Index prípadu
klerikálny
poradové číslo prípadu podľa nomenklatúry a symbol štrukturálnej časti inštitúcií, pripevnené na obale prípadu
Stručný slovník pojmov z oblasti kancelárskej práce. - Moderná kancelárska práca: učebnica. príspevok. - 3. vyd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibírska dohoda, - (Seriál „Vyššie vzdelávanie“).. M.V. Kirsanovej. 2003.
Pozrite sa, čo je „index prípadov“ v iných slovníkoch:
index prípadov- číslo prípadu Číselné a/alebo alfanumerické označenie prípadu v nomenklatúre prípadov organizácie aplikované na jeho obal. [GOST R 51141 98] Témy: kancelárska práca a archivácia Všeobecné pojmy: organizácia práce s dokumentmi Synonymá číslo... ... Technická príručka prekladateľa
INDEX PRÍPADU (ČÍSLO PRÍPADU)- podľa GOST R 51141–98 „Správa a archivácia kancelárie. Termíny a definície“ - digitálne alebo alfanumerické označenie prípadu v nomenklatúre prípadov organizácie, aplikované na jeho obal...
Platový index- Mzdový index je ukazovateľ založený na zobrazení mesačnej dynamiky priemerných platov v ruskom podnikateľskom sektore. Platový index vám umožňuje sledovať trendy na trhu práce a stav ruskej obchodnej ekonomiky. Metóda výpočtu... ... Wikipedia
Index spotrebiteľskej dôvery- (Index spotrebiteľskej dôvery, CCI) je ekonomický ukazovateľ založený na spotrebiteľských prieskumoch, ktorý ukazuje všeobecný stav ekonomiky a očakávania obyvateľstva: ako veria ľudia v budúcnosť, v stabilitu svojich príjmov, sú pripravení na ... ... Banková encyklopédia
Index podnikateľského optimizmu- (index ISM) Definícia indexu ISM, výpočet indexu ISM Informácie o stanovení indexu ISM, výpočet indexu ISM Obsah Obsah Označenie Spôsob výpočtu Zloženie v sektore služieb Predstavuje výsledky prieskumu v odbore z ... ... Encyklopédia investorov
Index dôvery investorov- (Index dôvery investorov) Stanovenie indexu dôvery investorov, výpočet indexu dôvery investorov Informácie o stanovení indexu dôvery investorov, výpočet indexu dôvery investorov Obsah Obsah Označenie Ruská ekonomika a ... Encyklopédia investorov
Index optimizmu- (Index optimizmu) Definícia indexu optimizmu, výpočet indexu optimizmu Informácie o definícii indexu optimizmu, výpočet indexu optimizmu Obsah Obsah Označenie Štruktúra a vlastnosti Index amerického optimizmu ... ... Encyklopédia investorov
KRYT POUZDRA- – obal obalu z mäkkého papiera alebo tvrdého kartónu, na ktorom sú nalepené všetky súčasti opisu obalu. Kryt kufríka na trvalé, dočasné (nad desať rokov) uloženie a pre personál je zostavený a vyhotovený podľa... ... Správa a archivácia záznamov v pojmoch a definíciách
KRYT PRÍPADU NA PERSONÁL- – obal z mäkkého papiera alebo z tvrdej lepenky, na ktorom sú nalepené všetky súčasti opisu obalu. Obal personálneho spisu sa vyhotovuje a vykonáva v súlade s ustanoveným vzorom Prílohy 11 Základných pravidiel prevádzky archívov... ... Správa a archivácia záznamov v pojmoch a definíciách
Sibírska akadémia financií a bankovníctva- (SAFBD) Rok založenia 1992 Typ Neštátne ... Wikipedia
knihy
- Zdravý človek a jeho prostredie. Interdisciplinárny prístup. Učebnica, Žirkov Anatolij Michajlovič, Podoprigora Galina Mikhailovna, Tsutsunaeva Mirina Ragimovna, Táto príručka bola výsledkom analýzy značného množstva vedeckého výskumu a zovšeobecnenia vedeckých skúseností, domácich aj zahraničných, nahromadených v posledných rokoch v ... Kategória: Telesná príprava Séria: Učebnice pre vysoké školy. Špeciálna literatúra Vydavateľ: Lan, Kúpiť za 1144 rub.
- Financie a úver č.18 (546) 2013, , Časopis odhaľuje moderné problémy v teórii a praxi financií, peňažného obehu a úverov, bankovníctva a poisťovníctva, trhu s cennými papiermi, daňovej politiky a finančného... Kategória:
Skúška z disciplíny
ZÁKLADY PRÁVNEHO KONANIA
Vykonané : ___Ivanová O.A.____
(Priezvisko I.O.)
Študentský ___1___ kurz __________ špeciálny. ____
(tréningové obdobie)
skupina_2-SWS-1_ test č. knihy__14100218___
Podpis: _______________________________________________
učiteľ: _______________________________
(Priezvisko I.O.)
Názov práce: ___
uch. stupeň, akademický hodnosť
Hodnotenie: _____________Dátum ______________________
Podpis: _____
Saint Petersburg
PLÁNOVAŤ
Úvod ………………………………………………………………………………………….
Kapitola 1. Nomenklatúra prípadov………………………………………………………
1.1 Pojem „nomenklatúra prípadov“, jej typy, indexácia prípadov…………………
1.2 Postup pri podávaní vecí………………………………………………….
1.3 Postup pri zostavovaní a schvaľovaní zoznamu vecí...
Kapitola 2. Praktická úloha: inventarizácia na zničenie dokumentov………
Záver………………………………………………………………………………..
