpunësit (në shekullin e 14-të, nëpunësit ishin të gjithë njerëz që kryenin punë në zyrë).

2. U përpiluan manuale origjinale të dokumenteve - formularë, të cilët përshkruanin fazat e përgatitjes së dokumentit - draft, editorial, letër e bardhë.

3. Kishte nevojë për të ruajtur sekretin e informacionit të rëndësishëm, si rezultat u shfaqën kapëse të ndryshme (nënshkrime), vula, ura (nënshkrime të ngjitura së bashku), d.m.th.elemente për mbrojtjen e informacionit nga aksesi i paautorizuar në fazën e ruajtjes dhe përdorimit.

Rastet e para të falsifikimit të dokumenteve datojnë në këtë kohë.

4. Është zhvilluar një procedurë për anulimin e fuqisë juridike të dokumenteve. Nëna -

të gjitha u hoqën nga një dhomë e posaçme magazinimi nga një "larnik" (mbajtësi i një sënduk me do-

dokumente) dhe u shkatërruan në prani të dëshmitarëve. Dokumentet veçanërisht të rëndësishme u shkatërruan nga një komision i zgjedhur nga këshilli i qytetit, shpesh publikisht, në një atmosferë solemne. Dokumentet më pak të rëndësishme iu kthyen autorëve ose thjesht u fshinë nga pergamena në të cilën ishin shkruar dhe fletët e fshira u përdorën përsëri.

5. U ndanë vende për ruajtjen e sigurt të dokumenteve dhe mbajtjen e shënimeve: oborret e miqve dhe manastiret.

Pothuajse deri në fund të shekullit të 14-të. në Rusi materiali kryesor për t'u shkruar shërbëtorëve është

pergamenë e jetuar (lëkurë e trajtuar posaçërisht), e quajtur "charter" në dokumente dhe thjesht "viçi" në njerëzit e thjeshtë . Forma më e lashtë e para-

Dokumenti përmbante një statut - një fletë të veçantë pergamenë pak më shumë se 15 cm e gjerë

(3,5 inç). Dokumentet shkruheshin në tekst të vazhdueshëm, pa ndarje në fjalë dhe si shenjë pikësimi përdorej vetëm pika në fund të fjalisë.

Faza 2. Dokumentet e porositjes (shek. XV – XVII).

Zakonisht quhet periudha e formimit dhe zhvillimit të punës së zyrës shtetërore periudha e porosisë, me emrin e institucioneve të para qeveritare

- porositë. Gjatë kësaj periudhe, gradualisht u krijua një sistem i punës në zyrë në institucionet qendrore dhe lokale, u formua një kuadër i punonjësve të zyrës dhe u krijuan forma të qëndrueshme dokumentesh dhe metodash për përgatitjen e tyre.

Karakteristikat karakteristike të periudhës:

1. Puna e zyrës kryhej në kasolle administrative, të cilat ishin gjithashtu një vend për pritjen e vizitorëve ( prania), dhe zyra, dhe art-

Khiv. Dokumentet zakonisht vendoseshin në tavolina, në stola dhe veçanërisht dokumente me vlerë vendoseshin në arka në të njëjtat dhoma ku kryheshin punimet aktuale dhe pritja e vizitorëve. Urdhrat përmbanin inventar të dokumenteve në ruajtje,

A në shekullin e 17-të ABC-të u përpiluan për inventarin e dokumenteve - indekse speciale për të bërë pyetje rreth dokumenteve.

2. Dokumentet ishin përgatitur në letër dhe kishin një formë specifike - një kolonë(shtyllë, shtyllë), d.m.th. një rrotull me fletë të ngushta letre të ngjitura së bashku.

Përbërësit e shtyllës quheshin "postavs". Vendet ku fletët janë ngjitur së bashku morën të njëjtin emër. Kolona në fakt nuk ishte një dokument, por përfshinte të gjithë grupin e dokumenteve të çështjes. Teksti në kolona shkruhej vetëm në njërën anë, pjesa e pasme përdorej vetëm për vendosjen e shënimeve, rezolucioneve dhe adresave. Dokumentet mbaheshin të mbështjellë në një rrotull ose rrotull; Për dokumente veçanërisht të rëndësishme, bëheshin raste të veçanta, por më shpesh ato ruheshin thjesht në sënduk ose sënduk. Kjo formë dokumenti ishte e papërshtatshme sepse u desh shumë kohë për të zgjeruar dhe shembur një kolonë gjatë kërkimit të informacionit të nevojshëm. Vetë ngjitja nuk ishte mjaft e fortë, gjë që çoi në përkeqësim dhe konsumim të dokumentit. Së bashku me formën kolone të dokumentit, lindi dhe filloi të përdorej në porosi dhe formulari i fletores. Një fletore është një fletë letre e palosur në gjysmë. Fletoret mblidheshin së bashku, lidheshin sipas nevojës dhe bëheshin libra.

3. Dokumentit iu dha fuqi ligjore nga i ashtuquajturi “atribut” i mendimit

nëpunës zyrtar - nënshkrimi i nëpunësit, i vendosur rrokje pas rrokje në anën e pasme të dokumentit në mënyrë që shkronjat e tij të mbulojnë të dy skajet e fletëve të ngjitura.

