При отгрузке товаров со склада в целях сохранности количества и качества поставляемой продукции, создания условий для своевременной и правильной приемки ее по качеству предприятия-изготовители (отправители) обязаны обеспечить:
Строгое соблюдение установленных правил упаковки и затаривания продукции, маркировки и опломбирования отдельных мест;
Точное определение количества отгруженной продукции (веса, количества мест-ящиков, мешков, связок, кип, пачек и т.п.);
Отгрузку (сдачу) продукции, соответствующей по качеству и комплектности требованиям, установленным стандартами, техническими условиями, чертежами, рецептурами, образцами (эталонами);
При отгрузке продукции в упакованных или затаренных местах - вложение в каждое тарное место предусмотренного стандартами, техническими условиями, особыми условиями поставки, иными обязательными правилами или договором документа (упаковочного ярлыка, кипной карты и т.п.), свидетельствующего о наименовании и количестве продукции, находящейся в данном тарном месте;
Четкое и правильное оформление документов, удостоверяющих качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве и т.п.), отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о качестве и комплектности продукции ее фактическому качеству и комплектности;
Четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке;
Своевременную отсылку документов, удостоверяющих качество и комплектность продукции, получателю - эти документы высылаются вместе с продукцией, если иное не предусмотрено основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами или договором;
Строгое соблюдение действующих на транспорте правил сдачи грузов к перевозке, их погрузки и крепления, а также специальных правил погрузки, установленных стандартами и техническими условиями;
Систематическое осуществление контроля за работой лиц, занятых определением количества отгружаемой продукции и оформлением отгрузочных и расчетных документов на нее,
Продукция, не прошедшая в установленном порядке проверку по качеству, а также продукция, отгрузка которой была запрещена органами, осуществляющими контроль над качеством продукции, и другими уполномоченными на то органами, поставляться не должна.
В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями, другими обязательными для сторон правилами и договором, изготовитель (отправитель) обязан при отгрузке (сдаче) продукции в упакованных или затаренных местах вложить в каждое тарное место документ, свидетельствующий о наименовании и качестве продукции, находящейся в данном тарном месте.
Отправитель обязан на каждое место составить подробный упаковочный лист в котором указывается перечень упакованных товаров, их номер по каталогу или артикул, количество, номер места, вес брутто и нетто, наименование поставщика и получателя.
Один экземпляр упаковочного листа в непромокаемом конверте вкладывается в ящик или коробку вместе с товаром. Второй экземпляр в непромокаемом конверте, покрытый жестяной или пластиковой пластинкой, прикрепляется к наружной стенке ящика или коробки. Третий экземпляр прилагается к сопроводительным документам.
Ящики или коробки нумеруются дробными числами, причем числитель будет означать порядковый номер ящика, а знаменатель-общее количество мест в партии.
Продавец несет ответственность перед покупателем за порчу товаров вследствие некачественной или ненадлежащей упаковки, а также за убытки, связанные с засылкой товаров не по адресу вследствие неполноценной или неправильной маркировки.
На основании листа комплектации и упаковочных листов печатается отгрузочная спецификация, прикладываемая к счету-фактуре.
Грузовые места подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов и технических условий.
Отгрузка товаров со склада включает операции:
Обработка заказов по наличию товаров на складе;
Отбор товаров с места хранения;
Перемещение товаров в зону комплектования заказов;
Комплектование заказов и упаковка товаров - укладка в тару, формирование грузовых мест;
Оформление упаковочных листов, закладка их в грузовые места и крепление на грузовых местах;
Закрытие грузовых мест, обтягивание их металлической или пластиковой лентой;
Маркировка грузовых мест;
Формирование грузовых модулей - пакетирование грузовых мест на поддонах;
Перемещение грузовых модулей в зону погрузки;
Оформление транспортной накладной.
Задача склада - организация эффективной деятельности. Критерии эффективности - полное или почти полное удовлетворение заказов по номенклатуре, обеспечение срочных отгрузок в течение суток за пределы области, в течение полусуток - в пределах области. Несрочные отгрузки - в срок не более 3 дней.
Поставщикам удобнее получать крупные заказы с длительными фоками поставок и регулярно. Заказчикам удобнее не иметь запасов и получать товары при конкретной необходимости сразу. Эти противоречивые устремления примиряют путем установления высоких скидок на крупные заказы с месячными и недельными сроками поставок и заметно меньших скидок - на срочные заказы. Для обеспечения равномерной загрузки персонала склада заявки подразделяются на два вида: заявки, которые не должны быть мелкими (несрочные), и заявки, которые не должны быть крупными (срочные).