ÚVOD
Jednou z najdôležitejších úloh dokumentačnej podpory manažmentu je organizácia ukladania a používania dokumentov, z čoho vyplýva ich povinná systematizácia. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov a ich rýchle vyhľadávanie na riešenie rôznych problémov riadenia je možné len vtedy, ak má organizácia zoznam prípadov.
Pochopenie, že je potrebné vytvoriť zoznam prípadov a kompetentne formulovať prípady s riadiacou dokumentáciou, spravidla prichádza s rastom a „vekom“ organizácie. Od založenia spoločnosti zvyčajne trvá niekoľko rokov, kým sa ukáže, že proces zvyšovania počtu dokumentov je potrebné riadiť a je dôležité zabezpečiť ich evidenciu a uchovávanie. Keď sa nahromadí značné množstvo dokumentov, vyvstávajú otázky: ako ich vytriediť a rozdeliť medzi prípady, čo je potrebné ďalej uchovávať a čo možno zničiť. Riešenie týchto problémov bez zoznamu prípadov je veľmi ťažké, ak nie nemožné.
KAPITOLA 1. NOMENKLATÚRA PRÍPADOV
Pojem „názvoslovie prípadov“, jej typy, indexácia prípadov
Pohyb dokladov, t.j. tok dokumentov končí po fáze vyhotovenia dokumentu. Informácie obsiahnuté vo vyhotovených dokumentoch sú však potrebné v ďalšej práci organizácie. Systematizácia dokumentov a následne informácií v nich obsiahnutých je jednou z najdôležitejších úloh pri dokumentačnej podpore riadenia a v činnosti služby predškolského výchovného zariadenia. Pred odovzdaním do archívu organizácie je potrebné dokumenty uložiť tak, aby sa dali ľahko nájsť, aby sa zabránilo neoprávnenému prístupu k nim, bola zabezpečená ich bezpečnosť a určité podmienky uloženia (ochrana pred svetlom, prachom a pod.). Zabezpečenie zavedeného postupu ukladania dokumentov v bežnej kancelárskej práci je zárukou správneho a úplného vytvorenia archívneho fondu organizácie.
Dokumenty sa formujú do prípadov v súlade so schválenou nomenklatúrou prípadov. Podľa GOST R 51414-98:
prípad- súbor dokumentov (dokumentov) týkajúcich sa jedného problému alebo oblasti činnosti umiestnených v samostatnom obale;
tvorba prípadu– zoskupovanie vyhotovených dokumentov do prípadu v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia dokumentov v rámci prípadu;
zoznam prípadov– systematický zoznam názvov prípadov otvorených v organizácii s uvedením lehôt uchovávania a vypracovaný predpísaným spôsobom.
Pri zostavovaní zoznamu prípadov je potrebné vychádzať zo Základných pravidiel činnosti archívov organizácií, Štátnej rozpočtovej vzdelávacej inštitúcie a Štandardných pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch. Tieto dokumenty ustanovujú druhy položiek, postup ich prípravy, vyhotovenia, koordinácie a schvaľovania.
V súlade so Základnými pravidlami prevádzky organizačných archívov sa rozlišujú tri druhy spisového názvoslovia: štandardné, približné a individuálne.
Typické nomenklatúra prípadov sa zostavuje pre organizácie, ktoré sú svojou povahou a štruktúrou homogénne, stanovuje pre ne štandardnú skladbu prípadov, jednotnú indexáciu týchto prípadov a je normatívnym dokumentom. V týchto organizáciách možno použiť štandardnú nomenklatúru prípadov bez toho, aby sa v nej robili zmeny alebo doplnky, pričom sa uvádzajú iba názvy organizácií a štrukturálnych divízií.
Približné nomenklatúra vecí stanovuje približnú skladbu vecí otvorených v kancelárskej práci organizácií, ktoré sú homogénnym charakterom svojej činnosti, ale odlišnou štruktúrou a majú odporúčací charakter.
Na zostavenie sa používa štandardná a približná nomenklatúra prípadov individuálne nomenklatúra záležitostí, ktoré by mala mať každá organizácia.
Ak existuje štandardná nomenklatúra, nadpisy prípadov z nej sa úplne prenesú do individuálnej. Nadpisy môžu byť špecifikované s prihliadnutím na špecifiká činností organizácie. Z približnej nomenklatúry prípadov sa vyberú názvy tých prípadov, ktoré sa tvoria v konkrétnej organizácii. Zároveň sa niektoré prípady uvedené v približnej nomenklatúre môžu kombinovať alebo oddeľovať v závislosti od objemu dokumentácie alebo špecifík práce danej organizácie. Lehoty uchovávania pre prípady uvedené v štandardnej alebo približnej nomenklatúre sa bez zmien prenášajú do individuálnej nomenklatúry.
V malých organizáciách, ktoré nemajú štrukturálne členenie, sa zostavuje jedna nomenklatúra prípadov, čo je systematický zoznam všetkých prípadov otvorených v organizácii počas kalendárneho roka. Vo veľkých organizáciách sa nomenklatúra zostavuje pre každú štrukturálnu jednotku, potom sa spája zhrnutie nomenklatúry.
Nomenklatúra záležitostí organizácie by však nemala predstavovať mechanické spojenie nomenklatúr záležitostí štrukturálnych divízií. Pri jeho zostavovaní sa vyjasňujú otázky duplicity dokladov, t.j. identifikujú sa druhy dokumentov vytvorených v organizácii vo viacerých kópiách, určia sa miesta uloženia originálu a kópií a podľa toho sa nastaví lehota uloženia. Upravujú sa nadpisy obsahujúce podobné skupiny dokumentov.
