Index (číslo) každého případu zahrnutého v nomenklatuře je navždy neměnný. Indexy případů jsou označeny arabskými číslicemi.
Index (číslo) konkrétního případu se skládá z:
1. symbol (index) konstrukční jednotky;
2. pořadové číslo případu v rámci oddělení nebo organizace.
Index případu 04-07 znamená, že uvedený případ je zařazen sedmý v pořadí v seznamu případů konstrukční jednotky s číslem 04.
Stejný index je umístěn na Pokrýt, a dál páteř záležitosti.
Název případu (svazek, část)
Název případu slouží k vyhledání požadovaného dokumentu. Záhlaví případů musí plně odhalovat složení a obsah dokumentů obsažených ve věci, to znamená, jaké typy dokumentů lze ve věci ukládat a k jaké záležitosti.
Název případu je formulován na základě prvků uspořádaných v následujícím pořadí:
1. název druhu dokumentů (objednávky, úkony, protokoly atd.);
3. korespondent (název organizace, od které byly dokumenty obdrženy);
4. otázka nebo shrnutí dokumentů případu;
5. název lokality (území), se kterou souvisí obsah dokumentů případu;
6. data (období), ke kterým se dokumentace případu vztahuje;
7. uvedení počtu kopií dokumentů.
Toto je maximální sada prvků, která není vždy potřeba.
Složení prvků záhlaví je určeno povahou dokumentů umístěných v souboru. Například data jsou uvedena pouze v záhlaví případů obsahujících plánovací nebo reportovací účetní doklady.
Názvy případů mohou být vyjasněny během procesu vytváření a podávání případů.
Název dokumentu v záhlaví může být v jednotném čísle („Rejstřík vydávání diplomů“) nebo v množném čísle („Příkazy ředitele pro hlavní činnosti“).
Pokud je v souboru více typů dokumentů, jsou uvedeny v záhlaví. Například: „Administrativní dokumenty a pokyny od organizací vyšší úrovně k otázkám práce s personálem.“
Pokud případ kombinuje různé typy dokumentů (více než 2-3) k jednomu problému, které nejsou spojeny posloupností papírování, pak se v názvu používá termín „Dokumenty“. Dále je na konci nadpisu uveden obsah čísla, kterému jsou dokumenty věnovány, v závorce jsou uvedeny hlavní typy dokumentů.
Například: „Dokumenty o nominacích na ceny a tituly (certifikáty, příspěvky, poznámky atd.)“
Termín „dokumenty“ lze použít v případě, že názvy obsahují přílohy k jiným dokumentům.
Například: „Dokumenty pro objednávky personálu (výpisy, poznámky, certifikáty atd.)“
Termín „případ“ se používá v záhlavích soudních, vyšetřovacích, rozhodčích a osobních případů obsahujících dokumenty související s posloupností papírování k jedné konkrétní záležitosti.
Například: "Osobní spis Petra Sidoroviče Ivanova."
Nadpis, který začíná slovem „korespondence“, upřesňuje, s kým je vedena a na jaké záležitosti.
Pokud je korespondence vedena s jedním korespondentem, je uvedeno jeho konkrétní jméno.
Například: "Korespondence se společností Consul o dodávkách stavebních materiálů."
Pokud soubor obsahuje korespondenci s několika podobnými korespondenty, jsou jejich jména v názvu souboru uvedena obecně jako konkrétní jméno korespondenta.
Například: „Korespondence s mléčnými konzervárnami o dodávkách a používání nádob.“
Pokud je korespondence vedena s různými korespondenty o jednom problému, pak korespondenti nejsou zahrnuti v názvu případu, ale je uvedena pouze otázka.
Například: „Korespondence o organizování pokročilého školení pro zaměstnance.“
V názvu případů obsahujících plánované nebo ohlašovací dokumentace, je uvedeno období (rok, měsíc, čtvrtletí).
Například: „Výroční zpráva o provádění pracovních a mzdových plánů“.
V případě titulů s administrativní dokumentace, a také s protokoly, po uvedení typu dokumentu (v množném čísle) je uveden autor.
Například: „Zápisy z jednání Kvalifikační komise“ za rok 2001.
Pokud je případ v několika svazcích, pak v dokončených případech jsou místo roku uvedena data ukončení, tedy datum prvního a datum posledního dokumentu. Například: „Příkazy pro personál. Svazek 1.13 ledna – 30. června 2002.“
V případě záhlaví je v případě potřeby uveden údaj o počtu kopií dokumentů. Například: „Služební řád. Kopírovat".
Názvy případů, které nebyly vyřešeny do jednoho roku, jsou převoditelné. Pohyblivá záležitost - jedná se o případ, který není uzavřen na konci kalendářního (úřednického) roku. Stěhování může trvat několik let, například osobní spis je uzavřen až po propuštění zaměstnance. Přenosové případy jsou zařazeny do seznamu případů organizace pro příští rok se stejným indexem.
K případovým nadpisům pro seskupení elektronické dokumenty platí obecné požadavky. Pouze ve sloupci „poznámky“ v nomenklatuře souborů uveďte typ média a místo jeho uložení.
Počet pouzder (svazky, díly) se vyplňuje na konci roku, protože se může ukázat, že pod jednou hlavičkou nebude otevřen jeden, ale několik svazků případu (objem případu by neměl přesáhnout 250 listů).
Doba uložení souboru, svazku, části a počtu článků podle seznamu: doby uložení dokumentů jsou uvedeny s odkazem na číslo artiklu podle standardního nebo resortního seznamu dokumentů.
Pokud je použito více seznamů, jejich názvy by měly být uvedeny ve sloupci „Poznámky“.
Hlavním seznamem je „Seznam standardních řídicích dokumentů generovaných v činnostech organizací s uvedením doby uchovávání“.
Kromě doby uložení by tento sloupec měl obsahovat odkaz na sériové číslo článku. Například: „Neustále, umění. 6-a."
Poznámky vyplňte v průběhu roku, pokud si potřebujete dělat poznámky:
· o založení záležitostí;
· o záležitostech přenosu na příští rok;
· o předání případů jinému strukturálnímu útvaru nebo jiné organizaci;
· o přidělování případů ke zničení;
· o osobách odpovědných za vznik případů ve strukturálních divizích atp.
