Indeks predmeta
svećenički
redni broj predmeta prema nomenklaturi i simbol ustrojstvenog dijela ustanove, nalijepljen na omot predmeta
Kratki rječnik pojmova iz područja uredništva. - Suvremeno uredsko poslovanje: Udžbenik. džeparac. - 3. izd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibirski sporazum, - (Serija “Visoko obrazovanje”).. M.V. Kirsanova. 2003. godine.
Pogledajte što je "indeks padeža" u drugim rječnicima:
indeks predmeta- broj predmeta Brojčana i/ili alfanumerička oznaka predmeta u nomenklaturi predmeta organizacije, primijenjena na njegovu omotnicu. [GOST R 51141 98] Teme: uredski poslovi i arhiviranje Opći pojmovi: organizacija rada s dokumentima Sinonimi broj... ... Vodič za tehničke prevoditelje
INDEKS PREDMETA (BROJ PREDMETA)- prema GOST R 51141–98 „Uredski rad i arhiviranje. Izrazi i definicije” - digitalna ili alfanumerička oznaka predmeta u nomenklaturi predmeta organizacije, primijenjena na njegovu naslovnicu...
Indeks plaće- Indeks plaća je pokazatelj koji se temelji na prikazu mjesečne dinamike prosječnih plaća u ruskom poslovnom sektoru. Indeks plaća omogućuje vam praćenje trendova na tržištu rada i stanja ruske poslovne ekonomije. Metoda izračuna... ... Wikipedia
Indeks povjerenja potrošača- (Indeks povjerenja potrošača, CCI) je ekonomski pokazatelj temeljen na anketama potrošača, koji pokazuje opće stanje gospodarstva i očekivanja stanovništva: koliko su ljudi sigurni u budućnost, u stabilnost svojih prihoda, jesu li spremni za ... ... Bankarska enciklopedija
Indeks poslovnog optimizma- (ISM indeks) Definicija ISM indeksa, izračun ISM indeksa Podaci o određivanju ISM indeksa, izračun ISM indeksa Sadržaj Sadržaj Oznaka Metoda izračuna Sastav u uslužnom sektoru Predstavlja rezultate istraživanja na terenu od..... Enciklopedija investitora
Indeks povjerenja ulagača- (Indeks povjerenja investitora) Određivanje indeksa povjerenja investitora, izračun indeksa povjerenja investitora Informacije o određivanju indeksa povjerenja investitora, izračun indeksa povjerenja investitora Sadržaj Sadržaj Oznaka Ruska ekonomija i ... Enciklopedija investitora
Indeks optimizma- (Indeks optimizma) Definicija indeksa optimizma, izračun indeksa optimizma Informacije o definiciji indeksa optimizma, izračun indeksa optimizma Sadržaj Sadržaj Oznaka Struktura i svojstva Indeks američkog indeksa optimizma ... ... Enciklopedija investitora
POKLOPAC KUĆIŠTA- – poklopac kućišta od mekog papira ili tvrdog kartona na koji su pričvršćeni svi dijelovi opisa kućišta. Omot kovčega za trajno, privremeno (više od deset godina) skladištenje i za osoblje sastavlja se i izvršava prema... ... Upravljanje dokumentima i arhiviranje u terminima i definicijama
POKLOPAC SLUČAJA NA OSOBLJE- – omot od mekog papira ili tvrdog kartona na koji su pričvršćeni svi dijelovi opisa kućišta. Omot personalnog dosjea sastavlja se i izvršava prema utvrđenom obrascu iz Priloga 11. Temeljnih pravila za arhivsko poslovanje... ... Upravljanje dokumentima i arhiviranje u terminima i definicijama
Sibirska akademija za financije i bankarstvo- (SAFBD) Godina osnivanja 1992. Vrsta Nedržavna ... Wikipedia
knjige
- Zdrav čovjek i njegova okolina. Interdisciplinarni pristup. Udžbenik, Zhirkov Anatoly Mikhailovich, Podoprigora Galina Mikhailovna, Tsutsunaeva Mirina Ragimovna, Ovaj priručnik je rezultat analize značajne količine znanstvenih istraživanja i generalizacije znanstvenog iskustva, domaćeg i stranog, akumuliranog posljednjih godina u ... Kategorija: Tjelesni trening Serija: Udžbenici za sveučilišta. Posebna literatura Izdavač: Lan, Kupite za 1144 rub.
- Financije i kredit broj 18 (546) 2013, , Časopis otkriva suvremene probleme u teoriji i praksi financija, novčanog prometa i kredita, bankarstva i osiguranja, tržišta vrijednosnih papira, porezne politike i financijske... Kategorija:
Ispit iz discipline
OSNOVE PRAVNOG POSTUPKA
Izvedena : ___Ivanova O.A.____
(Prezime I.O.)
Student ___1___ predmet __________ spec. ____
(Period treniranja)
skupina_2-SWS-1_ test br. knjige__14100218___
Potpis:_____________________________________________
Učitelj, nastavnik, profesor: _______________________________
(Prezime I.O.)
Naziv radnog mjesta: ___
uč. stupanj, akademski rang
Ocjena: _____________Datum _____________________
Potpis: _____
Sankt Peterburg
PLAN
Uvod………………………………………………………………………………….
Poglavlje 1. Nomenklatura predmeta……………………………………………………
1.1 Pojam „nomenklature predmeta“, njegove vrste, indeksiranje predmeta…………………
1.2 Postupak za podnošenje predmeta…………………………………………….
1.3 Postupak sastavljanja i odobravanja popisa predmeta...
Poglavlje 2. Praktični zadatak: popis za uništavanje dokumenata………
Zaključak………………………………………………………………………..