Nomenklatúra prípadov je multifunkčný dokument, ktorý sa používa na rôzne účely:
1) používa sa ako klasifikačná schéma pri vytváraní prípadov;
2) určuje dobu uchovávania dokumentov;
3) slúži namiesto súpisu vecí ako účtovný doklad pri vkladaní vecí do archívu s dobou uloženia do 10 rokov vrátane; slúži ako podklad na zostavovanie súpisov spisov s dobou uloženia nad 10 rokov a trvalé;
4) má referenčnú hodnotu pri štúdiu štruktúry organizácie.
Indexovanie prípadu
Pre praktické využitie nomenklatúry prípadov majú veľký význam symboly priradené prípadom – indexy prípadov. Ak je organizácia malá a nemá štrukturálne časti, jej nomenklatúra sa zostavuje podľa výrobnej alebo funkčnej schémy. V tomto prípade bude indexom prípadu jeho poradové číslo v nomenklatúre: 01, 02, 03 atď.
V konsolidovanej nomenklatúre index každého prípadu obsahuje symbol štruktúrnej jednotky a sériové číslo prípadu v rámci štruktúrnej jednotky. Napríklad index prípadu 02-03 znamená, že prípad bol vytvorený v štruktúrnej jednotke, ktorej bol priradený index „03“, a v nomenklatúre prípadov tejto jednotky je názov prípadu očíslovaný „02“ (02 ). Indexácia štruktúrnych jednotiek musí byť konštantná a z roka na rok sa musí opakovať. Prípady prevodu sa do nomenklatúry zapisujú zakaždým pomocou rovnakého indexu.
Indexácia dokumentov spočíva v priradení konvenčných digitálnych (niekedy alfanumerických) označení - indexov, ktoré sa poskytujú dokumentom pri registrácii a označujú miesto prípravy, čas vyhotovenia a uloženia dokumentov. Povinným prvkom indexu je sériové registračné číslo v rámci toku dokumentov, ktoré sa zvyčajne eviduje na jeden rok. V súlade s cieľmi vyhľadávania môže byť poradové číslo doplnené o index podľa nomenklatúry vecí, ako aj ďalšie klasifikačné znaky (indexy štrukturálnych oddelení, úradníkov, korešpondentov, prevádzkových záležitostí, druhov dokumentov a pod.). Zložky registratúrneho indexu sú od seba oddelené lomkou, napr.: 356/01,134/02/03-10.
K registračnému sériovému číslu dokumentov je najčastejšie pripojený nomenklatúrny index, pretože hlavnou schémou klasifikácie dokumentov v kancelárskej práci je nomenklatúra prípadov.
Základom indexovania nomenklatúr prípadov je zoznam alebo zoznam štruktúrnych divízií s indexmi alebo symbolmi, ktoré sú im priradené. K indexu stavebnej jednotky sa pridáva číslo prípadu podľa nomenklatúry prípadov v rámci stavebnej jednotky, napr.: 05-15, kde 05 je index stavebnej jednotky (zvyčajne sa zhoduje s poradovým číslom stavebnej jednotky). jednotka podľa personálnej tabuľky), 15 je číslo prípadu podľa nomenklatúry. Vhodnosť prípadov číslovania v rámci jednej štruktúrnej jednotky sa vysvetľuje tým, že sa tak dosiahne najväčšia stabilita čísel. Vznik nových prípadov alebo zníženie počtu prípadov v jednej štruktúrnej jednotke, vznik alebo likvidácia štruktúrnych jednotiek (a následne prípadov) nemá vplyv na indexáciu prípadov iných štruktúrnych jednotiek.
Jednou zo súčastí registračného systému sú klasifikátory, ktoré sú vyvinuté s prihliadnutím na potreby inštitúcie na vyhľadávanie dokumentov.
Ak neexistuje nomenklatúra prípadov, pri prideľovaní registratúrneho indexu sa používa klasifikátor štruktúrnych jednotiek, za ktorým spravidla nasleduje postupnosť štruktúrnych jednotiek podľa personálnej tabuľky. Napríklad: služba správy kancelárie - 01; plánovacie a finančné oddelenie - 02; Oddelenie marketingu a reklamy - 03; obchodné oddelenie - 04; personálne oddelenie - 05; právne oddelenie - 06; účtovníctvo - 07; administratívno-ekonomické oddelenie - 08.
Inštitúcie často vyvíjajú digitálne klasifikátory úradníkov, zvyčajne manažéra a jeho zástupcov, napríklad: generálny riaditeľ - 01; finančný riaditeľ - 02; obchodný riaditeľ - 03; Námestník generálneho riaditeľa pre administratívne a ekonomické otázky - 04.
Vďaka tejto štruktúre indexovania je možné za registratúrnym indexom určiť, kto dokument recenzoval a do ktorej štruktúrnej jednotky bol odoslaný na vyhotovenie. Napríklad: 346/02/07, kde 346 je poradové číslo došlého listu, 02 je index finančného riaditeľa, 07 je index účtovného oddelenia.
Používanie registrov úradníkov pri registrácii sa odporúča v prípade vytvárania spisov (predovšetkým korešpondencia podpísaná vedením) v štrukturálnych oddeleniach.
Umiestnenie registračného čísla dokumentu ako súčasti jeho indexu sa môže líšiť v závislosti od toho, aký dokument sa registruje - iniciatívny vstup alebo iniciatívny deň voľna. Registrácia dokumentov odoslaných z iniciatívy sa líši od registrácie vstupných dokumentov iniciatívy iba v dvoch ohľadoch: prvky registračného indexu sa píšu v opačnom poradí a index úradníka je index osoby, ktorá dokument podpísala.
Takže pri registrácii odchádzajúceho dokumentu z podnetu sa najprv zadá evidenčné číslo so skupinou došlých dokumentov podnetu (napríklad 1034), potom index úradníka - autora uznesenia (napríklad 02), potom index štrukturálnej jednotky, do ktorej je dokument odoslaný na vykonanie (napríklad 06 ), a po vykonaní dokumentu - druhá časť indexu - index prípadov podľa nomenklatúry (napríklad 14). Úplný registračný index bude vyzerať takto: 1034/02/06-14.
