نحوه صحیح نوشتن نامه درخواست نمونه نامه تجاری چرا به مکاتبات تجاری نیاز دارید؟

درخواست کتبی خطاب به نمایندگان یک سازمان (معمولاً برای مدیر ارسال می شود) یا به شخص خاصی که به منظور کسب اطلاعات، دسترسی به اوراق تجاری یا درخواست انجام برخی کارها تنظیم می شود، نامه درخواست نامیده می شود. . بر اساس قوانین دفتری، مخاطب مکاتبه باید به چنین نامه ای پاسخ دهد.

نمونه نامه درخواست

قوانین تنظیم نامه درخواست مطابق با قوانین عمومی پذیرفته شده مکاتبات تجاری است. شکل نامه حاوی درخواست رایج ترین شکل در مکاتبات تجاری است و بنابراین گزینه های نوشتاری متنوعی را در اختیار شما قرار می دهد. کلی‌ترین توصیه‌هایی که می‌توان برای کمک به نویسنده چنین نامه‌ای ارائه کرد، رعایت سبک ارائه ساده و مختصر با ویژگی اجباری اقداماتی است که باید انجام شود، به عنوان مثال: «من درخواست کمک می‌کنم. .»، «از شما خواهش می کنم...» (عمل خاص بعداً نشان داده شده است)، «امیدوارم حمایت شما در به دست آوردن...» و غیره.

به عنوان یک قاعده، درخواست نامه رسمی روی سربرگ فرستنده نوشته می شود و ساختار آن شامل بخش های زیر است:

• جزئیاتی که شماره ثبت مکاتبات خروجی و تاریخ ایجاد نامه را نشان می دهد.


• اطلاعات شخصی نویسنده مکاتبات (موقعیت و نام کامل)؛


• عنوان نامه که ماهیت درخواست را مشخص می کند.


• یک خطاب محترمانه به مخاطب پیام که اغلب با "عزیز..." شروع می شود.


• اصل درخواست با ذکر اقدامی که فرستنده می خواهد با درخواست تجدید نظر خود شروع کند.


• در متن نامه، در برخی موارد، مناسب است از عبارتی در مورد حل و فصل موفقیت آمیز پرونده استفاده شود، به عنوان مثال، "پیشاپیش از مشارکت شما متشکریم ..."؛


• امضای نویسنده نامه درخواست که اطلاعات وی را نشان می دهد.

هنگام نگارش متن، درخواست اصلی می تواند مقدمه ای باشد که در آن لازم است به طور خلاصه دلایل تماس با مخاطب بیان شود. در صورتی که نمونه دارای چندین درخواست باشد، استفاده از عباراتی مانند: «من هم می‌پرسم...»، «هم‌زمان با درخواست فوق، با... به شما مراجعه می‌کنم» جایز است. هر موضوع جدید برای بررسی باید در یک پاراگراف جداگانه ارائه شود. طبق قوانین مکاتبات تجاری، پاسخ به یک درخواست پیچیده را می توان در یک نامه ارسال کرد و در مورد هر درخواست نظر داد. این نوع مکاتبات میزان کاغذبازی و زمان صرف شده برای خواندن و پردازش اسناد دریافتی را کاهش می دهد.

در صورتی که ماهیت مکاتبات اجازه تعیین بازه زمانی برای رسیدگی به درخواست و حصول نتیجه را بدهد، متن نامه باید به درستی تمایل به دریافت پاسخ در مدت مقرر را بیان کند.

نامه تجاری باید حاوی اطلاعات تماس فرستنده باشد. این داده ها نشان داده شده است تا در صورت لزوم، گیرنده نامه این فرصت را داشته باشد که مستقیماً با فرستنده درخواست تماس بگیرد.

موضوع پیچیده و جالب است. چندی پیش خودم متوجه شدم. به عنوان مثال، قبلاً فکر می کردم که تمبر "برای استفاده رسمی" می تواند در همه سازمان ها استفاده شود. معلوم شد که نه.

