Индекс дела
делопр.
порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела
Краткий словарь терминов из области делопроизводства. - Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, - (Серия «Высшее образование»). . М.В. Кирсанова . 2003 .
Смотреть что такое "индекс дела" в других словарях:
индекс дела - номер дела Цифровое и/или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами Синонимы номер… … Справочник технического переводчика
ИНДЕКС ДЕЛА (НОМЕР ДЕЛА) - согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – цифровое или буквенно цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку …
Индекс зарплат - Индекс Зарплат показатель, основанный на отображении ежемесячной динамики усреднённых зарплат в сфере бизнеса России. Индекс Зарплат позволяет отслеживать тенденции на рынке труда и состояние российской бизнес экономики. Методика расчета… … Википедия
Индекс уверенности потребителей - (Consumer confidence index, CCI) – экономический индикатор, основанный на опросах потребителей, показывающий общее состояние экономики и ожидания населения: насколько люди уверены в завтрашнем дне, в стабильности своих доходов, готовы ли к… … Банковская энциклопедия
Индекс делового оптимизма - (ISM index) Определение индекса ISM, вычисление индекса ISM Информация об определении индекса ISM, вычисление индекса ISM Содержание Содержание Обозначение Метод вычисления Состав в сфере услуг Он представляет собой результаты опроса в сфере… … Энциклопедия инвестора
Индекс доверия инвесторов - (Investor Confidence Index) Определение индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Информация об определении индекса доверия инвесторов, расчет индекса доверия инвесторов Содержание Содержание Обозначение Российская экономика и … Энциклопедия инвестора
Индекс оптимизма - (Index of optimism) Определение индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Информация об определении индекса оптимизма, расчет индекса оптимизма Содержание Содержание Обозначение Структура и свойства Американский индекс оптимизма Индекс… … Энциклопедия инвестора
ОБЛОЖКА ДЕЛА - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ОБЛОЖКА ДЕЛА ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - – мягкая бумажная или твердая из картона покрышка дела, на которой проставляются все составные элементы описания дела. Обложка дела по личному составу составляется и оформляется по установленной форме приложения 11 Основных правил работы архивов… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
Сибирская академия финансов и банковского дела - (САФБД) Год основания 1992 Тип Негосударственный … Википедия
Книги
- Здоровый человек и его окружение. Междисциплинарный подход. Учебное пособие , Жирков Анатолий Михайлович , Подопригора Галина Михайловна , Цуцунаева Мирина Рагимовна , Данное пособие явилось результатом анализа значительного количества научных исследований и обобщения научного опыта, как отечественного, так и зарубежного, накопленного за последние годы в… Категория: Физическая подготовка Серия: Учебники для вузов. Специальная литература Издатель: Лань , Купить за 1144 руб
- Финансы и Кредит № 18 (546) 2013 , , В журнале раскрываются современные проблемы теории и практики финансов, денежного обращения и кредита, банковского и страхового дела, рынка ценных бумаг, налоговой политики и финансового… Категория:
Контрольная работа по дисциплине
ОСНОВЫ ЮРИДИЧЕСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Выполнила: ___Иванова О.А.____
(Фамилия И.О.)
Студентка ___1___ курса __________ спец. ____
(срок обучения)
группа_2-ЮЗС-1_ № зачет. книжки__14100218___
Подпись:_____________________________________
Преподаватель: _______________________________
(Фамилия И.О.)
Должность: ___
уч. степень, уч. звание
Оценка: _____________Дата _____________________
Подпись: _____
Санкт-Петербург
ПЛАН
Введение………………………………………………………………….
Глава 1. Номенклатура дел…………………………………………………
1.1 Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел…………………
1.2 Порядок оформления дел………………………………………………….
1.3 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел…
Глава 2. Практическое задание: опись на уничтожение документов………
Заключение………………………………………………………………………..
ВВЕДЕНИЕ
Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.
Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно.
ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел
Движение документов, т.е. документооборот, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.
Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51414-98:
дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.
При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органных исполнительной власти. В этих документах устанавливаются виды номенклатур, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.
В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.
Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.
В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.
Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.
Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для различных целей:
1) используется как схема классификации при формировании дел;
2) определяет срок хранения документов;
3) используется вместо описи дел как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно; служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;
4) имеет справочное значение при изучении структуры организации.
Индексация дел
Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.
В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02). Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.
