Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать. Фрилансер: как организовать свой день

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о планировании рабочего дня.

Сегодня вы узнаете:

1. Зачем планировать свой рабочий день;
2. Кому это необходимо;
3. Как правильно планировать рабочий день.

Планирование рабочего дня

В 21 веке ритм жизни заметно ускорился и продолжает набирать обороты. Если раньше для того, чтобы быть успешным, требовалось выполнять один объем работы, то сейчас для достижения успеха нужно выполнять намного больше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если гнаться за выполнением всех повседневных задач, которые каждый день подкидывает нам жизнь, времени совсем не остается.

Планирование рабочего дня — инструмент, который помогает не только эффективно использовать рабочее время, но и сокращать его. Это не банальный список дел, который нужно выполнить в строгой очередности. Планирование — способность выбирать, что нужно сделать, почему и когда.

Именно поэтому грамотное планирование не только структурирует все, что вы делаете за день, но и освобождает ваше время. В первую очередь нужно выполнять самые главные дела — это главное правило . Каждому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что включает в себя планирование

Планирование рабочего времени включает в себя:

• Расстановку приоритетов.
• Выбор важных задач.
• Поиск лучших путей их решения.
• Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что требует внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос нужно просто проигнорировать. Время и информация стали намного ценнее, чем раньше, и распаляться на то, что не дает результат — бессмысленное дело.

Выбор важных задач — почти то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного рабочего дня. Вы выбираете, что принесет важный результат, что нужно сделать срочно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — очень важный пункт. При планировании вы должны учитывать не только то, что сделаете, но и то, как это лучше всего сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально быстро и качественно.

Работа со свободным временем также должна входить в план работы. У вас освободилось 2 часа в день, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно приложить усилия к развитию собственного проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Каждый, кто хоть раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой по желанию» (вроде такси), прекрасно понимает важность расстановки дел в течение дня. Но, к примеру, большинство офисных работников не считают нужным планировать свой рабочий день.

На самом деле, главная причина планирования рабочего дня — повышение собственной эффективности. Если вы прислушаетесь к собственному организму, то сможете понять, что какие-то дела вам даются лучше в одно время, а какие-то — в другое. К примеру, звонки в другие компании вам удобнее совершать после обеда, так как вы уже проснулись, но еще не успели устать, а монотонная работа быстрее выполняется вечером, поэтому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование рабочего дня учитывает не только базовые элементы решения задач, но и личные предпочтения каждого человека. Тайм-менеджмент был сделан не для того, чтобы навязать всем один и тот же шаблон высокоэффективной работы. Вы должны подстраивать свои задачи под особенности своего организма.

Организация и планирование своего рабочего дня позволяют вам делать большее за меньшее количество времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать свой рабочий день

Планировать свой рабочий день должен уметь каждый человек. Так вы сможете экономить время и будете более эффективно работать. Но есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

. Самый недисциплинированный работник — фрилансер. У него нет четкого графика, а о том, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Именно поэтому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, очень важно планировать свой рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — два дня, и если тянуть до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Бизнесмены . Здесь все практически так же, как и во фрилансе. Особенно если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно отдыхать дома, когда ваши сотрудники работают, но с другой — такой подход неизбежно окажется провальным. На Западе среди бизнесменов процветает культ трудоголизма. Там считают, что если ты не работаешь 60 часов в неделю, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители . Руководитель не всегда будет бизнесменом. Владелец компании может не принимать активного участия в делах своей фирмы, но её директор берет на себя ответственность за работу целого механизма. Именно поэтому лидеры средних и крупных компаний должны эффективно использовать свое время, ведь от их решений зависит будущее компании в долгосрочной перспективе. Планирование рабочего дня руководителя — способ наиболее эффективно распределить своё время между стратегически важными задачами.

Методы планирования рабочего дня

Методов правильного планирования рабочего дня может быть много. Но один из самых эффективных — Матрица Эйзенхауэра . Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

1. Квадрат А — Срочные и важные дела.
2. Квадрат В — несрочные и важные дела.
3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А почти всегда должен оставаться пустым. При грамотном планировании все важные дела должны оседать в квадрате В и выполняться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это важные дела, которые помогут вам достичь вашей цели. Сюда включают все дела, которые нужно выполнить в течение 1 рабочего дня.