Срочные заявки принимаются до 11 или 12 часов с поставкой в тот же день. Поступившие заказы немедленно обрабатывают по наличию на складе, комплектуют и упаковывают. Отгрузка по срочным (а вместе с ними, если готовы, и по несрочным) заявкам, как правило, выполняется во второй половине дня с помощью автомобилей перевозчиков или получателей.
Заявки, поступившие после 11-12 часов, выполняются на следующий день. Крупные склады практикуют круглосуточный прием срочных заявок, но срок отгрузки также фиксируется: для заявок, поступивших до 11 часов любого дня, заказ выполняется в тот же день, для поступивших после этого часа - на следующий. При этом в обоих случаях скидка остается в размере, установленном для срочных заявок. Для более удобного планирования отгрузок можно принять на вооружение практику развитых стран. Сроки отгрузок по несрочным контрактам и заказам устанавливаются в виде указания порядкового номера недели, в течение которого товар обязательно будет отгружен поставщиком. Например, если в контракте или в подтверждении заказа упомянуто, что срок отгрузки - 14-я неделя, это значит, что товар будет отгружен точно в первую неделю апреля, в один из пяти рабочий дней За рубежом даже выпускают деловые календари с нумерацией недель.
Комплектовщики или другие сотрудники склада получают лист комплектации (маршрутную карту) и производят отбор товаров с мест хранения. Комплектовочный лист необходимо печатать таким образом, чтобы перечень товаров был составлен не в алфавитном порядке, а в порядке возрастания адресов хранения. Это значительно ускоряет отбор товаров. При механизированном отборе на крупных складах груз, спакетированный на поддоне, снимается штабелером с места укладки и перемещается в зону комплектации партий товаров.
Ручная отборка при отпуске небольшого количества товаров выполняется с укладкой на ручные тележки, которые доставляют груз в зону комплектации.
На очень крупных складах применяется технология отбора товаров на складе без использования отборочного листа. Отборщик пользуется компьютерным терминалом типа ноутбук. Обмен данными между терминалом и сервером может быть организован либо посредством дискет, либо по радиоканалам. Обмен информацией по радиоканалам более оперативен и применяется в системах с высоким количеством экстренных заказов. Сервер может прерывать процесс отбора товаров по текущим заказам и потребовать выполнения приоритетного заказа.
Применение портативных терминалов позволяет проводить инвентаризации без остановки работы склада. Если отборщик закончил отбор товаров и у него имеется свободное время, то на терминале выводится задание - провести инвентаризацию товаров в определенной ячейке стеллажа в ближайшем к отборщику проходе. Использование портативных терминалов позволяет организовать учет работы каждого отборщика по производительности труда, качеству работы, использованию рабочего времени и др.
После отбора товара и выяснения возможных проблем (например, нехватки товара, требующей корректировки отгрузочных документов) партию товара упаковывают.
Взаимодействие участников процесса отгрузки
С момента заключения контракта на поставку товаров логистической службе следует выполнить целый комплекс операций по организации будущей отгрузки этих товаров со склада по конкретным специфицированным заказам.
Комплекс операций включает работу:
— со службой продаж;
— с покупателями;
— с перевозчиками;
— со службами хранения, контроля и упаковки;
— с экспедицией;
— с грузовой службой.
Службы, участвующие в отгрузке
Работа со службой реализации состоит в разработке регламента обработки заказов покупателей, форм и сроков предоставления заказов. Служба реализации должна включать информацию о регламенте, формах и сроках предоставления заказов в контракты на поставку товаров. Логистическая служба должна организовать передачу без задержек и ошибок службе продаж в день завершения отгрузок:
— информации о партиях товаров, которые сданы перевозчикам,
— физические параметры, габариты, вес, объем, вид тары и упаковки и т. д. для высылки уведомлений об отгрузке заказчикам;
— комплект товаросопроводительных документов для выставления счетов.
Работа с покупателями — на доконтрактной стадии и после заключения контрактов логистическая служба должна согласовывать и уточнять с покупателями инструкции по отгрузке.
Работа с перевозчиками заключается в согласовании места, времени и способа погрузки партий товаров, а также порядка сдачи груза по количеству мест и весу, состава сдающих и принимающих комиссий, форм документов, подписываемых при сдаче-приемке, порядка предъявления претензий, сопровождения грузов.