برای اعمال مهر محدودیت دسترسی قوانینی وجود دارد و با توجه به وضع مقررات جدید در حال تغییر است. به عنوان مثال، ماده 139 قانون مدنی فدراسیون روسیه "در مورد اسرار رسمی و تجاری" قدرت خود را از دست داده است. قانون فدرال "در مورد اسرار تجاری" و "مقررات رویه رسیدگی به اطلاعات رسمی" اکنون در حال اجرا هستند (پیوندهای زیر). و توصیه های روش شناختی به GOST R 7.0.97 -2016 در نهایت قوانین طراحی تمبر را روشن کرد. و باعث خوشحالی من شد.

بیایید بفهمیم که چه نوع محدودیت های دسترسی وجود دارد و در چه مواردی باید از آنها استفاده کرد.

مهر محدودیت دسترسی- این یک سند ضروری است که انتشار اطلاعات را محدود می کند. هنگام تنظیم یک سند محرمانه استفاده می شود. این همان چیزی است که یک سند محرمانه را از یک سند معمولی متمایز می کند.

سند محرمانه- حامل اطلاعات مستند، طراحی شده به روشی خاص و حاوی اطلاعات مربوط به اسرار تجاری، رسمی یا دیگر، که دسترسی به آن توسط قانون و مالک آن محافظت می شود.

اطلاعات محرمانهبا یک سند محرمانه تفاوت دارد زیرا می تواند شفاهی نیز باشد. و کنترل اطلاعات شفاهی بسیار دشوار است. با رسانه های مادی همه چیز ساده تر است. بنابراین، یک مهر محدودیت دسترسی برای اسناد، درایوهای فلش و دیسک ها وجود دارد.

خود کارفرما تصمیم می گیرد (به جز اسرار دولتی) چه اطلاعاتی باید به عنوان محرمانه طبقه بندی شوند، اما این نباید با قانون مغایرت داشته باشد. بنابراین ابتدا باید مقررات مربوط به این موضوع را مطالعه کنید.

پس از مطالعه اسناد نظارتی، کارفرما باید تصمیم بگیرد که از کدام کلاس(های) محدودیت دسترسی در سازمان استفاده می شود و آیا از آن استفاده می شود یا خیر. سپس قوانین کار با اطلاعات محرمانه و استفاده از علامت تجاری باید در اسناد نظارتی سازمان درج شود. سپس کارکنان متوجه خواهند شد که چه اطلاعاتی محرمانه است و چگونه با آن کار کنند.

انواع مهر محدودیت دسترسی:

"راز"، "بسیار محرمانه"، "از اهمیت ویژه".
استفاده از این تمبرها فقط برای طبقه بندی اطلاعاتی که محرمانه دولتی هستند مجاز است. عمدتاً در سازمان های دولتی یا سازمان هایی که در اداره دولتی فعالیت دارند استفاده می شود. قوانین طبقه بندی اطلاعات به عنوان اسرار دولتی توسط دولت فدراسیون روسیه تعیین می شود.

فوق سری
نمونه شماره 1

راز دولتی- این اطلاعاتی است که توسط دولت در زمینه نظامی، سیاست خارجی، اقتصادی، اطلاعاتی، ضد جاسوسی و فعالیت های تحقیقاتی عملیاتی محافظت می شود، که انتشار آنها می تواند به امنیت فدراسیون روسیه آسیب برساند.

"برای استفاده اداری".
برای کار با اطلاعات اختصاصی توزیع محدود (راز رسمی) استفاده می شود. این مهر فقط در مقامات اجرایی فدرال برای کار با اطلاعاتی که می توانند به عنوان طبقه بندی نشده طبقه بندی شوند استفاده می شود.

اینکه چه اطلاعاتی به عنوان طبقه بندی نشده طبقه بندی می شود توسط مجری و رسمی امضا کننده سند تعیین می شود. آنها مسئول اطمینان از منطقی بودن این تصمیم و رعایت محدودیت در این اطلاعات هستند.