Po vložení první listiny do případu se do seznamu případů zapíše poznámka o založení případu („věc byla zahájena“) ve sloupci „Poznámky“. To vám umožní přesně znát počet skutečných případů podaných během roku.
V případě, že má organizace sezónní charakter činnosti (divadla, vzdělávací instituce apod.), jsou specifika vedení evidence následující. Řada odborů (kancelář, personalistika, účetnictví) formuluje případy v průběhu kalendářního roku, tedy od 1. ledna. A v ostatních odděleních začíná a končí kancelářský rok v souladu se sezónností činnosti.
Například ve škole se záležitosti akademického oddělení tvoří od 1. září. To se odráží v nomenklatuře případů - sloupec 5.
Na konci kalendářního roku, na konci číselníku případů, je sepsán konečný záznam o počtu případů otevřených pro doby trvalého a dočasného (odděleně) uložení.
Na konci každého oddílu nomenklatury jsou ponechána 2-3 volná (rezervní) čísla pro zjištění dříve nepředvídaných případů.
Zkouška z disciplíny
ZÁKLADY PRÁVNÍHO ŘÍZENÍ
Provedeno : ___Ivanová O.A.____
(Příjmení I.O.)
Studentský ___1___ kurz __________ speciál. ____
(období školení)
skupina_2-SWS-1_ test č. knihy__14100218___
Podpis:_____________________________________________
Učitel: _______________________________
(Příjmení I.O.)
Pracovní pozice: ___
uch. stupeň, akademický hodnost
Hodnocení: ______________Datum ______________________
Podpis: _____
Petrohrad
PLÁN
Úvod………………………………………………………………………………….
Kapitola 1. Nomenklatura případů………………………………………………………
1.1 Pojem „nomenklatura případů“, její typy, indexace případů…………………
1.2 Postup při podávání případů………………………………………………….
1.3 Postup při sestavování a schvalování seznamu případů...
Kapitola 2. Praktický úkol: inventarizace pro zničení dokumentů………
Závěr………………………………………………………………………..
ÚVOD
Jedním z nejdůležitějších úkolů dokumentační podpory pro management je organizace ukládání a používání dokumentů, z čehož vyplývá jejich povinná systematizace. Zajištění bezpečnosti dokumentů a jejich rychlé vyhledávání pro řešení nejrůznějších problémů řízení je možné pouze v případě, že má organizace k dispozici seznam případů.
Pochopení, že je nutné vytvořit seznam případů a kompetentně formulovat případy s řídící dokumentací, zpravidla přichází s růstem a „stáří“ organizace. Od založení společnosti obvykle trvá několik let, než se ukáže, že proces navyšování počtu dokumentů je potřeba řídit a je důležité zajistit jejich evidenci a ukládání. Když se nahromadí značné množství dokumentů, vyvstávají otázky: jak je roztřídit a rozdělit mezi případy, co je třeba dále uchovávat a co lze zničit. Řešení těchto problémů bez seznamu případů je velmi obtížné, ne-li nemožné.
KAPITOLA 1. NOMENKLATURA PŘÍPADŮ
Pojem „názvosloví případů“, její typy, indexace případů
Pohyb dokladů, tzn. tok dokumentů končí po fázi provádění dokumentu. Informace obsažené ve vyhotovených dokumentech jsou však nezbytné pro další práci organizace. Systemizace dokumentů a následně i informací v nich obsažených je jedním z nejdůležitějších úkolů dokumentační podpory řízení a činnosti služby předškolního výchovného zařízení. Před předáním do archivu organizace musí být dokumenty uloženy tak, aby byly snadno dohledatelné, aby bylo zabráněno neoprávněnému přístupu k nim, byla zajištěna jejich bezpečnost a určité podmínky uložení (ochrana před světlem, prachem apod.). Zajištění zavedeného postupu pro ukládání dokumentů při běžné kancelářské práci je zárukou správného a úplného vytvoření archivního fondu organizace.
Dokumenty jsou formovány do případů v souladu se schválenou nomenklaturou případů. Podle GOST R 51414-98:
pouzdro– soubor dokumentů (dokumentů) vztahujících se k jednomu problému nebo oblasti činnosti, umístěný v samostatném obalu;
tvorba případu– seskupování provedených dokumentů do případu v souladu s nomenklaturou případů a systematizace dokumentů v rámci případu;
seznam případů– systematizovaný seznam názvů případů otevřených v organizaci s uvedením doby uchovávání a vypracovaný předepsaným způsobem.
Při sestavování výčtu případů je nutné se řídit Základními pravidly provozu archivů organizací, Státního rozpočtového vzdělávacího ústavu a Standardními pokyny pro kancelářskou práci ve federálních výkonných orgánech. Tyto dokumenty stanoví druhy položek, postup při jejich přípravě, provádění, koordinaci a schvalování.
V souladu se Základními pravidly provozu organizačních archivů se rozlišují tři druhy spisového názvosloví: standardní, přibližné a individuální.
Typický nomenklatura případů je sestavována pro organizace, které jsou svou povahou a strukturou homogenní, stanoví pro ně standardní skladbu případů, jednotnou indexaci těchto případů a je normativním dokumentem. Standardní nomenklaturu případů lze v těchto organizacích použít, aniž by v ní byly provedeny změny nebo doplňky, pouze s uvedením názvů organizací a strukturálních divizí.
Přibližný nomenklatura případů stanoví přibližnou skladbu případů otevřených v kancelářské práci organizací, které jsou svou povahou homogenní, ale strukturou odlišné, a mají doporučující charakter.
K sestavení se používá standardní a přibližné názvosloví případů individuální nomenklatura záležitostí, kterou by měla mít každá organizace.
Pokud existuje standardní nomenklatura, přecházejí z ní názvy případů zcela do individuální. Nadpisy mohou být specifikovány s přihlédnutím ke specifikům činnosti organizace. Z přibližné nomenklatury případů se vybírají názvy těch případů, které se tvoří v konkrétní organizaci. Některé případy uvedené v přibližné nomenklatuře lze zároveň kombinovat nebo oddělovat v závislosti na objemu dokumentace nebo specifikách práce dané organizace. Doby uložení pro případy uvedené ve standardní nebo přibližné nomenklatuře se beze změn převádějí do individuální nomenklatury.