(As cari dhe as djemtë nuk nënshkruan dokumente, me përjashtim të dokumenteve të traktatit me shtetet e huaja). Kjo mënyrë e nënshkrimit të dokumenteve siguronte mbrojtjen e informacionit dhe e bënte të vështirë falsifikimin.

4. Përpilohen lloje të ndryshme dokumentesh që regjistrojnë veprimtaritë drejtuese të institucioneve qeveritare: vartës nga pushteti suprem

u dërguan në statutet, dekretet dhe dënimet, nga institucionet vendore u dërguan përgjigje për urdhra, forma e ankesës me shkrim të individëve privatë drejtuar institucioneve qeveritare ishte peticion.

5. Shumica e detajeve ende nuk janë theksuar nga teksti,ato. apel, ferr

6. Çdo dokument është regjistruar:pas marrjes, data u vulos në dokument dhe nëpunësi bëri shënimin "Shkruaj", që do të thotë "Bëni pyetje". Në fakt, kjo nënkuptonte fillimin e çështjes.

Faza 3. Puna në zyrë kolegjiale (shek. XVIII).

Dallimi kryesor midis punës së zyrës kolegjiale ishte se organizimi i saj rregullohej me ligj. Periudha e punëve kolegjiale

prodhimi lidhet me reformat e Peter I. Ishte ai që krijoi sistemin burokratik rus, i cili përcaktoi punën moderne me dokumente. Pjetri I me të drejtë mund të quhet "babai i burokracisë ruse".

Karakteristikat karakteristike të periudhës:

1. U publikua akti legjislativ “Rregulloret e Përgjithshme”, i cili shtjellonte në detaje çështjet e dokumentacionit. (rregullat për regjistrimin e dokumenteve,

kontrollin mbi ekzekutimin e tyre, procedurën e përgatitjes, certifikimit, ruajtjes së tyre) dhe

lëvizja e rasteve (rrjedha e dokumenteve). Rregulloret madje përcaktojnë se si duhet të rregullohen tavolinat (duhet të kenë sirtarë me bravë), si duhet të ulen nëpunësit (dy në një kohë), etj. Dita e punës në kolegje zgjati 8 orë. Punimet kryheshin gjatë gjithë vitit, me përjashtim të tre muajve të verës dhe pushimeve. Për një ditë mungesë në punë, një punonjësi nëpunës i është zbritur paga për një orë të papunuar, i është zbritur paga e një jave.

2. Në dokument është vendosur nënshkrimi i kryetarit dhe anëtarëve të bordit.

3. Është vendosur procedura për përdorimin e vulave.Aplikimi i printimit

u zhvillua në prani të dy dëshmitarëve.

4. Format kolone të dokumenteve janë zëvendësuar me fletore - 4 fletë letre, të palosur në gjysmë dhe të qepura me fije. Disa fletore të lidhura përbënin një libër.

5. Në dokumente janë shfaqur detaje të reja: numrat hyrës dhe dalës të regjistrimit, adresuesi, nënshkrimi, data e përgatitjes, lloji i dokumentit, etj.

ndryshimi në punën moderne të zyrës.

6. Për shumë dokumente, u krijuan formularë zyrtarë dhe u zhvilluan rregulla për vendndodhjen e detajeve në një fletë letre.

7. Filluan të zhvillohen sisteme të ndryshme dokumentacioni:

financiare, në të cilat termat "debit", "kre-

dit", "ekuilibër"; ushtarak - raporte, raporte, udhëzime, dispozita;

kontraktuale ndërkombëtare - shënime, memorandume, dërgesa;

gjyqësore - marrja në pyetje, betimi, dëshmia, aktgjykimet;

statistikore - regjistrime për frymë, të quajtura auditime, raporte provinciale.

Faza 4. Puna në zyrë ministrore (XIX – fillimi i shekujve XX).

Sistemi aktual i rrjedhës së dokumenteve, i quajtur puna e zyrës ekzekutive. Në sferën e menaxhimit u shfaqën ministritë dhe kolegjialiteti u zëvendësua nga uniteti i komandës së ministrave.

Karakteristikat karakteristike të periudhës:

1. Parimet uniforme të mbajtjes së të dhënave janë vendosur për mini-

Departamentet e Rusisë - nga krijimi i dokumenteve e deri te ruajtja arkivore e tyre. Vëmendje e veçantë iu kushtua renditjes së ndërveprimit të ministrive me institucionet e tjera dhe me perandorin, në varësi të hierarkisë që ekzistonte në atë kohë.

2. Është futur një sistem shumëfazor i regjistrimit dhe kontabilitetit të dokumenteve.Të gjitha dokumentet e përfshira në ministri u regjistruan në një ditar. Secili departament kishte një ditar të ngjashëm ku regjistrohej informacioni bazë.

3. U shfaq një sistem kontrolli mbi ekzekutimin e dokumenteve. mujore pro-

Është kryer auditimi i lëndëve në njësitë strukturore dhe janë mbajtur shënime në deklarata të veçanta për numrin e dokumenteve të ekzekutuara dhe të paekzekutuara. Në fund të vitit u përpilua një deklaratë e përgjithshme për ministrinë.

