Pada prinsipnya, pertanyaan tentang bagaimana dan dengan cara apa dapat dibuat dan dikirim tidak boleh muncul. Namun, tidak semua orang siap untuk segera memulai tugas ini jika menyangkut surat resmi, terutama bila penulis surat mengharapkan mendapat tanggapan. Saya akan memberi tahu Anda sedikit rahasia korespondensi bisnis: semakin ketat karakter dan gaya suratnya, semakin besar peluang mendapat tanggapan dari penerima. Dalam pelajaran ini, saya akan memberikan beberapa contoh email yang akan membantu pengguna menentukan gaya mereka sendiri dan kemudian menulis pesan dengan cara yang paling kompeten.
Pertama, kita perlu memutuskan sifat surat yang akan kita buat. Saya membagi semua email keluar menjadi tiga jenis utama:
- Penawaran bisnis
- Penyelidikan bisnis
- Alamat ramah
Oleh karena itu, untuk ketiga jenis tersebut saya memiliki template, baik dalam bentuk file teks sederhana maupun dalam bentuk template yang disesuaikan untuk program email tertentu. Mari kita beralih ke masing-masing secara berurutan.
Penawaran bisnis
Halo (Selamat siang), [nama orang yang dituju]!
Dianjurkan untuk mencantumkan nama dalam surat apa pun saat berkomunikasi, karena alamat pribadi membuat seseorang dalam suasana hati yang bersahabat. Namun, jika Anda masih belum bisa menemukan namanya, template ucapan saja sudah cukup.
Izinkan saya memperkenalkan kepada Anda layanan baru (produk baru) dari perusahaan kami [nama perusahaan].
Izinkan saya menawarkan kerjasama di bidang [nama bidang kegiatan].
Selanjutnya, jelaskan secara singkat keunggulan proposal Anda dalam hal harga atau karakteristik kualitas. Hal utama adalah jangan berlebihan. Teks berukuran megabita, dan bahkan dilengkapi dengan gambar-gambar cerah dan tidak berarti, hanya membuat orang takut. Jika penerima surat tertarik dengan tawaran Anda sejak awal, dia pasti akan menghubungi Anda untuk informasi tambahan.
Jika Anda serius ingin mendapatkan orang yang tepat untuk menghubungi Anda saat pertama kali Anda menghubungi mereka, maka masuk akal untuk memikirkan jangkauan lebih dari sekadar email. Merupakan ide bagus untuk membuat akun di layanan seperti ICQ danSkype. Terkadang lebih mudah bagi seseorang untuk menghubungi Anda melalui telepon biasa, jika, tentu saja, Anda dengan hati-hati meninggalkan nomor tersebut di tanda tangan Anda.
Mengapa Anda perlu menduplikasi alamat email Anda sendiri di tanda tangan, Anda bertanya apakah itu diteruskan secara otomatis oleh server email. Aturannya di sini adalah bahwa informasi berlebihan dalam korespondensi bisnis tidak pernah diperlukan. Mari kita bayangkan situasi di mana surat Anda diterima oleh seseorang yang mungkin tidak tertarik dengan tawaran tersebut, atau yang tidak kompeten untuk menanggapinya dengan benar. Ini meneruskan pesan yang diterima ke pengguna lain, tetapi karena alasan tertentu, informasi tentang pengirim sebenarnya hilang dari data yang ditambahkan secara otomatis, sehingga sulit untuk menghubungi Anda. Namun, melihat tanda tangan saja sudah cukup untuk menentukan penulis surat dan kontak yang diperlukan.
Penyelidikan bisnis
Halo selamat sore)!
Atau, jika nama penerima diketahui, maka (Yang terhormat, [Nama, Patronimik])!
Mohon berikan informasi tentang produk (jasa) [nama produk/jasa] dengan uraian karakteristik lengkap dan kualitas kompetitif.
Berdasarkan Hukum Federal Federasi Rusia [nomor dan tanggal dokumen], saya meminta Anda untuk memberikan informasi [jelaskan data yang diperlukan untuk memperoleh].
Anda juga dapat menghubungi manajemen layanan tertentu di Internet jika hak Anda dilanggar.