Квадрат С означает срочные и неважные дела, которые нужно передать на выполнение другим лицам. Яркий пример срочных, но неважных дел — позвонить потенциальному клиенту. Это может сделать сотрудник, вам лучше сосредоточиться на других делах.

Квадрат D, означает, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают позитивных эмоций и в принципе не нужны. В этот квадрат стоит записывать все бесполезные идеи.

Такое разделение дел по их важности и срочности позволяет вам понимать, чему нужно уделить внимание в течение рабочего дня, а о чем можно благополучно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в повседневной жизни. Если вы хотите учить английский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Но если вы хотите учить испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно благополучно забыть.

Правила планирования времени рабочего дня

Существует несколько правил того, как нужно эффективно вести свой рабочий день. Для удобства, разобьем день на 3 части:

• Начало рабочего дня.
• Основной рабочий процесс.
• Завершение.

Утро — самый важный этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, будет зависеть ваше настроение, психологический настрой и работоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся следующие:

• Позитивный настрой. Если просыпаться каждый день с мыслью о том, что ненавидишь свою работу, продуктивность будет снижаться. Постарайтесь начинать утро с приятных мыслей.
• Старайтесь не «раскачиваться». Вы замечали за собой, что после того, как вы поднимаетесь утром, вам нужно еще 30 — 40 минут на то, чтобы окончательно прийти в себя? Это время, которое не стоит терять. Сразу после пробуждения примите душ, заварите кофе и вместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
• Неспешный завтрак и путь на работу. Начинать день без спешки очень важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете позволить себе плотный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позже и вставайте раньше.
• Ключевые задачи. Большинство успешных бизнесменов склонны утверждать, что самые важные задачи необходимо решать утром. Как говорится «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы совсем не хотите браться. Сделайте его утром, и позитивный настрой от того, что «лягушка съедена», сохранится на весь день.

Основной рабочий процесс состоит из следующих задач:

• Решайте неотложные задачи. Важно понимать, что если в течение рабочего дня на вас свалилось какое-то неотложное дело, не нужно переключать все внимание исключительно на него. Сначала надо понять, важное оно или нет. Если важное, то нужно немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение другому человеку.
• Соблюдайте сроки. Каждый день вы должны устанавливать себе примерные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать всё до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — проанализировать показатели, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
• Порядок на рабочем месте. Это неявный, но очень важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет постоянно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то посторонний документ, вы можете начать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
• Не следуйте импульсам. Это самое важное. Есть некоторые триггеры, которые заставляют вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сможете легко упустить рабочий настрой.
• Группируйте рутину. Это очень важно. Если вам нужно сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько мелких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете выполнять другое задание. Постоянно переключаясь с рутины на активную деятельность, вы сможете сделать гораздо больше.

Завершение рабочего дня основано на следующих принципах:

• Доделывайте необходимое. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их лучше всего доделывать в течение рабочего дня, а квадрат «важное и срочное» держать всегда пустым.
• Сверяйте результаты с планом. Все что вы сделали за день, нужно сравнить с задуманным. Если вы только начали планировать свой рабочий день, то небольшие отклонения от плана будут в порядке вещей. Старайтесь, чтобы их было как можно меньше.
• Составляйте план на следующий день. Лучше всего это делать по завершении предыдущего рабочего дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, но при этом важно составить реальную программу дел.

Если вы руководитель, то в течение рабочего дня должны плотно работать со своим секретарем.

Помните, что все это общие советы. Они не учитывают ваши индивидуальные особенности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не утром — это ваше право. Если вы предпочитаете делать большое и сложное дело последним, и это никак не влияет на ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование рабочего дня должно быть индивидуальным.

Основные ошибки при планировании рабочего дня

Несмотря на то, что практика тайм-менеджмента прочно оседает в нашей жизни, большинство людей совершают типичные ошибки, когда планируют свой рабочий день. Вот несколько из них.

Ошибка 1. Неправильная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам о том, что мы должны выполнять важные дела. Но многие люди могут легко перепутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и важные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, требующие немедленного вмешательства.

Важно помнить, что вы должны расходовать силы исключительно на то, что вам важно в данный момент времени. Работать на перспективу следует, когда дела можно отложить и грамотно их распланировать.