4. Format e dokumenteve kanë ndryshuar. Dokumentet zyrtare u hartuan në formularë me detaje të vendosura në qoshe.Detajet e formularit përfshijnë

dili: emri i institucionit, emrat e njësive strukturore, data dhe numri i regjistrimit, titulli i shkurtër i tekstit, lidhja me dokumentin e marrë. Që nga fundi i viteve 20 të shekullit të kaluar, format filluan të prodhoheshin me shtypje.

5. U shfaqën lloje të reja dokumentesh: telegrame dhe mesazhe telefonike.

6. Koleksionet e dokumenteve të mostrës u publikuan - skribët.

Faza 5. Periudha sovjetike e punës së zyrës shtetërore (1917 -

Karakteristikat karakteristike të periudhës:

1. 1917 - 1920 Niveli i reduktuar i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhmentin

leniya (punëtorët, ushtarët dhe fshatarët pa arsim special shkuan për të punuar në institucionet sovjetike të sapoformuara).

2. 1925-1926 U formuan dy organizata të mëdha: Instituti i Teknologjisë së Menaxhimit (ITU) dhe Byroja Shtetërore e Ndërtimit Organizativ.

(Orgstroy). ITU u angazhua në kërkime teorike në fushën e menaxhimit, dhe Orgstroi i zbatoi ato në praktikë, duke promovuar futjen e pajisjeve të reja të zyrës dhe pajisjeve të zyrës. Një Kabinet Standardizimi u krijua në ITU, i cili ishte i përfshirë në zhvillimin e standardeve të gjithë Bashkimit për dokumentacionin (letra, telegrame, mesazhe telefonike, protokolle) dhe furnizime zyre (bojë, shirita për makina shkrimi).

3. Në vitin 1932, ITU u likuidua dhe përmirësimi i centralizuar metodologjik i çështjeve të menaxhimit të dokumenteve pushoi.Nga ky moment në historinë e punës në zyrë, filloi një periudhë e gjatë "pavarësie": çdo departament në mënyrën time punë e rregulluar me dokumente zyrtare.

4. Në vitin 1963, u miratuan "Rregullat themelore për organizimin e pjesës dokumentare të punës së zyrës dhe arkivave të institucioneve, organizatave dhe ndërmarrjeve të BRSS".

Ky dokument ende shërben si një udhëzues për menaxhimin e zyrës.

5. Në vitin 1973, u zhvillua Sistemi i Unifikuar i Menaxhimit të Regjistrimeve Shtetërore (USSD).

Fleta e të dhënave të Unifikuar të Shtetit është një grup rregullash, rregulloresh dhe rekomandimesh të renditura shkencërisht për organizimin dhe mirëmbajtjen e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin, duke filluar nga momenti i krijimit të dokumentit deri në dorëzimin e tij në arkiv.

6. Në vitet 1970-1980 është formuar një bllok i standardeve GOST për dokumentet e menaxhimit.

7. Në vitet 1980. Sistemet e unifikuara të dokumentacionit (UDS) janë zhvilluar për të automatizuar përpunimin e të dhënave të përfshira në formularët e dokumenteve.

Zhvillimi i punës së zyrës sovjetike në 1970-1980. hodhi themelet për punën e zyrës në Federatën Ruse. Shumë dokumente normative dhe metodologjike të krijuara gjatë kësaj periudhe janë ende në fuqi edhe sot.

1.4. KUADRI RREGULLATOR I PRODHIMIT TË BIZNESIT

Kuadri rregullator për punën në zyrëështë një grup ligjesh dhe normash

akte ligjore që rregullojnë teknologjinë e krijimit, përpunimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve në procesin e veprimtarisë së organizatës.

Kuadri rregullator për punën në zyrë përfshin komponentët e mëposhtëm:

 Aktet legjislative dhe ligjore të Federatës Ruse;

 standardet GOST;

 Rregulloret;

 Klasifikuesit;

 Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin.

Aktet legjislative dhe ligjore në fushën e informacionit dhe dokumentacionit:

 Ligjet e Federatës Ruse: Kodi Civil i Federatës Ruse, Ligji i Federatës Ruse "Për standardizimin", Ligji i Federatës Ruse "Për fondin arkiv dhe arkivat"

 Dekretet dhe urdhrat e Presidentit: "Për bazat e politikës shtetërore në fushën e informatizimit", "Për miratimin e rregulloreve për fondin arkivor të Federatës Ruse".

 Dekretet dhe urdhrat e qeverisë: "Për organizimin e punës për standardizimin, sigurimin e uniformitetit të matjeve, certifikimin e produkteve dhe shërbimeve", "Për përmirësimin e mbështetjes së informacionit për popullsinë e Federatës Ruse"

 Ligjet federale të Federatës Ruse: "Për informacionin, informatizimin dhe mbrojtjen e informacionit", "Për pjesëmarrjen në shkëmbimin ndërkombëtar të informacionit", "Për mbrojtjen ligjore të programeve për kompjuterët elektronikë dhe bazat e të dhënave"

 Aktet ligjore të qeverisë dhe autoriteteve ekzekutive të subjekteve përbërëse të Federatës Ruse që rregullojnë çështjet e punës në zyrë.