Pri registrácii odchádzajúceho dokumentu z iniciatívy sa dokument najskôr označí indexom prípadu podľa nomenklatúry (napríklad 05-12), potom indexom úradníka, ktorý dokument podpísal (napríklad 01), a evidenčným číslom. pre skupinu iniciatívnych odchádzajúcich dokumentov (napríklad 960). V tomto prípade bude úplný registračný index vyzerať takto: 05-12/01/960.
Administratívne dokumenty (vyhlášky, rozhodnutia, príkazy, príkazy), ako aj niektoré interné dokumenty (protokoly, akty) majú v rámci roka (od januára do decembra) len poradové číslo.
Len vo vzdelávacích inštitúciách môžu byť interné dokumenty očíslované podľa akademického roka.
V niektorých prípadoch sa môžu použiť písmenové prípony.
Pri evidencii odvolaní občanov sa poradové číslo dopĺňa o prvé písmeno priezviska žiadateľa.
Napríklad: D-23. S-12.
Registrácia dokumentov s obmedzeným prístupom zahŕňa pridanie zodpovedajúcej značky do registra, napríklad: 235/01-05DSK.
Aby bolo možné rozlíšiť skupiny zákaziek podľa personálu, každému typu je možné priradiť index písmen. Indexový systém je vyvíjaný personálnymi službami s prihliadnutím na špecifiká registrácie a tvorby objednávok v danej inštitúcii. V prípade objednávok na personál (o prijatí, preložení, prepustení, práci na čiastočný úväzok zamestnancov inštitúcie, o finančnej pomoci, o povýšení zamestnancov) sa čísla zvyčajne pridávajú písmenom „K“ (personál) alebo „ OS“ (personál), napríklad: č. 145-K, č. 68-OS. Ak sa objednávky na stimuly vedú samostatne, pridá sa písmeno „C“ (stimuly), napríklad: № 47-3. Príkazy na udelenie dovolenky môžu mať tento index písmen: č. 83-Ot., cestovné príkazy - č. 54-B, inkasné príkazy - č. 5-S.
Na dokumentoch, ktorých autormi sú viaceré organizácie, sú indexy autorov označené lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori (zľava doprava). Napríklad registračný index spoločnej objednávky troch inštitúcií bude: 356/501/231.
Evidencia dokumentov sa vykonáva tak, že sa zapíše registračný index a dátum registrácie a následne sa potrebné informácie o dokumente zapíšu do registračných kontrolných formulárov (RCF) – registračných kariet alebo registračných denníkov. V praxi sa na evidenciu došlej a odoslanej dokumentácie používajú dva registračné formuláre: registračná karta a denníky dokumentov.
Registrácia do registračných kariet sa zvyčajne vykonáva vo vládnych inštitúciách s objemom toku dokumentov nad 600 dokumentov ročne. Registračné karty sa tlačia na papier zavedených formátov (na manuálnu registráciu) alebo sa vypĺňajú pomocou počítača. Evidenčný lístok musí obsahovať tieto údaje o evidovanom dokumente: dátum registrácie, údaje o korešpondentovi, dátum prijatia a index dokumentu (pri došlých dokumentoch), stručný obsah dokumentu, informáciu o uznesení alebo komu bol dokument zaslaný. , poznámka o vyhotovení listiny a pod.
V organizáciách s objemom toku dokumentov do 600 dokumentov ročne je povolená registrácia dokumentov v časopisoch. V tomto prípade sa prichádzajúce doklady, odchádzajúce a interné doklady evidujú v samostatných denníkoch. Obsah údajov v registračných denníkoch, došlých a odoslaných a interných dokladoch je podobný obsahu údajov v registračných a kontrolných kartách. S malým množstvom dokumentácie môžu byť tieto protokoly uchovávané niekoľko rokov.
Pri registrácii sú všetky dokumenty rozdelené do niekoľkých skupín, z ktorých každá musí byť evidovaná samostatne: prichádzajúce dokumenty, odchádzajúce dokumenty, interné dokumenty atď.
Prichádzajúce a odchádzajúce dokumenty majú evidenčné čísla. Evidenčné číslo dokumentu pozostáva z poradového čísla, ktoré môže byť doplnené o abecedné alebo digitálne číslo štruktúrneho celku, číslo veci podľa nomenklatúry vecí, kód dokumentu, dopisovateľ, vykonávateľ a pod. zložky evidenčného čísla sú od seba oddelené lomkou alebo spojovníkom. Evidenčné číslo došlých dokumentov sa zadáva v poradí: poradové evidenčné číslo, číslo prípadu podľa nomenklatúry vecí (index dokumentov). Napríklad evidenčné číslo prijatého listu: č. 182/06-14, kde 182 je poradové číslo listu v registračnom poli písmen; 06-14 - index prípadov podľa nomenklatúry prípadov.
Indexovanie dokumentov -- ide o pripevňovanie ich sériových (evidenčných) čísel a potrebných symbolov pri registrácii s vyznačením miesta ich vyhotovenia (zloženia) a uloženia. Index došlého, odoslaného a interného dokumentu spravidla pozostáva z indexu vecí podľa nomenklatúry vecí a evidenčného čísla dokumentu. Indexy administratívnych dokumentov a protokolov sú ich evidenčné čísla, ktoré sa prideľujú samostatne v rámci každého druhu dokumentu. Evidenčné číslo odosielaných listov sa zadáva v opačnom poradí.