UVOD
Jedan od najvažnijih zadataka dokumentacijske potpore menadžmentu je organiziranje čuvanja i korištenja dokumenata, što podrazumijeva njihovu obveznu sistematizaciju. Osigurati sigurnost dokumenata i njihovu brzu pretragu za rješavanje raznih problema upravljanja moguće je samo ako organizacija ima popis slučajeva.
Shvaćanje da je potrebno izraditi popis slučajeva i kompetentno formulirati slučajeve s upravljačkom dokumentacijom, u pravilu dolazi s rastom i "starošću" organizacije. Obično prođe nekoliko godina od osnivanja poduzeća prije nego što postane očito da treba upravljati procesom povećanja broja dokumenata te je važno osigurati njihovo evidentiranje i čuvanje. Kada se nakupi znatan broj dokumenata, postavljaju se pitanja: kako ih razvrstati i rasporediti po predmetima, što treba dalje čuvati, a što uništiti. Rješavanje ovih problema bez popisa slučajeva vrlo je teško, ako ne i nemoguće.
POGLAVLJE 1. NOMENKLATURA PREDMETA
Pojam "nomenklature predmeta", njegove vrste, indeksiranje predmeta
Kretanje dokumenata, tj. tijek dokumenata završava nakon faze izvršenja dokumenta. Međutim, podaci sadržani u izvršenim dokumentima nužni su u daljnjem radu organizacije. Sistematizacija dokumenata, a time i podataka sadržanih u njima, jedna je od najvažnijih zadaća u dokumentacijskoj potpori upravljanja i djelatnosti službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove. Prije prijenosa u arhivu organizacije dokumente je potrebno pohraniti tako da ih je lako pronaći, spriječiti neovlašteni pristup njima, osigurati njihovu sigurnost i određene uvjete čuvanja (zaštita od svjetlosti, prašine i sl.). Osiguravanje utvrđenog postupka pohrane dokumenata u tekućem uredskom poslovanju jamstvo je ispravnog i potpunog formiranja arhivskog fonda organizacije.
Isprave se oblikuju u predmete prema odobrenoj nomenklaturi predmeta. Prema GOST R 51414-98:
slučaj– skup dokumenata (dokumenta) koji se odnose na jedno pitanje ili područje djelovanja, smještenih u poseban omot;
formiranje padeža– grupiranje izvršenih akata u predmet prema nomenklaturi predmeta i sistematiziranje akata unutar predmeta;
popis predmeta– sistematizirani popis naziva predmeta otvorenih u organizaciji s naznačenim rokovima čuvanja i sastavljen na propisani način.
Pri sastavljanju popisa predmeta potrebno je rukovoditi se Temeljnim pravilima za rad arhiva organizacija, Državne proračunske obrazovne ustanove i Standardnim uputama za uredsko poslovanje u saveznim tijelima izvršne vlasti. Ovi dokumenti utvrđuju vrste predmeta, postupak njihove pripreme, izvršenja, koordinacije i odobravanja.
U skladu s Temeljnim pravilima za rad ustrojstvenih arhiva razlikuju se tri vrste nazivlja spisa: standardno, okvirno i pojedinačno.
Tipično Nomenklatura predmeta sastavlja se za organizacije koje su homogene po prirodi svojih aktivnosti i strukture, uspostavlja za njih standardni sastav predmeta, jedinstvenu indeksaciju tih predmeta i normativni je dokument. Standardna nomenklatura predmeta može se primijeniti u tim organizacijama bez ikakvih izmjena ili dopuna, navodeći samo nazive organizacije i strukturnih odjela.
Približno nomenklatura predmeta utvrđuje približan sastav predmeta otvorenih u uredskom radu organizacija koje su homogene po prirodi svoje djelatnosti, ali različite po strukturi, te je preporuke.
Za sastavljanje se koriste standardna i okvirna nomenklatura predmeta pojedinac nomenklatura poslova koju svaka organizacija treba imati.
Ako postoji standardna nomenklatura, naslovnice predmeta iz nje u potpunosti se prenose u pojedinačnu. Naslovi se mogu odrediti uzimajući u obzir specifičnosti aktivnosti organizacije. Iz približne nomenklature predmeta odabiru se nazivi onih predmeta koji se formiraju u određenoj organizaciji. Istodobno, neki slučajevi predviđeni okvirnom nomenklaturom mogu se kombinirati ili odvojiti ovisno o količini dokumentacije ili specifičnostima rada određene organizacije. Razdoblja skladištenja za slučajeve predviđene standardnom ili okvirnom nomenklaturom prenose se u pojedinačnu nomenklaturu bez promjena.
U malim organizacijama koje nemaju strukturnu podjelu sastavlja se jedna nomenklatura predmeta, koja je sustavni popis svih predmeta otvorenih u organizaciji tijekom kalendarske godine. U velikim organizacijama nomenklatura se sastavlja za svaku strukturnu jedinicu, a zatim se kombiniraju u Sažetak nomenklatura.
Međutim, nomenklatura poslova organizacije ne bi trebala predstavljati mehaničku vezu nomenklatura poslova strukturnih odjela. Prilikom njegove izrade razjašnjavaju se pitanja umnožavanja dokumenata, tj. utvrđuju se vrste dokumenata koji nastaju u organizaciji u više primjeraka, određuju se mjesta pohrane izvornika i preslika te se prema tome određuje rok pohrane. Naslovi koji sadrže slične skupine dokumenata se uređuju.