Standardet shtetërore (GOST) për dokumentacionin

Përgatitja e dokumenteve zyrtare rregullohet rreptësisht me standarde.

Një standard është një lloj standard, një mostër që një objekt duhet të kënaqë për sa i përket karakteristikave, vetive dhe cilësive të tij.

Ligji i Federatës Ruse "Për standardizimin" i datës 10 qershor 1993 e përcakton standardizimin si veprimtarinë e vendosjes së normave, rregullave dhe karakteristikave. Fushat e shpërndarjes së standardeve, përmbajtja e tyre dhe fushëveprimi i tyre përcaktohen nga organet qeverisëse shtetërore.

Kërkesat e përcaktuara me standarde janë të detyrueshme për të gjitha organet qeveritare dhe subjektet afariste. Gosstandart dhe autoritetet e tjera qeveritare, brenda kompetencave të tyre, monitorojnë pajtueshmërinë me kërkesat e GOST.

Rregulloret

1. Standardet kohore ndërsektoriale për punën në mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin. Zhvilluar nga Byroja Qendrore e Standardeve të Punës (CBNT) e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse në 1995 dhe rekomandohet për përcaktimin e intensitetit të punës dhe numrit të punëtorëve në agjencitë qeveritare, institucionet dhe organizatat publike. Ato përmbajnë

 Normat për kohën e shpenzuar për mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin (përpunimi, regjistrimi, llogaritja e sasive dhe monitorimi i ekzekutimit të dokumenteve, mbajtja e dosjeve të kartave, etj.)

 Normat për kohën e shpenzuar në punën arkivore (katalogimi, krijimi i një aparati referimi për arkivat, etj.)

2. Standardet kohore për punë për përmirësimin e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin e ministrive, departamenteve, ndërmarrjeve dhe organizatave. Zhvilluar në VNIIDAD (Gjithë-Rusisht Instituti Kërkimor i Dokumentacionit dhe Arkivimit) në vitin 1992 dhe përmban standarde kohore për hartimin e planeve dhe kontratave. Duke përdorur ato, ju mund të llogaritni kostot e punës, të analizoni produktivitetin e punëtorëve dhe të llogarisni numrin e tyre.

3. Standardet kohore për punën në teknologjinë e automatizuar arkivore dhe mbështetjen e dokumentacionit për organet qeverisëse. Zhvilluar nga Banka Qendrore e Shkencës dhe Teknologjisë e Ministrisë së Punës të Federatës Ruse në 1993 dhe synon të përcaktojë kohën e kaluar për të punuar me dokumentacionin e menaxhimit në kushte tradicionale dhe në kushtet e automatizimit të proceseve të menaxhimit.

Standardet kohore zbatohen për të gjitha llojet e punës me dokumente dhe ndahen në dy blloqe:

 Standardet kohore për punën në mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin (zhvillimi i përshkrimeve të punës, nomenklatura e punëve të organizatës, etj.)

 Standardet kohore për punën e kryer në procesin e automatizimit

teknologji e avancuar arkivore (përpilimi i raporteve statistikore, kryerja e pyetjeve të kërkimit, etj.)

Klasifikuesit

Për përdorim në renditjen, kërkimin dhe përpunimin e dokumenteve të ndryshme të sistemeve të automatizuara të informacionit, dokumentit duhet t'i caktohen kode të veçanta.

Klasifikuesi është një dokument që përmban një listë sistematike të emrave të objekteve dhe kodeve të tyre.

1. Klasifikuesit e informacionit për dokumentet e menaxhimit: OKUD.

2. Klasifikuesit e informacionit për strukturat organizative: OKPO.

3. Klasifikuesit e informacionit për popullsinë dhe personelin: OK i profesioneve të punëtorëve, pozicioneve të punonjësve dhe kategorive tarifore (OKPDTR).

Sistemi i Menaxhimit të Dokumentacionit Shtetëror (GSDMOU)

Një histori e shkurtër e punës në zyrë.

Puna moderne në zyrë: qëllimi, funksionet dhe parimet.

Sistemi i mbajtjes së shënimeve

Konceptet e teknologjisë së zyrës

Termi "punë zyre" shfaqet fillimisht në fjalimin gojor (në shekullin e 17-të) dhe i referohet procesit të zgjidhjes (prodhimit) të një rasti - "prodhimi i një rasti" (zgjidhja e një çështjeje). Gjatë zgjidhjes së ndonjë çështjeje, u shfaqën dokumente që konsoliduan marrëveshjen e arritur, vendimin e marrë (sepse fjala e folur është jetëshkurtër, mund të harrohet, shtrembërohet gjatë transmetimit ose keqkuptohet). Tashmë në shekullin e 16-të. fjala “rast” përdoret në kuptimin e “një koleksion dokumentesh që lidhen me ndonjë biznes apo çështje”. Kjo u regjistrua për herë të parë në dokumente në 1584.