Sehubungan dengan pelanggaran klausul [nomor klausul dalam perjanjian pengguna] perjanjian pengguna, yaitu: “[mengutip teks lengkap klausul tersebut]”, saya meminta Anda untuk melakukan penyelidikan dan mengambil sanksi yang sesuai terhadap yang bersalah [ bertanggung jawab (jika kita berbicara tentang karyawan layanan)] orang [situs (nama situs)]. Silakan laporkan hasil pemeriksaan dan sanksi yang dikenakan ke [alamat email Anda sendiri].
Alamat ramah
Salam (Selamat siang) (Halo), [nama orang]!
Saat Anda pertama kali menghubungi kami dengan ramah, indikator yang baik adalah kelengkapan pesan teks Anda. Teks yang ditulis dengan benar dan banyak akan menunjukkan minat Anda yang tinggi untuk menghubungi orang yang tepat dan akan membangkitkan keinginan untuk membalas. Jangan lupa untuk membuka percakapan dengan beberapa pertanyaan awal.
Contoh email
Email digunakan untuk bertukar pesan elektronik - pengiriman email dilakukan dalam hitungan menit dan gratis.
Tindakan apa yang dapat Anda lakukan di email?
Di email Anda dapat membaca surat yang diterima dan menjawabnya, mengirim email, dan, sebagai tambahan, tindakan lain seperti penyortiran mail, menghapus surat-surat yang tidak menarik bagi Anda.
Bagaimana cara menulis surat baru?
Biasanya, di setiap sistem email, terdapat tombol “buat surat baru” atau “buat surat”. Dengan mengklik tombol ini maka akan terbuka jendela (amplop), dimana akan ada beberapa kolom yang harus diisi untuk mengirim email. Seperti halnya amplop biasa, Anda terlebih dahulu menunjukkan alamat kepada siapa Anda menulis surat. Bidang kedua atau bagian kedua yang harus diisi adalah subjek surat, di mana Anda menunjukkan secara singkat isi surat itu. Menulis baris subjek dianggap sebagai bentuk yang baik. Bagian ketiga adalah teks surat itu sendiri. Di bidang ini Anda menulis pesan yang ingin Anda kirim. Anda tidak perlu menulis pesan Anda, tetapi cukup lampirkan file teks berisi pesan Anda ke surat itu. Anda juga dapat melampirkan file video dan foto ke surat itu.
Bagaimana cara melampirkan file ke email?
Selain pesan teks, saat mengirim email, Anda juga dapat mengirimkan beberapa file tambahan, misalnya foto. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik tombol “lampirkan file” dan pilih file yang ingin Anda kirim. Setelah beberapa waktu, file tersebut akan terdownload, hal ini terlihat dengan adanya burung di sebelah file tersebut, dan Anda akan dapat mengirimkan surat beserta file tersebut.
Bagaimana cara membalas email?
Untuk membalas email yang masuk, klik perlahan tombol “balas”. Ini nyaman karena teks asli pengirim dipertahankan dan Anda selalu dapat membaca keseluruhan dialog dari awal. Hal ini dilakukan agar pengirim (atau pihak lain dalam dialog) yang Anda balas dapat memahami apa yang telah dibicarakan sebelumnya.
Perlu diingat bahwa ketika Anda mengklik tombol "balas", hanya teks pesan yang diterima dan surat Anda sendiri yang dikirim kembali, dan semua file yang dilampirkan oleh pengirim tidak terkirim.
Selain itu, dalam surat tanggapan, satu Re akan ditambahkan di baris subjek setiap kali. Artinya surat yang diterima merupakan tanggapan terhadap surat yang dikirimkan sebelumnya (dari bahasa Inggris “replay”). Tidak ada yang salah dengan itu.
Selama beberapa dekade terakhir, korespondensi bisnis melalui email telah mendapatkan popularitas luar biasa dan menjadi salah satu metode utama komunikasi bisnis. Saat ini sulit untuk menemukan seseorang yang tidak mau menggunakan email dalam praktik komunikasi interpersonal. Meskipun demikian, banyak orang saat ini mengajukan pertanyaan: agar semua aturan dipatuhi? Bagaimana Anda bisa menggunakan surat yang kompeten untuk membentuk kesan yang baik tentang pengirimnya di antara penerimanya?
Artikel ini menjelaskan aturan korespondensi bisnis melalui email, dan tips praktis yang disajikan dalam artikel ini akan membantu Anda mempelajari komunikasi bisnis yang benar saat menulis email.