Poradové číslovanie sa vykonáva v rámci úradného roka, ktorý zodpovedá kalendárnemu roku - od 1. januára do 31. decembra. Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí podľa autorov dokumentu.
Evidencia dokladov je zaznamenanie účtovných údajov o doklade v predpísanej forme, zaznamenanie skutočnosti jeho vzniku, prijatia alebo odoslania.
Účelom evidencie je vykonávanie účtovníctva, kontrola vyhotovenia dokladov a ich vyhľadávanie. Registrácia dokumentov zahŕňa riešenie takých problémov, ako sú:
Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov;
Organizácia polí na vyhľadávanie informácií.
Pomocou registračných formulárov môžete získať informácie o prijatí a odoslaní dokumentov, ich umiestnení, termínoch atď.
Mnohé dokumenty vytvorené v inštitúciách a organizáciách nadobúdajú právnu silu až po ich registrácii. Napríklad príkaz nadobudne platnosť a začne pôsobiť až od okamihu jeho registrácie. List zaslaný organizáciou sa stáva oficiálnym, len ak má odchádzajúce registračné číslo; priradenie registračného indexu k prichádzajúcemu dokumentu je zaznamenaním skutočnosti jeho prijatia a stanovenia zodpovednosti organizácie za jeho vykonanie alebo použitie informácií v ňom obsiahnutých.
REGISTRAČNÉ PRAVIDLÁ
Dokumenty, ktoré vyžadujú zaznamenanie, vykonanie a použitie na referenčné účely, podliehajú registrácii. V kancelárskej práci personálnej služby sa vytvárajú dokumenty, ktoré sa evidujú, aby mali právnu silu (objednávky, listy, poznámky atď.). Väčšina evidenčných polí v správe personálnych záznamov je vytvorená za účelom evidencie obzvlášť cenných dokumentov (pracovné knihy, osobné spisy, cestovné potvrdenia a pod.).
Dokumenty sú evidované v samostatných skupinách v závislosti od typu dokumentu, počtu dokumentov rovnakého typu, autora a obsahu. Napríklad pri registrácii v akejkoľvek organizácii sú objednávky pre zamestnancov priradené k samostatným poliam. Pri veľkom objeme týchto dokumentov sa však dajú rozdeliť podľa kritéria doby skladovania do dvoch polí - objednávky pre personál (doba skladovania 75 rokov) a objednávky na dovolenky, služobné cesty, penále, clo (doba skladovania 5 rokov) . Je možná evidencia podľa jednotlivých typov: príkazy na prijatie, príkazy na prevod, príkazy na prepustenie atď. V rámci každého prideleného poľa je dokumentom pri registrácii pridelené poradové číslo a registračný index.
Došlé dokumenty sa evidujú dňom prijatia, odchádzajúce a interné dokumenty sa evidujú dňom podpisu. Telegramy a faxy sa registrujú v čase prijatia a okamžite sa prenášajú adresátovi.
INDEXÁCIA DOKLADOV POČAS REGISTRÁCIE
Indexácia dokumentov je priradenie dokumentu pri registrácii sériového (evidenčného) čísla a potrebných symbolov, ktoré umožňujú určiť štrukturálnu jednotku alebo úradníka, ktorý je autorom dokumentu, a miesto jeho uloženia. Indexy sa používajú pri vyhľadávaní, zaznamenávaní a systematizácii dokumentov. Registračné indexy na prichádzajúcom dokumente sú umiestnené v dolnom poli, na výstupných a interných - v hlavičke dokumentu.
Registračný index pozostáva z poradového čísla dokumentu v rámci zvoleného poľa a symbolov, napríklad skupiny dokumentov alebo štruktúrnej jednotky, indexu prípadu podľa nomenklatúry. Registračný index sa počas roka neopakuje a predstavuje hlavný vyhľadávací prvok dokumentu.
V indexoch sú označenie poľa a sériové číslo navzájom oddelené pomlčkou alebo lomkou. Napríklad 145-LS alebo 145/LS, kde 145 je poradové číslo dokladu v registrovanom poli, LS je označenie zákaziek pre personál.
Index administratívnych dokumentov spravidla pozostáva z poradového čísla priradeného dokumentu do jedného roka.
Malé organizácie zvyčajne používajú jednoduchý systém indexovania - k číslu objednávky sa pridávajú písmenové indexy „K“ (personál) alebo „LS“ (personál). Keďže objednávky pre personál sa vydávajú, evidujú a uchovávajú oddelene od objednávok na hlavné činnosti, v tomto prípade ich indexy pomáhajú odlíšiť od objednávok na hlavné činnosti.
Viaceré personálne služby evidujú dlhodobé skladové objednávky s indexom „LS“ a krátkodobé objednávky s indexom „K“.
Veľké personálne služby vyvíjajú systém indexovania, ktorý nastavuje rôzne označenia písmen pre rôzne personálne objednávky. Napríklad index „K“ sa pridáva k počtu objednávok na pohyb personálu (príjem, presun, prepustenie). Ale s veľkým počtom zamestnancov a rôznymi kategóriami personálu (špecialisti, manažéri, pracovníci, zamestnanci) je potrebné okrem počiatočného indexu „K“ vyvinúť aj symboly objednávok pre každú kategóriu personálu.
Vytvorenie systému indexovania dokumentov je dosť individuálny postup a je určený pravidlami registrácie dokumentov prijatými v konkrétnej organizácii a závisí predovšetkým od počtu vydaných objednávok. Vo veľkých organizáciách, kde sa počet personálu pohybuje v tisícoch, a teda aj počet personálnych objednávok bude veľmi významný a každý typ personálnej objednávky bude vytvorený a zaregistrovaný v samostatných štrukturálnych jednotkách personálnej služby, je to je vhodné vytvoriť systém indexov, ktoré budú rozlišovať jednotlivé typy objednávok. Napríklad "P" - objednávky na prenájom, "PR" - objednávky na prenájom pracovníkov, "PS" - na prenájom špecialistov (inžinierov); “K” - služobné cesty, “KV” - interné služobné cesty a pod. V tomto prípade by mal byť systém indexovania zakotvený v pokynoch o vedení evidencie personálnej služby.