Në Rusi në fillim të shekullit të 17-të. ndodhi i pari Porosit dokumentet. Me porosinë atë kohë quheshin organet e pushtetit shtetëror. Dokumentet ishin në formën e një rrotull, ndonjëherë duke matur dhjetëra apo edhe qindra metra gjatësi. Nën Pjetrin I u prezantua punë në zyrë kolegjiale , më progresive në krahasim me rendin. Kolegjiume quheshin institucionet qendrore që ishin në krye të degëve individuale të administratës publike. Kolegjiumet u krijuan zyrë , ekzistonte pozicioni i sekretarit , u shfaq formulari i ditarit për regjistrimin e dokumentit. Në fillim të shekullit të 19-të. bordet u zëvendësuan ministrive, kolegjialiteti në udhëheqje u zëvendësua nga uniteti i komandës. Kjo ka ndodhur puna e zyrës ekzekutive. U shfaq forma dokumentet zyrtare, filloi futja e mekanizimit të punës në zyrë.

Gjatë viteve të pushtetit Sovjetik procesi pune zyre ishte përshtaturdrejt menaxhimit të centralizuarekonomia kombëtare. U instalua procedurën e unifikuar të dokumentacionit, zbatuar kërkesat standarde për formën dhe strukturën e dokumenteve, është vendosur përbërja standarde e elementeve të tyre të informacionit. u ndërmor përpjekje për të zbatuar Sistemin e Unifikuar të Menaxhimit të Rekordeve Shtetërore (EGSD). Për të qenë në gjendje të përdorin teknologjinë kompjuterike në një sërë industrish, kishte zotëruar sistemet e unifikuara të dokumentacionit, i përshtatshëm edhe për metodat tradicionale të përpunimit të dokumenteve.

1.1. Puna moderne në zyrë: qëllimi, funksionet dhe parimet

Puna moderne në zyrë të përcaktuara nga standardi si “Degë e veprimtarisë që ofron dokumentacion dhe organizim të punës me dokumente”, ato. i gjithë procesi që nga momenti i paraqitjes së dokumentit deri në shkatërrimin ose transferimin e tij në arkiv.

Mbështetje informacioni dhe dokumentacioni për menaxhmentin Unë është një term më i gjerë që nënkupton përveç punës tradicionale me dokumente, shërbime informacioni, krijimi, mirëmbajtja dhe puna me bazat e të dhënave.

Në përputhje me GOST R 51141-98 punë në zyrë (DOW) përfaqëson degë e veprimtarisë që ofron “dokumentimin dhe organizimin e punës me dokumente zyrtare" Ky koncept përfshin dy fusha të lidhura ngushtë dhe plotësuese:

Ø dokumentacion;

Ø organizimi i punës me dokumente

Prandaj, puna në zyrë e një ndërmarrje përfshin dokumentimi i aktiviteteve drejtuese të ndërmarrjes Dhe (diagrami.1)

Dokumentacioni i aktiviteteve të menaxhimit të ndërmarrjes – ky është një grup veprimesh të kryera në përputhje me rregulla të caktuara për të regjistruar dhe zyrtarizuar informacionin përkatës në media të prekshme në formën e dokumenteve letre ose elektronike..

Nën dokument duhet kuptuar regjistruar (d.m.th. i regjistruar dhe ekzekutuar siç duhet) "në një medium të prekshëm informacion me detaje – një grup elementësh të përmbajtjes dhe dizajnit që sigurojnë përgatitjen e duhur të një dokumenti, duke marrë parasysh qëllimin funksional të këtij të fundit dhe forcën e tij ligjore, duke lejuar identifikimin e tij"(GOST R 51141-98).

Nga ana e tij, menaxhimi i dokumentacionit të ndërmarrjes- Kjo një grup veprimesh të kryera në përputhje me rregulla të caktuara për regjistrimin, sistemimin, ruajtjen e dokumenteve, si dhe lëvizjen e tyre(dorëzimi dhe marrja në vendet e magazinimit).

Dokumentacioni- Kjo porositur(d.m.th. të grupuara sipas rregullave të caktuara) një grup dokumentesh të krijuara gjatë aktiviteteve të ndërmarrjes.

Ka gjithashtu "jozyrtare" përkufizimet e punës në zyrë.

1.) Pune zyre- kjo është një njësi strukturore, kompetenca e së cilës përfshin organizimin e përgjithshëm të dokumentimit të veprimtarive të menaxhimit të dokumenteve të ndërmarrjes.

2) Pune zyre– kjo është një fushë pune që synon kryerjen e veprimeve për regjistrimin dhe formatimin e informacionit në media të prekshme, si dhe regjistrimin, sistemimin, ruajtjen dhe lëvizjen e mëvonshme të informacionit të dokumentuar (në formën e dokumenteve letre ose elektronike). ato. kjo - një ose më shumë ambiente të përshtatura në mënyrë të përshtatshme për performancën veprimet e listuara, dhe, mbi të gjitha, për kontabiliteti, sistemimi, ruajtja dhe lëvizja e dokumenteve.

Skema 1. Puna në zyrë si fushë e aktiviteteve të menaxhimit të ndërmarrjes

Bazat e punës në zyrë përdoren kur organizoni një person juridik të çdo lloji. Është një proces mjaft intensiv i punës në të cilin marrin pjesë absolutisht të gjithë punonjësit e aparatit të menaxhimit. Në fund të fundit, një departament është përgjegjës për plotësimin dhe përpunimin e dokumentacionit, një tjetër është përgjegjës për lëvizjen në kohë të këtyre dokumenteve përmes autoriteteve, dhe për departamentet e treta ky informacion është një udhëzues vizual në punën rutinë.