Nomenklatura predmeta je višenamjenski dokument koji se koristi u različite svrhe:
1) koristi se kao klasifikacijska shema pri formiranju slučajeva;
2) utvrđuje rok čuvanja dokumenata;
3) koristi se umjesto popisa predmeta kao knjigovodstvena isprava pri predaji predmeta u arhiv s rokom čuvanja do zaključno 10 godina; služi kao osnova za izradu popisa spisa s rokom čuvanja preko 10 godina i trajnim;
4) ima referentnu vrijednost pri proučavanju strukture organizacije.
Indeksiranje predmeta
Za praktičnu upotrebu nomenklature padeža od velike su važnosti simboli dodijeljeni padežima - indeksi padeža. Ako je organizacija mala i nema strukturne dijelove, njezina se nomenklatura gradi prema proizvodnoj ili funkcionalnoj shemi. U ovom slučaju, indeks predmeta bit će njegov serijski broj u nomenklaturi: 01, 02, 03 itd.
U zbirnoj nomenklaturi indeks svakog predmeta uključuje oznaku ustrojstvene jedinice i redni broj predmeta unutar ustrojstvene jedinice. Na primjer, indeks predmeta 02-03 znači da je predmet formiran u ustrojstvenoj jedinici kojoj je dodijeljen indeks “03”, au nomenklaturi predmeta ove jedinice naziv predmeta nosi broj “02” (02. ). Indeksiranje strukturnih jedinica mora biti stalno i ponavljati se iz godine u godinu. Prijenosni predmeti upisuju se u nomenklaturu svaki put istim indeksom.
Indeksiranje dokumenata sastoji se od dodjele konvencionalnih digitalnih (ponekad alfanumeričkih) oznaka - indeksa koji se daju dokumentima tijekom registracije i označavaju mjesto pripreme, vrijeme izvršenja i pohranu dokumenata. Obavezni element indeksa je serijski registarski broj unutar dokumenta, koji se obično bilježi godinu dana. Sukladno ciljevima pretraživanja, redni broj se može nadopuniti indeksom prema nomenklaturi predmeta, kao i drugim klasifikacijskim oznakama (indeksi strukturnih odjela, službenika, dopisnika, operativnih pitanja, vrsta dokumenata i dr.). Sastavnice registarskog indeksa međusobno su odvojene kosom crtom, npr.: 356/01,134/02/03-10.
Najčešće je indeks nomenklature priložen registracijskom serijskom broju dokumenata, budući da je glavna shema za klasifikaciju dokumenata u uredskom radu nomenklatura predmeta.
Osnova za indeksiranje nomenklatura predmeta je popis ili popis strukturnih odjela s indeksima ili simbolima koji su im dodijeljeni. Indeksu strukturne jedinice dodaje se broj predmeta prema nomenklaturi predmeta unutar strukturne jedinice, na primjer: 05-15, gdje je 05 indeks strukturne jedinice (obično se poklapa s rednim brojem strukturne jedinice). jedinica prema rasporedu), 15 je broj predmeta prema nomenklaturi. Preporučljivost numeriranja predmeta unutar jedne strukturne jedinice objašnjava se činjenicom da se na taj način postiže najveća stabilnost brojeva. Pojava novih predmeta ili smanjenje broja predmeta u jednoj strukturnoj jedinici, stvaranje ili likvidacija strukturnih jedinica (i, posljedično, predmeta) ne utječe na indeksiranje predmeta drugih strukturnih jedinica.
Jedna od komponenti registracijskog sustava su klasifikatori, koji su razvijeni uzimajući u obzir potrebe institucije za traženjem dokumenata.
Ako nomenklatura predmeta ne postoji, pri dodjeljivanju registracijskog indeksa koristi se klasifikator ustrojstvenih jedinica iza kojeg u pravilu slijedi redoslijed ustrojstvenih jedinica prema rasporedu zaposlenih. Na primjer: usluga uredskog vođenja - 01; plansko-financijska služba - 02; Odjel marketinga i promidžbe - 03; odjel prodaje - 04; kadrovska služba - 05; pravna služba - 06; računovodstvo - 07; upravno-gospodarski odjel - 08.
Institucije često razvijaju digitalne klasifikatore službenika, obično upravitelja i njegovih zamjenika, na primjer: generalni direktor - 01; financijski direktor - 02; komercijalni direktor - 03; Zamjenik generalnog direktora za administrativno-gospodarska pitanja - 04.
Zahvaljujući ovoj strukturi indeksiranja moguće je iza registarskog indeksa utvrditi tko je pregledao dokument i kojoj je strukturnoj jedinici poslan na izvršenje. Na primjer: 346/02/07, gdje je 346 serijski broj dolaznog pisma, 02 je indeks financijskog direktora, 07 je indeks računovodstvenog odjela.
Korištenje indeksa službenika tijekom registracije preporučljivo je u slučaju formiranja datoteka (prvenstveno korespondencije koju potpisuje uprava) u strukturnim odjelima.
Lokacija registracijskog broja dokumenta kao dijela njegovog indeksa može varirati ovisno o dokumentu koji se registrira - inicijativni unos ili inicijativa slobodan dan. Evidentiranje izlaznih dokumenata inicijative razlikuje se od evidentiranja ulaznih dokumenata inicijative samo u dva aspekta: elementi registarskog indeksa upisuju se obrnutim redoslijedom, a indeks službene osobe je indeks osobe koja je dokument potpisala.
Dakle, kod evidentiranja izlaznog dokumenta inicijative prvo se upisuje registarski broj s grupom ulaznih dokumenata inicijative (npr. 1034), zatim indeks dužnosnika – autora rješenja (npr. 02), zatim indeks ustrojstvene jedinice kojoj se dokument šalje na izvršenje (npr. 06 ), a nakon izvršenja dokumenta - drugi dio indeksa - indeks predmeta po nomenklaturi (npr. 14). Puni registracijski indeks izgledat će ovako: 1034/02/06-14.