V malých organizacích, které nemají strukturní členění, se sestavuje jedna nomenklatura případů, což je systematický seznam všech případů otevřených v organizaci během kalendářního roku. Ve velkých organizacích je nomenklatura sestavena pro každou strukturální jednotku, poté jsou sloučeny souhrn nomenklatura.
Nomenklatura záležitostí organizace by však neměla představovat mechanické spojení nomenklatur záležitostí strukturálních divizí. Při jeho sestavování se vyjasňují otázky duplikace dokumentů, tzn. identifikují se typy dokumentů vytvořených v organizaci ve více kopiích, určí se místa uložení originálu a kopií a podle toho se nastaví doba uložení. Upravují se nadpisy obsahující podobné skupiny dokumentů.
Nomenklatura případů je multifunkční dokument používaný pro různé účely:
1) používá se jako klasifikační schéma při vytváření případů;
2) určuje dobu uložení dokumentů;
3) slouží místo soupisu případů jako účetní doklad při odevzdání případů do archivu s dobou uložení do 10 let včetně; slouží jako podklad pro sestavování soupisů spisů s dobou uložení nad 10 let a trvalé;
4) má referenční hodnotu při studiu struktury organizace.
Indexování případu
Pro praktické využití nomenklatury případů mají velký význam symboly přiřazené k případům – indexy případů. Pokud je organizace malá a nemá strukturální části, je její nomenklatura postavena podle výrobního nebo funkčního schématu. V tomto případě bude indexem případu jeho pořadové číslo v nomenklatuře: 01, 02, 03 atd.
V konsolidované nomenklatuře index každého pouzdra obsahuje symbol konstrukční jednotky a pořadové číslo pouzdra v rámci konstrukční jednotky. Například index případu 02-03 znamená, že případ byl vytvořen ve strukturální jednotce, které byl přiřazen index „03“, a v nomenklatuře případů této jednotky je název případu očíslován „02“ (02 ). Indexace strukturních jednotek musí být konstantní a rok od roku se opakovat. Převodové případy se do nomenklatury zapisují pokaždé pomocí stejného indexu.
Interní dokumenty jsou připravovány a prováděny v rámci jedné organizace (instituce). Jejich průchod ve fázi přípravy a evidence je organizován stejně jako příprava a evidence odchozích dokumentů a ve fázi provádění se shoduje s cestou příchozích dokumentů. Charakteristickým rysem pohybu interních dokumentů je, že jejich cesty jsou pro určité typy dokumentů různé.
Účtování objemu toku dokumentů
Objem toku dokumentů se vztahuje k celkovému počtu příchozích, odchozích a interních dokumentů za určité časové období.
Účtování objemu toku dokumentů je organizováno tak, aby bylo stanoveno:
zatížení organizace (instituce), jejích divizí a služeb řídící dokumentace;
potřeby organizace (instituce) v organizační a elektronické výpočetní technice.
Při stanovení objemu toku dokladů je třeba všechny doklady zohlednit jednorázově. Počítání příchozích, odchozích a interních dokladů se provádí samostatně. Samostatně se berou v úvahu strojopisné kopie a kopie zhotovené pomocí rychlé reprodukce. Celkový objem toku dokumentů je vyjádřen zlomkem, v čitateli je počet hlavních dokumentů, ve jmenovateli je počet kopií.
Evidence dokumentů Obecná pravidla pro evidenci dokumentů
Registrace dokumentu– záznam účetních údajů o dokladu v předepsané formě, evidující skutečnost jeho vytvoření, odeslání nebo přijetí. Registrací dokumentu je podle definice přiřazení rejstříku a jeho umístění na dokument s následným zapsáním údajů o dokumentu do evidenčního deníku nebo evidenční karty. Účelem evidence je zajištění účetnictví, kontroly a vyhledávání dokladů.
Základním principem evidence dokumentů je jednorázová registrace. Každý dokument musí být zaregistrován pouze jednou.
Došlé dokumenty jsou evidovány v den příjmu, odchozí a interní dokumenty – v den podpisu. Dokumenty, které vyžadují záznam, provedení a použití pro referenční účely, podléhají registraci. V pokynech pro kancelářské vedení organizace (instituce) musí žádost obsahovat seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci službou dokumentační podpory. Seznam schvaluje vedoucí organizace (instituce), obsahuje-li neevidovanou dokumentaci celé organizace (instituce), nebo vedoucí organizačního útvaru, jehož dokumentů se seznam týká.
Při registraci dokumentů se používají tyto základní referenční materiály:
seznam dokumentů, které nepodléhají evidenci spisové služby;
seznam strukturních dělení s jejich symboly;
nomenklatura případů.
Indexování dokumentů
Indexování dokumentů v kancelářské práci– jedná se o nalepení jejich sériových (evidenčních) čísel a potřebných symbolů při registraci s vyznačením místa jejich provedení (složení) a uložení.
Registrační index dokumentu evidenční číslo dokumentu je digitální nebo alfanumerické označení přiřazené dokumentu při jeho registraci.
Rejstřík došlého, odchozího a interního dokumentu se zpravidla skládá z rejstříku případu podle nomenklatury a evidenčního čísla dokumentu, například: evidenční číslo 06–10/96 došlého dokumentu obsahuje:
10 – číslo příslušného případu podle nomenklatury;
96 – individuální pořadové číslo došlého dokladu, které mu bylo přiděleno při registraci.
Výjimkou jsou rejstříky administrativních dokumentů (vyhlášky, příkazy, příkazy ke kmenovým činnostem, příkazy personální a jiné písemnosti), protokoly. Rejstříky správních dokumentů a protokolů jsou jejich evidenční čísla, která jsou přidělována samostatně v rámci každého typu dokumentu. Rejstříky vyjádření a stížností občanů mohou být doplněny o první písmeno příjmení autora dokumentu.
Všechny došlé dokumenty jsou označeny evidenčním číslem dokumentu, které zaznamenává skutečnost a čas převzetí dokumentu organizací (institucí). Umístění razítka je určeno Vzorovým návodem.
Index případu
úřednický
pořadové číslo případu podle nomenklatury a symbol strukturální části institucí, nalepený na obalu případu
Stručný slovník pojmů z oblasti kancelářské práce. - Moderní kancelářská práce: učebnice. příspěvek. - 3. vyd. - M.: INFRA-M; Novosibirsk: Sibiřská dohoda, - (Seriál „Vysoké školství“).. M.V. Kirsanová. 2003.