Bazat e punës në zyrë kanë një bazë legjislative dhe si bazë e tillë mund të veçojmë një sistem të unifikuar shtetëror të punës në zyrë, i cili pasqyron qartë rregullat, rekomandimet dhe udhëzimet bazë. Për më tepër, kontrollohet e gjithë rruga që kalon dokumenti nga momenti i krijimit deri në dorëzimin e tij në arkiv. Ndoshta çdo punëtor e di një gjë të tillë si një standard shtetëror i një lloji apo tjetër. Këto standarde janë një shembull i qartë i dispozitave kryesore të sistemit.

Sigurisht, përpara se të krijonin një sistem të unifikuar, specialistët duhej të kryenin punë të mundimshme për të studiuar parimet më të rëndësishme të punës me letra. Për një kohë të gjatë, u studiuan bazat e punës në zyrë, të ndara në fazat e regjistrimit, lëvizjes nëpër departamente, aplikimit dhe depozitimit në arkiv. Si rezultat i përpunimit të informacionit të marrë, u bë e mundur të identifikohen tendencat e përgjithshme që korrespondojnë me aktivitetet e prodhimit të ndërmarrjeve të çdo forme organizative dhe ligjore.

Bazat e punës në zyrë synojnë unifikimin e sistemit për plotësimin e dokumenteve të ngjashme me qëllim që të sigurohet krahasueshmëria e të dhënave brenda një vendi dhe madje edhe në nivel ndërkombëtar. Përveç kësaj, standardizimi dhe unifikimi kursen kohë për përdoruesit e raportimit, pasi ata shpejtojnë procesin e njohjes me dokumentin. Një shembull do të ishte një formular, domethënë një dokument me detaje të shtypura paraprakisht mbi të. Ato mund të zhvillohen dhe përdoren brenda një ndërmarrjeje individuale, në shkallë kombëtare, ose të jenë të natyrës ndërkombëtare. Për më tepër, vlen të kuptohet se formulari nuk është vetëm një dokument i përshtatshëm pune që lehtëson aktivitetet e prodhimit, por gjithashtu pasqyron reputacionin e kompanisë dhe shkallën e përgjegjësisë së saj. Para se ta paraqisni atë në tregun masiv, duhet të kontrolloni me kujdes drejtshkrimin e secilit detaj dhe korrektësinë e dizajnit të përgjithshëm.

Bazat e rrjedhës së dokumenteve vënë në dukje nevojën për të regjistruar çdo dokument që kalon në një zonë të caktuar gjatë aktiviteteve të prodhimit. Kompetenca e specialistit qëndron në shpërndarjen e duhur të të gjitha dokumenteve, regjistrimin e tyre në kohë, si dhe grupimin racional të informacionit sipas skemës së zhvilluar.

Aktualisht po zhvillohen shumë seminare që zbulojnë teknikat dhe sekretet kryesore të këtij aktiviteti. Bazat e menaxhimit të të dhënave të personelit janë veçanërisht të njohura, pasi fusha e kontabilitetit për punonjësit dhe aplikantët për pozicione karakterizohet nga një vëllim i madh dokumentesh. Në këtë aspekt, specialistët kryejnë punë në shkallë të gjerë për të parashikuar numrin e vendeve të lira të punës për atë të ardhshme, duke marrë parasysh rritjen e nivelit të kualifikimit të punonjësve, ngjarjet e certifikimit dhe gjëra të tjera. Për më tepër, e gjithë puna analitike që lidhet me personelin e ndërmarrjes është gjithashtu një element i menaxhimit të të dhënave të personelit.

Punonjësit e departamentit të kontabilitetit të personelit duhet të përpilojnë çdo vit, duke plotësuar dhe sqaruar materialin ekzistues. Në të njëjtën kohë, është e nevojshme të sigurohet që dokumentet të jenë në përputhje me standardet aktuale ligjore. Specialistëve u kërkohet të dërgojnë me kohë dokumentacionin e vjetëruar në arkiv, ku do të ruhet për një periudhë të caktuar, zakonisht të paktën pesë vjet. Detyrat më të rëndësishme të këtij departamenti përfshijnë hartimin e pyetësorëve të specializuar të përdorur si dhe përgatitjen e një liste pyetjesh për të ndihmuar gjatë intervistës.

Suksesi i çdo ndërmarrje qëndron në organizimin e saj kompetent. Si menaxhmenti ashtu edhe punonjësit e tjerë duhet të dinë se çfarë është puna në zyrë. Cilat janë veçoritë e tij dhe cilat dokumente konsiderohen të rëndësishme në aktivitetet e organizatës?

Koncepti

Çfarë është puna në zyrë? Çdo kompani, pavarësisht se çfarë forme pronësie ka, funksionon në bazë të letrave të ndryshme. Janë urdhra, letra, protokolle. Ato klasifikohen si dokumente organizative dhe administrative. Puna në zyrë është puna e krijimit të letrave, e cila kryhet sipas standardeve të pranuara përgjithësisht.