Banyak orang memulai hari kerja mereka dengan memeriksa kotak surat mereka untuk mencari pesan baru. Namun sayangnya, meskipun metode pertukaran informasi ini lazim, banyak yang tidak mengetahui cara menggunakan bahasa korespondensi bisnis dengan benar, salah mengira email sebagai cara komunikasi informal.
Berkat kecepatan pengirimannya, pertukaran dokumen resmi penting, formulir, lamaran disederhanakan, namun di sini pun orang melakukan kesalahan saat mengirim surat. Sering terjadi ketika menulis email saat bertukar file apa pun, penerima karena alasan tertentu tidak menulis esai pendamping dan tidak memasukkan topik, yang dapat mempersulit pekerjaan penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab pertanyaan: bagaimana cara mengirim surat melalui email dan mematuhi semua aturan komunikasi tertulis bisnis melalui email?
Saat menulis email, semua kolom yang disediakan harus diisi
Aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua kolom yang tersedia dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Harus diuraikan suatu pokok bahasan yang menggambarkan secara singkat inti surat yang dikirimkan. Seringkali, nasib surat yang dikirim dan kecepatan penyelesaian masalah yang dinyatakan di dalamnya bergantung pada topik yang dijelaskan dengan benar. Email bisnis harus dimulai dengan salam - menunjukkan rasa hormat yang sederhana kepada penerimanya sangat penting saat berkorespondensi. Setelah salam, harus ada teks yang disebut “isi surat”, dan di akhir harus ada tanda tangan, misalnya, “Dengan hormat, Petr Ivanovich Brisov.”
Salam dalam korespondensi bisnis
Poin ini patut untuk difokuskan lebih lanjut, karena sikap hormat sangat penting dalam segala aspek komunikasi bisnis. Ungkapan sapaan yang optimal adalah “Selamat siang” atau “Halo.” Melakukan korespondensi bisnis melalui email membatasi pengirim untuk menggunakan frasa “Selamat malam” atau “Selamat pagi”, karena penerima mungkin membaca surat itu lebih lambat daripada menerimanya. Juga tidak benar menggunakan ungkapan sehari-hari yang digunakan dalam salam.
Setelah kata atau frasa sapaan, Anda harus menyapa penerima dengan nama dan patronimiknya, dan jika nama tersebut tidak diketahui pengirimnya, momen ini dapat dilewati. Kemudian Anda dapat melanjutkan dengan menyatakan tujuan surat tersebut.
File terlampir dalam email bisnis
Jika tujuan utama surat tidak hanya sekedar narasi tertulis dan pemaparan inti permasalahan, tetapi juga pengiriman berkas, maka sebaiknya objek yang dikirimkan harus dilampirkan terlebih dahulu. Seringkali banyak pengirim yang karena kurang hati-hati menyatakan inti permasalahan di badan surat, lupa melampirkan lampiran yang diperlukan. Kelalaian tersebut dapat berdampak negatif terhadap reputasi bisnis pengirim surat bisnis.
Alamat email harus mudah dikenali dan ringkas
Aturan korespondensi bisnis melalui email mengharuskan pengirim memiliki nama elektronik yang dapat dikenali, yang harus berisi informasi yang benar tentang nama pengirim. Surat resmi dan permohonan terlihat sangat tidak ringkas dan bodoh ketika alamat email berisi ungkapan atau kata-kata informal, misalnya alamat email “limon_petya”. Hal ini terlihat sangat tidak bermartabat bagi orang dewasa. Untuk melakukan korespondensi bisnis, lebih baik membuat email terpisah dan memperhatikan etika email bisnis.
Menggunakan fungsi Balas cepat (Respon) untuk menanggapi email yang diterima sebelumnya
Fungsi Reply atau Response (dalam versi singkatnya terlihat seperti Re:) membantu pengguna dengan cepat merespon pesan yang dikirim sebelumnya dari pengirim. Fungsi ini juga memiliki kemampuan universal untuk membaca korespondensi sebelumnya dengan lawan bicara mengenai topik tertentu. Namun aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim untuk mengganti nama subjek surat bisnis jika inti pembicaraan berubah selama korespondensi.
Sebelum mengirim surat bisnis, Anda harus mengoreksi kesalahan ejaan dan tanda baca.