Podívejte se, co je „index případů“ v jiných slovnících:
případový index- číslo případu Číselné a/nebo alfanumerické označení případu v nomenklatuře případů organizace, použité na jeho obalu. [GOST R 51141 98] Témata: kancelářská práce a archivace Obecné pojmy: organizace práce s dokumenty Synonyma číslo... ... Technická příručka překladatele
INDEX PŘÍPADU (ČÍSLO PŘÍPADU)- podle GOST R 51141–98 „Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice“ - digitální nebo alfanumerické označení případu v nomenklatuře případů organizace, aplikované na jeho obal...
Platový index- Mzdový index je ukazatel založený na zobrazení měsíční dynamiky průměrných mezd v ruském podnikatelském sektoru. Platový index umožňuje sledovat trendy na trhu práce a stav ruské obchodní ekonomiky. Metoda výpočtu... ... Wikipedie
Index spotřebitelské důvěry- (Index spotřebitelské důvěry, CCI) je ekonomický ukazatel založený na spotřebitelských průzkumech, který ukazuje celkový stav ekonomiky a očekávání obyvatel: jak jsou lidé jistí v budoucnost, ve stabilitu svých příjmů, jsou připraveni na ... ... Bankovní encyklopedie
Index obchodního optimismu- (ISM index) Definice indexu ISM, výpočet indexu ISM Informace o stanovení indexu ISM, výpočet indexu ISM Obsah Obsah Označení Způsob výpočtu Složení v sektoru služeb Představuje výsledky šetření v oboru z... ... Encyklopedie investorů
Index důvěry investorů- (Investor Confidence Index) Stanovení indexu důvěry investorů, výpočet indexu důvěry investorů Informace o stanovení indexu důvěry investorů, výpočet indexu důvěry investorů Obsah Obsah Označení Ruská ekonomika a ... Encyklopedie investorů
Index optimismu- (Index optimismu) Definice indexu optimismu, výpočet indexu optimismu Informace o definici indexu optimismu, výpočet indexu optimismu Obsah Obsah Označení Struktura a vlastnosti Index amerického optimismu ... ... Encyklopedie investorů
KRYT POUZDRO- – obal pouzdra z měkkého papíru nebo tvrdého kartonu, na kterém jsou nalepeny všechny součásti popisu pouzdra. Kryt pouzdra pro trvalé, dočasné (nad deset let) uložení a pro personál je sestaven a proveden podle... ... Správa a archivace záznamů v pojmech a definicích
KRYT PŘÍPADU NA PERSONÁL- – obal pouzdra z měkkého papíru nebo tvrdého kartonu, na kterém jsou nalepeny všechny součásti popisu pouzdra. Obálka personálního spisu se sestavuje a vykonává v souladu se stanovenou formou přílohy č. 11 Základních pravidel provozu archivu... ... Správa a archivace záznamů v pojmech a definicích
Sibiřská akademie financí a bankovnictví- (SAFBD) Rok založení 1992 Typ Nestátní ... Wikipedie
knihy
- Zdravý člověk a jeho prostředí. Interdisciplinární přístup. Učebnice, Žirkov Anatolij Michajlovič, Podoprigora Galina Mikhailovna, Cucunaeva Mirina Ragimovna, Tato příručka byla výsledkem analýzy značného množství vědeckého výzkumu a zobecnění vědeckých zkušeností, domácích i zahraničních, nashromážděných v posledních letech v ... Kategorie: Tělesná příprava Řada: Učebnice pro vysoké školy. Speciální literatura Vydavatel: Lan, Koupit za 1144 rub.
- Finance a úvěr č. 18 (546) 2013, , Časopis odhaluje moderní problémy v teorii a praxi financí, peněžního oběhu a úvěrů, bankovnictví a pojišťovnictví, trhu s cennými papíry, daňové politiky a finanční... Kategorie:
o postupu při přípravě a předávání do archivu dokumentů ukončených kancelářskou prací k trvalému, dlouhodobému a dočasnému uložení
Zakládání souborů, jejich přenos do archivu, použití a zničení
archivních dokumentů
Postup při sestavování a schvalování seznamu případů
Indexování případu
Doba uchování případu
Odborná komise Exekutorské služby ředitelství ministerstva
Soudce Ruské federace pro oblast Kirov
Tvorba a evidence případů
Sestavování inventur případů
Předávání případů do archivu oddělení
Rychlé uložení dokumentů
Výběr dokumentů ke zničení
Metodická doporučení obsahují teoretickou část o upevňování základů kancelářské práce a archivnictví, dále praktické rady pro zakládání a evidenci spisů, sepisování inventur, rychlé ukládání a likvidaci dokumentů.
V současné době Rusko reformuje systém archivace a vedení záznamů. Politická témata, jejich dopad na ekonomiku, ideologii, kulturu a všechny sféry veřejného života vždy zajímaly různé vrstvy obyvatelstva, zejména představitele státních a veřejných organizací. Dokumentace vznikající v práci organizace odráží různé aspekty života společnosti v oblasti materiální výroby, vědy, kultury, veřejného života, ale i fungování státních a ekonomických řídících orgánů.
Ministerstva, ministerstva, instituce, organizace a podniky jsou pověřeny důležitými vládními povinnostmi v oblasti organizace archivních záležitostí a kancelářské práce. Dokumenty organizace jsou po příslušném přezkoumání zahrnuty do Státního archivního fondu Ruské federace a následně vstupují do státního úložiště.
Ve své praktické činnosti se resortní archivy řídí legislativou, nařízeními a pokyny ministerstev (oddělení) a dalších vyšších organizací, Rosarkhiv, pravidly, předpisy o organizacích a strukturních útvarech, které zahrnují resortní archivy.
Rosarkhiv vyvinul „Základní pravidla pro provoz resortních archivů“. Jsou povinné pro všechna ministerstva, resorty, instituce a organizace. Problematiku organizace dokumentů a kancelářské práce zajišťuje Jednotný státní systém kancelářské práce, řadu požadavků na práci s dokumenty upravují příslušné GOST.