Indexy sa umiestňujú na prichádzajúce dokumenty (okrem príloh), na odosielané dokumenty (okrem príloh) a ich kópie, ktoré zostávajú v súboroch organizácie, na interné dokumenty a prílohy k nim.
12. Koncepcia a požiadavky na nomenklatúru personálnej služby.
Nomenklatúra vecí je systematický zoznam názvov vecí zapísaných do spisovej služby organizácie s uvedením lehôt uloženia, vyhotovený v predpísanej forme1.
V tejto definícii by ste mali venovať pozornosť skutočnosti, že nomenklatúra prípadov by mala:
Zabezpečte systematizáciu všetkých dokumentov:
Buďte pripravení v súlade s pravidlami existujúcimi v normatívnych a metodických dokumentoch Federálneho archívu. Nomenklatúra prípadov sa vyvíja s cieľom:
Zabezpečenie poriadku v procese podávania dokumentov v prípadoch (t. j. vybavovanie prípadov);
účtovanie počtu prípadov otvorených v štrukturálnej jednotke (a organizácii ako celku) za rok;
Indexácia prípadov;
Vyhotovovanie inventúrnych súpisov pri odovzdávaní dokladov trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia do archívu;
Účtovanie dočasného (do 10 rokov) uloženia dokumentov v archíve dokumentov.
Pri vypracovaní špecifického názvoslovia spisov využívajú regulačné dokumenty Spolkového archívu, upravujúce metodiku zostavovania a spracovania spisového materiálu a štandardný zoznam dokumentov s uvedením lehôt uloženia okrem toho aj číselníky spisov za predchádzajúce roky poskytnúť výraznú pomoc pri zostavovaní nomenklatúry súborov na ďalší rok.
Existujú tri typy nomenklatúr prípadov:
Štandard (stanovuje zloženie prípadov otvorených v kancelárskej práci podobných organizácií a je normatívnym dokumentom),
Približný (stanovuje približné zloženie prípadov otvorených v správe záznamov organizácií, na ktoré sa vzťahuje, s uvedením ich indexov a má poradný charakter),
Individuálna nomenklatúra záležitostí konkrétnej organizácie.
Na zostavenie individuálnej nomenklatúry prípadov sa používajú štandardné a približné číselníky prípadov; Z nich sa hlavičky prípadov a obdobia uchovávania dokumentov prenášajú bez zmien do nomenklatúry jednotlivých prípadov.
Nomenklatúru prípadov zostavuje na konci kalendárneho roka útvar správy spisov organizácie a nadobúda účinnosť v januári nasledujúceho roka.
Nomenklatúra záležitostí personálnej služby je časťou všeobecnej nomenklatúry; jej projekt pripravuje jeden zo zamestnancov a podpisuje vedúci služby. Služba správy záznamov organizácie môže vykonať zmeny a úpravy pripraveného projektu (upresniť názvy prípadov, lehoty uloženia a pod.).
Nomenklatúra záležitostí organizácie je replikovaná v požadovanom počte kópií Jej prvá kópia je uložená v službe správy kancelárie, druhá je používaná službou správy kancelárie ako pracovná kópia, tretia je umiestnená ako účtovný doklad v kancelárii správy. archív organizácie, štvrtý je v štátnom archíve, ktorého zdrojom je daná organizácia .
Po schválení všeobecnej nomenklatúry vecí z nej personálna služba dostane výpis, ktorý je podkladom pre tvorbu dokladov v prípadoch počas celého kalendárneho roka. Zoznam skriniek je umiestnený vedľa regálu (police, skrine, trezory), na ktorom sú debny uložené a slúži celoročne na zakladanie dokumentov (formovanie debničiek).
Zoznam záležitostí organizácie je zostavený analogicky s inými internými dokumentmi a má tieto podrobnosti:
Názov spoločnosti,
Názov typu dokumentu (zoznam súborov),
Vývojová stránka
Platnosť.
Na pravej strane je schvaľovacia lišta. Nomenklatúra záležitostí organizácie a štrukturálnej jednotky sa líši zložením detailov, ich umiestnením a dizajnom.
Informácie o nomenklatúre prípadov sú uvedené vo forme tabuľky:
Index prípadu (1), Názov prípadu (2), Počet úložných jednotiek (3), Doba uloženia prípadu a počet článkov v zozname (4), Poznámka (5) - názov nadpisov. Pod nimi je napísané: „Názov sekcie“
Názvy sekcií nomenklatúry záležitostí organizácie budú názvami štrukturálnych jednotiek umiestnených v poradí zodpovedajúcom personálnej tabuľke alebo schválenej štruktúre. Po štruktúrnych členeniach by mali byť názvy verejných organizácií usporiadané podľa dôležitosti.
Ak organizácia nemá štrukturálne členenie, nomenklatúra prípadov sa zostavuje podľa výrobno-odvetvového alebo funkčného systému; názvy jej úsekov sú určené obsahom riadiacich funkcií a oblastí činnosti organizácie.
Tabuľka v hotovej nomenklatúre musí byť vyplnená, s výnimkou stĺpca 3, ktorý sa vypĺňa na konci kalendárneho roka, keď je zrejmé, koľko dokumentov bolo vo veci odložených. Ak počet dokumentov s trvalou a dlhodobou dobou uloženia (nad 10 rokov) presiahne 250 strán, potom sa spis rozdelí na zväzky (časti) a informácie o tom sa zaznamenajú do stĺpca 3.