Prilikom evidentiranja izlaznog akta inicijative, dokument se najprije označava indeksom predmeta prema nomenklaturi (npr. 05-12), zatim indeksom službene osobe koja je dokument potpisala (npr. 01), te brojem evidencije. za grupu izlaznih dokumenata inicijative (na primjer, 960). U tom će slučaju puni registracijski indeks izgledati ovako: 05-12/01/960.
Upravni akti (uredbe, odluke, naredbe, nalozi), kao i neki interni akti (protokoli, akti) imaju samo redni broj unutar godine (od siječnja do prosinca).
Samo u obrazovnim ustanovama interni dokumenti mogu biti numerirani po akademskim godinama.
U nekim slučajevima mogu se koristiti sufiksi slova.
Prilikom evidentiranja žalbi građana rednom broju se dodaje prvo slovo prezimena podnositelja.
Na primjer: D-23. S-12.
Registracija dokumenata s ograničenim pristupom uključuje dodavanje odgovarajuće oznake u registracijski indeks, na primjer: 235/01-05DSK.
Kako bi se razlikovale grupe naloga po kadrovima, svakoj vrsti može se dodijeliti slovni indeks. Sustav indeksa razvijaju kadrovske službe uzimajući u obzir specifičnosti registracije i formiranja naloga u određenoj instituciji. Za naredbe o osoblju (o prijemu, premještaju, razrješenju, radu s nepunim radnim vremenom zaposlenika ustanove, o novčanoj pomoći, o napredovanju zaposlenika) brojevima se obično dodaje slovo "K" (kadrovi) ili " OS” (osoblje), na primjer: broj 145-K, broj 68-OS. Ako se nalozi za poticaje vode zasebno, tada se dodaje slovo "C" (poticaji), na primjer: № 47-3. Nalozi za odobravanje dopusta mogu imati sljedeći slovni indeks: br. 83-ot., putni nalozi - br. 54-B, nalozi za naplatu - br. 5-S.
Na dokumentima čiji su autori više organizacija indeksi autora navode se kosom crtom redom kojim su autori navedeni (slijeva na desno). Primjerice, registarski indeks zajedničke narudžbe triju institucija bit će: 356/501/231.
Evidentiranje isprava provodi se upisivanjem upisnog indeksa i datuma upisa, nakon čega slijedi upisivanje potrebnih podataka o ispravi u registracijske kontrolne listove (RKF) – upisne kartice ili upisne dnevnike. U praksi se za evidentiranje ulazne i izlazne dokumentacije koriste dva registracijska obrasca: registracijski karton i dnevnik dokumenata.
Upis u registracijske kartice obično se provodi u državnim institucijama s protokom dokumenata od preko 600 dokumenata godišnje. Upisne kartice tiskaju se na papiru utvrđenih formata (za ručni upis) ili se popunjavaju na računalu. Registracijska kartica mora sadržavati sljedeće podatke o registriranom dokumentu: datum registracije, podatke o dopisniku, datum primitka i indeks dokumenta (za ulazne dokumente), kratak sadržaj dokumenta, podatke o rješenju ili kome je dokument poslan. , bilješku o izvršenju isprave i sl.
U organizacijama s volumenom protoka dokumenata do 600 dokumenata godišnje dopuštena je registracija dokumenata u dnevnike. U tom slučaju, dolazni dokumenti, odlazni i interni dokumenti vode se u zasebne dnevnike. Sadržaj detalja u registracijskim dnevnicima, ulaznim i izlaznim te internim dokumentima sličan je sadržaju detalja u registracijskim i kontrolnim karticama. Uz male količine dokumentacije, ovi se dnevnici mogu čuvati nekoliko godina.
Prilikom registracije svi se dokumenti dijele u nekoliko skupina, od kojih se svaka mora posebno registrirati: dolazni dokumenti, odlazni dokumenti, interni dokumenti itd.
Ulazni i izlazni dokumenti imaju registarske brojeve. Registarski broj dokumenta sastoji se od serijskog broja, koji se može nadopuniti abecednim ili digitalnim brojem ustrojstvene jedinice, brojem predmeta prema nomenklaturi predmeta, šifrom dokumenta, korespondentom, izvršiteljem itd. sastavni dijelovi registarskog broja međusobno su odvojeni kosom crtom ili crticom. Urudžbeni broj ulaznih dokumenata upisuje se sljedećim redoslijedom: redni urudžbeni broj, broj predmeta prema nomenklaturi predmeta (indeks dokumenta). Primjerice, registarski broj zaprimljenog pisma: br. 182/06-14, gdje je 182 redni broj pisma unutar registarskog niza pisama; 06-14 - indeks predmeta prema nomenklaturi predmeta.
Indeksiranje dokumenata - to je stavljanje njihovih serijskih (registarskih) brojeva i potrebnih simbola tijekom registracije, koji označavaju mjesto njihovog izvršenja (sastavljanja) i skladištenja. Indeks ulazne, izlazne i interne isprave u pravilu se sastoji od indeksa predmeta prema nomenklaturi predmeta i urudžbenog broja isprave. Indeksi upravnih akata i zapisnika su njihovi evidencioni brojevi koji se dodjeljuju zasebno unutar svake vrste isprava. Evidencijalni broj poslanih pisama upisuje se obrnutim redoslijedom.