Ошибка 2. Слишком много времени уделяется мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему в первую очередь надо делать «базу», а только потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он гласит, что 20% усилий дают 80% результата. То есть, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим небольшой пример. Вам нужно запустить рекламную кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним ключевые слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Но если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то потратите значительно больше сил. Все это нужно будет сделать, но уже после начала рекламной кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на личные дела.

У каждого человека должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться своим хобби, то это плохое планирование собственного дня. Планировать рабочее время важно не только потому, что оно позволяет делать больше. Оно дает возможность заниматься без спешки тем делом, которое вам по душе.

александра савина

Возможность работать из дома - в пижаме, по удобному расписанию, без необходимости два раза в день ехать в офис в переполненном транспорте - кажется многим пределом мечтаний. На практике всё не так радужно и работа на диване, увы, подходит не всем: если в окружении других людей у вас больше мотивации и вы оказываетесь продуктивнее, чем в одиночестве, возможно, стоит выбрать традиционный офис. Но даже если вы уверены, что это ваш вариант, подводных камней не избежать - рассказываем, как их обойти.

Установите чёткое расписание

Работа из дома далеко не всегда означает меньший объём дел по сравнению с офисом - даже несмотря на то, что вы не тратите время на дорогу. Скорее всего, придётся установить собственное расписание, чтобы укладываться в сроки. Хорошая новость в том, что необязательно придерживаться стандартной схемы «с девяти до пяти»: если вы продуктивнее вечером, ничто не мешает вам начинать в два или, например, разбивать день на несколько блоков, когда вам нужно куда-то съездить. Главное - придерживаться намеченного плана, и тогда приниматься за дела будет легче.

Боритесь с отвлекающими факторами

Не забывайте общаться с коллегами и начальством

Если вы не работающий независимо от других фрилансер, а часть команды, вам нужно быть в курсе дел компании и понимать, как обстоят дела с общими проектами. Для тех, кто работает из дома, это может быть непросто: часть вопросов коллегам быстрее и привычнее обсудить вслух, а о каких-то важных объявлениях вам просто могут забывать рассказать. В такой ситуации обязанность следить за обстановкой частично ложится на вас: почаще говорите с коллегами и начальством и узнавайте, как дела, чтобы не выпасть из процесса.

Продумайте питание

Ещё один важный момент, о котором стоит задуматься, если вы решили трудиться из дома, - питание. Все, кто хоть раз оставался на целый рабочий день в собственной квартире, знают, как велика вероятность провести его вместе с чаем и печеньками, или постоянно отрываться от дел, чтобы ещё раз заглянуть в холодильник. Помните, что дома вы сами решаете, какая еда окажется у вас на тарелке, - это касается и основных приёмов пищи, и перекусов.

Чтобы ограничить количество подходов к холодильнику, можно попробовать заводить будильник или ставить в смартфоне напоминания о том, что пора сделать перерыв (на обед или чтобы перекусить). Это лучше, чем есть прямо у компьютера: за работой можно незаметно съесть больше, чем хотелось бы, и так сложнее обращать внимание на вкус еды.

Ещё одна проблема - выкроить время на обед и приготовление еды (делать это прямо посреди рабочего дня? А когда мыть посуду?). Выход есть: можно, например, в выходные готовить ланчи на неделю вперёд, а можно выходить пообедать рядом с домом - то, что вы не в офисе, не значит, что вы не можете позволить себе перерыв.

Избегайте изоляции

Многих от работы дома отваживает потенциальное одиночество: вариант, когда за целый день у вас получается поговорить только с собственным котом, подходит не всем. Даже если вам комфортно трудиться одному, полной изоляции всё равно стоит избегать - иначе есть шанс незаметно для себя перестать выходить из квартиры. Не забывайте общаться с людьми вне мессенджеров и периодически отправляться на прогулки, чтобы размяться и подышать свежим воздухом. Для разнообразия можно попробовать коворкинги или работу в кафе.

Организуйте рабочее пространство

Для того чтобы быстрее настроиться на рабочий лад, эксперты советуют выделить специальную зону. Просто сидеть на диване с ноутбуком и собакой недостаточно, а вот отдельной поверхности вполне хватит - главное, чтобы вы ощущали, что начинается новый этап дня, когда вы поднимаетесь из-за стола. «Выделяя чёткое пространство, я выстраиваю границы между работой и домом. Когда я в своём кабинете, я не думаю о доме. Когда я в домашней зоне, я не думаю о делах», - говорит Вирджиния Гинзбург, владелица компании Swell Strategies, которая занимается бизнес-консультациями и коучингом.