Организация сопровождения грузов включает следующие обязательные моменты:
— резервирование площадей для временного размещения груза в ожидании погрузки;
— планирование технических средств и рабочей силы для погрузки;
— организация, при целесообразности, перевозок собственным транспортом или использование услуг партнеров-перевозчиков;
— контроль фактических сроков погрузки и отправления партий товаров;
— контроль прохождения грузов по маршруту доставки — через известные пункты в пути следования, пункты перевалок на другие виды транспорта, погранпункты и таможни;
— контроль получения оригиналов всех необходимых транспортных документов.
Работа со службой хранения заключается в разработке процессов отбора и комплектации товаров, контроле исполнения и корректировке технологии отбора.
Работа со службой контроля количества и качества отгружаемой продукции состоит в разработке инструкций по контролю, последовательности операций, подготовке документации, порядка действий при обнаружении отклонений.
Работа со службой упаковки состоит в согласовании методов выбора изготовителей упаковки и тары, методов организации процессов упаковки при отгрузках.
Работа с грузовой службой заключается в разработке графиков работ, ремонтов техники, в согласовании необходимой технологии перемещения грузовиков при прибытии под погрузку, состава рабочих бригад для погрузки отправляемых партий и для перемещения грузов.
Проектирование процессов отгрузки
Обеспечение отгрузки
Отгрузка товаров в полном соответствии с контрактами по количеству, качеству и комплектности — ответственная процедура, небрежное исполнение которой приводит к недостачам, повреждениям, некомплектности или снижению качества товаров. Вследствие обнаружения недостатков получатели предъявляют поставщикам претензии и арбитражные иски. Поэтому организация отгрузки заказанных товаров, как и любой логистической операции, должна быть тщательно разработана.
Элементы обеспечения отгрузки:
— набор оптимально необходимых площадей для комплектации, упаковки, погрузки товаров;
— комплект оптимально необходимых оргтехники, машин и оборудования для комплектации, упаковки, погрузки товаров, приборов и оборудования для контроля качества товаров;
— условия договоров: вид тары и упаковки, стандартные количества в одной упаковке, грузовые модули, согласование способов транспортировки и перевозчиков, информация об отгрузках и т. д.;
— технология грузообработки;
— технологические инструкции для процессов отбора, комплектации, упаковки и погрузки различных товаров;
— структура и алгоритмы бизнес-процессов управления отгрузкой;
— методики проверки качества товаров;
— компьютерные программы;
— должностные инструкции, квалификационные требования для специалистов, участвующих в отгрузке;
— формы документов, получаемых в результате отгрузки;
— положения о подразделениях, участвующих в отгрузке;
— управление: приказы, распоряжения, положения, указания, контроль исполнения, поощрения, наказания;
— планирование: планы продаж, планы грузооборота, планы работ, графики работ, отпусков, дежурств.
В практике существуют варианты обработки отгружаемых товаров:
— отгрузка товаров по контрактам с длительными сроками поставок, установленными договорами;
— отгрузка товаров на условиях “точно в срок” по утвержденным графикам;
— срочные отгрузки по срочным заказам;
— отгрузки внутри предприятия.
Самые трудные в организации — срочные отгрузки. Запланированные отгрузки и регулярные отгрузки на условиях “точно в срок” позволяют оптимизировать использование техники и рабочей силы.
Требования к компьютерной системе
При помощи компьютерной системы необходимо:
— автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;
— построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;
— объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;
ВНИМАНИЕ! Описанный ниже бизнес-процесс является типовым. По необходимости он может гибко настраиваться под потребности Заказчика.
Базовый бизнес-процесс Системы, обеспечивающий передачу изделий на склад готовой продукции, организован следующим образом:
I. Менеджер по Заказу или ответственный сотрудник производственного подразделения:
- Формирует в Системе документ для передачи изделий на склад готовой продукции по установленной форме. Документ содержит построчный список всех передаваемых изделий с указанием их наименований, содержащих, при необходимости, указание на особые условия (например, наличие доп. испытаний перед сдачей на склад готовой продукции), обозначений и заводских номеров, без указания цен. На его основании в Системе автоматически формируется соответствующий документ.
- Используя средства Системы, уведомляет ответственного сотрудника финансового/планового отдела о передаче документа для установки в нем цен (себестоимости), и ждет ответного уведомления о готовности.
- Получив уведомление о заполнении цен, формирует и распечатывает форму МХ-18 (на передачу готовой продукции в места хранения), которую подписывает и передает в отдел Снабжения.
- После получения уведомления о необходимости установки цен в документе «Оприходование товаров» заполняет в этом документе цены (себестоимость) и контролирует их актуальность.
- Используя средства Системы, уведомляет менеджера по Заказу о завершении установки цен.