Në mënyrë tipike, ndërmarrjet kanë punonjës të veçantë që punojnë në këtë fushë për këtë qëllim. Në organizatat e vogla, çdo punonjës mund të ketë detyra sekretare. Nëse deshifroni thelbin e konceptit (çfarë është puna në zyrë), atëherë origjina e termit do të jetë e qartë. Kjo është ruajtja e informacionit zyrtar në një medium të prekshëm.

Në këtë proces krijohet një dokument organizativ dhe administrativ, falë të cilit janë të qarta veprimet e mëtejshme. Vetë fjala "punë zyre" u ngrit shumë kohë më parë, por vetëm nga mesi i shekullit të 20-të u bë zyrtare.

Bazat

Ekzistojnë bazat e punës në zyrë dhe menaxhimit të dokumenteve për fillestarët. Falë tyre, ju do të jeni në gjendje të mësoni se si të organizoni një person juridik të të gjitha llojeve. Ky është një proces kompleks në të cilin marrin pjesë të gjithë punonjësit e menaxhimit. Në një departament ata plotësojnë dhe hartojnë letra, dhe në një tjetër monitorojnë lëvizjen e tyre.

Tani ekziston një sistem i unifikuar shtetëror i punës së zyrës, i cili specifikon të gjitha normat për kryerjen e kësaj fushe. Është e rëndësishme të kontrollohen të gjitha fazat nëpër të cilat duhet të kalojnë dokumentet. Përdoret gjithashtu një standard shtetëror, i cili përshkruan rregullat për kryerjen e një pune të tillë.

Bazat e punës në zyrë dhe menaxhimit të dokumenteve për fillestarët nevojiten për të unifikuar plotësimin e letrave. Kjo kërkohet për të siguruar krahasueshmërinë e informacionit në një vend dhe në sferën ndërkombëtare. Falë standardizimit dhe unifikimit, nuk do t'ju duhet të shpenzoni shumë kohë në raporte, pasi procedura për t'u njohur me letrat do të thjeshtohet. Një shembull është një formular me detaje. Ato janë zhvilluar për një institucion të vetëm, vend ose për disa shtete. Formularët tregojnë përgjegjësinë e kompanisë. Para printimit masiv, duhet të kontrolloni korrektësinë e të dhënave.

Rrjedha e dokumenteve përfshin regjistrimin e detyrueshëm të letrave që nevojiten në aktivitetet e prodhimit. Shkrim-leximi i punonjësve shoqërohet me shpërndarjen e saktë të dokumenteve, regjistrimin dhe grupimin e tyre. Tashmë po zhvillohen seminare të ndryshme ku flitet për teknikat dhe sekretet e këtij profesioni. Një zonë e njohur është menaxhimi i të dhënave të personelit, pasi kjo fushë përfshin punën me shumë dokumente.

Kjo fushë kërkon specialistë kompetentë. Përveç arsimit bazë, ata duhet të përmirësojnë rregullisht aftësitë e tyre dhe t'i nënshtrohen certifikimit. Punonjësit gjithashtu duhet të punojnë me sferën analitike. Punonjësit krijojnë dosje personale të personelit, plotësojnë dhe sqarojnë informacionin.

Funksioni i tyre i rëndësishëm është monitorimi i përputhjes së dokumenteve me normat ligjore. Specialistët duhet të dërgojnë menjëherë dokumente të vjetruara në arkiv, ku ato ruhen për periudhën e kërkuar, zakonisht të paktën 5 vjet. Përgjegjësitë përfshijnë plotësimin e pyetësorëve të përdorur për punësim, përgatitjen e pyetjeve të nevojshme për të organizuar një intervistë.

Puna në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve

Në çdo ndërmarrje mund të dëgjoni fjalë të tilla si "dokumentet" dhe "rrjedha e dokumenteve". Cfare eshte? Kjo punë kryhet nga sekretarët, arkivistët dhe punonjësit e departamentit të personelit. Mbajtja e shënimeve është regjistrimi i informacionit dhe prodhimi i dokumenteve në letër dhe elektronike.

Rrjedha e dokumentit zhvillohet mbi të. Ky koncept i referohet lëvizjes së një urdhri, një shkronjë nga krijimi i tij deri në ekzekutim. Dokumentet mund të arkivohen ose shkatërrohen. Në varësi të vendit të krijimit të tyre, rrjedha e dokumenteve mund të jetë e jashtme dhe e brendshme. Burimi përcakton rrugën e porosisë, udhëzimit, letrës.

Fazat

Kryerja e punës në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve bazohet në rregullat e veta. Ato duhet të respektohen në mënyrë që aktivitetet e kompanisë të jenë të ligjshme. Rrjedha e brendshme e dokumenteve kryhet bazuar në fazat e mëposhtme:

• Ekzekutimi i draft dokumentit.
• Koordinimi.
• Nënshkrimi i projektit.
• Caktimi i një date dhe numri.
• Regjistrimi dhe ekzekutimi.
• Sigurimi i informacionit për interpretuesit dhe kontrolli.
• Pajtueshmëria me udhëzimet.
• Regjistrimi dhe ruajtja.
• Shkatërrimi ose transferimi në arkiv.