По той же причине тем, кто трудится из дома, часто советуют переодеваться из пижамы в «рабочую» одежду. Это, конечно, не значит, что за компьютером обязательно сидеть в пиджаке - можно выбрать любую, в которой вам будет комфортно.

Разберитесь с домашними делами

Многие считают, что работа из дома поможет им успевать в два раза больше - выполнять рабочие задачи, а параллельно заниматься хозяйственными делами. Но, скорее всего, всё будет наоборот: если вы пытаетесь решить серьёзный вопрос, домашние обязанности будут только отвлекать - как минимум потому, что вы не сможете сосредоточиться на чём-то одном. Хотя, конечно, можно попробовать найти баланс - например, обдумывать проект, пока загружаете стиральную машинку, или делать перерывы на механические задачи. Главное помнить, что в рабочее время именно работа должна оставаться в приоритете - и что успеть всё и сразу невозможно.

Попросите всех оставить вас в покое

Если вы дома не одни, количество отвлекающих факторов только повышается - вспомните историю профессора Роберта Келли, который давал интервью BBC в прямом эфире, когда в кабинет неожиданно забежали его дети. Чтобы не оказаться в такой же ситуации, попробуйте провести более чёткие границы: да, фактически вы дома, но это не значит, что родные и соседи могут обращаться к вам по любому несрочному вопросу или что вы всегда можете прерваться на получасовой разговор по телефону. Рабочие часы - это рабочие часы, не важно, где вы находитесь.

Не работайте сутки напролёт

Этот пункт особенно непросто даётся тем, кто, даже выходя из офиса, не может перестать проверять рабочую почту. Некоторые эксперты считают , что избавиться от трудоголизма тем, кто трудится на дому, сложнее, чем победить недостаток мотивации. Если это ваш случай, выстраивайте чёткие границы - иначе вы можете сами не заметить, как просидите за таблицей с десяти утра до поздней ночи. Можно придумать специальный ритуал, который поможет понять, что работа закончилась, например сделать круг по двору - выгулять собаку или пройтись просто так.

Вконтакте

Одноклассники

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные…

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждая из нас способна сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем» ), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата , удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни .

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них — синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик» ).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, вы можете изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным .

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и … ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает.

Большинство людей обычно работают не с максимальной производительностью, а в довольно расслабленной манере. Но если вы действительно заботитесь о результатах, а не просто стараетесь быть «занятым», нужно на все 100% включаться в работу и полностью отключаться после.

Здесь работает тот же принцип, что и с тренировками. Чтобы добиться максимальных результатов, лучше заниматься меньше, но интенсивнееEffect of exercise training intensity on abdominal visceral fat and body composition . , а потом обязательно выделить время на отдых и восстановление. Так же и с работой.

Лучшие результаты обычно приходятся на короткие интенсивные интервалы работы по 2–3 часа. Только в это время нужно полностью сосредоточиться и ни на что не отвлекаться.

Любопытно, но необычные решения чаще приходят в голову не тогда, когда мы сидим на работе, а когда мы «восстанавливаемся». Например, во время одного исследования только 16% опрошенных сказали, что творческие идеи посещают их на рабочем местеCharacterizing reflective practice in design . . Обычно новые идеи возникают во время отдыха или в дороге.

Пока мы едем на машине или идём по улице, внешние стимулы вызывают в нашем подсознании разные мысли и воспоминания. Мы перескакиваем с одной мысли на другую, находясь между прошлым, настоящим и будущим. В таком состоянии мозг устанавливает связи и подыскивает , которыми мы занимались до этого.

Так что, когда вы «работаете», будьте на работе. А когда «не работаете», не думайте о ней. Давая себе время на восстановление, вы сделаете даже больше, чем при непрерывном труде.

2. Не тратьте первые три часа впустую

Первые три часа после того, как вы начали день, - самое ценное время для продуктивности.

Во-первых, наш мозг (а именно его префронтальная кора) особенно активен и готов к творческой деятельности непосредственно после пробужденияMorning-evening variation in human brain metabolism and memory circuits . . Пока мы спали, наше подсознание работало, устанавливая временные и контекстуальные связи.