برای استفاده اداری
نمونه شماره 1

"راز تجارت"
برای اطلاعاتی استفاده می شود که به سازمان اجازه می دهد درآمد را افزایش دهد، هزینه ها را کاهش دهد، موقعیت بازار را حفظ کند و مزایای تجاری به دست آورد.

راز تجارت
شرکت سهامی
"IntelInvest"
خیابان نروژی، 24،
کازان، 657533

اسناد حاوی اطلاعاتی که یک اسرار تجاری را تشکیل می دهد، نام کامل شخص حقوقی و محل آن را نشان می دهد.

"محرمانه" یا "اطلاعات محرمانه"
اگر سازمانی اسناد محرمانه ای داشته باشد که معیارهای هیچ سری را نداشته باشد، سازمان حق دارد خود فرم امضا را تعیین کند. به عنوان مثال، مهر "محرمانه" یا "اطلاعات محرمانه" را وارد کنید.

به صورت محرمانه
نمونه شماره 2

اینها رایج ترین محدودیت های دسترسی هستند. یک سازمان همچنین می تواند طبقه بندی های مرتبط با فعالیت های حرفه ای - "اسرار بانکی"، "رازداری مالیاتی"، "محرمانه پزشکی" و غیره را ایجاد کند. در عمل با طبقه‌بندی «داده‌های شخصی» نیز مواجه می‌شود، اما در ۸۰ درصد موارد، سازمان‌ها از طبقه‌بندی «محرمانه» برای محدود کردن دسترسی به این اطلاعات استفاده می‌کنند.

اگر نیاز فوری به دریافت اسناد مهم، درخواست اطلاعات به روز یا کمک گرفتن از یک شرکت یا مقام رسمی دارید، چه باید بکنید؟ نامه درخواستی را طبق کلیه قوانین مکاتبات تجاری تنظیم کنید و پاسخ مثبت دریافت کنید.

از مقاله یاد خواهید گرفت:

نامه درخواست تجاری چه تفاوتی با سایر انواع نامه دارد؟

مکاتبات تجاری مهمترین بخش سیستم ارتباطات اسنادی است. نامه ها گسترده ترین اسناد او هستند. انواع مختلفی از مکاتبات رسمی وجود دارد. همه اینها شکلی از گفت و گوی مکتوب است که به حل مهم ترین مسائل در فعالیت های سازمان ها کمک می کند. ژانر و دامنه موضوعی آن با تنوع گسترده مشخص می شود.

نامه درخواست یکی از رایج ترین انواع مکاتبات تجاری است. نیاز به نوشتن چنین درخواست هایی ممکن است به دلایل مختلفی ایجاد شود و فهرست کردن همه آنها ممکن نیست. با این حال، تعدادی ویژگی وجود دارد که این کار را انجام می دهد حرفدر میان مجموعه کلی اسناد رسمی.

یک درخواست رسمی می تواند یک درخواست با درایت یا یک درخواست دیپلماتیک در مورد یک موضوع جاری باشد. این امر در خدمت رسیدن به هدف خاص نویسنده است و لازم است مخاطب را وادار به انجام اقداماتی کند که برای نویسنده نامه درخواست ضروری است.

به خصوص موقعیت های زیادی وجود دارد که نیاز به تنظیم نامه درخواست در فعالیت های مدیریتی وجود دارد. دلیل آن می تواند یک موقعیت ساده باشد که نیازی به استدلال تقویت شده و توضیحات مفصل ندارد، یا مشکلی باشد که بدون توضیح ماهیت آن امکان دریافت پاسخ مثبت وجود ندارد. در مورد دوم، نویسنده باید نه تنها درخواست خود را بیان کند، بلکه آن را توجیه کند، به گیرنده توضیح دهد که چرا لازم است به یک روش عمل کند.