Индексация документов заключается в присвоении им условных цифровых (иногда буквенно-цифровых) обозначений - индексов, которые предоставляются документам во время регистрации и свидетельствуют о место составления, время исполнения и хранения документов. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах документопотока, что регистрируется, как правило, за год. В соответствии с задачами поиска порядковый номер может дополняться индексом по номенклатуре дел, а также другими классификационными отметками (индексами структурных подразделений, должностных лиц, корреспондентов, вопросов деятельности, видов документов и т.п.). Составные части регистрационного индекса отделяются друг от друга косой чертой, например: 356/01,134/02/03-10.
Чаще всего с регистрационного порядкового номера документов прилагается номенклатурный индекс, поскольку основной схемой классификации документов в делопроизводстве является номенклатура дел.
Базой для индексации номенклатур дел является перечень или список структурных подразделений с закрепленными за ними индексами или условными отметками. В индекса структурного подразделения добавляется номер дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения, например: 05-15, где 05 - индекс структурного подразделения (обычно он совпадает с порядковым номером структурного подразделения по штатному расписанию), 15 - номер дела по номенклатуре. Целесообразность нумерации дел в пределах одного структурного подразделения объясняется тем, что таким образом достигается наибольшая стабильность номеров. Появление новых дел или уменьшение количества дел в одном структурном подразделении, создание или ликвидация структурных подразделений (а следовательно, и дел) не влияет на индексацию дел других структурных подразделений.
Одной из составляющих системы регистрации является классификаторы, которые разрабатываются с учетом потребности учреждения по поиску документов.
В случае отсутствия номенклатуры дел во время присвоения регистрационного индекса используют классификатор структурных подразделений, за которым, как правило, установлена последовательность структурных подразделений согласно штатному расписанию. Например: служба делопроизводства - 01; планово-финансовый отдел - 02; отдел маркетинга и рекламы - 03; отдел продаж - 04; отдел персонала - 05; юридический отдел - 06; бухгалтерия - 07; административно-хозяйственный отдел - 08.
Нередко в учреждениях разрабатывают цифровые классификаторы должностных лиц, как правило - руководителя и его заместителей, например: генеральный директор - 01; финансовый директор - 02; коммерческий директор - 03; заместитель генерального директора по административно-хозяйственным вопросам - 04.
Благодаря такой структуре индексации за регистрационным индексом можно определить, кто рассматривал документ и в какое структурное подразделение его направлено на исполнение. Например: 346/02/07, где 346 - порядковый номер входящего письма, 02 - индекс финансового директора, 07 - индекс бухгалтерии.
Использование во время регистрации индексов должностных лиц целесообразно в случае формирования дел (прежде всего переписка за подписью руководства) в структурных подразделениях.
Расположение регистрационного номера документа как составной части его индекса может меняться в зависимости от того, какой документ регистрируется - инициативный входной или инициативный выходной. Регистрация инициативных исходящих документов отличается от регистрации инициативных входных лишь двумя моментами: элементы регистрационного индекса записываются в обратной последовательности, а индексом должностного лица является индекс лица, подписавшего документ.
Итак, при регистрации инициативного исходящего документа сначала проставляется регистрационный номер с группой инициативных входящих документов (например, 1034), затем индекс должностного лица - автора резолюции (например, 02), далее - индекс структурного подразделения, куда направлен документ на исполнение (например, 06), а после исполнения документа - вторая часть индекса - индекс дела по номенклатуре (например, 14). Полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 1034/02/06-14.
Во время регистрации инициативного исходящего документа на документе проставляется сначала индекс дела по номенклатуре (например, 05-12), затем индекс должностного лица, подписавшего документ (например, 01), и регистрационный номер за группой инициативных исходящих документов (например, 960). В этом случае полный регистрационный индекс будет иметь такой вид: 05-12/01/960.
Распорядительные документы (постановления, решения, приказы, распоряжения), а также некоторые внутренние документы (протоколы, акты) имеют только порядковый номер в пределах года (с января по декабрь).
Только в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годом.
В некоторых случаях могут применяться буквенные индексы.
При регистрации обращений граждан порядковый номер дополняется первой буквой фамилии заявителя.
Например: Д-23. С-12.
Регистрация документов с ограниченным доступом предусматривает добавление к регистрационному индексу соответствующей отметки, например: 235/01-05ДСК.
С целью различения групп приказов по личному составу каждому виду может присваиваться буквенный индекс. Система индексов разрабатывается кадровыми службами с учетом специфики регистрации и формирования приказов в данном учреждении. Для приказов по личному составу (о приеме, переводе, увольнении, совместительстве работников учреждения, о материальной помощи, о поощрении работников), номера, как правило, добавляется буква "К" (кадры) или "ОС" (личный состав), например: № 145-К, № 68-ОС. Если приказы о поощрении ведутся отдельно, то добавляется буква "С" (поощрения), например: № 47-3. Приказы о предоставлении отпусков могут иметь такой буквенный индекс: № 83-От., приказы о командировке - № 54-В, приказы о взыскании - № 5-С.