Базовый бизнес-процесс Системы, обеспечивающий отгрузку изделий со склада готовой продукции, организован следующим образом:
I. Менеджер по отгрузкам готовой продукции:
- Получает от менеджера по Заказу список отгружаемых изделий с заводскими номерами, с указанием номера Заказа, и при необходимости, номера спецификации/этапа, по которым будет производиться отгрузка.
- Создает в Системе документ «Реализация товаров и услуг», в который вносит список отгружаемых изделий и заполняет необходимые реквизиты.
- Используя средства Системы, уведомляет ответственного сотрудника финансового/планового отдела о готовности документа «Реализация товаров и услуг» к установке в нем цен реализации, и ждет от него ответного уведомления о готовности.
- Получив уведомление о завершении установки цен в документе «Реализация товаров и услуг», распечатывает из него, по необходимости, формы ТОРГ-12, ТТН, Счет-фактуру и др.
II. Ответственный сотрудник финансового/планового отдела:
- После получения уведомления о необходимости установки цен в документе «Реализация товаров и услуг» заполняет в этом документе цены реализации и контролирует их актуальность.
- Уведомляет менеджера по отгрузкам готовой продукции о завершении установки цен.
Модуль "Управление Отгрузками готовой продукции" предназначен для решения следующих задач:
Обеспечение ведения первичных документов складского учета;
При формировании первичных документов складского учета (Передачи товаров в места хранения, документов реализации, перемещений товаров и т.п.) в Системе используются базовые инструменты и функции 1С:Управление Торговлей (1С:УТ).
Анализ состояния отгрузки готовых изделий по Заказу и их наличия в свободном остатке.
В результате, в Системе ведется обособленный учет (согласно требованиям ISO 9000) по каждому изделию с заводским номером, что позволяет обеспечить его прослеживаемость на всех этапах его жизненного цикла, в том числе, возвратов на гарантийные и негарантийные ремонты.
Процессы жизненного цикла программных средств Автор неизвестен
5.2 Процесс поставки
5.2 Процесс поставки
Процесс поставки состоит из работ и задач, выполняемых поставщиком. Процесс может быть начат с решения о подготовке предложения в ответ на заявку на подряд, присланную заказчиком, или с подписания договора и вступления с заказчиком в договорные отношения по поставке системы, программного продукта или программной услуги. Процесс продолжается определением процедур и ресурсов, необходимых для управления и обеспечения проекта, включая разработку проектных планов и их выполнение посредством поставки системы, программного продукта или программной услуги заказчику.
Поставщик управляет процессом поставки на проектном уровне в соответствии с процессом управления (подраздел 7.1), который конкретизируется в данном процессе; определяет инфраструктуру для данного процесса в соответствии с процессом создания инфраструктуры (подраздел 7.2); адаптирует данный процесс к условиям проекта в соответствии с процессом адаптации (приложение А) и управляет процессом поставки на организационном уровне в соответствии с процессами усовершенствования (подраздел 7.3) и обучения (подраздел 7.4).
Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ:
1. подготовка;
2. подготовка ответа;
3. подготовка договора;
4. планирование;
5. выполнение и контроль;
6. проверка и оценка;
7. поставка и закрытие договора.
Из книги Процессы жизненного цикла программных средств автора Автор неизвестен6.1 Процесс документирования Процесс документирования является процессом формализованного описания информации, созданной в процессе или работе жизненного цикла. Данный процесс состоит из набора работ, при помощи которых планируют, проектируют, разрабатывают,
Из книги Информационная технология ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ ПРОГРАММНОГО СРЕДСТВА автора Автор неизвестен6.7 Процесс аудита Процесс аудита является процессом определения соответствия требованиям, планам и условиям договора. Данный процесс может выполняться двумя любыми сторонами, участвующими в договоре, когда одна сторона (ревизующая) проверяет другую сторону
Из книги ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВСТРОЕННЫХ СИСТЕМ. Общие требования к разработке и документированию автора Госстандарт России7.1 Процесс управления Процесс управления состоит из общих работ и задач, которые могут быть использованы любой стороной, управляющей соответствующим процессом(ами). Администратор отвечает за управление продуктом, проектом, работами и задачами соответствующего
Из книги Взлёт 2006 12 автора Автор неизвестен7.3 Процесс усовершенствования Процесс усовершенствования является процессом установления, оценки, измерения, контроля и улучшения любого процесса жизненного цикла программных средств.Список работ. Данный процесс состоит из следующих работ:1. создание процесса;2. оценка
Из книги Взлёт, 20013 №11 автора7.4 Процесс обучения Процесс обучения является процессом обеспечения первоначального и продолженного обучения персонала. Заказ, поставка, разработка, эксплуатация и сопровождение программных продуктов в значительной степени зависят от квалификации персонала.