E-mail menyederhanakan pertukaran informasi, tetapi selama korespondensi bisnis Anda tidak boleh mengabaikan aturan bahasa Rusia, karena kesalahan yang dilakukan secara sembarangan dapat mempengaruhi otoritas pengirim. Sebelum mengirim surat, Anda harus meninjau teks beberapa kali dan memeriksanya dengan cermat apakah ada kesalahan ejaan dan tanda baca. Banyak klien email yang memiliki fitur pemeriksa ejaan, jadi Anda harus memperhatikan kata-kata yang digarisbawahi dengan warna merah. Jika Anda ragu tentang ejaan yang benar, Anda harus mencari bantuan di Internet atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.
Bidang penerima harus diisi terakhir
Untuk menghindari pengiriman surat yang belum selesai atau belum diedit, sebaiknya alamat penerima surat bisnis dicantumkan pada saat-saat terakhir sebelum dikirim. Aturan ini juga termasuk dalam dasar-dasar korespondensi email bisnis. Kebetulan saat mengisi kolom penerima, email mungkin menawarkan daftar penerima yang digunakan sebelumnya, di sini Anda juga harus memusatkan perhatian agar tidak salah mengirim surat bisnis yang dibuat ke penerima pihak ketiga;
Menyusun surat bisnis
Aturan penataan teks tidak hanya berlaku untuk media kertas, tetapi juga aturan korespondensi bisnis melalui email. Tidak selalu nyaman bagi penerima untuk membaca teks surat dalam jumlah besar di layar monitor. Untuk menyederhanakan poin ini, Anda harus memecah teks menjadi paragraf-paragraf kecil yang terbentuk secara logis dan menghindari kalimat-kalimat rumit saat menulis teks surat bisnis. Panjang optimal satu kalimat dalam surat bisnis tidak boleh lebih dari lima belas kata.
Intisari surat bisnis harus dinyatakan secara intisari
Selain topik surat bisnis tertentu, penerima juga harus tertarik pada kalimat pertama dan kedua yang dirumuskan dengan jelas dari teks utama. Tugas pengirim adalah menyatakan di awal surat inti permasalahan atau permasalahan yang ia sampaikan kepada penerima. Kalimat pertama harus menunjukkan tujuan pengiriman surat bisnis. Contoh: “Kami informasikan bahwa syarat-syarat kewajiban berdasarkan kontrak No. 45 tanggal 01/02/2017 “Tentang penyediaan bahan curah” akan segera berakhir. Untuk memperbarui kontrak, Anda harus menyerahkan paket dokumen kedua.” Berkat tujuan yang telah ditentukan, penerima memiliki kesempatan untuk memahami gagasan pokok surat bisnis. Jika teks surat terlalu besar, maka sebaiknya gunakan fungsi melampirkan suatu benda sebagai lampiran berupa dokumen teks, namun pada saat yang sama, pada kolom teks sebaiknya tinggalkan karangan yang menyertainya. yang menyoroti surat bisnis. Contoh: “Kami mengirimi Anda salinan elektronik surat dari perusahaan Mak-Stroy LLC untuk Anda tinjau.” Kami mohon agar Anda memberitahukan kepada kami keputusan Anda mengenai perpanjangan kontrak No. 45 tanggal 02.01.2017 “Tentang Penyediaan Bahan Curah” sampai dengan batas waktu yang ditentukan dalam surat tersebut.”
Setiap email bisnis harus memiliki tanggapan.
Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika penerima mengabaikan surat bisnis karena alasan tertentu. Terkadang memang ada kasus dimana jawaban tidak dapat diberikan karena situasi tertentu, misalnya penyelesaian masalah memakan waktu beberapa hari atau penerima sedang berpikir dan tidak dapat langsung menjawab pertanyaan yang diajukan. Dalam hal ini, komentar singkat tentang hal ini harus diberikan, misalnya, “Halo, Pyotr Ivanovich. Saya menerima surat Anda, tetapi hari ini saya merasa sulit untuk membalasnya, karena saya harus berkonsultasi dengan manajemen senior. Saya akan melaporkan masalah Anda kepada CEO perusahaan kami dan memberikan tanggapan resmi pada akhir minggu. Hormat kami, Manajer Departemen Penjualan Belov Ivan Gennadievich.”
Patut diingat bahwa jika tanggapan tidak diberikan dalam waktu tiga hari kerja, maka sikap diam penerima surat bisnis dapat dinilai mengabaikan dan menolak berkomunikasi dengan pengirim.
Saat menulis surat tanggapan, Anda harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan.