Во-вторых, после ночного отдыха у нас больше запасов энергии и силы волиThe Physiology of Willpower: Linking Blood Glucose to Self-Control . . А в течение дня сила воли истощается и мы испытываем усталость от принятия решений.

Мы часто слышим совет начинать утро с тренировки, но это подходит не всем. Кого-то интенсивная физическая нагрузка с утра может не зарядить энергией, а наоборот, оставить без сил.

Лучше всего для продуктивного начала дня сразу после завтрака потратить несколько минут на медитацию и записи в дневнике.

Запишите цели и планы на день, а также всё, что приходит вам в голову. Это поможет упорядочить мысли.

Потом приступайте к работе. Не заходите в социальные сети и в электронную почту, сразу беритесь за главное. Через три часа непрерывной работы мозгу потребуется перерыв. Теперь как раз идеальное время для занятий спортом. После тренировки ещё на несколько часов вернитесь к работе.

Конечно, не у всех есть возможность жить в таком распорядке. Главное, старайтесь следовать таким правилам.

• Чтобы больше успеть за утро, вставайте на несколько часов раньше обычного, а после обеда ложитесь подремать.
• Используйте правило «90 - 1», то есть первые 90 минут каждого рабочего дня занимайтесь своей .
• Планируйте все встречи и совещания на вторую половину дня.
• В первые три часа работы не проверяйте соцсети и почту. Утро нужно потратить не на потребление, а на создание чего-то.

3. Ведите сбалансированный образ жизни

Сбалансированная жизнь - это ключ к продуктивности.

То, чем вы занимаетесь вне работы, так же важно для продуктивности, как и то, что вы делаете непосредственно на рабочем месте.

Множество исследований подтверждают, что продуктивность повышается у тех, кто регулярно занимается спортом. Ведь мозг - это такой же орган, как и другие. А если весь организм здоров, то и мозг работает лучше.

Даже то, что мы едим, влияет на нашу способность концентрироваться на работе. А хороший сон вообще неотъемлемый компонент продуктивности (кстати, спаться будет гораздо лучше, если рано вставать и усердно работать).

Кроме того, многие психологи считают, что для продуктивности и творчества также необходима «игра». Психиатр Стюарт Браун, например, написал об этом целую книгу . Он убеждён, что игра положительно влияет на наше мышление, улучшая память и концентрацию, развивая математические способности, творческий подход к решению проблем и даже социальные навыкиThe cognitive benefits of play: Effects on the learning brain . .

4. Слушайте музыку на повторе

Психолог Элизабет Хельмут Маргулис считает , что прослушивание музыки на повторе помогает нам сосредоточиться. Когда мы слушаем одну и ту же песню, мы обычно «растворяемся» в ней, а это не даёт нам отвлекаться и витать в облаках (это полезно делать после работы).

Таким трюком пользуются, например, основатель WordPress Мэтт Мулленвег, писатели Райан Холидей и Тим Феррис. Попробуйте и вы.

Например, с помощью сайта Listen On Repeat можно на повторе слушать треки с YouTube. А на сайте Brain Music есть специальные подборки звуков для концентрации, медитации и отдыха.

В юности я часто попадала в одну и ту же неловкую ситуацию. Представьте: субботним вечером прогуливаемся мы с приятным молодым человеком, и всё вроде бы хорошо, но тут происходит ужасное...

Он берёт меня за руку и говорит: «Давай в следующий раз встретимся в четверг, часов в пять?» У меня начинается паника: ну как можно планировать какую-то несчастную прогулку аж на неделю вперёд?

Ведь в мире и так полным-полно фиксированных событий, которые от нас не зависят: графики учёбы и работы, расписание различных учреждений, время восходов и закатов, в конце концов! Да, вполне вероятно, что в четверг получится встретиться. Но возможно, что и нет. Может быть, к четвергу у меня появятся более важные дела, или просто захочется посидеть дома с книжкой, вместо того чтобы куда-то идти.

Юношей всё это порядком раздражало, а сама я начинала подозревать, что «со мной что-то не так». Мне пришлось ещё несколько лет (по большей части, безуспешно) бороться со своей «странностью», прежде чем выяснилось, что я - просто-напросто иррационал. С тех самых пор вопрос организации продуктивной жизни иррационала остаётся для меня неизменно актуальным. Частично я уже затрагивала эту тему в статье и сегодня хочу её продолжить.

