বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের জন্য অফিস ব্যবস্থাপনার মৌলিক বিষয়। অফিসের কাজের ইতিহাস। অফিসের কাজের সংগঠনের তিনটি রূপ রয়েছে: কেন্দ্রীভূত, বিকেন্দ্রীকৃত এবং মিশ্র

ব্যবসায় সাফল্য মূলত তার সঠিক সংগঠনের উপর নির্ভর করে। ম্যানেজার এবং সাধারণ কর্মচারী উভয়েরই রেকর্ড রাখা উচিত। এর বৈশিষ্ট্যগুলি কী কী, কী ধরণের রয়েছে এবং নথির প্রবাহ সংগঠিত করার সময় কী নিয়ন্ত্রক নথিগুলি বিবেচনায় নেওয়া উচিত?

অফিসের কাজ কি

যে কোনো প্রতিষ্ঠান, তার মালিকানার ধরন এবং বৈশিষ্ট্য নির্বিশেষে, তার কার্যক্রম চলাকালীন বিভিন্ন ধরনের কাগজপত্র তৈরি করে। এগুলি অর্ডার, চিঠি এবং প্রোটোকল হতে পারে। তাদের সব সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক ডকুমেন্টেশন সম্পর্কিত.

অফিসের কাজ হল সাংগঠনিক নথি তৈরির কার্যকলাপ, যা নির্দিষ্ট নিয়ম এবং প্রয়োজনীয়তা অনুসারে পরিচালিত হয়। প্রায়শই, উদ্যোগগুলি শুধুমাত্র এই এলাকায় নিযুক্ত বিশেষ কর্মীদের বরাদ্দ করে। ছোট কোম্পানীতে, সেক্রেটারি ফাংশন প্রায় যে কোন কর্মচারীকে অর্পণ করা যেতে পারে।

পরিভাষার সারমর্ম (অফিসের কাজ কী) বুঝতে পারলে শব্দের উৎপত্তি স্পষ্ট হয়ে যাবে। এটি, প্রথমত, একটি বাস্তব মাধ্যমের সরকারী তথ্যের রেকর্ডিং। এই প্রক্রিয়া চলাকালীন, একটি ব্যবহারকারী তৈরি করা হয় যা পরবর্তীতে কিছু ক্রিয়া শুরু করে।

"অফিস ওয়ার্ক" শব্দটি নিজেই বেশ দীর্ঘকাল আগে উপস্থিত হয়েছিল, তবে কেবলমাত্র গত শতাব্দীর মাঝামাঝি সময়ে এটি সরকারী রূপ নিয়েছিল, রাষ্ট্রীয় স্তরে নিয়ন্ত্রক নথিতে অন্তর্ভুক্ত ছিল।

অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহ - এটা কি?

একটি সংগঠন স্বাধীনভাবে আইন প্রণয়ন করতে পারে না। এটা সবসময় অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহ আছে. এটি কী, কাগজপত্র স্থানান্তরের বৈশিষ্ট্যগুলি কী, কীভাবে সেগুলি সঠিকভাবে আঁকতে হয়? এই সমস্যাগুলি বিশেষজ্ঞদের দ্বারা সমাধান করা হয়: সচিব, আর্কাইভিস্ট, কর্মী বিভাগের কর্মচারীরা।

রেকর্ড রাখার মধ্যে একটি বাস্তব মাধ্যমের তথ্য রেকর্ড করা, একটি কাগজ বা ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করা জড়িত। এর ভিত্তিতে, সংস্থার নথি প্রবাহ নির্মিত হয় - একটি আদেশ বা চিঠির গতিবিধি, এটির সৃষ্টি থেকে শুরু করে এবং মৃত্যুদন্ড দিয়ে শেষ হয় এবং সংরক্ষণাগার বা ধ্বংসে পাঠানো হয়।

প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী এবং পরিচালনার বিষয়ে ব্যবসায়িক কাগজপত্র যেখানে তৈরি করা হয় তার উপর নির্ভর করে, নথির প্রবাহ বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ ভাগে বিভক্ত। আদেশ, নির্দেশ, চিঠির পরবর্তী পথ উৎসের উপর নির্ভর করবে।

একটি প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নথি প্রবাহ নিম্নলিখিত পর্যায়ে জড়িত:

বাহ্যিক নথি প্রবাহের পর্যায়গুলি সাধারণত একই রকম, তবে কিছু পার্থক্য রয়েছে:

• কাগজপত্র বাইরে থেকে এন্টারপ্রাইজ সরবরাহ করা হয়. এগুলি হতে পারে উচ্চ এবং নিম্ন সংস্থার কাগজপত্র, শাখা, সরকারী কর্তৃপক্ষের প্রবিধান, আদালতের আদেশ, নাগরিকদের চিঠি।
• প্রতিষ্ঠান কর্তৃক প্রাপ্ত সমস্ত ব্যবসায়িক কাগজপত্র অবশ্যই একটি নিবন্ধন পদ্ধতির মধ্য দিয়ে যেতে হবে। তিনি নিশ্চিত করেন যে তারা নিয়ন্ত্রণে রয়েছে।
• পরবর্তী পর্যায়ে নথির সাথে কাজ করা, নির্দেশাবলীর সাথে নিজেকে পরিচিত করা বা অনুসরণ করা।
• প্রয়োজনে, একটি সরকারী প্রতিক্রিয়া জারি করা হয়।
• শেষ পর্যায়ে দীর্ঘমেয়াদী বা সংরক্ষণাগার সংরক্ষণের জন্য নিবন্ধন, এবং সম্ভাব্য ধ্বংস.