Из книги автора8.1 Процесс документирования 8.1.1 Общие положения Процесс документирования должен быть выполнен в два этапа в последовательности, представленной на рисунке 1 в затененных прямоугольниках. Поэтапные работы не выполняются одновременно. На отдельных этапах работы могут
Из книги автораС.6 Номенклатура поставки По окончании проекта должны быть поставлены следующие объекты:a) 500 переплетенных копий руководства;b) электронная копия всей документации на дискетах емкостью 1,44 Мбайт, диаметром 3,5 дюйма в формате DEF 3.0 (пригодная для распечатки документации на
Из книги автора Из книги автора Из книги автора7.4 Процесс интеграции Объектный компьютер, исходный код и объектный код, полученные в процессе кодирования ПО, используют при редактировании связей и загрузке с целью создать интегрированную
Из книги автора8 Процесс верификации ПО Верификация ПО обеспечивает техническую оценку всех средств разработки ПО, в том числе и результатов верификации ПО. Верификацию ПО выполняют в соответствии с Планом верификации ПО (12.3) и Планом квалификационного тестирования ПО (12.4), которые
Из книги автора6 Процесс планирования ПО 6.1 Цели процесса планирования ПО Назначение процесса планирования ПО состоит в том, чтобы определить методы создания такого ПО, которое позволит реализовать системные требования и обеспечить уровень качества, соответствующий требованиям
Из книги автора7.2 Процесс проектирования ПО Требования верхнего уровня к ПО уточняют далее в процессе проектирования ПО одной или несколькими итерациями, чтобы разработать архитектуру ПО и требования нижнего уровня, которые могут быть непосредственно использованы для получения
Из книги автора7.3 Процесс кодирования ПО В процессе кодирования ПО на основании архитектуры ПО и требований нижнего уровня создают исходный код.Разработчик должен разработать и зарегистрировать исходный код ПО, соответствующий каждому модулю ПО в проекте ЭКПО. Реализация ПО должна
Из книги автораПоставки Ил-76 в Китай задерживаются Одна из наиболее проблемных тем российско-китайского военно-технического сотрудничества в этом году была связана с выполнением контракта на поставку в эту страну крупной партии военно-транспортных самолетов Ил-76 и
Из книги автораЗавершены поставки Су-30МК2 в Индонезию Нынешней осенью успешно завершилось выполнение контракта на поставку шести двухместных многоцелевых истребителей Су-30МК2 в Индонезию. Он был заключен «Рособоронэкспортом» с Минобороны Индонезии в декабре 2011 г. Исполнителем
Стадии производства
В цикле расширенного воспроизводства различают три стадии:
o заготовка (поставка);
o производство;
o сбыт (реализация).
Эти три процесса тесно связаны между собой, они создают непрерывный кругооборот хозяйственных средств.
Процесс поставки (заготовки)
Относят к начальному процесса кругооборота хозяйственных мероприятий, когда осуществляется обмен денег на товар, путем приобретения у поставщиков предметов труда и других средств, необходимых для производства продукции.
Объектами проверки процесса заготовки является приобретение материальных ценностей и других средств, данные по определению себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, процесс расчетов с поставщиками.
Процесс производства
Является основной фазой кругооборота хозяйственных средств. На этом этапе происходит создание материальных благ, а также использование заготовительных ценностей. Предметы труда изнашиваются за один цикл, средства труда используются в течение нескольких лет и переносят свою стоимость на созданную продукцию в форме износа.
Стоимость вновь созданного продукта, который называют национальным доходом, заметно отличается от стоимости отдельных видов сырья, как правило, оказывается выше, поскольку включает в себестоимость не только сырье и материалы, но и заработную плату и другие расходы. Объектами контроля в этом случае будут затраты на производство продукции, определяющие ЕЕ себестоимость, количество изготовленной продукции, ее качество.
Процесс сбыта
В процессе сбыта проходит передача готовой продукции покупателям. То есть проходит процесс купли-продажи на основе составленных договоров. Договор является основным действующим документом в этом периоде деятельности. Им определены сроки поставки, объем продукции, качество. На основе этого покупатель получает товар, продавцы получают за поставленную продукцию деньги. Так сложились отношения в рыночных условиях, что стоимость поставленного товара выше себестоимости готовой продукции. Этим обеспечивается рентабельность производства функционирующих звеньев.
Объектами аудиторского контроля при этом процессе выступают: объем реализованной продукции, ее качество, расходы по реализации, полученный финансовый результат (прибыль, убыток). Кроме того, объектами контроля являются расчеты с покупателями за реализованную продукцию, расчеты с бюджетом по начисленным налогам в бюджет, расчеты за недостачу продукции и претензии.