Для начала давайте разберемся, кто такие иррационалы и кого можно отнести к этой прекрасной, но непростой категории.

Считается, что впервые типологию по шкале «рациональность-иррациональность» ввёл Карл Юнг. В настоящее время можно найти много разных определений этого термина, как в серьёзной психологической литературе, так и в многочисленных интернет-статьях. Здесь же я хочу привести объяснение, которое в своё время услышала от университетского преподавателя. Оно совсем не научное, но, на мой взгляд, очень простое и понятное.

Источник: Flickr.com

Иррационал - это тот, кто решил сделать в квартире уборку, пошёл в чулан за пылесосом, увидел, что там перегорела лампочка, поехал в магазин за новой, в итоге, вместо лампочки купил акварель и весь вечер рисовал.

Важно иметь в виду, что иррациональность - это психологическая характеристика, которая ни в коем случае не является синонимом неорганизованности или, тем более, нелогичного мышления. Утверждать, что все иррационалы - ленивые, вечно опаздывающие и безответственные люди с отсутствием логики, было бы в корне неверно.

Главная особенность иррационального мышления, важная с точки зрения тайм-менеджмента, - быстрое переключение внимания, которое, в свою очередь, обуславливает нестабильную производительность и, при отсутствии должного самоконтроля, создает проблемы с концентрацией.

Я вывела три простых принципа, которые помогают мне продуктивно организовывать свой рабочий день с учётом иррациональных особенностей.

1. Необходимое разнообразие

Иногда я сама попадаюсь в эту ловушку. Я представляю себе идеальный день, когда восемь часов кряду буду работать над каким-нибудь «великим делом». Чёрта с два. Анализ дней, посвящённых одному приоритету, показал, что фактически над «великим делом» я работаю примерно столько же, сколько и в обычные дни, когда помимо него я выполняю кучу других задач.

«Великое дело» занимает ровно столько времени, сколько мозг способен обрабатывать его на максимальной мощности. Попытки заставить себя работать на спаде мозговой активности выливаются в напрасно потраченное время и сомнительные результаты, которые, в итоге, всё равно придётся переделывать. (Примеры из серии «завтра сдавать диплом, а у меня конь не валялся» в расчёт не беру, поскольку считаю такие ситуации крайне нездоровыми и старательно отучаю себя от подобного).

Единственный случай, когда получается посвятить целый день одному делу, - это работа вовсе не над чем-то великим, а, наоборот, над достаточно нудной рутинной задачей, не требующей какого-то нестандартного подхода и творческих способностей. Вот здесь действительно можно «закусить удила» и целый день заниматься неприятной задачей, чтобы выполнить план на месяц вперёд и в ближайшее время о ней вообще не вспоминать.

Что касается любых других функций, требующих интеллектуальных усилий, - внутридневной потенциал иррационала ограничен и нестабилен.

Например, рационал может запланировать учить по одному экзаменационному билету в час и более-менее придерживаться этого графика. Иррационал же, с большой долей вероятности, выучит за первый час три билета, а потом ещё два часа будет думать о судьбах человечества, готовить кулинарный шедевр, болтать по телефону - в общем, заниматься чем угодно, кроме подготовки к экзамену. И причина вовсе не в лени или неорганизованности, просто так работает иррациональный мозг: он быстро включается в работу, быстро разгоняется и достигает пика производительности, но спустя какое-то время он точно так же быстро теряет интерес.

Знание и признание этой особенности - первый шаг на пути повышения продуктивности иррационала. Пока мы стараемся загнать себя в рамки «нормы», получается только хуже: мы теряем огромное количество времени в непродуктивных метаниях, терзаниях и прокрастинации.

Вместо этого нужно просто признать, что эффективно заниматься одним делом весь день не получится, и заранее запланировать себе разноплановые занятия .

Вообще, разнообразие для иррационала имеет большое значение не только во внутредневном разрезе, но и в рамках всей жизни. Поскольку каждая крупица новой информации заставляет иррациональный мозг заново пересматривать картину миру, иррационалы, как правило, генерируют больше идей, имеют более широкий круг интересов и стремятся реализоваться в большем количестве областей (по сравнению с рационалами). Когда иррационал на протяжении длительного времени упирается только в одну сферу (что, казалось бы, «правильно»), он неизбежно сталкивается с чувством неудовлетворённости и нереализованности, поскольку другие области его интересов оказываются заброшенными.