তদতিরিক্ত, সংস্থার পরিচালনার ক্ষেত্রে, নিম্নলিখিত ধরণের নথি প্রবাহকে আলাদা করা হয়:

নথি আন্দোলনের সমস্ত পর্যায় অগত্যা বিশেষ জার্নালে রেকর্ড করা হয়। এগুলি বিভিন্ন বিকল্পে সঞ্চালিত হতে পারে:

• নথির নড়াচড়া;
• নথি কার্ড;
• ইলেকট্রনিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠানের মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ।

বিচার বিভাগীয় রেকর্ড পরিচালনার বৈশিষ্ট্য

অনেক মানুষ এটা কি এবং কিভাবে এটি সাধারণ এক থেকে ভিন্ন আশ্চর্য হয়. একটি আদালত মামলা নথি এবং উপাদান প্রমাণ একটি সামান্য ভিন্ন প্যাকেজ. এর সঠিক স্টোরেজ এবং চলাচল আইন প্রয়োগকারী সিস্টেমের কাজের স্বচ্ছতা নিশ্চিত করে। সাংগঠনিক কাজের বিপরীতে বিচারিক কাজ স্বেচ্ছায় হতে পারে না। এটি অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিচালিত হয় এবং কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রিত হয়। তার জন্য, সমস্ত পর্যায় স্বাভাবিকভাবে এবং কঠোরভাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়, ধ্বংস পর্যন্ত।

সচিবের কার্যাবলী

বেশিরভাগ কোম্পানির কর্মচারীদের অফিসের কাজ এবং নথির প্রবাহ কী তা সম্পর্কে খুব অস্পষ্ট ধারণা রয়েছে। একজন সচিবের জন্য, এটি একটি পেশাদার কার্যকলাপ।

এন্টারপ্রাইজের সচিবালয় এর প্রধান কাজ সম্পাদন করে: কাজের ফর্ম এবং বৈশিষ্ট্য অনুসারে, এন্টারপ্রাইজের অফিস কাজের পরিষেবার সংস্থাকে নিম্নলিখিত ধরণের মধ্যে বিভক্ত করা হয়েছে:

• কেন্দ্রীভূত - সমস্ত সচিব একটি বিভাগে থাকে এবং প্রধান ক্লার্ক বা সিনিয়র সচিবের কাছে রিপোর্ট করে।
• বিকেন্দ্রীকৃত - সচিব এবং তাদের দায়িত্ব পালনকারী কর্মচারীরা সংস্থার বিভিন্ন বিভাগে ছড়িয়ে পড়ে এবং বিভিন্ন উর্ধ্বতনদের কাছে রিপোর্ট করে।
• মিশ্র - প্রায়শই বড় প্রতিষ্ঠানে পাওয়া যায়।

এন্টারপ্রাইজে নথি প্রবাহের বৈশিষ্ট্যগুলি সরাসরি নির্ভর করবে সচিবালয়ের কী রূপ গ্রহণ করা হয়েছে তার উপর।

অফিস কাজের জন্য নির্দেশাবলী

মালিকানার আকার এবং ফর্ম নির্বিশেষে, যে কোনও সংস্থার অবশ্যই নথির গতিবিধি নিয়ন্ত্রণকারী একটি নিয়ন্ত্রক আইন থাকতে হবে। এটা কি এবং কিভাবে এটা রচনা করতে হয়? এই সমস্যাটি কেবল সচিবদেরই নয়, পরিচালকদেরও উদ্বিগ্ন করে।

অফিস কাজের জন্য নির্দেশাবলী হল একটি সংস্থার একটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রক আইন, যা সীমাহীন বৈধতার আদেশ বা পরিচালনার নির্দেশ দ্বারা অনুমোদিত। এটি নথিটি পাস করার সমস্ত স্তরের বানান করে, অবস্থানের তালিকা সরবরাহ করে যার স্বাক্ষরগুলি অফিসিয়াল কাগজপত্রের সত্যতা প্রমাণ করতে পারে, নকশার নমুনা, ফর্ম এবং ফর্মগুলি সরবরাহ করে৷

রেকর্ড রাখা

নিম্ন স্তরের নথি প্রবাহ সহ ছোট সংস্থাগুলিতে (প্রতি বছর 200 এর কম), রেকর্ড কিপিং কী তা নিয়ে প্রশ্ন ওঠে না। সবকিছু কর্মচারীরা নিজেরাই বা এমনকি ম্যানেজার দ্বারা সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়।