Таким образом, кругооборот хозяйственных средств состоит в том, что вначале в качестве платежных средств выступают денежные средства, которые обмениваются на товар. Товар находится в процессе производства и превращается в готовую продукцию, которая в последнем процессе снова обменивается на деньги. Объекты аудиторского контроля при этом также будут иметь видоизмененный характер и могут подлежать всеохватывающей проверке только в комплексе.
Классификационная система объектов аудиторской деятельности
Система объектов аудиторской деятельности в организационном цепи контроля тесно связана с предметом исследования. Поскольку предметом является сам процесс хозяйственной деятельности, то объект имеет более разностороннее окраску, может иметь различную форму. Так, на стадии заготовки можно выделить следующие основные объекты:
o объекты учетного процесса;
o материальные объекты.
К объектам организационного процесса относят: отношение рабочих к своим обязанностям, своевременность поставки ценностей, качество грузов, поступающих, достаточность и соответствие требованиям поставки.
В учетном процессе объектами выступают:
Внеоборотные активы: основные средства, другие необоротные материальные активы, нематериальные активы, износ необоротных активов;
Запасы: производственные запасы, животные на выращивании и откорме, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, полуфабрикаты, готовая продукция, продукция сельскохозяйственного производства, товары; денежные средства, расчеты и другие активы.
На стадии производства главными объектами проверки являются также:
o объекты организационного процесса;
o материальные объекты;
o объекты учетного процесса.
До учетного процесса относят следующие объекты:
o затраты по элементам: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные мероприятия, порядок начисления амортизации и учет других операционных расходов, порядок учета прочих расходов;
o расходы деятельности: себестоимость реализации, общепроизводственные расходы, административные расходы, расходы на сбыт, другие расходы операционной деятельности, финансовые расходы, расходы от участия в капитале, другие расходы, учетные объекты налогов на прибыль, чрезвычайные расходы.
В процессе сбыта также выделяют такие объекты:
o организационные;
o маркетинговые;
o материальные;
o учетные.
К организационным объектам относят процесс организации сбытовой, в том числе маркетинговой деятельности, отношение рабочих к своим обязанностям, решение маркетинговых вопросов и т. др. Материальные объекты - продукция сбыта. Большую часть процесса занимают учетные объекты, к ним относят: денежные средства, расчеты и прочие активы; доходы и результаты деятельности; затраты деятельности.
Объекты деятельности в некоторой степени соответствуют объектам аудиторского контроля. Но система объектов аудиторского контроля более объемная. То есть к объектам контроля относят те процессы и результаты, которые могут быть не включены в объектов деятельности. Например, объекты состояния деятельности предприятия - отчетность или отдельные данные результата анализа.
Для их исследования объектов, если отдельные из них состоят из ряда элементов, применяют дедуктивный метод исследования. Например, во время проверки такого объекта как "кассовая дисциплина" его можно разложить на: целевое использование денежных средств, соблюдение лимита остатка в кассе, своевременное оприходование денег в кассу, своевременное возвращение денежных средств на текущий счет в банке и т. др.
Объекты деятельности аудита определены Законом Украины "Об аудиторской деятельности" от 22 апреля 1993 года № 3125-12 с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Украины от 14 марта 1995 года № 81/95-ВР от 20 февраля 1996 года № 54/96-ВР.
Объектами аудита согласно данному Закону являются:
o данные бухгалтерского учета;
o показатели финансовой отчетности;
o другая информация финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования.
Это лишь отдельные параметры и составляющие деятельности различных предприятий. Производственные предприятия имеют свой определенный перечень циклов деятельности, то есть кругооборот хозяйственных средств. Однако такой объем исследования не дает конкретных ответов для составления отчетности при проведении проверок. Нужны более предметные подходы к изучению целенаправленных аспектов в деятельности предприятия, то есть при разных производственных направлениях предприятий будут поставлены различные цели проведения аудита.
Обычно объекты аудита определяются при планировании аудиторских проверок. При этом аудитор должен разрабатывать и документально оформлять общий план аудиторской проверки с определением объемов работы, а в дальнейшем и объемов аудита.
Аудитор должен определить общие экономические факторы и условия в отраслях, которые вносят на уровень ведения бизнеса, дать характеристику субъектов хозяйствования, выяснить финансовые результаты предприятия и изменения относительно данных предыдущей проверки.