Sekvencijalno numeriranje provodi se unutar službene godine koja odgovara kalendarskoj godini - od 1. siječnja do 31. prosinca. Registarski broj dokumenta koji zajednički sastavljaju dvije ili više organizacija sastoji se od registarskih brojeva dokumenata svake od tih organizacija, odvojenih kosom crtom prema redoslijedu navođenja autora dokumenta.
Registracija isprava je bilježenje knjigovodstvenih podataka o ispravi u propisanom obliku, bilježenje činjenice njezina nastanka, primitka ili otpreme.
Svrha registracije je provođenje računovodstva, nadzor nad izvršenjem dokumenata i njihovo pretraživanje. Registracija dokumenata uključuje rješavanje takvih problema kao što su:
Osiguravanje sigurnosti dokumenata;
Organizacija nizova za traženje informacija.
Korištenjem obrazaca za prijavu možete dobiti informacije o primitku i slanju dokumenata, njihovoj lokaciji, rokovima itd.
Mnogi dokumenti nastali u institucijama i organizacijama stječu pravnu snagu tek nakon registracije. Na primjer, nalog stupa na snagu i počinje djelovati tek od trenutka registracije. Pismo poslano od organizacije postaje službeno samo ako ima odlazni registracijski broj; dodjeljivanje registracijskog indeksa dolaznom dokumentu je bilježenje činjenice njegovog primitka i utvrđivanje odgovornosti organizacije za njegovo izvršenje ili korištenje informacija sadržanih u njemu.
PRAVILA REGISTRACIJE
Isprave koje zahtijevaju evidentiranje, izradu i korištenje u referentne svrhe podliježu registraciji. U uredskom poslovanju kadrovske službe nastaju dokumenti koji se evidentiraju radi davanja pravne snage (nalozi, dopisi, dopisi i dr.). Većina registracijskih nizova u kadrovskoj evidenciji formira se za potrebe evidentiranja posebno vrijednih dokumenata (radne knjižice, osobni dosjei, putne potvrde i dr.).
Dokumenti se evidentiraju u posebnim skupinama ovisno o vrsti dokumenta, broju dokumenata iste vrste, autoru i sadržaju. Na primjer, prilikom registracije u bilo kojoj organizaciji, narudžbe za osoblje raspoređuju se u zasebne nizove. Ali s velikom količinom ovih dokumenata, oni se mogu podijeliti prema kriteriju razdoblja pohrane u dva niza - nalozi za osoblje (razdoblje pohrane 75 godina) i nalozi za odmor, poslovna putovanja, kazne, dužnost (razdoblje pohrane 5 godina) . Moguća je registracija po zasebnim vrstama: nalozi za prijem, nalozi za premještaj, nalozi za otpust itd. Unutar svakog dodijeljenog niza, dokumentima se prilikom registracije dodjeljuje redni broj i registarski indeks.
Ulazni dokumenti evidentiraju se na dan primitka, izlazni i interni dokumenti evidentiraju se na dan potpisivanja. Telegrami i faksovi se registriraju u trenutku primitka i odmah se prosljeđuju primatelju.
INDEKSIRANJE DOKUMENATA PRILIKOM REGISTRACIJE
Indeksiranje dokumenata je dodjeljivanje dokumenta, tijekom registracije, serijskog (registracijskog) broja i potrebnih simbola koji omogućuju određivanje strukturne jedinice ili službenika koji je autor dokumenta i mjesto njegove pohrane. Kazala se koriste u pretraživanju, evidentiranju i sistematizaciji dokumenata. Registracijski indeksi na dolaznom dokumentu nalaze se u donjem polju, na odlaznim i internim - u dijelu zaglavlja dokumenta.
Registarski indeks sastoji se od rednog broja dokumenta unutar odabranog niza i simbola, npr. grupe dokumenata ili strukturne jedinice, indeksa predmeta po nomenklaturi. Registarski indeks se ne ponavlja tijekom godine i predstavlja glavnu tražilicu dokumenta.
U indeksima su oznaka niza i serijski broj odvojeni jedan od drugog crticom ili kosom crtom. Na primjer, 145-LS ili 145/LS, gdje je 145 serijski broj dokumenta u registriranom nizu, LS je oznaka naloga za osoblje.
Indeks upravnih akata, u pravilu, sastoji se od rednog broja koji se dodjeljuje ispravi unutar godine.
Male organizacije obično koriste jednostavan sustav indeksiranja - slovni indeksi "K" (osoblje) ili "LS" (osoblje) dodaju se broju naloga. Budući da se nalozi za osoblje izdaju, evidentiraju i pohranjuju odvojeno od naloga za glavne aktivnosti, u ovom slučaju indeksi pomažu da ih se razlikuje od naloga za glavne aktivnosti.
Određeni broj kadrovskih službi naloge za dugotrajno skladištenje vodi s oznakom “LS”, a naloge za kratkoročno skladištenje s indeksom “K”.
Velike kadrovske službe razvijaju sustav indeksiranja koji postavlja različite oznake slova za različite kadrovske naloge. Na primjer, indeks "K" dodaje se broju naloga za kretanje osoblja (prijem, prijenos, otpuštanje). Ali s velikim brojem osoblja i različitim kategorijama osoblja (specijalisti, menadžeri, radnici, zaposlenici), potrebno je razviti simbole naloga za svaku kategoriju osoblja uz početni indeks "K".