যদি রেকর্ড রাখার দায়িত্ব কর্মচারীর জন্য সরাসরি না হয় এবং তার কর্মসংস্থান চুক্তিতে নির্দিষ্ট না হয়, তাহলে এই ফাংশনগুলি অর্পণ করার জন্য একটি ডিক্রি জারি করা উচিত। এই নথিতে অতিরিক্ত দায়িত্ব, দায়িত্ব এবং ক্ষতিপূরণের বিবরণ দেওয়া উচিত।

কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার বৈশিষ্ট্য

যদি সংস্থার কমপক্ষে একজন কর্মচারী থাকে তবে শ্রম নথি তৈরি করা হবে। কর্মীদের রেকর্ড ব্যবস্থাপনা কী তা নিয়ে প্রশ্নটি বিশেষত অল্প সংখ্যক কর্মচারী সহ উদ্যোগের জন্য প্রাসঙ্গিক।

পার্সোনেল রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের কাজের ক্রিয়াকলাপের সাথে সম্পর্কিত নির্দিষ্ট নথির চলাচল নিশ্চিত করছে। সাধারণত, এই দায়িত্বগুলি একটি বিশেষ ইউনিটের কর্মচারীদের দ্বারা সম্পাদিত হয় - কর্মী বিভাগ। তাদের কার্যাবলীর মধ্যে রয়েছে কর্মীদের ডকুমেন্টেশন গ্রহণ, প্রক্রিয়াকরণ এবং সংরক্ষণ করা। গোপনীয় ব্যক্তিগত ডেটা প্রক্রিয়াকরণ সহ।

কর্মী নথি প্রবাহ সাধারণত গোপনীয়তা এবং স্টোরেজ বৈশিষ্ট্যের নিয়ম মেনে সাধারণ নথি থেকে আলাদাভাবে বাহিত হয়।

অফিসের কাজ অপ্টিমাইজেশান

ডিজিটাল প্রযুক্তির দ্রুত বিকাশ সত্ত্বেও, অনেক সংস্থার জন্য নথির প্রবাহকে অপ্টিমাইজ করা কঠিন বলে মনে হয়। তারা পুরানো পদ্ধতিতে কাগজের চিঠিপত্র চালিয়ে যাচ্ছে এবং নিয়মিত লগ বই রাখে।

এটি দুটি কারণের কারণে:

• এন্টারপ্রাইজ কর্মীদের দ্বারা উদ্ভাবনের প্রতিরোধ;
• অর্থের অভাব।

পরিচালকদের মনে রাখা উচিত যে যথেষ্ট বিনিয়োগের সাথে নথির প্রবাহকে অপ্টিমাইজ করা একটি লক্ষণীয় অর্থনৈতিক প্রভাব দেয়।

1. কেস প্রক্রিয়ার ভূমিকা

1. ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে নথি।

2. অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহের প্রাথমিক ধারণা।

3. রাশিয়ায় অফিসের কাজের বিকাশের ইতিহাস।

1.1। ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে নথি

একটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ব্যবস্থাপনা এবং অন্যান্য তথ্য রেকর্ডিং এবং প্রেরণের প্রধান উপায় হল একটি নথি, এবং গৃহীত সিদ্ধান্তের গুণমান এবং ফলস্বরূপ, শব্দের বিস্তৃত অর্থে যে কোনও প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমের সামগ্রিক ফলাফল মূলত কতটা কার্যকরভাবে তার উপর নির্ভর করে। ডকুমেন্টেশন সংগঠিত হয়. একটি প্রতিষ্ঠানে কাজের জন্য সঠিক ডকুমেন্টেশন সমর্থন উপযুক্ত নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত কাঠামোর উপর ভিত্তি করে - একটি সাংগঠনিক, শিক্ষামূলক এবং পদ্ধতিগত প্রকৃতির আইনি নথিগুলির একটি সেট। প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে অফিসের কাজের উপর নিয়ন্ত্রক এবং পদ্ধতিগত নথিগুলি প্রাসঙ্গিক আইনী এবং নিয়ন্ত্রক আইনের ভিত্তিতে তৈরি করা হয়।

ভিতরে ফেডারেল আইন অনুসারে "তথ্যের উপর, তথ্যায়ন

এবং তথ্য সুরক্ষা" তারিখ 20 ফেব্রুয়ারি, 1995 নং। 24-FZ (অনুচ্ছেদ 5) ডকুমেন্টেশন (অর্থাৎ, নথি তৈরি করা) তথ্য সম্পদে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি বাধ্যতামূলক শর্ত। এটি আরও বলে যে অফিসের কাজ সংগঠিত করার জন্য দায়ী সরকারী সংস্থাগুলি দ্বারা প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতিতে ডকুমেন্টেশন করা হয়, নথির মান এবং তাদের অ্যারেগুলি। রাষ্ট্রীয় নিয়ন্ত্রণ কেবল নথিপত্রের ক্ষেত্রেই নয়, নথিগুলির সাথে কাজ করার সংগঠনেও প্রসারিত।