Подробные требования к аудитору в отношении масштабов проверки изложены в Международном стандарте аудита №310 "Знание бизнеса". Во время проведения аудиторской проверки финансовых отчетов, аудитор должен знать о состоянии бизнеса, действия и операции, которые влияют на результаты хозяйственной деятельности предприятия.
знания о бизнес входит широкий круг вопросов, которые ставит аудитор перед проверкой. Это общие экономические объекты:
o общий уровень экономической деятельности;
o наличие источников финансирования;
o уровень инфляции;
o политика правительства, денежная, фискальная и т. др.
Очень важно, чтобы перечень объектов проверки зависел от области, как важного фактора, влияющего на бизнес, поэтому изучаются вопросы: рынок и конкуренция, циклический или сезонный характер деятельности, изменения в технологии производства, объемы деятельности предприятия, нормативно-правовая база, обеспеченность электроэнергией, методы финансирования и т. др.
Подробности анализа наличия средств производства еще не решают всех задач, связанных с процессом производства и его результатами. В связи с этим здесь большую роль играют управленческие функции. Все следует рассматривать в комплексе:
o порядок управления и собственную правовую форму;
o связь владельцев с другими сторонами;
o структуру капитала;
o структуру управления;
o стратегический план управленческого персонала;
o источники и методы финансирования;
o деловую репутацию совета директоров;
o текучесть кадров;
o укомплектованность финансовых кадров и подразделений бухгалтерии;
o порядок стимулирования или премирования;
o состояние управления информационной системы;
o состояние внутреннего аудита.
Особое внимание обращают на деятельность субъекта. Сюда можно отнести изучение:
o характера хозяйственной деятельности (процесса производства, установления цен, организации торговли, обмена финансовыми услугами организации, импорта и экспорта);
o места расположения помещений, складов, офисов;
o обеспеченности и потребности в рабочей силе;
o уровня заработной платы;
o пенсионного обязательства;
o наличии конкретных условий оплаты;
o соблюдение нормы дохода;
o наличии конкурентов, ценовой политики, гарантий;
o маркетинговой стратегии;
o наличии поставщиков и стабильности поставок;
o наличия товарно-материальных запасов и их достаточности для выполнения производственного процесса;
o статей затрат и уровня себестоимости продукции;
o структуры активов и их влияния на общую деятельность предприятия.
К объектам аудита деятельности также относят финансовые показатели-факторы, которые раскрывают финансовое состояние и доходность субъектов хозяйствования, а также условия, в которых сопоставляется отчетность.
Особо следует рассмотреть внешние факторы, которые влияют на управление в процессе подготовки финансовых отчетов. Во время проведения аудита необходимо использовать законодательство как основной гарант при решении задач.
Система отгрузки продукции Челябинского кузнечно-прессового завода переживает обновление. С помощью современных технологий и оборудования специалисты ОИТ совместно с ОЗиОГП, отделами продаж, бухгалтерией, цеховыми службами делают систему более простой и прозрачной, сокращают временные и материальные ресурсы, снижают вероятность ошибки и повышают привлекательность продукции ЧКПЗ для клиентов. Об этом нам рассказал Начальник Отдела информационных технологий Константин Синельник.
То, что вы сейчас делаете по отгруз-ке, это плановая работа или потребова-лось срочное вмешательство? Что кон-кретно нуждается в улучшении?
Вопрос оптимизации отгрузки гото-вой продукции на нашем предприятии назрел очень давно. Не побоюсь, скажу, что процесс отгрузки был непредсказуем и малопонятен всем, как участникам про-цесса со стороны завода, так и потребите-лям. Была поставлена основная задача: кардинально сократить временные затра-ты как работников предприятия, так и приезжающих за продукцией водителей. Необходимо было оптимизировать всю цепочку процессов, от упаковки готовой продукции до выезда уже загруженной машины клиента с территории завода и сдачи документов в бухгалтерию. ОИТ однозначно самостоятельно не смог бы решить данную задачу. Решали все вместе: ОИТ, ОЗиОГП, отделы продаж, бухгалте-рия, цеха. Каждое подразделение предла-гало свои способы оптимизации процесса отгрузки. При помощи коллег из ОЗиОГП и бухгалтерии были выделены узкие места, которые необходимо было устранить. При внедрении процесса очень большое значе-ние имела взаимовыручка и понимание проблем и нужд друг друга разных подразделений. Можно сказать, что всем миром новый процесс отгрузки готовой продук-ции был построен и внедрен.
- В чем заключаются улучшения?