2. Контроль над раздражителями

Именно потому, что фокус внимания иррационального мозга крайне подвижен, иррационалам важно соблюдать самодисциплину. Например, когда я пишу статьи, часто возникает необходимость проверить какой-нибудь факт - правильно ли я написала фамилию учёного, верно ли указала его должность и место работы, не переврала ли что-нибудь, пересказывая его теорию...

Так вот, как только я добираюсь до места, которое нуждается проверки, возникает очень сильное желание сделать это немедленно. И в такие моменты я практически в буквальном смысле бью себя по рукам. Ведь я знаю, что как только откроется браузер, моё внимание начнёт перескакивать с одной ссылки на другую. Нужную информацию я уточню за пятнадцать секунд, но тут же объявится ещё что-нибудь интересное. В результате, вместо того чтобы дописывать статью о самоорганизации, я два часа проведу, читая об устройстве какого-нибудь самолёта, например.

То же самое касается проверки электронной почты и социальных сетей. Особенно, когда ждёшь какое-нибудь «судьбоносное» сообщение, так трудно удержаться от нажатия кнопки «обновить». Вот только практика показывает, что судьбоносные письма никогда не появляются в тот момент, когда ты их очень ждёшь, зато приходит куча других сообщений, писем и рассылок, которые отъедают огромные куски драгоценного внимания. Есть обманчивое ощущение, что несколько минут за проверкой почты или соцсетей помогают нам немного разгрузить мозг, расслабиться и отвлечься, на самом деле это ведёт только к лишнему переутомлению и рассеиванию внимания, а также требует дополнительных усилий, чтобы вернуть себя в колею.

Кстати, произвольное внимание действительно поддаётся тренировке и со временем «прокачивается».

После того как я сознательно начала работать над этим и стала запрещать себе отвлекаться во время работы, моя концентрация на задачах в принципе улучшилась. Например, если теперь во время чтения книги (то есть во время отдыха, а не работы - это важно) меня посещает какая-то мысль, которую нужно срочно проверить в Интернете, я спокойно открываю браузер, читаю то, что нужно, и закрываю его. Раньше в подобной ситуации я могла бы перечитать весь Интернет.

Конечно, многое зависит от специфики деятельности. Я знаю, что есть работы, требующие постоянно быть онлайн и мгновенно отвечать на любое сообщение. Я сама несколько лет работала по такому принципу и успела оценить все аспекты. Самое поразительное - что подобные системы изначально позиционируются как высокопродуктивные, хотя на практике эффективность работников только снижается, когда их постоянно дёргают.

Исходя из своего опыта, могу сказать, что чаще всего с криками «пожар-пожар!» и «срочно-срочно!» прибегают именно те коллеги, которые сами не могут адекватно спланировать свою деятельность. В результате, рушится рабочий процесс всех людей, завязанных в проекте. А сколько раз было, когда к вам прибегали с криком «срочно-срочно!», вы всё бросали и принимались за спасение мира, а через полчаса, когда работа была в самом разгаре, вам вдруг сообщали, что «решили сделать всё по-другому»? Об этом очень хорошо написала Яна Франк в книге «Муза и Чудовище» . Что касается именно электронной почты, рекомендую почитать книгу Тима Ферриса про четырехчасовую рабочую неделю , в которой автор рассказывает, как проверять электронную почту буквально пару раз в неделю.

3. Гибкая организация дня

О своей неравномерной производительности я знала с самого детства. Во времена учёбы в школе, университете или полноценной рабочей недели наблюдалась всё время одна и та же закономерность.

Утро - время максимальной продуктивности и концентрации.

Будь то работа с цифрами и анализом данных, творческие задачи или запоминание нового материала - в это время всё удаётся лучше всего. После полудня начинается спад мозговой активности. В это время хорошо выполняются рутинные задачи, но каких-то выдающихся креативных решений в этот период лучше от себя не ждать. Второй пик мозговой активности начинается ближе к вечеру, примерно часа в три-четыре.