الگوها و استانداردهای اداری موجود نوشتن یک درخواست رسمی را آسان تر می کند. هر پیام تجاری باید با قوانین مکاتبات تجاری مطابقت داشته باشد. مکاتبات اول از همه چهره شرکت ارسال کننده است. طراحی آن نیازمند توجه به جزئیات و رعایت قوانین آداب تجارت است. برای تنظیم نامه درخواست از طرف سازمان، به سربرگ نیاز دارید که تمام جزئیات لازم را نشان دهد. درخواست با امضای مقام رسمی و مهر شرکت تایید می شود.

چگونه یک درخواست رسمی بنویسیم؟

نامه درخواست تجاری مطابق با کلیه قوانین مکاتبات رسمی تنظیم می شود. برای اینکه در نهایت پاسخ مثبت دریافت کنید، هنگام نوشتن درخواست تجدید نظر باید از الگوریتم خاصی پیروی کنید. این به شما امکان می دهد محتوای نامه را ساختار دهید، ایده های اصلی را به مخاطب منتقل کنید و ماهیت مشکل را به وضوح و واضح بیان کنید.

مشخص کنید دقیقاً چه کسی را مخاطب قرار می دهید؟

بهتر است شخصا با مخاطب تماس بگیرید. با پیروی از قوانین عمومی پذیرفته شده آداب تجارت، از نام و نام خانوادگی خود استفاده کنید. این به نشان دادن احترام کمک می کند. علاوه بر این، درخواست شخصی مسئولیت خاصی را بر عهده مسئول دریافت کننده نامه می گذارد. حتی زمانی که نیاز به نوشتن نامه درخواست برای گروهی از افراد دارید، بهتر است درخواست تجدیدنظر را شخصی سازی کنید.

چرا این مخاطب خاص را مورد خطاب قرار می دهید؟

توصیه می شود از قبل به گیرنده توضیح دهید که چرا با او تماس گرفته اید. می توانید از او تعریف کنید و ویژگی های تجاری یا شخصی او را یادداشت کنید، دستاوردهای گذشته که در زمینه جذابیت شما مهم هستند. این تکنیک شما را تشویق می کند که نامه درخواست را با دقت بیشتری بررسی کنید و فرصتی برای برآورده کردن آن بیابید. مهم این است که صمیمانه رفتار کنید و از مرز بین تعارف و چاپلوسی عبور نکنید.

چگونه می توانید درخواست خود را توجیه کنید؟

از قبل به استدلال های خود فکر کنید و آنها را در متن مرتب کنید نامه هاطبق طرح قوی - متوسط ​​- قوی ترین. دریافت کننده را علاقه مند کنید، مزایای بالقوه مرتبط با تحقق خواسته خود را برای او آشکار کنید. مشکلی را که به او مرتبط است بیان کنید و نشان دهید که چگونه می توان آن را برای ارضای علایق شما حل کرد. اهمیت مشکل را توصیف کنید و به گیرنده اجازه دهید تا بداند که حل آن می تواند برای هر دوی شما مفید باشد.

چه اطلاعاتی باید در اختیار گیرنده قرار گیرد؟

مشکل را تا حد امکان مختصر و واضح بیان کنید. از ابهام بپرهیزید و تا حد امکان در مورد نتیجه مورد نظر مشخص باشید: قیمت دقیق، تاریخ، درصد و غیره را مشخص کنید. نامه درخواست از مخاطب می خواهد که تصمیم مدیریتی بگیرد. برای انجام این کار، او به اطلاعات دقیق نیاز دارد: چقدر، چه، چه زمانی و به چه قیمتی. این جزئیات باید دقیقاً فرموله شوند و جایی برای ابهام باقی نماند. در غیر این صورت، ممکن است ابتکار عمل به گیرنده منتقل شود، درخواست رسما پذیرفته می شود، اما مبتکر آنچه را که می خواست دریافت نمی کند.