Fazat e rrjedhës së dokumenteve të jashtme janë pothuajse të njëjta, por paksa të ndryshme. Dokumentet i transferohen organizatës nga jashtë. Ato lëshohen nga kompani, degë, autoritete, gjykata dhe qytetarë në rrjedhën e sipërme dhe të poshtme. Ata duhet të jenë të regjistruar, gjë që konfirmon kontrollin e tyre. Më pas vijon njohja me to dhe ekzekutimi. Nëse kërkohet, gjenerohet një përgjigje. Në fund, letra dërgohet në arkivë ose shkatërrohet.

Llojet

Ekzistojnë lloje të tjera të rrjedhës së dokumenteve:

• Rritje - nga punëtorët në menaxhim.
• Në zbritje - nga menaxherët tek stafi.
• Horizontal - me pozicione të barabarta.

Lëvizja e letrave regjistrohet në revista speciale. Ato mund të lëshohen në forma të ndryshme, por tani më e popullarizuara është menaxhimi elektronik i dokumenteve.

Procedurat gjyqësore

Çfarë është procesi gjyqësor? Çështja gjyqësore paraqet një listë të ndryshme dokumentesh dhe provash materiale. Ruajtja dhe lëvizja e duhur e tij siguron që sistemi i zbatimit të ligjit të funksionojë në përputhje me ligjin.

Procedurat gjyqësore, krahasuar me ato organizative, nuk janë asnjëherë vullnetare. Ai kryhet nga persona të autorizuar dhe monitorohet puna e tyre. Ai gjithashtu ka faza, duke përfshirë shkatërrimin e letrave.

Puna e sekretarit

Shumë punonjës nuk janë në dijeni të bazave të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve. Por për një sekretare këto janë detyra profesionale. Këta punonjës kryejnë aktivitetet kryesore të mbështetjes së dokumenteve për menaxhimin.

Për nga forma dhe funksionimi, një institucion mund të jetë:

• Të centralizuar - sekretarët janë të vendosur në një departament dhe raportojnë te një specialist i lartë.
• Të decentralizuar - punonjësit shpërndahen nëpër divizione të kompanisë, prandaj raportojnë tek eprorët e tyre.
• Të përziera.

Parimet e rrjedhës së dokumenteve në një institucion përcaktohen nga formulari i sekretariatit. Këta punëtorë janë përgjegjës për dokumentet.

Udhëzimet

Bazat e menaxhimit të zyrës përcaktojnë se çdo ndërmarrje duhet të ketë një akt rregullator që rregullon lëvizjen e dokumentacionit. Një udhëzim për menaxhimin e zyrës është një akt i brendshëm rregullator i një ndërmarrjeje bazuar në një urdhër nga menaxhmenti.

Punimi ka një vlefshmëri të pacaktuar. Ai tregon origjinën e dokumentit dhe ofron lista të pozicioneve, nënshkrimet e të cilave janë zyrtare. Udhëzimet përfshijnë mostrat e projektimit, formularët, formularët.

Mbajtja e të dhënave

Bazat e punës në zyrë dhe rrjedha e dokumenteve në një ndërmarrje lejojnë që ky aktivitet të kryhet në mënyrë korrekte. Në firmat e vogla, kjo punë zakonisht kryhet nga punonjës ose një menaxher. Nëse një përgjegjësi e tillë nuk konsiderohet e drejtpërdrejtë për punonjësin dhe nuk është e specifikuar në kontratën e punës, atëherë duhet të lëshohet një urdhër për të shtuar funksione të tilla. Dokumenti duhet të përshkruajë detyrat, përgjegjësitë dhe kompensimin.

Parimet e menaxhimit të të dhënave të personelit

Nëse institucioni ka të paktën një punonjës, atëherë është e nevojshme të krijohen dokumente punësimi. Menaxhimi i të dhënave të personelit i referohet sigurimit të lëvizjes së letrave zyrtare që lidhen me aktivitetet e njerëzve. Përgjegjësitë kryhen nga punonjësit e departamentit të personelit. Ata marrin, përpunojnë dhe ruajnë letrat.

Përgjegjësia e tyre është të përpunojnë informacione personale që konsiderohen të ndjeshme. Në rrjedhën e dokumenteve të personelit, sekreti dhe respektimi i rregullave për ruajtjen e letrave janë të rëndësishme. Bazat e menaxhimit të zyrës ju lejojnë të vendosni në mënyrë efektive punën e njerëzve të kompanisë.

Megjithëse teknologjitë dixhitale tani po zhvillohen në mënyrë aktive, shumica e organizatave praktikisht nuk përdorin optimizimin e rrjedhës së dokumenteve. Kjo përfshin përdorimin e korrespondencës në letër dhe mbajtjen e revistave të rregullta. Arsyeja për këtë është ngurrimi ndaj inovacionit dhe mungesa e parave. Por menaxhmenti duhet të ketë parasysh se optimizimi me investime të vogla mund të arrijë përfitime të konsiderueshme ekonomike.

Pra, tani ju i dini bazat e punës në zyrë. Shpresojmë që informacioni i paraqitur të ishte i dobishëm për ju.