অফিসের কাজের রাষ্ট্রীয় নিয়ন্ত্রণ রাশিয়ার ফেডারেল আর্কাইভাল সার্ভিস (রোসার-খিভ) দ্বারা পরিচালিত হয়, যা রাশিয়ান ফেডারেশনের আর্কাইভাল ফান্ডের প্রবিধান অনুসারে (17 মার্চ রাশিয়ান ফেডারেশনের রাষ্ট্রপতির ডিক্রি দ্বারা অনুমোদিত) , 1994 নং 552) এবং রাশিয়ার ফেডারেল আর্কাইভাল সার্ভিসের প্রবিধান (রাশিয়ান ফেডারেশন সরকারের একটি রেজোলিউশন দ্বারা অনুমোদিত) ফেডারেশন 28 ডিসেম্বর, 1998 নং 1562) সংস্থার উপর আন্তঃক্ষেত্রীয় সাংগঠনিক এবং পদ্ধতিগত নির্দেশিকা এবং নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে ফেডারেল সরকারী সংস্থাগুলির অফিসের কাজের নথিগুলির, রাজ্য অফিস সিস্টেম এবং ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের বিকাশের সমন্বয় করে।

স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন, মেট্রোলজি অ্যান্ড সার্টিফিকেশনের জন্য রাশিয়ান ফেডারেশন কমিটি (রাশিয়ার গোসস্ট্যান্ডার্ট) নথি এবং ডকুমেন্টেশন সিস্টেমের একীকরণ এবং প্রমিতকরণ, প্রযুক্তিগত, অর্থনৈতিক এবং সমস্ত-রাশিয়ান শ্রেণিবদ্ধকরণের উন্নয়ন, বাস্তবায়ন এবং রক্ষণাবেক্ষণ সহ স্ট্যান্ডার্ডাইজেশনের রাষ্ট্রীয় ব্যবস্থাপনা পরিচালনা করে। সামাজিক তথ্য।

রাশিয়ান ফেডারেশন সরকার এবং ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষ নির্বাহী কর্তৃপক্ষগুলিতে ডকুমেন্টেশন সমর্থন সংগঠিত করার জন্য, প্রাসঙ্গিক নিয়ন্ত্রক আইনী আইন বিকাশের জন্য দায়ী।

1.2। কেস প্রক্রিয়া এবং নথির প্রবাহের মৌলিক ধারণা।

যে কোন এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনাএকটি তথ্য প্রক্রিয়া যেখানে তথ্য প্রাপ্ত হয়, প্রক্রিয়া করা হয়, একটি সিদ্ধান্ত বিকশিত হয়, এবং সিদ্ধান্তটি এমন ব্যক্তিদের কাছে জানানো হয় যাদের কর্ম নিয়ন্ত্রিত হয়।

তথ্য প্রক্রিয়ার সমস্ত পর্যায়ে, নথি তৈরি করা হয় যা বিভিন্ন তথ্য রেকর্ড করে।

একটি নথি হল তথ্যের একটি সেট যা একটি বাস্তব মাধ্যমের উপর অবস্থিত এবং একটি আইনি ভিত্তি রয়েছে।

ঊর্ধ্বতনরা

রিপোর্টিং

ভাত। 1. এন্টারপ্রাইজ তথ্য প্রক্রিয়া

যে কোনো সাংগঠনিক ব্যবস্থা পরিচালনার একটি অবিচ্ছেদ্য অঙ্গ হল অফিস ব্যবস্থাপনা।

"কাগজপত্র" শব্দটি 18 শতকের দ্বিতীয়ার্ধে আবির্ভূত হয়েছিল এবং এর অর্থ কেবল নথি সহ একটি ফোল্ডার নয়, সমস্যাটিও ছিল। বর্তমানে, শব্দটির অর্থ একটি মামলার জন্য তথ্য সহায়তা সংস্থা, যেমন তথ্যের ব্যবস্থাপনা.

অফিসের কাজ- নথি তৈরি এবং তাদের সাথে কাজ সংগঠিত করার প্রক্রিয়া সম্পর্কিত কার্যকলাপের একটি ক্ষেত্র।

অফিস কাজের উদ্দেশ্য- ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়ার জন্য তথ্য সমর্থন

অফিসের কাজের প্রধান কাজ:

 নথি তৈরি করা, যেমন তাদের ঠিক করাযেকোনো মাধ্যম;

 তাদের পরবর্তী কার্য সম্পাদন বা সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য নথি স্থানান্তর;

 তাদের মৃত্যুদন্ড নিয়ন্ত্রণ করার জন্য নথির নিবন্ধন;

 নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণ এবং সঞ্চয়স্থান, নথিগুলির দ্রুত অনুসন্ধান

যেমন দরকার.