چه نتایجی می توان گرفت؟

پس از بیان درخواست، لازم است آن را اصلاح کرده و مجدداً تکرار کنید و توجه مخاطب را بر روی مزایای احتمالی متمرکز کنید. در عین حال، سود احتمالی همیشه نباید مادی باشد.

احتمالاً همه حداقل یک بار با نیاز به نوشتن نامه تجاری روبرو شده اند. هنگام تدوین، بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلاً آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تنظیم یک سند را شرح می دهد، نمونه هایی از نامه های تجاری را ارائه می دهد و انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.

فرم

فرم های آماده به استحکام می افزایند و قابلیت اطمینان شرکت را نشان می دهند. آنها حاوی اطلاعات لازم در مورد سازمان هستند، مانند:

• نام.
• نشانی.
• شماره تلفن های تماس
• سایت اینترنتی.
• پست الکترونیک.
• لوگو.
• سایر اطلاعات تماس

قوانین سختگیرانه ای در مورد فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود گنجانده باشد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آماده سازی

نامه های تجاری با توجه به قوانین و الزامات ذاتی آنها به روشی خاص نوشته و قالب بندی می شوند. بسته به هدف، نویسنده در محتوا به تفصیل فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح بفهمد که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند، بر چه چیزی باید آن را پایه گذاری کند و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• مطالعه موضوع.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• تایید آن.
• امضا کردن.
• ثبت.
• برای گیرنده ارسال می شود.

ساختار نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را منتقل می کند که معمولاً نیازی به پاسخ از طرف گیرنده ندارد. یک پیچیده ممکن است از چندین بخش، نکته و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. این نوع از نمونه نامه های تجاری معمولاً شامل بخش مقدماتی، بدنه و پایانی است.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن است.

بخش اصلی موقعیت ها و رویدادها را توصیف می کند، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را ارائه می دهد. در این قسمت است که آنها متقاعد می شوند که باید به هر طریقی عمل کنند، ثابت کنند اوضاع چگونه بوده و نیاز به شرکت در هر رویدادی را با ارائه دلایل مختلف اطلاع می دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره صورت می گیرد.

نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه نیاز بیان شده در مورد اصلی است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید کاملاً سازگار و قابل درک باشد.

هر حرف با یک آدرس مرکزی شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن، نویسنده باید در نظر داشته باشد:

• موقعیت مخاطب
• ماهیت رابطه.
• رسمی بودن
• آداب معاشرت.

در انتهای نامه باید یک فرم مودبانه وجود داشته باشد. به عنوان مثال: «... برای همکاری بیشتر ابراز امیدواری می کنم (قدردانی از دعوت)...» این عبارات با امضای نویسنده همراه است.

سبک

همه نامه ها باید به سبک تجاری رسمی نوشته شوند، که به معنای استفاده از زبان برای روابط تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• شرکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
• روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
• موضوع ارتباط فعالیت های شرکت می باشد.
• اسناد مدیریتی عموماً مخاطب خاصی دارند.
• اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، موقعیت های یکسانی رخ می دهد.

در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:

• رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• خطاب شده، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
• جاری در زمان نگارش.
• قابل اعتماد و بی طرف.
• مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر عملی.
• کامل برای تصمیم گیری

الزامات

نامه تجاری باید دارای شرایط زیر باشد:

• گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل عبارات، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
• لحن نگارش خنثی، ممتنع و سختگیرانه و بدون استفاده از زبان عاطفی و رسا است.
• دقت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و مدبرانه در کلام.
• مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
• استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های مکرر شکل گرفته است.
• استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصارات، که می تواند واژگانی باشد (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی نامگذاری کلمات به صورت اختصاری: grn، zh-d، و غیره.).
• استفاده از ساخت و سازها در موارد جنسی و ابزاری.
• عباراتی با اسم های فعل ("حمایت کردن" به جای "حمایت").
• استفاده از جملات رایج ساده

نمونه نامه تجاری فوق به صورت نسخه کامل (با بدنه) در زیر نشان داده شده است. اطلاعات تمام الزامات یک سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است یک نامه تجاری در مورد یک موضوع خاص بنویسید. اگر لازم است چندین مسئله را همزمان حل کنید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.