Metodické usměrňování při organizaci písemností v kancelářské práci exekutorské služby, jejímž základem je příprava číselníků věcí a tvorba věcí, se provádí v souladu s Pokynem pro kancelářskou práci v Ministerstvu spravedlnosti ze dne 20. 12. 2010 Ruské federace, schváleného usnesením Ministerstva spravedlnosti Ruské federace ze dne 21. května 1999 N 174, a Pokyny pro organizaci práce s písemnostmi při vedení exekučního řízení na odděleních exekutorských služeb justičních orgánů Ruské federace v zakládajících entitách Ruské federace, schválené nařízením Ministerstva spravedlnosti Ruské federace ze dne 3. srpna 1999 N 225.
Navržená metodická doporučení zahrnují teoretickou část a praktické rady k vytváření případů a sestavování soupisů případů ve strukturálních odděleních exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
Zakládání spisů, jejich předávání do archivu, využívání a ničení archiválií
Postup při sestavování a schvalování seznamu případů
Číselník spisů je systematický seznam hesel spisů strukturního členění s uvedením doby jejich uložení.
Číselník případů je sestaven na základě studia skladby, obsahu a počtu dokumentů vzniklých v procesu činnosti strukturálních útvarů.
Každá strukturální jednotka exekutorské služby Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast, bez ohledu na standardní nebo přibližnou nomenklaturu případů, musí mít zvláštní nomenklaturu případů.
Nomenklatura případů meziokresního, okresního a městského oddělení exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast je sestavena na základě studia složení, obsahu a počtu dokumentů generovaných v procesu jejich činnosti.
Názvy úseků nomenklatury záležitostí strukturních útvarů služby jsou názvy útvarů umístěných v nomenklatuře v souladu se schválenou strukturou.
Seznam případů je vytištěn ve čtyřech kopiích. První kopie je uložena na spisové službě, druhá na meziokresním oddělení, třetí na exekutorské službě Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast a čtvrtá je uchovávána jako účetní doklad. v archivu.
Seznam případů se sestavuje minimálně jednou za pět let. V případě radikální změny funkcí a struktury exekutorské služby podléhá rekonstituci, koordinaci a schválení bez ohledu na dobu jejího schválení.
Schválená kopie spisové nomenklatury je dokladem trvalého uložení a je zařazena do názvoslovného úseku útvaru řízení úřadu.
Po schválení nomenklatury případů obdrží oddělení divizí výpisy z jejích odpovídajících sekcí pro použití ve své práci.
Při sestavování nomenklatury případů pro meziokresní, okresní a městská oddělení soudní exekutorské služby Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast je třeba se řídit přibližnou nomenklaturou případů a časopisů za rok 2000, číselník případů městského útvaru exekutorské služby a seznamy listin s uvedením doby jejich uložení.
Seznam případů v každém strukturálním útvaru exekutorské služby pro nadcházející kalendářní rok je sestaven do 15. listopadu běžného roku, schválen vrchním soudním exekutorem (na meziokresním, obvodním a městském oddělení) a odsouhlasen odbornou komisí hl. soudní exekutorská služba Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
Indexování případu
Ve sloupci 1 nomenklatury případů se uvádějí indexy každého případu zahrnutého v nomenklatuře. Index se skládá z digitálního označení strukturní jednotky zřízené v organizaci a pořadového čísla názvu případu podle nomenklatury.
Indexy případů jsou označeny arabskými číslicemi. Například: 01-02, kde 01 je označení konstrukčního celku, 02 je pořadové číslo pouzdra podle nomenklatury. V nomenklatuře případů se doporučuje zachovat stejné indexy pro homogenní případy v rámci různých strukturních dělení.
Ve sloupci 2 nomenklatury případů jsou uvedeny názvy případů (svazky, části).
Pořadí záhlaví případů v rámci oddílů a pododdílů nomenklatury případů je určeno stupněm důležitosti dokumentů. Na začátku jsou hlavičky případů obsahující organizační a administrativní dokumentaci.
Sloupec 3 seznamu případů se vyplňuje na konci kalendářního roku.
Ve sloupci 4 je uvedena doba uložení souboru, čísla článků s odkazem na seznam (standardní, resortní).
Sloupec 5 „Poznámka“ uvádí název seznamů dokumentů s uvedením doby jejich uchování, značky se provádějí o zřízení případů, o přenosných případech, o přidělení případů ke zničení, o předání případů jiné organizaci .
Na konci kalendářního roku se na konci číselníku případů sepisuje konečný záznam o počtu otevřených případů (svazků, částí), odděleně trvalého a dočasného uložení.
Doba uchování případu
Doby uložení případů stanovené standardním nebo přibližným názvoslovím případů se beze změn převádějí do zvláštního názvosloví případů. Lhůty uložení pro spisy v konkrétním názvosloví spisů jsou stanoveny podle standardních a resortních seznamů dokumentů s uvedením doby jejich uložení.
V soudní exekutorské službě Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast jsou lhůty uchovávání případů v nomenklatuře stanoveny v souladu s resortním seznamem dokumentů Ministerstva spravedlnosti SSSR, orgánů, institucí spravedlnosti Ruské federace a soudů s uvedením lhůt uchovávání dokumentů (Moskva 1980) a seznam standardních dokumentů vytvořených při činnosti státních výborů, ministerstev, ministerstev a dalších institucí, organizací, podniků s uvedením lhůt uchovávání (Moskva, 1989).
Mezi případy doby trvalého uložení patří: roční statistické výkazy o práci soudních vykonavatelů a oddělení, dále protokoly evidence a zajištění trezorů, kovových skříní a skladů, protokoly o příjmech a vydáních pečetí a razítek k použití, názvosloví případů, záznamy o evidenčních listech a evidenčních listech skříní, plechových skříní a skladů. zákona o přidělení dokumentů ke skartaci, nepodléhající uložení.
Mezi případy s dlouhodobou dobou skladování (15 let) a dočasnými (nad 10 let) patří:
objednávka peněžitých podkladů (bankovní výpisy), účetní kniha o částkách vkladů přijatých k dočasné dispozici soudním exekutorům, potvrzení a šekové knížky soudních exekutorů.
Pouzdra s dočasnou dobou uložení (3 roky, 5 let, DMN) zahrnují všechny ostatní dokumenty.