V stĺpci 4 treba okrem doby uloženia každého spisu uviesť aj čísla článkov podľa zoznamu.
urobte všeobecný odkaz na jej názov a tiráž. Ak sa okrem štandardného zoznamu použila štandardná alebo približná nomenklatúra prípadov, legislatívne akty alebo regulačné dokumenty, podľa ktorých boli stanovené lehoty uchovávania prípadu, mal by existovať odkaz na tieto dokumenty.
Ak sú v nomenklatúre hlavičky prípadov obsahujúce dokumenty, ktorých lehotu uloženia neustanovuje štandardný alebo rezortný zoznam dokumentov, potom ich lehotu na uloženie ustanoví odborná overovacia komisia (EPC) príslušnej archívnej inštitúcie na odporúčanie rezortu. archív a organizácie ústrednej odbornej komisie (ÚVK) alebo odbornej komisie (EK). V tomto prípade je vedľa a doba skladovania označená príslušnou odbornou komisiou.
názvoslovie, personálna služba uvádza: názvy zoznamov dokumentov s ich lehotami uloženia, používané pri určovaní lehôt uloženia spisov; robí si poznámky:
O založení podniku;
Prechodné záležitosti;
Výber puzdier na zničenie;
Osoby zodpovedné za vytváranie prípadov;
Prenos prípadov do inej organizácie na pokračovanie. Na konci kalendárneho roka personálna služba organizácie
na konci číselníka vecí sa vyplní záverečný záznam o počte otvorených vecí (zväzkov, častí), samostatne na trvalé a dočasné uloženie. Záverečný záznam a informácie v stĺpci 3 „pracujú“ na splnení účtovnej funkcie číselníka prípadov. Informácie obsiahnuté v záverečnom zázname nomenklatúry o záležitostiach organizácie sa nevyhnutne hlásia rezortnému archívu, o čom sa v nomenklatúre urobí poznámka s uvedením funkcie osoby, ktorá nótu urobila, jej podpisu a odpisu podpisu. . Forma konečného zápisu do zoznamu záležitostí organizácie je jednotná.
Názvoslovie spisov organizácií, ktoré ukladajú dokumenty na uloženie, sa dohodne s archívnym ústavom najmenej raz za päť rokov. Častejšie (bez ohľadu na načasovanie jeho schválenia) sa to musí robiť, ak došlo k zásadnej zmene vo funkciách, oblastiach činnosti alebo organizačnej štruktúre organizácie. V tomto prípade sa zoznam prípadov zostaví, dohodne a schvaľuje nanovo.
Schválená kópia spisového názvoslovia je dokladom trvalého uloženia a je zaradená do nomenklatúrnej časti služby vedenia úradu.
Špecifická nomenklatúra prípadov by mala poskytovať názvy prípadov pre všetky dokumenty vytvorené v rámci činností organizácie (prichádzajúce, odchádzajúce, interné), ako aj:
Na zoskupovanie dokumentov označených ako „Na úradné použitie“ (DSP), „Dôverné“, „Obchodné tajomstvo“ a referenčné súbory, denníky (knihy) na zaznamenávanie vydaných dokumentov a účtovanie pracovných kníh, služobných ciest, osvedčení atď.;
Prípady dočasných orgánov, ktorých dokumenty slúžia ako právny základ na potvrdenie právomocí
organizácia alebo ukončenie jej činnosti (napríklad záležitosti likvidačnej komisie organizácie sú zahrnuté v zozname záležitostí likvidovanej organizácie);
Prípady zrušených organizácií, ktorých právnym nástupcom je organizácia, nie sú vybavované papierovaním. Záhlavia tlačených publikácií (bulletiny, sadzobníky, referenčné knihy) nie sú zahrnuté v zozname prípadov.
Nadpisy prípadov, ktoré sa nevyriešia do jedného roka, sú „prechodné“ a sú zahrnuté v zozname prípadov organizácie na nasledujúci rok s rovnakým indexom. V nomenklatúre spisov personálnej služby medzi takéto prípady patria osobné spisy, pracovné knihy a účtovné denníky (knihy).
13. Koncepcia a požiadavky na tvorbu prípadov v personálnej službe.
Vytváranie prípadov sa zvyčajne nazýva zoskupovanie dokumentov do prípadov v súlade s nomenklatúrou prípadov a systematizáciou listín v prípadoch.
Základom pre tvorbu prípadov je nomenklatúra prípadov – jej prítomnosť tento proces značne uľahčuje, pretože tento dokument stanovuje zloženie otváraných prípadov a ich nadpisy a stanovuje vedecky podložené doby uchovávania regulované vnútroštátnymi regulačnými dokumentmi. Ale samotná prítomnosť aj kvalitnej nomenklatúry prípadov nepomôže kompetentne formulovať prípady, ak ten, kto je za to zodpovedný, nepozná regulačné požiadavky na vytváranie prípadov.
Je potrebné dodržiavať existujúce pravidlá pre formovanie prípadov, pretože ich implementácia:
Umožňuje rýchlo vyhľadávať dokumenty;
Umožňuje racionálne vytváranie puzdier a ich kompaktné skladovanie, čím šetrí náklady na vykonávanie tejto operácie;
Urýchľuje a uľahčuje konečné spracovanie spisov pred ich odovzdaním do archívu, znižuje mzdové náklady na predarchívne spracovanie dokumentov;
Uľahčuje skúmanie hodnoty dokumentov, ich výber na ďalšie uloženie alebo zničenie;
Zabezpečuje bezpečnosť dokumentov, pretože vylučuje možnosť trvalého uloženia dokumentov do súborov s dočasnými lehotami uloženia;
Je to jedna z oblastí ochrany organizačných informácií, ktorá zabraňuje neoprávnenému prístupu k dôverným aj iným vlastníckym informáciám;
Umožňuje vám kontrolovať dostupnosť a umiestnenie dokumentov.