Кстати, совсем недавно я узнала, что мои биоритмы - никакие не особенные, а вполне стандартные для среднестатистического человека, просто далеко не все их так отчётливо замечают. Так вот, если бы мне было нужно придумать себе идеальный восьмичасовой рабочий день, моё расписание было бы следующим:

• 8-12 работа,
• 12-16 обед и продуктивный отдых (прогулки, спорт, чтение),
• 16-20 работа.

Я не всегда живу по такому расписанию, в первую очередь, потому что необходимо координировать свою жизнь и работу с другими людьми. Тем не менее, если вдруг посреди дня у меня появится желание и возможность прогуляться, я сделаю это без зазрения совести, ведь это будет действительно оптимальным времяпрепровождением, которое только улучшит эффективность ближе к вечеру.

Может сложиться впечатление, что подстроиться под свою иррациональность (обеспечить разнообразие занятий, избавиться от отвлекающих раздражителей, совместить рабочие часы с периодами максимальной эффективности) могут только люди со свободным графиком. На самом деле, понимание того, как функционирует ваш мозг, может помочь даже в условиях стандартной офисной недели.

Работая в офисе, я всеми силами старалась начинать свой рабочий день как можно раньше. Таким образом, я увеличивала период максимальной эффективности на работе, и, разогнавшись с утра, было легче поддерживать заданный темп после обеда, когда мозговая активность естественным образом снижалась. Судя по всему, коллеги не замечали разницы в моей продуктивности, но для меня это было очевидно: насколько быстро мозг «летает», когда я прихожу на работу в 7-30, и с каким «скрипом» работает, когда я начинаю с 10-00.

Вообще, я не согласна с распространённым мнением, что для иррационала идеально быть свободным художником, который сам решает, когда ему вставать и ложиться, когда работать и отдыхать и т.д. Это не так, поверьте иррационалу.

Слишком много свободы в большинстве случаев - ничем не лучше её полного отсутствия. Чем больше в жизни неопределённости, тем больше вариантов развития событий придумывает наш мозг. Учитывая, что иррациональный мозг и без того находится в беспрерывном процессе генерации новых целей, желаний и планов, злоупотреблять этим опасно. Можно доиграться до того, что все идеи вступят в противоречие друг с другом, и мы окажемся в полном ступоре и «здравствуй, прокрастинация».

Гораздо более продуктивным я считаю формат комбинированной работы.

Это может быть стандартная офисная 40-часовая рабочая неделя, но с элементами гибкого графика. То есть, когда вам не обязательно приходить жёстко к 9 утра каждый день. При желании можно придти в 8 или 10 и уйти домой, соответственно, на час раньше или позже. Либо, когда во время аврала вы задерживаетесь, а во времена относительного затишья отгуливаете переработки и уходите пораньше.

Большим бонусом для иррационала будет возможность хотя бы иногда работать удалённо (из дома или, может быть, какого-нибудь милого европейского городка). Также, учитывая, что у каждого иррационала помимо работы есть ещё «драмкружок, кружок по фото, а мне ещё и петь охота...», лучше выбирать компании с эффективной организацией рабочих процессов и учётом рабочего времени. Работая круглыми сутками на износ, иррационал не только подорвёт здоровье (точно так же, как и рационал), но к тому же будет очень сильно опечален, что «кружок по фото» и все прочие пришлось бросить. Отсюда начинаются все страдания в стиле «а тем ли я занимаюсь?», «жизнь проходит…» и т.д.

Другой вариант - это комбинирование двух (или более) работ. Например, 20 часов в неделю вы работаете в офисе, что обеспечивает вам предсказуемый доход и возможность закрыть, так сказать, базовые потребности. А в оставшееся время занимаетесь чем-нибудь творческим - пишете тексты, оформляете свадьбы, играете в театре, рисуете картины, работаете над диссертацией и т.д.

Для стопроцентного свободного художника, этот вариант будет успешен только при продвинутом уровне самоорганизации и дисциплины. И даже если вы обладаете этими выдающимися качествами, не мешает создавать себе подспорье. Назначайте встречи с клиентами, партнёрами или просто друзьями, записывайтесь на курсы или тренировки, которые проходят по чёткому расписанию, и т.д. - такие «рёбра жёсткости» помогут, с одной стороны, сохранить достаточно пространства для свободы и творчества, а с другой - не утонуть в море собственных гениальных идей.