На документах, авторами которых являются несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов (слева направо). Например, регистрационный индекс совместного приказа трех учреждений будет таким: 356/501/231.
Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.
Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществляется в государственных учреждениях с объемом документооборота свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.
В организациях с объемом документооборота до 600 документов в год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистрации, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении нескольких лет.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых должна регистрироваться отдельно: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы и т.д.
Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа, корреспондента, исполнителя и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). Например, регистрационный номер поступившего письма: № 182/06-14, где 182 - порядковый номер письма в пределах регистрационного массива писем; 06-14 - индекс дела по номенклатуре дел.
Индексация документов -- это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.
Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному - с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ею создания, получения или отправления.
Целью регистрации является осуществление учета, контроля за исполнением документов и их поиска. С регистрацией документов связано решение таких задач, как:
Обеспечение сохранности документов;
Организация информационно-поисковых массивов.
По регистрационным формам можно получить данные о поступлении и отправке документов, их местонахождении, сроках и др.
Многие документы, создаваемые в учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.
ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ
Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В делопроизводстве кадровой службы создаются документы, которые регистрируются с целью придания им юридической силы (приказы, письма, докладные записки и др.). Большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве формируется с целью учета особо ценных документов (трудовых книжек, личных дел, командировочных удостоверений и др.).
Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Но при большом объеме этих документов они могут быть разделены по критерию срока хранения на два массива - приказы по личному составу (срок хранения 75 лет) и приказы об отпусках, командировках, взысканиях, дежурствах (срок хранения 5 лет). Возможна регистрация по отдельным видам: приказы о приеме, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. д. В пределах каждого выделенного массива документам при регистрации присваивают порядковый номер и регистрационный индекс.
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.
ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ
Индексация документов - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, место его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. Регистрационные индексы на входящем документе проставляют на нижнем поле, на исходящих и внутренних - в заголовочной части документа.
Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах выделенного массива и условных обозначений, например, группы документов или структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.
В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС, или 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.
Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.
В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляют буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то в данном случае индексы помогают отличить их от приказов по основной деятельности.
Ряд кадровых служб регистрируют с индексом "ЛС" приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" - кратковременных.
В крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, руководители, рабочие, служащие) к первоначальному индексу "К" приходится разрабатывать условные обозначения приказов по каждой категории персонала.
Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах и соответственно количество кадровых приказов также будет очень значительным, а каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, "П" - приказы о приеме на работу, "ПР" - приказы о приеме на работу рабочих, "ПС" - о приеме специалистов (ИТР); "К" - командировки, "КВ" - внутренние командировки и т. д. В таком случае система индексации должна быть закреплена в инструкции о делопроизводстве кадровой службы.
Индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.
12. Понятие и требования к номенклатуре дел кадровой службы.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме1 .
В этом определении следует обратить внимание на то, что номенклатура дел должна:
Закрепить систематизацию всех документов:
Быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. Номенклатура дел разрабатывается с целью:
Обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (т. е. формирования дел);
Учета количества дел, заведенных в структурном подразделении (и организации в целом) за год;
Индексации дел;
Составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;
Учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.
При разработке конкретной номенклатуры дел пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления номенклатуры дел, и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, кроме того, существенную помощь в составлении номенклатуры дел на будущий год могут оказать номенклатуры дел за прошлые годы.
Различают три типа номенклатур дел:
Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом),
Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер),
Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовые и примерные номенклатуры дел используются дпя составления индивидуальной номенклатуры дел; из них без изменений переносятся в индивидуальную номенклатуру дел заголовки дел и сроки хранения документов.
Номенклатура дел составляется в конце календарного года делопроизводственной службой организации и вводится в действие с января очередного года.
Номенклатура дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. Делопроизводственная служба организации может вносить изменения и корректировки в подготовленный проект (уточнять заголовки дел, сроки хранения и др.).
Номенклатура дел организации тиражируется в необходимом количестве экземпляров.Ёе первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве организации, четвертый -в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Номенклатура дел помещается рядом со стеллажом (полками, шкафами, сейфами), на котором хранятся дела, и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).
Номенклатура дел организации оформляется по аналогии с другими внутренними документами и имеет следующие реквизиты:
Наименование организации,
Наименование вида документа (номенклатура дел),
Место разработки,
Срок действия.
Справа располагается гриф утверждения. Номенклатура дел организации и структурного подразделения имеет отличия по составу реквизитов, их расположению и оформлению.
Информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы:
Индекс дела (1), Заголовок дела (2), Кол-во единиц хранения (3), Срок хранение дела и № статей по перечню (4), Примечание (5) - название заголовков. Под ними пишется: "Название раздела"
Названиями разделов номенклатуры дел организации будут названия структурных подразделений, расположенные в последовательности, соответствующей штатному расписанию или утвержденной структуре. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.
Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системе; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.
Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена, за исключением графы 3, которая оформляется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе 3.
В графе 4, помимо срока хранения каждого дела, должны быть проставлены номера статей по перечню.
странице сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если, помимо типового перечня, использовались типовая или примерная номенклатура дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установлены сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы.
Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, то срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации. В этом случае рядом а, сроком хранения указывается соответствующая экспертная комиссия.
номенклатуры кадровая служба указывает: названия перечней документов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки:
О заведении дел;
Переходящих делах;
Выделении дел к уничтожению;
Лицах, ответственных за формирование дел;
Передаче дел в другую организацию для продолжения. По окончании календарного года кадровой службой организации
в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись и сведения графы 3 "работают" на выполнение учетной функции номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации унифицирована.
Номенклатура дел организаций, которые сдают документы на хранение, согласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. Чаще (независимо от срока ее согласования) это необходимо делать в том случае, если произошло коренное изменение функций, направлений деятельности или организационной структуры организации. В этом случае номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.
Конкретная номенклатура дел должна предусмотреть заголовки дел для всех документов, образующихся в деятельности организации (входящих, исходящих, внутренних), а также:
Для группировки документов с грифами "Для служебного пользования" (ДСП), "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и справочных картотек, журналов (книг) учета документов выдачи и учета трудовых книжек, командировок, справок и др.;
Дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий
организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации);
Не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (бюллетени, тарифы, справочники).
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуре дел кадровой службы к таким делам относятся личные дела, трудовые книжки, журналы (книги) учета.
13. Понятие и требования к формированию дел в кадровой службе.
Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.
Основой формирования дел является номенклатура дел - ее наличие во многом облегчает этот процесс, т. к. в этом документе креплены состав заводимых дел и их заголовки, установлены на научно обоснованные, регламентированные общегосударственными нормативными документами сроки хранения. Но само по себе наличие даже качественной номенклатуры дел не поможет грамотно формировать дела, если тому, кто несет за это ответственность, неизвестны нормативные требования к формированию дел.
Придерживаться существующих правил формирования дел необходимо, поскольку их выполнение:
Позволяет оперативно осуществлять поиск документов;
Дает возможность рационального формирования дел и их компактного хранения, тем самым экономит затраты на выполнение этой операции;
Ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку документов;
Облегчает проведение экспертизы ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;
Обеспечивает сохранность документов, т. к. исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;
Является одним из направлений организационной защиты информации, предупреждает несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и к иной служебной информации;
Позволяет осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.
Делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций
Раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов;
Расположения документов внутри дел в определенной последовательности;
Оформления обложки дела.
Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливаю) следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На корешки папок переносят индексы.
Дело считается заведенным после подшивки в папку перш исполненного документа.
Основные требования к формированию дел сводятся к следующему:
1.При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатур в соответствии с установленными в ней заголовками. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в конце номенклатуры дел принято предусматривать дела с условным названием "Резерв".
2.Документы подшиваются в дела только после их исполненият. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. Вдокументе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело, которая является одним из обязательных реквизитов. Она должна включать краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении.
При наличии ответного документа на нижнем поле исполнитель от руки пишет: "В дело №...", проставляет дату и свою подпись.
В нормативных документах межотраслевого действия, устанливающих порядок хранения документов [запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой "Подлежит возврату". В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.
3.Документы подшиваются в дела в день их исполнения.
4.Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Однако при большом объеме последних допускается формировать раздельно дела с документами и дела с приложениями к ним. Например: приказы отдельно от оснований для их издания, протоколы отдельно от решений.
5.Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, а также документы одного назначения (например, распорядительные), но разных номиналов (видов) и сроков хранения - приказы и распоряжения.
6.Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.
7.Каждое дело должно содержать неболее 250 листов(30-40 мм). Более толстые дела неудобны в пользовании. Если в дело откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома.
8.Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. В кадровых службах к таким делам относятся личные дела работников, хниги учета, журналы регистрации.
Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, т. к. от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их oпeративного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требовании к систематизации документов внутри дела зависит и объем ин формации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит подпись необходимой информации. Основной принцип систематизации документов в делах хронологический. При этом документы рас полагаются по датам, начиная с самой ранней и заканчивая самой поздней, соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив.