Exekuční řízení se týká dokumentů s dočasnou dobou uložení. Vyznačují se dvěma trvanlivosti: 5 let a 3 roky.
Exekuční řízení s dobou použitelnosti 5 let zahrnuje:
o vybírání výživného o náhradě škody způsobené ublížením na zdraví nebo smrtí občana;
o vydání majetku ze zabavení a navrácení zabaveného majetku.
Exekuční řízení s dobou použitelnosti 3 roky zahrnuje:
o vybírání správních pokut, o jiných pokutách a exekučních listinách v případech reklamace.
V okresních, meziokresních a městských odděleních soudní exekutorské služby Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace v Kirovské oblasti patří mezi dokumenty trvalého uložení: protokoly o evidenci a zabezpečení trezorů, kovové skříně a trezory, protokoly evidence otevírání trezorů, plechových skříní a trezorů, evidence účtenek a vydávání pečetí a razítek k použití, názvosloví pouzder.
Mezi dokumenty dočasného uložení (nad 10 let) patří: kniha evidence přijatých částek záloh k dočasné dispozici exekutorskému oddělení, účtenky a šekové knížky soudních exekutorů. Na okresních odděleních se příjemky a šekové knížky uchovávají po dobu tří let a poté se podle inventur předávají na meziokresní oddělení.
Všechny ostatní dokumenty jsou klasifikovány jako dokumenty dočasného úložiště.
Odborná komise Exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast
K provedení prověrky hodnoty dokumentů a jejich přípravě k předání do resortního archivu se v exekutorské službě Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast vytváří stálá odborná komise (EK).
V expertní komisi jsou kvalifikovaní servisní specialisté zodpovědní za organizaci kancelářské práce a archivů.
Zkoumání hodnoty dokumentů se provádí: při sestavování nomenklatur případů, při vytváření případů, při přípravě případů k následnému uložení.
Odborná komise rozhoduje o schválení nomenklatur případů, soupisů případů trvalého, dlouhodobého a dočasného uložení městských, meziokresních a okresních oddělení exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovský kraj, zvažuje akty o přidělení dokumentů ke zničení (jedna kopie zákona zůstává v úřadu, druhá - v oddělení).
Záležitosti v působnosti odborné komise projednává na jejích jednáních, která se konají podle potřeby, nejméně však dvakrát ročně.
Tvorba a evidence případů
Vytváření a registrace případů u soudního vykonavatele Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast se provádí v souladu s Pokyny pro kancelářskou práci na Ministerstvu spravedlnosti Ruské federace, schválenými příkazem Ministerstva spravedlnosti Ruské federace ze dne 25. května 1999 N 174 a Pokyny pro organizaci práce s dokumenty při provádění exekučního řízení v odděleních soudních exekutorských služeb justičních orgánů v ustavujících subjektech Ruské federace, schválené nařízením Ministerstva spravedlnosti Ruské federace ze dne 3. srpna 1999 N 225.
Při vytváření případů musíte:
– vkládat do věci pouze vyhotovené, správně vyhotovené listiny v souladu se záhlavími případů podle nomenklatury;
– seskupit dokumenty téhož kalendářního roku do případu, s výjimkou přenositelných případů;
– pouzdro nesmí obsahovat více než 250 listů.
V závislosti na době uložení se provádí úplná nebo částečná evidence případů.
Trvalé, dlouhodobé (nad 10 let) uchovávání a personální spisy podléhají úplné registraci.
Úplná registrace případu zahrnuje:
– spis případu;
– číslování listů v kartotéce;
– vypracování certifikačního listu ve věci;
– vypracování interního soupisu dokumentů případu;
– údaje o případu zahrnují název organizace, rejstřík a název případu, datum případu, dobu použitelnosti případu a počet listů.
Nápisy na krytech pouzder by měly být zřetelné, měly by uvádět v plném rozsahu:
název vyšší organizace (Úřad Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast), pod názvem organizace (Exekuční služba Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast), název strukturálního útvaru služby (okresní útvar Exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast), název útvaru (Úřad).
Název případu na obálce je převeden z nomenklatury případů divize, dohodnuté s odbornou komisí soudního vykonavatele Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro region Kirov. Na konci roku jsou nápisy na obalech případů v souladu s nomenklaturou případů a kontroluje se soulad názvu případů na obalu s obsahem uložených dokumentů (u případů trvalého a dlouhodobé skladování).
Datum na obálce musí odpovídat roku založení a ukončení případu. Ve věci, která má doklady za starší roky, než je rok založení věci, se pod datem provede záznam: „existují doklady za ... let“. Na obálkách případů sestávajících z několika svazků (dílů) jsou uvedeny lhůty pro dokumenty v každém svazku (části). Pro uvedení přesného kalendářního data je uveden den, měsíc a rok.
Povinné náležitosti obalu pouzdra jsou: údaj o počtu listů pouzdra, který se nalepí na základě certifikačního nápisu pouzdra, a doba uložení pouzdra, která se přenáší na obal pouzdra z r. odpovídající nomenklaturu spisů organizace.
Všechny listy ve stálých a dlouhodobých skladovacích souborech jsou očíslovány arabskými číslicemi v pravém horním rohu pomocí jednoduché grafické tužky. V každém svazku jsou listy číslovány samostatně.
Vnitřní inventář dokumentů ve věci je umístěn na začátku věci a zahrnuje:
uvedení rejstříků dokumentů, stručný obsah, datum a čísla listů ve spisu. Na konci pouzdra je na samostatném listu proveden certifikační nápis, který udává čísly a slovy počet očíslovaných listů.
Mezi případy trvalého uložení v městské části patří každoroční statistické výkazy o práci soudních exekutorů a oddělení.
Případy dočasného (nad 10 let) uložení ve městě, meziokresních a okresních odděleních exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast musí být vytvořeny a formalizovány jako případy s trvalou dobou uložení.
Mezi případy dočasného (nad 10 let) uložení v meziokresních a okresních odděleních služby patří: kniha evidence částek záloh přijatých k dočasné dispozici exekutorskému oddělení a účtenky a šekové knížky soudních exekutorů oddělení (doba uložení - 15 let). Na okresních odděleních jsou příjmové a šekové knížky uloženy po dobu 3 let a následně dle inventur převáděny na meziokresní oddělení, kde jsou uloženy dalších 12 let. V městském oddělení soudního vykonavatele Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace kromě výše uvedeného dočasné případy (nad 10 let) zahrnují případ „Příkaz peněžních podpůrných dokumentů (banka, výpisy)“.