অফিসের কাজের সংগঠনের ফর্ম:

কেন্দ্রীভূত ফর্মসমস্ত নথি প্রক্রিয়াকরণ ক্রিয়াকলাপগুলি সমগ্র প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি কেন্দ্রে কেন্দ্রীভূত (কেন্দ্রীকৃত) - একটি অফিস, একটি সাধারণ বিভাগ বা একটি সচিব। এই ফর্মটি ছোট প্রতিষ্ঠানের জন্য সাধারণ।

বিকেন্দ্রীকৃত ফর্মপ্রতিষ্ঠানের কাঠামোগত বিভাগের মধ্যে অফিসের কার্যক্রমের বিচ্ছুরণ জড়িত; তদুপরি, তাদের প্রত্যেকে অফিসের ক্রিয়াকলাপের একটি তুলনামূলকভাবে সমজাতীয় সেট সম্পাদন করে। কদাচিৎ ব্যবহৃত.

একটি মিশ্র আকারে, অপারেশনগুলি কেন্দ্রীয়ভাবে সঞ্চালিত হয় (অভ্যর্থনা, নিবন্ধন, নিয়ন্ত্রণ, নথির পুনরুত্পাদন) এবং বিকেন্দ্রীভূত (নথি সংরক্ষণ, ফাইল তৈরি)। মাঝারি এবং বড় প্রতিষ্ঠানের জন্য আদর্শ।

অফিস কাজের ধারণা ডকুমেন্টেশন ধারণার উপর ভিত্তি করে।

ডকুমেন্টেশনকাগজ বা অন্যান্য মিডিয়াতে তথ্য রেকর্ড করার একটি নিয়ন্ত্রিত প্রক্রিয়া যা এর বৈধতা নিশ্চিত করে।

ডকুমেন্টেশন টুল- নথি তৈরি করতে মানুষের দ্বারা ব্যবহৃত সরঞ্জাম। তারা বিভক্ত করা হয়:

সহজ প্রতিকার(কলম, পেন্সিল)

যান্ত্রিক এবং ইলেক্ট্রোমেকানিকাল উপায় (টাইপরাইটার,

টেপ রেকর্ডার, ছবি, ফিল্ম এবং ভিডিও সরঞ্জাম)

স্বয়ংক্রিয় সরঞ্জাম (কম্পিউটার প্রযুক্তি).

ডকুমেন্টেশন প্রতিষ্ঠিত রেকর্ডিং নিয়ম মেনে চলতে অনুমান করে

প্রতিটি ধরনের নথির জন্য নির্দিষ্ট তথ্য। এই নিয়মগুলির সাথে সম্মতি তৈরি করা নথিগুলিকে আইনি শক্তি দেয়।

আইনি শক্তি- বর্তমান আইন দ্বারা প্রদত্ত একটি সরকারী নথির সম্পত্তি, এটি জারিকারী সংস্থার যোগ্যতা এবং কার্যকর করার জন্য প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি।

বিবরণ নথি নিবন্ধনের একটি বাধ্যতামূলক উপাদান (নথির প্রকারের নাম, ঠিকানা, তারিখ, স্বাক্ষর)।

ডকুমেন্ট ফর্ম- এটি একটি নথিতে বিবরণের একটি সেট, যা স্ট্যান্ডার্ড দ্বারা প্রতিষ্ঠিত অনুক্রমের মধ্যে অবস্থিত।

ডকুমেন্টেশন সিস্টেম- উত্স, উদ্দেশ্য, প্রকার, কার্যকলাপের ক্ষেত্র এবং তাদের সম্পাদনের জন্য অভিন্ন প্রয়োজনীয়তা দ্বারা সম্পর্কিত নথিগুলির একটি সেট৷

নথির সাথে কাজ সংগঠিত করার মধ্যে প্রতিষ্ঠানের নথির প্রবাহ, নথি সংরক্ষণ এবং প্রতিষ্ঠানের বর্তমান কার্যক্রমে তাদের ব্যবহার সংগঠিত করা জড়িত।

একটি প্রতিষ্ঠানের নথির প্রবাহ হল একটি সংস্থায় নথিগুলিকে তাদের তৈরি বা প্রাপ্তির মুহূর্ত থেকে তাদের সম্পাদন এবং সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর সম্পূর্ণ হওয়া পর্যন্ত নথির চলাচলের প্রক্রিয়া।

নথিটি প্রচার করা হয়:

1. মহাকাশে: এন্টারপ্রাইজের ভিতরে এবং এর বাইরে।

2. সময়ের মধ্যে: একটি নথি তৈরি বা প্রাপ্তির মুহূর্ত থেকে এটি ঠিকানার কাছে পাঠানো বা স্টোরেজের জন্য স্থানান্তর না হওয়া পর্যন্ত।

এন্টারপ্রাইজে নথি প্রবাহের সংগঠন (স্লাইড দেখুন)