Formiranje sustava za indeksiranje dokumenata prilično je individualan postupak i određen je pravilima za registraciju dokumenata usvojenih u određenoj organizaciji, a ovisi, prije svega, o broju izdanih naloga. U velikim organizacijama, gdje je broj osoblja u tisućama i, shodno tome, broj kadrovskih naloga također će biti vrlo značajan, a svaka vrsta kadrovskih naloga bit će kreirana i registrirana u zasebnim strukturnim jedinicama kadrovske službe, to je preporučljivo je razviti sustav indeksa koji će razlikovati svaku vrstu naloga. Na primjer, "P" - nalozi za zapošljavanje, "PR" - nalozi za zapošljavanje radnika, "PS" - za zapošljavanje stručnjaka (tehničkih inženjera); "K" - poslovna putovanja, "KV" - interna poslovna putovanja itd. U ovom slučaju, sustav indeksiranja trebao bi biti sadržan u uputama o vođenju evidencije kadrovske službe.
Indeksi se stavljaju na ulazne dokumente (osim privitaka), na odlazne dokumente (osim privitaka) i njihove kopije koje ostaju u dosjeima organizacije, na interne dokumente i priloge uz njih.
12. Pojam i zahtjevi za nomenklaturu poslova kadrovske službe.
Nomenklatura predmeta je sistematizirani popis zaglavlja predmeta unesenih u evidenciju organizacije s naznačenim rokovima čuvanja, sastavljen na propisanom obrascu1.
U ovoj definiciji treba obratiti pozornost na činjenicu da nomenklatura predmeta treba:
Osigurati sistematizaciju svih dokumenata:
Budite pripremljeni u skladu s pravilima koja postoje u normativnim i metodološkim dokumentima Federalnog arhiva. Nomenklatura predmeta izrađena je s ciljem:
Osiguravanje reda u postupku zavođenja spisa u predmete (odnosno formiranje predmeta);
Obračun broja predmeta otvorenih u strukturnoj jedinici (i organizaciji u cjelini) godišnje;
Indeksiranje predmeta;
Sastavljanje inventara prilikom predaje dokumenata trajnog i privremenog (preko 10 godina) čuvanja u arhiv;
Obračun privremenog (do 10 godina) čuvanja dokumenata u arhivi dokumenata.
Pri izradi posebne nomenklature spisa koriste se regulatorni dokumenti Federalnog arhiva koji uređuju metodologiju sastavljanja i obrade nomenklature spisa i standardni popis dokumenata koji označavaju rokove čuvanja; osim toga mogu se koristiti nomenklature spisa za prethodne godine pružiti značajnu pomoć pri sastavljanju nomenklature spisa za iduću godinu.
Postoje tri vrste nomenklatura slučajeva:
Standard (utvrđuje sastav predmeta otvorenih u uredskom radu sličnih organizacija i normativni je dokument),
Približan (utvrđuje približan sastav predmeta otvorenih u evidenciji organizacija na koje se odnosi, navodeći njihove indekse i savjetodavne je prirode),
Pojedinačna nomenklatura poslova određene organizacije.
Standardne i okvirne nomenklature predmeta služe za sastavljanje pojedinačne nomenklature predmeta; Od toga se zaglavlja predmeta i rokovi čuvanja dokumenata prenose bez izmjena u pojedinačnu nomenklaturu predmeta.
Nomenklaturu predmeta sastavlja na kraju kalendarske godine služba za vođenje evidencije organizacije i stupa na snagu u siječnju sljedeće godine.
Nomenklatura poslova kadrovske službe dio je opće nomenklature; njegov projekt izrađuje jedan od djelatnika, a potpisuje ga voditelj službe. Služba za vođenje evidencije organizacije može izvršiti izmjene i prilagodbe pripremljenog projekta (pojasniti naslove predmeta, razdoblja pohrane itd.).
Nomenklatura poslova organizacije umnožava se u potrebnom broju primjeraka. Njen prvi primjerak pohranjuje se u službi uredskog poslovanja, drugi se koristi službi uredskog poslovanja kao radni primjerak, treći se nalazi kao knjigovodstveni dokument u. arhiv organizacije, četvrti je u državnom arhivu, čiji je izvor navedena organizacija.
Nakon odobrenja opće nomenklature predmeta, kadrovska služba dobiva izvadak iz nje, što je osnova za formiranje dokumenata u predmetima tijekom cijele kalendarske godine. Popis predmeta nalazi se uz regal (police, ormare, sefove) na kojem se predmeti odlažu, a služi tijekom cijele godine za arhiviranje spisa (formiranje predmeta).
Popis poslova organizacije sastavljen je analogno drugim internim dokumentima i ima sljedeće podatke:
Ime kompanije,
Naziv vrste dokumenta (popis datoteka),
Razvojno mjesto
Valjanost.
S desne strane je traka za odobrenje. Nomenklatura poslova organizacije i strukturne jedinice razlikuje se u sastavu detalja, njihovom položaju i dizajnu.
Podaci o nomenklaturi predmeta prikazani su u obliku tablice:
Indeks predmeta (1), Naslov predmeta (2), Broj skladišnih jedinica (3), Rok čuvanja predmeta i broj članaka u popisu (4), Napomena (5) - naziv naslova. Ispod njih je napisano: "Naziv odjeljka"
Nazivi odjeljaka nomenklature poslova organizacije bit će nazivi strukturnih jedinica smještenih u nizu koji odgovara rasporedu osoblja ili odobrenoj strukturi. Nakon strukturnih podjela, nazive javnih organizacija treba poredati po važnosti.
Ako organizacija nema strukturnu podjelu, nomenklatura predmeta se gradi prema proizvodno-granskom ili funkcionalnom sustavu; nazivi njegovih odjeljaka određeni su sadržajem funkcija upravljanja i područja djelovanja organizacije.
Potrebno je popuniti tablicu u gotovoj nomenklaturi, osim stupca 3, koji se popunjava na kraju kalendarske godine, kada postaje jasno koliko je dokumenata odgođeno u predmetu. Ako je broj dokumenata s rokom trajne i dugotrajne pohrane (preko 10 godina) veći od 250 stranica, spis se dijeli na sveske (dijelove) i o tome se podaci upisuju u stupac 3.