Registrace případů dočasného skladování (až 10 let včetně)
Pouzdra pro dočasné uložení zahrnují pouzdra s dobou skladování: 3 roky, 5 let, DMN (Dokud nepomine potřeba).
Dočasné ukládací soubory podléhají částečné evidenci: spisy lze ukládat do složek, spisy se nezařazují, listy v nich nejsou číslovány, certifikační nápisy se nevyhotovují.
Mezi případy s dobou dočasného uložení patří exekuční řízení, jehož doba uložení je 3 roky a 5 let.
Každé exekuční řízení je samostatným případem, ve kterém se sepisují exekuční listiny.
Seznam výkonných dokumentů:
1. exekuční tituly předvolávané soudy na základě: jimi přijatých soudních rozhodnutí mezinárodní obchodní arbitráže a jiných rozhodčích soudů a rozhodnutí mezistátních orgánů na ochranu lidských práv a svobod;
2. Soudní příkazy.
3. Notářsky ověřené dohody o placení alimentů.
4. Osvědčení komise pro pracovní spory vydaná na základě jejích rozhodnutí.
5. Žádosti orgánů vykonávajících kontrolní funkce o inkaso finančních prostředků, formalizované v souladu se stanoveným postupem, s poznámkou banky nebo jiné úvěrové organizace o úplném nebo částečném nesplnění inkasa z důvodu nedostatku finančních prostředků ve účty dlužníka dostatečné k uspokojení pohledávek vymáhatele, pokud právní předpisy Ruské federace nestanoví jiný postup pro provedení těchto prováděcích dokumentů.
6. Usnesení orgánů (úředníků) oprávněných projednávat případy správních deliktů.
7. Usnesení soudního exekutora.
8. Usnesení jiných orgánů v případech stanovených federálním zákonem.
Pro každou exekuční listinu je soudní exekutor povinen zahájit exekuční řízení, účetní a statistickou kartu a také provést příslušný zápis do zónové knihy evidence exekučních listin.
K materiálům exekučního řízení se připojují originály dokumentů vyhotovených soudními exekutory (vyhlášky apod.), nikoli však jejich kopie.
Prvním dokladem v exekučním řízení je usnesení o zahájení exekučního řízení, usnesení o vybrání exekučního poplatku, usnesení o náhradě výdajů za provedení exekučních úkonů, stížnosti a odpovědi atd.
Kromě nich se v exekučním řízení podávají platební rozkazy, průvodní dopisy, oznámení, výzvy a úkony nemožnosti inkasa.
Po skončení exekučního řízení se podává usnesení o skončení exekučního řízení.
Na všech dokumentech souvisejících s konkrétním exekučním řízením provede soudní vykonavatel záznam „do N _____“ a uvede jednotné číslo odpovídajícího exekučního řízení.
Listiny v rámci exekučního řízení jsou číslovány arabskými číslicemi v pravém horním rohu tužkou a názvy listin exekučního řízení a čísla stránek jsou uvedeny v interním seznamu přiložených listin, umístěném na začátku tohoto řízení.
Vnitřní inventární listy jsou číslovány v pravém horním rohu římskými číslicemi. Na vnitřní inventarizaci exekučních řízení provede soudní exekutor potvrzení o počtu zapsaných názvů listin (číslicemi i slovy).
O ukončení exekučního řízení učiní soudní exekutor zápis do zonálního deníku a do knihy evidence exekučních listin.
Ukončené exekuční řízení potvrdí vrchní soudní exekutor přepisem podpisu a uvede datum podpisu.
Při sloučení exekučních řízení do konsolidovaného je povoleno vyplnit jednu statistickou kartu s uvedením počtu exekučních listin. Při odnětí listin z exekučního řízení se zabavené materiály nahrazují náhradními listy s uvedením názvu zabavené listiny, počtu a počtu zabavených stránek, data a důvodu zabavení. V tomto případě se připojí podpis vrchního soudního exekutora a pečeť útvaru exekutorské služby.
Sestavování inventur případů
Případy trvalého, dočasného (nad 10 let) a dočasného (do 10 let) doby uložení ukončené kancelářskou prací zůstávají v konstrukčních celcích pro referenční práci dva roky a poté jsou předány do archivu.
Při předávání souborů do archivu k trvalému, dočasnému (nad 10 let) a dočasnému (3 roky, 5 let, DMN) uložení se vyhotovují inventury (přílohy č. 5 až č. 8).
Soupisy případů jsou sestavovány v předepsané formě ve dvou vyhotoveních. První kopie inventáře je předána inspektorovi spisové služby, druhá kopie zůstává na oddělení a je vložena do souboru „Inventář trvalého a dlouhodobého uložení“.
Při převodu pouzder z konstrukční jednotky je na obou kopiích soupisu naproti každému pouzdru v něm obsažena poznámka o přítomnosti pouzdra. Na konci každého exempláře soupisu je čísly a slovy uveden počet skutečně převedených (převzatých) případů.
Inspektor spisové služby se při přijímání případů podepisuje na obě kopie soupisu s uvedením své pozice a data podpisu soupisu.
Při sestavování inventury případů je třeba dodržovat následující požadavky:
Záhlaví věcí se zařazují do soupisu po jejich kontrole s číselníkem věcí a kontrole správnosti sestavení a provedení věcí. Při prohlížení případů se kontroluje, zda název případu odpovídá obsahu dokumentů v něm.
Každý případ je zapsán do inventáře pod samostatným sériovým číslem. Pokud se soubor skládá z více svazků, je každý svazek zapsán do inventáře pod samostatným číslem. Číslování případů v inventáři je hrubé.
Při přidávání po sobě jdoucích případů se stejnými záhlavími do soupisu se název první věci zapíše celý a všechny ostatní podobné případy se označí slovy „Totéž“ (na každém novém listu soupisu je název reprodukován v plný).
Popisný článek soupisu případů se skládá z těchto prvků:
1) sériové číslo pouzdra (svazek, díl);
3) název věci;
4) datum případu;
5) doba uložení spisu;
6) počet případů;
7) poznámka.