Во-первых, многие процессы перешли из материального мира в элек-тронный, это в основном касается оформления различной документации. Теперь многие документы существуют только в электронном виде, например это приказ на отгрузку и заявка пропуск. Беготни менеджеров отделов продаж по инстанциям (сбыт, склад, бухгалтерия, участок сдачи) стало значительно мень-ше. Проще и прозрачнее стал сам про-цесс документооборота. Исключено дублирование информации на каждом этапе. Оптимизированы и описаны все процессы. Стало проще с упаковкой про-дукции и сдачей ее на склад. Эта проце-дура значительно сократилась по време-ни и упростилась. Теперь при упаковке продукции данные о паллете вносятся в 1С, после чего они оперативно доступны всем участникам процесса и гарантиро-вано защищены от искажения информа-ции. Маркировка паллета производится при помощи штрих-кода. Это гарантиру-ет безошибочность движения готовой продукции на склад и при отгрузке.
- Какой эффект дадут все эти меры?
Прежде всего, это экономия време-ни как наших работников, так и водите-лей, приезжающих за готовой продукци-ей. Уже сейчас можно сказать: среднее время, которое водитель проводит при отгрузке на ЧКПЗ, по старому процессу было 3,7 часа, а теперь это время сократи-лось до 2,8 часа. Так же, снижается влия-ние человеческого фактора при упаковке и комплектовании, а значит, уменьшается вероятность пересортицы и ошибок. А в будущем на основании нового процесса можно будет улучшать и другие.
Например, сейчас мы заканчиваем рабо-ты над процессом автоматизированной выписки сертификатов на готовую про-дукцию. Процесс отгрузки пересекается с процессами планирования продаж и про-изводства продукции, которые также могут и будут улучшены.
- Когда всё заработает?
Сейчас отгрузка по-новому ведёт-ся в кузнечных цехах №1 и №2. Завершаются работы по внедрению в ЦМО. В Прессовом и Колесном цехах новый процесс по плану заработает с 1 октября этого года.
- Какие сложности возникли в реали-зации?
Как всегда, главная сложность — человеческий фактор. Далеко не всем сразу понятны достоинства и преимуще-ства новой системы работы, плюс ко всему - необходимо учиться. Но это нужно. Мы убеждаем, уговариваем, про-сим. Многие понимают. Для облегчения внедрения процесса мы разработали инструкции по новому процессу, произ-водим обучение всех работников, уча-ствующих в нем. Кроме того, ОИТ всегда готов дать консультацию и оказать любую другую помощь, вплоть до дежур-ства специалистов непосредственно на отгрузке в самые «жаркие» дни, чтобы оперативно оказать помощь в работе, если это понадобится.
Есть ряд технических неувязок. Например, данные по некоторым контр-агентам в 1С:8 устарели, и эти данные приходится очень оперативно актуализировать. Но это естественный процесс, через некоторое время времени пробле-ма уйдёт. Также сейчас остро стоит вопрос автоматизации формирования сертификатов на отгружаемую продук-цию. Мы уже разработали и практиче-ски начали внедрение новой системы.
- Есть ли уже сейчас положительный эффект?
Эффект однозначно есть! Это сокращение времени процесса, повыше-ние его прозрачности. Еще хочу добавить, что внедрение нового процесса отгрузки это знаковое событие. При внедрении участвовал не только один ОИТ, а все под-разделения, которые затрагивают про-цесс. При этом мы смогли найти опти-мальные решения практически по всем узким местам существующего процесса, нашли компромиссы и взаимопонима-ние. Поэтому хочу передать слова благо-дарности представителям отделов, уча-ствовавших во внедрении: ОЗиОГП, Бухгалтерия, Отделы продаж КПП, Участки сдачи готовой продукции и ПДБ цехов кузнечного производства.
На сегодняшний день новый про-цесс отгрузки готовой продукции это один из первых крупномасштабных про-цессов разработанных по стандарту о повышении производительности труда.
Есть и интересные нововведения в новом процессе отгрузки. Так, напри-мер, автозавод Урал, узнав о технологи-ческих новшествах в отгрузке, попросил для его продукции делать этикетки с уникальным штрих-кодом. Мы без про-блем это сделали. Теперь на паллетах «УралАЗа», ставятся два штрих-кода: наш и заказчика. Благодаря чему значи-тельно упрощается процесс движения нашей продукции на «УралАЗе».
Подробное описание внедрения нового процесса отгрузки готовой про-дукции опубликовано на корпоратив-ном портале SharePoint, в «Базе знаний» ОАО ЧКПЗ, о которой «УК» уже писал в прошлом номере. Это значит, что все разработки и решения, созданные в ходе внедрения, не будут утеряны. Они ста-нут базой для других улучшений произ-водственной системы завода.