U stupac 4. uz rok čuvanja svake datoteke upisuju se i brojevi artikala prema popisu.
stranicu, napravite općeniti link na njezin naziv i impresum. Ako je uz standardni popis korištena standardna ili približna nomenklatura predmeta, zakonodavni akti ili regulatorni dokumenti, prema kojima su utvrđeni rokovi čuvanja predmeta, tada bi trebala postojati poveznica na te dokumente.
Ako u nomenklaturi postoje zaglavlja predmeta koji sadrže dokumente čiji rok čuvanja nije predviđen standardnim ili odjelskim popisom spisa, tada njihov rok čuvanja utvrđuje stručno verifikacijsko povjerenstvo (EPK) odgovarajućeg arhiva na preporuku odjela. arhiv i središnje stručno povjerenstvo (SIP) ili stručno povjerenstvo (IK) organizacije. U tom slučaju, uz a, rok čuvanja je naznačen od strane odgovarajuće stručne komisije.
nomenklatura, kadrovska služba označava: nazive popisa dokumenata s njihovim rokovima čuvanja, koji se koriste pri određivanju rokova čuvanja spisa; pravi bilješke:
O osnivanju obrta;
Prolazna pitanja;
Odabir predmeta za uništenje;
Osobe odgovorne za formiranje predmeta;
Prijenos predmeta drugoj organizaciji za nastavak. Na kraju kalendarske godine kadrovska služba organizacije
na kraju nomenklature predmeta popunjava se završni zapisnik o broju otvorenih predmeta (svezaka, dijelova), posebno za trajnu i privremenu pohranu. Konačni zapis i podaci u stupcu 3 "rade" kako bi ispunili računovodstvenu funkciju nomenklature predmeta. Podaci sadržani u završnoj evidenciji nomenklature poslova organizacije obvezno se prijavljuju odjelnoj arhivi, o čemu se u nomenklaturi sastavlja bilješka s naznakom položaja osobe koja je sastavila bilješku, njezinog potpisa i prijepisa potpisa. . Obrazac konačnog upisa u popis poslova organizacije je jedinstven.
Nomenklatura spisa organizacija koje pohranjuju dokumente na čuvanje usuglašava se s arhivom najmanje jednom u pet godina. Češće (bez obzira na vrijeme odobrenja) to se mora učiniti ako je došlo do temeljne promjene u funkcijama, područjima djelovanja ili organizacijskoj strukturi organizacije. U tom slučaju popis predmeta se sastavlja, usuglašava i ponovno odobrava.
Odobrena kopija nomenklature spisa dokument je trajne pohrane i nalazi se u odjelu nomenklature uredske službe.
Specifična nomenklatura predmeta trebala bi sadržavati naslove predmeta za sve dokumente nastale u aktivnostima organizacije (dolazne, odlazne, interne), kao i:
Za grupiranje dokumenata s oznakom „Za službenu uporabu“ (DSP), „Povjerljivo“, „Poslovna tajna“ i referentnih spisa, dnevnika (knjiga) za evidentiranje izdanih dokumenata i obračun radnih knjižica, službenih putovanja, potvrda i sl.;
Predmeti privremenih tijela čiji dokumenti služe kao pravna osnova za potvrđivanje ovlasti
organizacija ili prestanak njezinih aktivnosti (na primjer, poslovi likvidacijske komisije organizacije uključeni su u popis poslova likvidirane organizacije);
Predmeti likvidiranih organizacija čiji je pravni sljedbenik organizacija nisu papirološki okončani. Naslovi tiskanih publikacija (bilteni, tarife, imenici) nisu uključeni u popis predmeta.
Zaglavlja predmeta o pitanjima koja nisu riješena u roku od jedne godine su “prijelazna” i uvrštena su u popis predmeta organizacije za sljedeću godinu s istim indeksom. U nomenklaturi dosjea kadrovske službe u takve slučajeve spadaju osobni dosjei, radne knjižice i računovodstveni dnevnici (knjige).
13. Pojam i zahtjevi za formiranje predmeta u kadrovskoj službi.
Formiranje predmeta obično se naziva grupiranje spisa u predmete prema nomenklaturi predmeta i sistematizacija spisa unutar predmeta.
Osnova za formiranje predmeta je nomenklatura predmeta - njegova prisutnost uvelike olakšava ovaj proces, budući da ovaj dokument utvrđuje sastav predmeta koji se otvaraju i njihove naslove, te postavlja znanstveno utemeljena razdoblja čuvanja regulirana nacionalnim regulatornim dokumentima. Ali sama prisutnost čak i visokokvalitetne nomenklature predmeta neće pomoći u kompetentnom formuliranju predmeta ako onaj tko je za to odgovoran nije svjestan regulatornih zahtjeva za formiranje predmeta.
Potrebno je pridržavati se postojećih pravila za formiranje predmeta, od njihove provedbe:
Omogućuje brzo pretraživanje dokumenata;
Omogućuje racionalno formiranje kutija i njihovo kompaktno skladištenje, čime se štedi trošak izvođenja ove operacije;
Ubrzava i olakšava završnu obradu spisa prije predaje u arhiv, smanjuje troškove rada za pretarhivsku obradu dokumenata;
Olakšava ispitivanje vrijednosti dokumenata, njihov odabir za daljnje čuvanje ili uništavanje;
Osigurava sigurnost dokumenata, jer isključuje mogućnost da dokumenti trajne pohrane dospiju u datoteke s privremenim rokovima pohrane;
To je jedno od područja zaštite organizacijskih informacija, sprječavanje neovlaštenog pristupa povjerljivim i drugim zaštićenim informacijama;
Omogućuje kontrolu dostupnosti i lokacije dokumenata.