Sloupec inventury „Poznámka“ slouží k zaznamenání vlastností fyzického stavu věcí, převodu věcí na jiné strukturální jednotky s odkazem na potřebný akt atd.
Soupisy případů se sestavují podle stanoveného formuláře ve dvou vyhotoveních.
Předávání případů do archivu oddělení
Do archivu divize se předávají případy trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení, dočasného (do 10 let) uložení a personální spisy. Převod pouzder se provádí pouze podle inventur. Pouzdra jsou skladována v konstrukčních jednotkách po dobu dvou let. Případy se do archivu zapisují nejpozději do tří let od ukončení kancelářských prací.
Soupisy případů dočasného (nad 10 let) uložení ve městě, meziokresní a okresní oddělení exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast sestavuje inspektor spisové služby a předkládá č. nejpozději dva roky po dokončení správy záznamů k posouzení odbornou komisí Úřadu exekutorské služby Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
Odpovědnost za včasnou přípravu soupisů případů trvalého a dlouhodobého uložení ke zvážení EK exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast spočívá na hlavách měst, meziokresních a krajských úřadů. okresní strukturální divize.
Soupisy ukončených exekučních řízení sepisují soudní exekutoři ve dvou vyhotoveních, svažují je do svazků a předají vrchnímu inspektorovi nebo inspektorovi vedení úřadu odpovědnému za vedení archivu.
Inspektor kancelářské práce kontroluje kus po kuse skutečný počet exekučních řízení s konečným zápisem na konci soupisu a podepisuje se na obou vyhotoveních soupisu.
První kopie zůstává inspektorovi kancelářské práce a je odložena ve složce s rejstříkem podle nomenklatury „Soupis ukončených exekučních řízení předložený do archivu“.
Při vydání exekučního řízení z archivu vrchní inspektor nebo evidenční inspektor vloží místo vydaného exekučního řízení náhradní list, načež provede záznam o vydaném exekučním řízení do knihy pro evidenci vydání věcí z archivu.
Soupisy účtenek a šekových knížek sepisují soudní exekutoři ve dvou vyhotoveních.
První vyhotovení soupisu se předá vrchnímu inspektorovi nebo inspektorovi evidence, který na konci inventarizace zkontroluje skutečný počet účtenek nebo šekových knížek s konečným zápisem, podepíše se na obě kopie soupisu a uloží první vyhotovení. ve spise spolu se soupisem dlouhodobého uložení dokumentů.
Druhé vyhotovení se předá soudnímu exekutorovi jako účetní doklad.
Rychlé uložení dokumentů
Od okamžiku založení a až do předání do archivu jsou dokumenty uloženy v místě jejich vytvoření ve strukturálních odděleních exekutorské služby Úřadu ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
V městských, meziokresních a okresních útvarech jsou dokumenty ukládány na odděleních, v místnostech k tomu speciálně určených a jsou umístěny v uzamčených skříních psacích stolů, které zajišťují naprostou bezpečnost dokumentů.
Pro zvýšení efektivity vyhledávání dokumentů jsou pouzdra uspořádána podle názvosloví pouzder, jejichž výpis je umístěn na dveřích skříně na vnitřní straně.
Čísla pouzder podle nomenklatury jsou uvedena na hřbetech přebalů pouzder. Vedoucí strukturálních oddělení exekutorské služby ministerstva spravedlnosti
Ruská federace pro oblast Kirov a zaměstnanci odpovědní za dokumentaci zajišťují bezpečnost dokumentů a spisů.
Výběr dokumentů ke zničení
Po výběru dokumentů pro odpovídající období ke zničení vypracuje vrchní inspektor nebo inspektor kancelářské práce strukturální jednotky exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast akt o výběru. dokumentů ke zničení.
Zákon o přidělení dokladů ke skartaci se připravuje po sestavení ročních oddílů konsolidovaných soupisů trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení.
Soupisy případů a úkonů jsou současně projednávány na zasedání odborné komise exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
Zákony o zničení dokumentů schválené odbornou komisí schvaluje vedoucí organizace.
Pouzdra se započítávají do aktu o jejich přidělení ke skartaci, pokud pro ně stanovená skladovací doba uplynula do 1. ledna roku, ve kterém byl akt sepsán. Například případy s tříletou dobou uchovávání ukončené v roce 1997 lze zahrnout do zákona, který bude vypracován nejdříve 1. ledna 2001, s pětiletou dobou uchovávání - nejdříve od 1. ledna 2003.
Zákon o přidělení dokumentů ke zničení je vypracován pro záležitosti celé organizace nebo strukturální jednotky.
Název každého oddělení strukturální jednotky exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast je uveden před skupinou záhlaví případů této jednotky.
Pouzdra určená ke zničení se po schválení zákonů o jejich přidělení ke zničení ukládají na místo k tomu určené. Před odesláním je třeba shromáždit dokumenty.
Dokumenty předávají pracovníci služby vedení kanceláře pomocí dodacích listů, na kterých jsou uvedeny tyto údaje: číslo faktury, váha, datum doručení dokladů.
Zákon o přidělení dokumentů ke skartaci se zakládá do příslušného spisu podle názvosloví „Inventář spisů a časopisů uložených v archivu (zákony o skartaci dokumentů)“. Dokumenty se ničí spálením v kotelně.
Aplikace:
1. Přibližná nomenklatura případů meziokresního (okresního) oddělení exekutorské služby Úřadu Ministerstva spravedlnosti Ruské federace pro Kirovskou oblast.
2. Interní soupis listin ve věci (exekuční řízení).
3. List je náhradou za pouzdro.
4. Seznam – svědek případu.
5. Inventarizace souborů trvalého úložiště.
6. Inventarizace dočasných (nad 10 let) úložných souborů.
7. Inventarizace pouzder pro dočasné skladování.
8. Inventarizace dočasných (nad 10 let) úložných souborů (pro meziokresní a okresní oddělení).
9. Soupis ukončených exekučních řízení s dobou uložení 3 roky a 5 let.
10. Inventarizace ukončených exekučních řízení (konsolidovaná).
11. Inventarizace účtenek.
12. Inventarizace šekových knížek.
13. Zákon o přidělování dokladů ke zničení.
14. Kniha vydání případů z archivu.