نامه های تجاری می توانند دارای محتوای زیر باشند:

• مشایعت. معمولاً چنین نامه هایی برای اطلاع شما از محل ارسال مدارک مورد نیاز است.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه نامه پوششی به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک خواهد کرد.)

• تضمین. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. به عنوان مثال پرداخت هزینه کار، اجاره، زمان تحویل و ... قابل تضمین است.
• با تشکر. آنها به خصوص اخیراً اغلب مورد استفاده قرار گرفته اند. چنین نامه هایی لحن همکاری خوب را نشان می دهد. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه ای از انواع تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان تهیه می شود. در این صورت نامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای ساخته شده است. روی کاغذ رنگی با زیور آلات، می توانید در محل افتخار روی دیوار شرکت اتاق آویزان کنید.)

• اطلاعاتی.
• آموزنده.
• تبریک می گویم.
• تبلیغات.

همچنین نامه هایی وجود دارد:

• پیشنهادات همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است، برای جلب توجه، و حتی بیشتر از آن، باید نکات ظریف را در نظر بگیرید. اما اگر آن را مطابق نمونه زیر بنویسید، شانس موفقیت زیادی دارد.

• دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و از آنها برای شرکت در رویدادهای مختلف دعوت می کنند. آنها معمولا خطاب به یک مدیر یا مسئول هستند، اما می توانند برای کل تیم نیز خطاب شوند.
• درخواست ها.
• اطلاعیه ها
• درخواست ها و بسیاری دیگر.

نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواست ذکر شده در نامه اول آغاز شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. معمولاً اصول زیر را رعایت می کند:

• در دسترس بودن پیوند به حرف اول و محتویات آن.
• زبان همسان یعنی.
• دامنه و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
• انطباق با یک توالی خاص.

دکور

علاوه بر استفاده از سربرگ های شرکتی برای نامه های تجاری، لازم است در طراحی آنها ظرافت های دیگری نیز در نظر گرفته شود. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، آدرس های نوشتن، عنوان، طول متن، عرض فیلد و موارد دیگر هستند.

نمونه هایی از نامه تجاری به شما کمک می کند تا آن را با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف بنویسید. آنها هم توسط کارمندان تازه کار اداری و هم کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.

همه ما در یک زمان از کسی چیزی خواسته ایم. غافلگیر نشو. حتی کسانی که اکنون سرسختانه واقعیت هر درخواستی را انکار می کنند.

به یاد بیاورید که چگونه در کودکی از والدینمان برای بستنی پول می خواستیم، سپس وقتی کمی کوتاه می آمدیم از معلمان درخواست نمره خوب می کردیم و بعداً برای یک روز مرخصی بیشتر از محل کار التماس می کردیم...

با این حال، مسائل روزمره و روزمره تنها «همراهان» درخواست ها نیستند.

زندگی تجاری یک فرد مدرن نیز از نزدیک با دادخواست ها مرتبط است. و نامه درخواست مدتهاست ابزاری قدرتمند برای فرستنده برای دستیابی به یک هدف معین.

این بخش جدایی ناپذیر و بسیار مهم از مکاتبات تجاری است. بر این اساس، نتیجه نهایی به نحوه نگارش نامه بستگی دارد - آیا درخواست اعطا می شود یا یک امتناع مودبانه دریافت خواهید کرد:

مدیر محترم شرکت ____!

ما برای دستیابی به ____ نیاز فوری به بودجه داریم. آیا مایل به شرکت هستید؟

خالصانه، ____.

به نظر شما چنین نامه ای می تواند پاسخ مثبت داشته باشد؟ می توان فرض کرد که حتی امتناع در اینجا کاملاً مؤدبانه نخواهد بود.