Predmetom (primarni sklop) smatra se zbirka isprava koje se odnose na jednu problematiku ili područje djelatnosti i nalaze se u posebnom omotu (upisniku ili registratoru).
Rad na formiranju predmeta sastoji se od sljedećih operacija
Raspored dokumenata u fascikle (predmete) i arhiviranje dokumenata;
Raspored dokumenata unutar datoteka u određenom redoslijedu;
Dizajn poklopca kućišta.
Prve dvije operacije izvode se svakodnevno. Omotnice se dizajniraju pri pokretanju poslovanja i nakon završetka godine. Na kraju kalendarske godine u kadrovskoj službi za sljedeću godinu pripremim onoliko mapa koliko ima predmeta navedenih u nomenklaturi. Indeksi se prenose na hrbat mapa.
Predmet se smatra otvorenim nakon pohranjivanja prve izvršene isprave u mapu.
Osnovni zahtjevi za formiranje predmeta su sljedeći:
1. Prilikom izrade predmeta potrebno je arhivirati dokumente samo u slučajevima predviđenim nomenklaturom u skladu s naslovima utvrđenim u njemu. Stoga je jedan od obveznih uvjeta za sastavljanje nomenklature uključiti u nju sve dokumente organizacije (strukturne jedinice). Ako se tijekom godine u organizaciji pojave dokumenti koji nisu predviđeni nomenklaturom, formiraju se u samostalne datoteke. U tu svrhu, na kraju popisa predmeta, uobičajeno je uključiti predmete s konvencionalnim nazivom "Rezerva".
2. Dokumenti se pohranjuju u spise tek nakon što su izvršeni. e. konačno rješenje pitanja koja su u njima postavljena. Dokument mora sadržavati bilješku o izradi i slanju dokumenata u spis, što je jedan od obaveznih podataka. Treba uključiti sažetak izvedbe ako ne postoji dokument koji dokazuje izvedbu.
Ako postoji odgovor, u donjem polju izvršitelj rukom upisuje: »Za spis br...«, stavlja datum i svoj potpis.
U međusektorskim normativnim dokumentima koji utvrđuju postupak pohranjivanja dokumenata [zabranjeno je arhivirati neispunjene dokumente koji čekaju odgovor ili dokumente s oznakom „Povratno” u spise. U postupku izrade dokumenata provjerava se ispravnost dokumenata - prisutnost i vjerodostojnost potpisa službenih osoba, datuma, registracijskih indeksa, bilješki o uklanjanju s kontrole i izvršenja.
3. Isprave se ulažu u spise danom izvršenja.
4. Dokumenti se mogu arhivirati u datoteke sa svim prilozima i dodatnim materijalima vezanim uz rješavanje ovog pitanja. Međutim, ako je volumen potonjeg velik, moguće je stvoriti zasebne datoteke s dokumentima i datoteke s privicima uz njih. Na primjer: naredbe odvojeno od osnova za njihovo izdavanje, zapisnici odvojeno od rješenja.
5. Isprave trajne i privremene čuvanja oblikuju se u posebne spise. Na temelju ovog pravila, uobičajeno je formirati u zasebne datoteke izvornike i kopije, godišnja i tromjesečna izvješća, kao i dokumente iste namjene (na primjer, administrativne), ali različitih naziva (vrsta) i razdoblja čuvanja - naloge i upute.
6. Ne smije se dopustiti pohranjivanje dva ili više primjeraka istog dokumenta u spise: to zatrpava spise nepotrebnim dokumentima, dodatno troši vrijeme na traženje dokumenata i neopravdano povećava volumen pohranjenih dokumenata. Jedina iznimka mogu biti one kopije dokumenata koje imaju bilo kakve rezolucije, oznake, vize koje dopunjuju sadržaj prve kopije dokumenta.
7. Svaka kutija ne smije sadržavati više od 250 listova (30-40 mm). Deblje kutije su nezgodne za korištenje. Ako se u spis stavlja veći broj spisa, treba ga podijeliti na sveske (dijelove). Predmet koji se sastoji od više svezaka mora imati zajednički naslov i indeks predmeta uz dodatak broja sveska.
8. Predmeti se formiraju za kalendarsku godinu. Izuzetak su tzv. pokretni predmeti koji sadrže spise o pitanjima koja nisu riješena u roku od godinu dana. U kadrovskim službama takve datoteke uključuju osobne dosjee zaposlenika, računovodstvene knjige i dnevnike.
Unutar svakog predmeta dokumenti moraju biti sistematizirani, budući da redoslijed rasporeda dokumenata unutar predmeta određuje brzinu pretraživanja dokumenata tijekom njihovog operativnog čuvanja i dobivanja informacija o postupku rješavanja pojedinog pitanja. Osim toga, količina informacija o tijeku i rješavanju pojedinih pitanja ovisi o ispunjavanju zahtjeva za sistematizacijom dokumenata unutar predmeta. Razdvajanje međusobno povezanih dokumenata za različite slučajeve zakomplicirat će potpisivanje potrebnih podataka. Osnovno načelo sistematizacije dokumenata u predmetima je kronološko. U tom slučaju dokumenti su raspoređeni po datumu, počevši od najranijeg do najnovijeg; poštivanje ovog pravila osigurava da su dokumenti smješteni unutar spisa u izravnom kronološkom slijedu, što je obavezno pri predaji dokumenata u arhiv.