নথি প্রবাহের বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ রূপ রয়েছে।

বাহ্যিক কনট্যুরটি ইনকামিং (বাহ্যিক) নথি দিয়ে শুরু হয় যা বাইরে থেকে এন্টারপ্রাইজে আসে। প্রাপ্ত নথি সচিবদের দ্বারা নিবন্ধিত হয় এবং তারপর মৃত্যুদন্ড কার্যকর করার জন্য পাঠানো হয়। বাইরের লুপটি বহির্গামী নথির নিবন্ধনের সাথে শেষ হয়।

দলিল যদি প্রতিষ্ঠানেই তৈরি হয়, তাহলে ড অভ্যন্তরীণ সার্কিটনথির উত্তরণ (সূচনা - সম্পাদন - অনুমোদন - অনুমোদন)

অপেক্ষা - নিবন্ধন)।এটি নথির অভ্যন্তরীণ কনট্যুরে যে এটির সংস্করণ প্রায়শই দেখা দেয় (অর্থাৎ, নথিটি বিভিন্ন সংস্করণে বিদ্যমান)। উদাহরণস্বরূপ, অনুমোদনের পর্যায়ে, যখন বিভিন্ন ব্যক্তির মন্তব্য উপস্থিত হয়। অফিসের কাজের একটি গুরুত্বপূর্ণ কাজ হল নথির সংস্করণগুলি ট্র্যাক করা, জমা করা এবং পরিচালনা করা, সেইসাথে নথির পরিবর্তনগুলি পর্যবেক্ষণ করা।

1.4। রাশিয়ায় অফিস প্রক্রিয়ার বিকাশের ইতিহাস

10 শতক পর্যন্ত, প্রধানত নাগরিকদের মধ্যে আইনি সম্পর্ক নথিভুক্ত ছিল। ইতিমধ্যেই এই সময়ে, ভ্রমণ নথি, লিখিত উইল ইত্যাদির মতো নথিগুলি অঙ্কন এবং প্রক্রিয়াকরণের একটি সংস্কৃতি ছিল এবং এছাড়াও একটি বিশেষ বিদ্যালয়ে তারা রাজকুমারদের জন্য লেখক, আদালতের সচিব, মুদ্রক (সীলমোহরের রক্ষক) প্রশিক্ষিত করেছিল। বৃহৎ সামন্ত প্রভুদের কিন্তু রাষ্ট্রীয় অফিসের কাজের কোনো একীভূত ব্যবস্থা ছিল না।

ধাপ 1. অফিস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের উৎপত্তি (XI - XV শতাব্দী)।

পুরানো রাশিয়ান রাষ্ট্রের সময়কালটি অফিসের কাজের সিস্টেমের ঐতিহ্যের ধীরে ধীরে গঠনের সময়কাল, নথি তৈরি, প্রক্রিয়াকরণ এবং নথি সংরক্ষণে অভিজ্ঞতা সঞ্চয় করে, অননুমোদিত অ্যাক্সেস এবং জালিয়াতি থেকে সুরক্ষা সহ তাদের সুরক্ষা নিশ্চিত করে।

সময়ের বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য:

1. হাজির পেশাদার কেরানি: গীর্জার গীতরচক

এবং কেরানি (14 শতকে, কেরানিরা সবাই অফিসের কাজ পরিচালনা করত)।

2. মূল কাগজপত্রের ম্যানুয়ালগুলি সংকলিত হয়েছিল - ফর্ম, যা নথি তৈরির পর্যায়গুলিকে রূপরেখা দেয় - খসড়া, সম্পাদকীয়, সাদা কাগজ।

3. গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের গোপনীয়তা বজায় রাখার প্রয়োজন ছিল, ফলস্বরূপ বিভিন্ন স্ট্যাপল (স্বাক্ষর), সীলমোহর, সেতু (একসাথে আঠালো স্বাক্ষর) উপস্থিত হয়েছিল, অর্থাৎঅননুমোদিত অ্যাক্সেস থেকে তথ্য রক্ষা করার উপাদানস্টোরেজ এবং ব্যবহারের পর্যায়ে।

নথি জালিয়াতির প্রথম ঘটনা এই সময়ের মধ্যে।

4. নথির আইনি শক্তি বাতিল করার জন্য একটি পদ্ধতি তৈরি করা হয়েছে।মা-

alsকে একটি বিশেষ স্টোরেজ রুম থেকে একটি "লারনিক" দ্বারা সরিয়ে দেওয়া হয়েছিল (একটি বুকের রক্ষক যা ডো-

নথি) এবং সাক্ষীদের উপস্থিতিতে ধ্বংস করা হয়েছিল। বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলি সিটি কাউন্সিল দ্বারা নির্বাচিত একটি কমিশন দ্বারা ধ্বংস করা হয়েছিল, প্রায়শই প্রকাশ্যে, একটি গম্ভীর পরিবেশে। কম উল্লেখযোগ্য নথিগুলি লেখকদের কাছে ফেরত দেওয়া হয়েছিল বা যে পার্চমেন্টে তারা লেখা হয়েছিল তা থেকে কেবল মুছে ফেলা হয়েছিল এবং মুছে ফেলা শীটগুলি আবার ব্যবহার করা হয়েছিল।