Apabila surat yang dikirimkan kepada penerimanya bersifat interogatif, maka pada saat menulis surat hendaknya memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan sesuai urutan yang ada dalam teks surat bisnis yang diterima. Jika pertanyaan telah diajukan, pengirim berharap menerima jawaban spesifik. Saat menulis surat, Anda tidak boleh memberi nomor pada jawaban Anda; Anda hanya perlu menyatakan pemikiran Anda secara berurutan. Untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan, pertama-tama Anda perlu membaca kembali surat bisnis yang diterima beberapa kali, dan jika terlalu banyak pertanyaan, lebih baik menuliskannya secara terpisah agar tidak terlewatkan. Jika beberapa pertanyaan yang diajukan tidak dapat dijawab, perlu diperhatikan bahwa saat ini karena alasan tertentu jawabannya tidak dapat diberikan.
Jangan terlalu sering menggunakan singkatan, desain emosional, dan huruf kapital
Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika pengirim mencairkannya dengan menggunakan tanda-tanda informal dalam bentuk emoticon. Penggunaannya populer saat berkomunikasi di jejaring sosial, namun aturan korespondensi bisnis tidak menerima manifestasi emosi seperti itu, karena penerima mungkin tidak mengetahui arti sebenarnya dan salah mengiranya sebagai serangkaian kesalahan tanda baca yang tidak dapat dipahami.
Anda juga harus berhenti menulis teks dengan huruf kapital. Di Internet, sekumpulan kata yang ditulis dengan huruf kapital disebut “frasa mencolok” dan seringkali frasa tersebut membawa konotasi negatif. Penerima, ketika membaca surat bisnis elektronik, mungkin menilai font tersebut secara negatif, yang akan berdampak buruk pada persepsi makna. Jika dalam surat bisnis Anda perlu menekankan pentingnya suatu poin, lebih baik menggunakan kalimat pengantar, misalnya, “Harap dicatat bahwa Anda perlu menyediakan paket dokumen untuk memperbarui kontrak paling lambat 02/10/2017 ” atau “Harap diperhatikan bahwa dokumen perpanjangan kontrak harus sudah diserahkan paling lambat 02/10/2017.”
Jangan mengirimkan informasi sensitif melalui email
Saat mengirimkan informasi pribadi atau rahasia, lebih baik menolak kotak surat elektronik, karena ada ancaman informasi disadap oleh penyerang untuk digunakan untuk tujuan egois mereka sendiri. Informasi tersebut dapat mencakup: nomor telepon, kata sandi untuk kartu bank, rekening bank pribadi, dll. Penting untuk diingat bahwa informasi tersebut disimpan di server agen surat dan dapat dicuri jika diretas.
Tanda tangan pengirim harus ada di akhir surat.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, setiap surat yang dikirimkan harus memuat tanda tangan tertentu. Seringkali, pengembang kotak surat memperkenalkan fungsi blok tanda tangan, di mana Anda dapat memasukkan jabatan, nama, dan nomor telepon kontak Anda. Nantinya, blok ini akan otomatis muncul di akhir setiap huruf, sehingga memudahkan pengetikan. Penting untuk menulis tanda tangan dengan benar agar penerima dapat menyapa pengirim dengan benar saat membalas surat. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: “Dengan hormat, Nikolai Alexandrovich Petrov, +79810000000.”
Menarik kesimpulan, dapat dicatat bahwa untuk memahami cara melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda tidak perlu menguasai dasar-dasar tambahan dan rumit. Anda hanya perlu mematuhi aturan dasar etiket dan mematuhi norma-norma bahasa Rusia.
Hari ini kita akan berbicara tentang mengutip surat. Apa itu dan mengapa itu diperlukan? Itu mudah. Saat Anda berkomunikasi dengan lawan bicara, akan lebih mudah untuk berkomunikasi jika Anda melihat di surat korespondensi Anda sebelumnya dengannya. Pada saat yang sama, lebih mudah untuk mengingat apa yang Anda kirimi sebelumnya dan masalah apa yang diangkat dalam surat-surat sebelumnya. Sekali lagi, agar tidak terulang kembali dan melupakan apa yang kita berkorespondensi.
Saya akan memberi tahu Anda menggunakan contoh membalas surat di surat Yandex, serta membalas surat di klien email “The Bat!” Berikut ini petunjuk tentang cara...
Di surat Yandex:
1.Jadi, Kami membuka surat yang ingin kami balas.