مهم است که بتوانید یک نامه درخواست را به درستی تنظیم کنید تا تا حد امکان به هدف مورد نظر نزدیک شوید. در غیر این صورت نادیده گرفته می شوید و فقط وقت خود را تلف می کنید.

شماره 1. درخواست تجدید نظر شخصی

اینجا هیچ چیز خارق العاده ای وجود ندارد. همه این تکنیک را به خوبی می شناسند. اما بسیاری از مردم آن را فراموش می کنند. حیف است! زیرا جذابیت شخصی بسیار بهتر از جذابیت بدون چهره "کار می کند".

چه کسی دوست دارد به طور کلی با او خطاب شود؟! مثل یک خیابان "هی..." است. موافقم، احتمال اینکه به نام خود پاسخ دهید بیشتر از تماسی به سبک "هی، عزیزم!"

بنابراین در نامه درخواست آمده است. شما در حال درخواست از شخص خاصی هستید، بنابراین سعی کنید نام کامل گیرنده نامه را پیدا کنید.

البته شرایطی وجود دارد که این رویکرد امکان پذیر نیست. در هر صورت سعی کنید تا حد امکان پیام خود را شخصی سازی کنید.

می توان:« خانم ها و آقایان!" اما بهتر: " همکاران فرهنگی و معلمان عزیز!».

می توان: « بچه های عزیز!" اما بهتر: " پسران و دختران عزیز ما!».

ما فکر می کنیم شما ایده اصلی را دریافت کرده اید.

شماره 2. چرا دقیقا او؟

به گیرنده نامه درخواست توضیح دهید که چرا درخواست خود را برای او ارسال کرده اید. یک فرد باید درک کند که او منحصر به شماست و موفقیت این یا آن رویداد به او بستگی دارد.

• شما در زمینه ____ متخصص هستید.
• شرکت شما در بخش ____ موقعیت پیشرو دارد.
• فقط بخش شما بدون ____ کار می کند.

سعی کنید گیرنده را به دست آورید - با دقت تعارف را اضافه کنید (در حد منطق):

• شما در یک زمان ____ را به خوبی تکمیل کردید.
• شما استاد بی نظیر ____ در شهر ما هستید.
• پروژه های شما خدمات ارزشمندی ارائه کردند ____.

یاد آوردن! باید سزاوار تعریف و تمجیدها باشد (ویژگی های واقعی، اعمال، افتخارات) و نه "دور از ذهن".

شماره 3. و باز هم مزایا

فواید. بله راه فراری نیست هر کس به دنبال منافع خود است، و نه همیشه از نظر پولی.

دلایل اصلی و دلایلی که بر اساس آن برای گیرنده نامه درخواست برای شما سودمند است را بیاورید. "بازی" روی نقاط ضعف انسان.

چه خواهد بود؟ همه چیز به موقعیت خاص بستگی دارد.

اعتراف شما به عنوان یک ____ شایسته، از تماشای زمین های بازی مخصوص مجهز و حصارکشی شده در شهر خود خوشحال خواهید شد...

هدف - آرزو. متخصصانی که فردا باید با آنها کار کنید باید امروز تشکیل شوند. بنابراین، شما می توانید ____ دانش، تجربه و ... را سرمایه گذاری کنید.

ابراز همدردی. متأسفانه امروزه مشکل کودکان خیابانی به‌ویژه اهمیت دارد. تعداد کودکانی که در خیابان های شهر ما زندگی می کنند در حال حاضر به ____ نزدیک می شود. کودکان به مشارکت، کمک، همدلی نیاز دارند. آنها بدون ما نمی توانند کنار بیایند ...

شماره 4. موفقیت های شما

مخاطب باید به وضوح درک کند که او با یک فرد جدی سروکار دارد که اولین روز "در کار" خود نیست (بسیاری از آنها موافقت نمی کنند با تازه واردان "آزموده نشده" همکاری کنند).