5. নথি সংরক্ষণ এবং রেকর্ড রাখার জন্য স্থান বরাদ্দ করা হয়েছিল: অতিথি আঙ্গিনা এবং মঠ।

প্রায় 14 শতকের শেষ পর্যন্ত। রুশ' ভৃত্যদের লেখার প্রধান উপাদান

জীবিত পার্চমেন্ট (বিশেষভাবে চিকিত্সা করা চামড়া), যাকে নথিতে "সনদ" বলা হয় এবং সাধারণ লোকেদের মধ্যে কেবল "ভাল" বলা হয় . প্রাক-এর সবচেয়ে প্রাচীন রূপ

নথিতে একটি সনদ রয়েছে - 15 সেন্টিমিটারের একটু বেশি চওড়া পার্চমেন্টের একটি পৃথক শীট

(3.5 ইঞ্চি)। দস্তাবেজগুলি অবিচ্ছিন্ন পাঠ্যে লেখা হয়েছিল, শব্দগুলিতে বিভাজন ছাড়াই, এবং শুধুমাত্র বাক্যের শেষে বিরাম চিহ্ন হিসাবে ব্যবহৃত হয়েছিল।

ধাপ ২. কাগজপত্র অর্ডার করুন (XV – XVII শতাব্দী)।

রাষ্ট্রীয় অফিসের কাজের গঠন ও বিকাশের সময়কালকে সাধারণত বলা হয় আদেশের সময়কাল,প্রথম সরকারি প্রতিষ্ঠানের নামে

- আদেশ এই সময়ের মধ্যে, কেন্দ্রীয় এবং স্থানীয় প্রতিষ্ঠানগুলিতে অফিসের কাজের একটি ব্যবস্থা ধীরে ধীরে তৈরি করা হয়েছিল, অফিস কর্মীদের একটি ক্যাডার তৈরি করা হয়েছিল এবং তাদের প্রস্তুতির জন্য নথির স্থিতিশীল ফর্ম এবং পদ্ধতি তৈরি করা হয়েছিল।

সময়ের বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য:

1. অফিসের কাজ প্রশাসনিক কুঁড়েঘরে করা হয়েছিল, যা দর্শকদের গ্রহণের জন্যও একটি জায়গা ছিল (উপস্থিতি), এবং অফিস, এবং শিল্প-

খিভ. নথিগুলি সাধারণত টেবিলে, বেঞ্চে স্থাপন করা হত এবং বিশেষ করে মূল্যবান নথিগুলি একই কক্ষের বুকে রাখা হত যেখানে বর্তমান কাজ এবং দর্শকদের অভ্যর্থনা করা হয়েছিল। অর্ডারগুলিতে সঞ্চয়স্থানে নথির তালিকা রয়েছে,

ক 17 শতকে এবিসিগুলি নথির তালিকার জন্য সংকলিত হয়েছিল - নথি সম্পর্কে অনুসন্ধান করার জন্য বিশেষ সূচক।

2. নথিগুলি কাগজে প্রস্তুত করা হয়েছিল এবং একটি নির্দিষ্ট আকৃতি ছিল - একটি কলাম(স্তম্ভ, কলাম), i.e. কাগজের সরু শীটগুলির একটি স্ক্রল একসাথে আঠালো.

স্তম্ভের উপাদানগুলিকে "পোস্তভ" বলা হত। যেখানে শীটগুলি একসাথে আঠালো থাকে সেগুলি একই নাম পেয়েছে। কলামটি আসলে একটি নথি ছিল না, তবে মামলার নথির সম্পূর্ণ সেট অন্তর্ভুক্ত ছিল। কলামের পাঠ্যটি কেবলমাত্র একপাশে লেখা ছিল, পিছনের অংশটি শুধুমাত্র নোট, রেজোলিউশন এবং ঠিকানা দেওয়ার জন্য ব্যবহৃত হয়েছিল। নথিপত্র গুটিয়ে বা গুটিয়ে রাখা হয়েছিল; বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির জন্য, বিশেষ কেস তৈরি করা হয়েছিল, তবে আরও প্রায়ই সেগুলি কেবল বুক বা বুকে সংরক্ষণ করা হয়েছিল। নথির এই ফর্মটি অসুবিধাজনক ছিল কারণ প্রয়োজনীয় তথ্য অনুসন্ধান করার সময় এটি একটি কলাম প্রসারিত করতে এবং ভেঙে পড়তে অনেক সময় নেয়। আঠালো নিজেই যথেষ্ট শক্তিশালী ছিল না, যা নথির অবনতি এবং পরিধানের দিকে পরিচালিত করেছিল। নথির কলামার ফর্মের পাশাপাশি, নোটবুক ফর্মের জন্ম হয়েছিল এবং অর্ডারগুলিতে ব্যবহার করা শুরু হয়েছিল। একটি নোটবুক অর্ধেক ভাঁজ করা কাগজের একটি শীট। নোটবুকগুলো একত্রে সংগ্রহ করা হতো, প্রয়োজনমতো আবদ্ধ করে বই বানানো হতো।