4. Ini adalah surat yang akan diterima oleh penerima.
Di klien email "ItuKelelawar!":
Dalam sebuah program « ItuKelelawar!" Anda juga bisa mengutip surat.
Dan ini tidak lebih sulit dilakukan dibandingkan contoh di atas.
Pertama, buka program klien email itu sendiri.
Pilih kotak surat yang diinginkan.
Mari kita klik di atasnya.
Sekarang pilih surat yang diinginkan dari kotak masuk.
1. Membuka surat itu, yang ingin kita jawab dengan mengkliknya menggunakan mouse.
2. Seperti inilah bentuk surat itu sendiri.
3. Klik pada gambar amplop dengan panah hijau mengarah ke kiri(keempat dari kiri!) untuk membalas surat tersebut.
4. Hasilnya, kami membuka surat baru dengan teks lawan bicara Anda. Pesan sebelumnya, seperti pada contoh sebelumnya, disorot dengan tanda centang.
5. Jawaban kita tulis dan kirimkan ke penerima dengan mengklik tombol “Kirim segera”, berbentuk amplop dan tanda panah hijau di bagian atas (terletak paling pertama di sebelah kiri).
6. Ini adalah surat yang akan diterima oleh penerima.
Itu saja. Terkadang bagus, dan terkadang berguna, mengutip korespondensi sebelumnya...
Saat kita menulis surat kepada teman atau saudara, kita bisa mengabaikan kesalahan dan tanda baca, menyingkat kata sesuka kita, dan menggunakan bahasa gaul. Hal utama adalah memperjelas apa yang sedang kita bicarakan. Tetapi jika kita menulis surat kepada orang asing atau orang asing dan ingin mendapat jawaban darinya, maka kita harus memperhatikan beberapa aturan.
Aturan komunikasi
1 . Selalu sebutkan subjek suratnya.
Bidang "Subjek" harus diisi dalam hal apa pun dan sangat diharapkan sesuai dengan isi pesan.
Misalnya, jika Anda ingin membuat janji konsultasi pada tanggal 5 Maret, tulislah: “Daftar konsultasi (03/05).”
2. Saat membalas surat, simpan riwayat korespondensi Anda.
Saat Anda menerima surat dari seseorang, Anda dapat membalasnya dengan tiga cara:
- Salin alamat pengirim dan tuliskan surat baru untuknya.
- Klik pada bidang balasan khusus di bagian bawah pesan.
- Gunakan tombol "Balas".
Untuk korespondensi bisnis, sebaiknya Anda merespons dengan cara ketiga, yaitu klik tombol “Balas”. Email baru akan terbuka, mengulangi email yang Anda terima. Topiknya sama, hanya dengan awalan “Re:”, teks aslinya dikutip lengkap.
Ini adalah formulir respons standar dan Anda tidak boleh mengubah apa pun. Jawaban Anda harus dicetak sebelum teks yang dikutip. Hal ini dilakukan agar setiap peserta percakapan dapat mengingat apa yang dibicarakan suatu saat.
3. Selalu ucapkan halo dan sapa lawan bicara Anda dengan "Anda".
Pesan apa pun harus dimulai dengan salam. Dan lebih baik jika bersifat individual. Jika perlu, panggil lawan bicara dengan nama, jika tidak - dengan nama depan dan patronimik.
Sebaiknya surat diakhiri dengan konstruksi berikut: Hormat kami, ... (nama depan/nama belakang atau nama depan/patronimik).
Misalnya: Halo, Alexei Petrovich. Silakan kirimkan kontraknya ke Ivan Mikhailovich. Hormat kami, Ilya Krivosheev
4. Balas secepat mungkin.
Semakin cepat Anda membalas pesan, semakin baik. Idealnya dalam beberapa jam. Tapi itu juga mungkin terjadi dalam beberapa hari. Semakin lama Anda menunggu untuk merespons, semakin buruk pengaruhnya terhadap reputasi Anda.
Sedangkan untuk teks pesan, saat menulisnya juga harus mengikuti beberapa aturan.
Tulis secara spesifik, namun detail
Jangan membuat orang lain menebak maksud Anda. Jika masalahnya tidak jelas, jelaskan sedetail mungkin: bagaimana Anda mendapatkan hasil, apa sebenarnya yang ingin Anda capai, dan apa yang diminta dari lawan bicara Anda.