Prípad (primárny komplex) sa považuje za zbierku dokumentov týkajúcich sa jedného problému alebo oblasti činnosti a umiestnených v samostatnom obale (registrátor alebo viazač).
Práca na formovaní puzdier pozostáva z nasledujúcich operácií
Usporiadanie dokumentov do šanónov (skriniek) a zakladanie dokumentov;
Usporiadanie dokumentov v súboroch v určitom poradí;
Dizajn krytu puzdra.
Prvé dve operácie sa vykonávajú denne. Kryty sa navrhujú pri začatí podnikania a po skončení roka. Na konci kalendárneho roka pripravujem na personálnom oddelení toľko priečinkov na ďalší rok, koľko prípadov je uvedených v číselníku. Indexy sa prenášajú na chrbát priečinkov.
Prípad sa považuje za otvorený po uložení prvého vyhotoveného dokumentu do zložky.
Základné požiadavky na vytvorenie prípadov sú nasledovné:
1. Pri vytváraní prípadov je potrebné ukladať dokumenty iba v prípadoch ustanovených nomenklatúrou v súlade s nadpismi v nej ustanovenými. Preto jednou z povinných podmienok zostavenia nomenklatúry je zahrnúť do nej všetky dokumenty organizácie (štrukturálnej jednotky). Ak sa v priebehu roka v organizácii objavia dokumenty, ktoré nie sú uvedené v nomenklatúre, tvoria sa do samostatných súborov. Na tento účel je na konci zoznamu prípadov zvykom uvádzať prípady s konvenčným názvom „Rezerva“.
2.Dokumenty sa ukladajú do súborov až po ich vykonaní. e. konečné riešenie problémov v nich uvedených. Písomnosť musí obsahovať poznámku o vyhotovení a odoslaní písomností do spisu, čo je jedna z požadovaných náležitostí. Ak neexistuje žiadny dokument preukazujúci plnenie, mal by obsahovať zhrnutie plnenia.
Ak existuje dokument odpovede, do dolného poľa exekútor ručne napíše: „K spisu č...“, pripojí dátum a svoj podpis.
V medzisektorových normatívnych dokumentoch stanovujúcich postup ukladania dokumentov [je zakázané ukladať do spisov nesplnené dokumenty čakajúce na odpoveď alebo dokumenty označené ako „vratné“. V procese generovania dokumentov sa kontroluje správnosť dokumentov - prítomnosť a pravosť podpisov úradníkov, dátumy, registračné indexy, poznámky o vyňatí spod kontroly a výkonu.
3.Dokumenty sa zakladajú do spisov v deň ich vyhotovenia.
4.Dokumenty je možné ukladať do súborov so všetkými prílohami a doplnkovými materiálmi súvisiacimi s riešením tejto problematiky. Ak je však objem týchto dokumentov veľký, je možné vytvárať samostatné súbory s dokumentmi a súbory s prílohami k nim. Napríklad: príkazy oddelene od dôvodov ich vydania, protokoly oddelene od rozhodnutí.
5.Doklady o lehotách trvalého a dočasného uloženia sa tvoria do samostatných súborov. Na základe tohto pravidla je zvykom formovať do samostatných súborov originály a kópie, výročné a štvrťročné správy, ako aj dokumenty rovnakého účelu (napríklad administratívne), ale rôznych nominálnych hodnôt (druhov) a lehôt uloženia - objednávky a inštrukcie.
6. Nemalo by byť dovolené zakladať dve alebo viac kópií toho istého dokumentu do spisov: zahlcujú sa tým spisy nepotrebnými dokumentmi, spôsobuje to dodatočný čas strávený hľadaním dokumentov a neoprávnene zvyšuje objem uložených dokumentov. Výnimkou môžu byť len tie kópie dokumentov, ktoré majú akékoľvek uznesenia, značky, víza, ktoré dopĺňajú obsah prvej kópie dokumentu.
7. Každé puzdro by nemalo obsahovať viac ako 250 listov (30-40 mm). Hrubšie puzdrá sú nepohodlné na použitie. Ak sa do spisu zakladá väčší počet dokumentov, treba ho rozdeliť na zväzky (časti). Prípad pozostávajúci z niekoľkých zväzkov musí mať spoločný názov a index prípadu s pridaním čísla zväzku.
8. Prípady sa tvoria za kalendárny rok. Výnimkou sú takzvané pohyblivé prípady, ktoré obsahujú dokumenty o problémoch, ktoré neboli vyriešené do jedného roka. V personálnych službách medzi takéto spisy patria osobné spisy zamestnancov, účtovné knihy a knihy jázd.
V rámci každého prípadu musia byť dokumenty systematizované, pretože postupnosť usporiadania dokumentov v rámci prípadu určuje rýchlosť vyhľadávania dokumentov pri ich operatívnom ukladaní a získavanie informácií o postupe pri riešení konkrétneho problému. Množstvo informácií o priebehu a riešení jednotlivých problémov navyše závisí od splnenia požiadavky na systematizáciu dokumentov v rámci prípadu. Oddelenie vzájomne súvisiacich dokumentov pre rôzne prípady skomplikuje podpisovanie potrebných informácií. Základný princíp systematizácie dokumentov v prípadoch je chronologický. V tomto prípade sú dokumenty usporiadané podľa dátumu, počnúc najskorším a končiac posledným, dodržanie tohto pravidla zabezpečuje, že dokumenty v spise sú umiestnené v priamom chronologickom poradí, čo je povinné pri odovzdávaní dokumentov do archívu.