بنابراین، اگر موفقیت ها و دستاوردهایی در "کارنامه" شما وجود دارد، بهتر است آنها را در نامه درخواست ذکر کنید. به این ترتیب با خیال راحت بر سد بی اعتمادی و شک غلبه خواهید کرد.

در مورد "دستاوردها" در پروژه ای که در مورد آن با مخاطب تماس می گیرید فراموش نکنید. طبیعت انسان به گونه ای است که شروع از صفر برای ما بسیار دشوار است. اما ادامه دادن (یا به پایان رساندن) کاری که شروع کرده اید موضوع دیگری است.

• ساخت و ساز ____ در حال حاضر 87٪ تکمیل شده است. اما بدون کمک شما به موقع تکمیل نخواهد شد. ما به شما پیشنهاد می کنیم…
• ما قبلاً ____ را در اختیار داریم. برای رسیدن به یک هدف، ما فقط به ____ نیاز داریم.

شماره 5. درخواست خاص

دور بوته نکوبید. درخواست خود را با انبوهی از کلمات غیر ضروری و مبهم نپوشانید. موضوع را به وضوح بیان کنید.

این در چه چیزی باید بیان شود؟

اولاً، مخاطب پس از باز کردن نامه، باید بفهمد که از او چه می‌خواهد و معماهایی با موضوع "از من می‌خواهند یا به من می‌دهند" حل نکند. ثانیاً درخواست شما باید با اعداد و اقدامات دقیق بیان شود.

آیا کمک خاصی می خواهید؟ سپس از گیرنده نامه بخواهید اقدامات خاصی را انجام دهد.

• قبل از تکمیل پروژه ____، به 3250 دلار برای ____ نیاز داریم.
• ما در ____ منتظر شما هستیم. رویداد مجموعه ____ در تاریخ 17 نوامبر ساعت 14:30 در ساعت ____ برگزار می شود.
• ما از شما می خواهیم هزینه کرایه اتومبیل خود را به 10 دلار در روز کاهش دهید.

شماره 6. نام های بزرگ

تکنیک جالب دیگری که اثربخشی نامه درخواست را افزایش می دهد. این شامل افراد (شرکت هایی) است که قبلاً رضایت خود را برای شرکت در پروژه داده اند.

با انجام این کار، گیرنده را تحریک می کنید تا یک نتیجه مثبت را بپذیرد (" آره اگه ____ موافقت کرد پس چرا من بدترم؟!»).

• ____ قبلاً فعالانه در ____ ما شرکت می کنند.
• مردم قبلاً برای "ماراتن" حرفه ای که در موضوع ____ اعلام کردیم ثبت نام کرده اند. ____.

شماره 7. نتایج مهم

اینجا همه چیز ساده است. حتماً نتایج (نکات مهم و تاکیدات اصلی) را در انتهای نامه خلاصه کنید.

• تکمیل موفقیت آمیز و رفاه بیشتر ____ اکنون به تصمیم شما بستگی دارد.
• ____ حرفه ای های جوان امید خود را به شما بسته اند.
• مادران جوان و نوزادانشان مشتاق حضور در شهر ما هستند ____.

شماره 8. مخاطب

« و خیلی واضح است!"، تو بگو. قابل درک است، اما نه برای همه. اطلاعات تماس باید به طور کامل ارائه شود.

با این حال، نیازی به "اغراق" و نشان دادن تمام اشکال احتمالی بازخورد نیست، یا برعکس - هنگام ارسال یک ایمیل، ساده لوحانه است که باور کنیم آدرس بازگشت کاملاً کافی است.

برای اطلاعات تماس گزینه های 2-3 را به گیرنده نامه درخواست ارائه دهید. این کاملاً کافی است.

رمارک

از همین رو…

هنگام نوشتن نامه درخواست خود تا حد امکان باز و صمیمانه رفتار کنید.

این اولین قانون نتیجه است.

روز خوبی داشته باشید و همیشه در روحیه خوبی باشید!