Namun ini tidak berarti Anda harus menunjukkan semua detail dengan sangat detail. Lewati hal-hal yang tidak perlu - hargai waktu orang lain.
Cobalah untuk menulis secara singkat dan to the point
Misalnya, tidak perlu membicarakan kabar istri, ibu mertua, dan kerabat lainnya.
Sedangkan untuk ukuran, idealnya satu “layar” (tidak ada scrolling). Maksimum - ukuran teks yang muat pada lembar A4.
Gunakan akal sehat dan kesopanan
Bersikap sopan, penuh perhatian, terima kasih atas surat dan waktu Anda.
Apa yang benar-benar TIDAK BISA Anda lakukan
1 . Penyalahgunaan tanda baca.
Satu tanda seru atau tanda tanya saja sudah cukup. Mereka tidak boleh diduplikasi. Juga, jangan terlalu sering menggunakan elips.
Contoh surat yang “buruk”:
2. Gunakan font, ukuran huruf, dan warna yang berbeda.
Situs dan program email memungkinkan Anda mengubah pengaturan ini. Anda dapat memilih font yang tidak biasa, memperbesar atau memperkecil huruf, atau mewarnai teks dengan warna berbeda. Tapi ini tidak pantas dalam korespondensi bisnis!
Lebih baik tidak mengubah apa pun dan membiarkan semuanya apa adanya. Satu-satunya hal yang dapat diterima adalah menyorot beberapa kata dengan huruf tebal atau miring. Tapi hanya jika perlu!
Contoh surat yang “buruk”:
3. Sisipkan gambar smiley.
Tinggalkan wajah bahagia dan sedih, bunga dan hati untuk korespondensi pribadi. Dalam surat bisnis, lebih baik tidak menggunakan emotikon - baik teks maupun gambar.
Contoh surat yang “buruk”:
4. Cetak teks dengan huruf kapital.
Mengetik teks dengan huruf kapital di Internet dianggap tidak sopan. Ini berlaku untuk korespondensi bisnis dan pribadi, serta komunikasi di jejaring sosial, Skype, forum, dan tempat lainnya. Selain itu, ini berlaku untuk keseluruhan teks dan kata-kata individual.
Tombol keyboard Caps Lock bertanggung jawab atas huruf kapital. Artinya, jika semua huruf Anda diketik dengan huruf kapital, Anda cukup menekannya satu kali lalu melepaskannya.
Selain itu, jangan mencetak "Subjek" surat dengan huruf kapital - ini adalah bentuk rasa tidak hormat!
Sebagai catatan. Mengetik kata satu per satu dan seluruh teks dengan huruf kapital terasa seperti berteriak. Dan berteriak adalah agresi, yang melampaui korespondensi budaya.
Jika Anda benar-benar perlu menyorot sesuatu dalam teks, lebih baik melakukannya dengan huruf tebal atau miring.
Dan juga sangat disarankan untuk menghindari kata-kata “Mendesak”, “Penting” dan lain-lain yang menyatakan ketidaksabaran pada subjek surat.
melek huruf
Anda tidak boleh terlalu ketat dalam hal ini, tetapi cobalah menulis surat Anda dengan benar. Beberapa tip sederhana:
- Setiap kalimat harus diawali dengan huruf kapital. Untuk mengetiknya, tahan tombol Shift.
- Pasti ada titik di akhir setiap kalimat. Dalam tata letak keyboard Rusia, terletak di baris bawah di sebelah kanan (sebelum Shift).
- Untuk mengetikkan koma, tahan Shift dan tekan tombol titik.
- Jangan memberi spasi sebelum koma atau titik. Harus ada ruang setelahnya.
Dan satu lagi nasihat bagi mereka yang setidaknya tahu sedikit cara menggunakan editor teks Word (Writer). Pertama ketikkan huruf di program ini. Ini akan menyorot kesalahan dengan garis merah dan dengan mengklik kanan pada kata tersebut, Anda dapat memperbaikinya.
Salin dan tempel teks yang sudah selesai ke dalam bidang surat. Namun sebelum melakukan insert, sebaiknya nonaktifkan formatting agar dapat ditambahkan tanpa memformat dari Word (Writer).
Di mail.ru mail, untuk melakukan ini, Anda perlu mengklik "Hapus desain" di bagian atas.
Di Yandex.Mail - tombol "Nonaktifkan desain" di sebelah kanan.
Setelah ditempel, tampilannya bisa dihidupkan kembali.