3. নথিটিকে চিন্তার তথাকথিত "অ্যাট্রিবিউশন" দ্বারা আইনি শক্তি দেওয়া হয়েছিল৷

অফিসিয়াল ক্লার্ক - কেরানির স্বাক্ষর, নথির পিছনে সিলেবল দ্বারা সিলেবল স্থাপন করা হয় যাতে এর অক্ষরগুলি আঠালো শীটের উভয় প্রান্তকে আবৃত করে।

(বিদেশী রাষ্ট্রের সাথে চুক্তির নথি ব্যতীত জার বা বোয়াররা নথিতে স্বাক্ষর করেননি)। নথিতে স্বাক্ষর করার এই পদ্ধতিটি তথ্যের সুরক্ষা নিশ্চিত করেছে এবং মিথ্যা প্রমাণ করা কঠিন করে তুলেছে।

4. বিভিন্ন ধরণের নথি সংকলন করা হয় যা সরকারী প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম রেকর্ড করে: পরম ক্ষমতার অধীনস্থ

পাঠানো হয়েছিল চার্টার, ডিক্রি এবং বাক্য, স্থানীয় প্রতিষ্ঠান থেকে উত্তর পাঠানো হয়েছে আদেশ, ব্যক্তিগত ব্যক্তিদের লিখিত আপিল ফর্ম সরকারী প্রতিষ্ঠানের পিটিশন ছিল.

5. বেশিরভাগ বিবরণ এখনও পাঠ্য থেকে হাইলাইট করা হয়নি,সেগুলো. আপিল, জাহান্নাম

6. প্রতিটি নথি নিবন্ধিত ছিল:প্রাপ্তির পরে, তারিখটি নথিতে স্ট্যাম্প করা হয়েছিল এবং কেরানি নোট তৈরি করেছিলেন "লেখুন", যার অর্থ "তদন্ত করা"৷ আসলে, এর মানে ছিল মামলার শুরু।

পর্যায় 3. কলেজিয়েট অফিসের কাজ (XVIII শতাব্দী)।

কলেজিয়েট অফিসের কাজের মধ্যে প্রধান পার্থক্য ছিল যে এটির সংস্থা আইন দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়েছিল। কলেজিয়েট বিষয়ের সময়কাল

উৎপাদন পিটার আই-এর সংস্কারের সাথে সম্পর্কযুক্ত। তিনিই রাশিয়ান আমলাতান্ত্রিক ব্যবস্থা তৈরি করেছিলেন যা নথির সাথে আধুনিক কাজ নির্ধারণ করেছিল। পিটার আইকে যথার্থই "রাশিয়ান আমলাতন্ত্রের জনক" বলা যেতে পারে।

সময়ের বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য:

1. আইনী আইন "সাধারণ প্রবিধান" প্রকাশিত হয়েছিল, যা ডকুমেন্টেশনের সমস্যাগুলি বিশদভাবে ব্যাখ্যা করে (দস্তাবেজ নিবন্ধনের নিয়ম,

তাদের সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ, তাদের প্রস্তুতির পদ্ধতি, সার্টিফিকেশন, স্টোরেজ) এবং

মামলার গতিবিধি (নথি প্রবাহ)।প্রবিধানগুলি এমনকি কীভাবে ডেস্কগুলি সাজানো উচিত তা নির্ধারণ করে (তাতে তালা সহ ড্রয়ার থাকা উচিত), কেরানিরা কীভাবে বসতে হবে (একটি টেবিলে দুজন) ইত্যাদি। কলেজগুলিতে কর্মদিবস 8 ঘন্টা স্থায়ী হয়। তিনটি গ্রীষ্মের মাস এবং ছুটির দিনগুলি বাদ দিয়ে সারা বছর কাজ করা হয়েছিল। কর্মক্ষেত্রে একদিন অনুপস্থিতির জন্য, একজন কেরানি কর্মচারীর এক মাসের বেতন কেটে নেওয়া হয়েছিল, এক ঘন্টা কাজ না করার জন্য, এক সপ্তাহের বেতন কাটা হয়েছিল।

2. নথিতে বোর্ডের প্রধান ও সদস্যদের স্বাক্ষর ছিল।

3. সিল ব্যবহার করার পদ্ধতি প্রতিষ্ঠিত হয়েছে।প্রিন্ট অ্যাপ্লিকেশন

দুই সাক্ষীর উপস্থিতিতে সংঘটিত হয়।

4. নথিগুলির কলামার ফর্মগুলি নোটবুক দ্বারা প্রতিস্থাপিত হয়েছে - কাগজের 4 টি শীট, অর্ধেক ভাঁজ করা এবং থ্রেড দিয়ে সেলাই করা। বেশ কয়েকটি আবদ্ধ নোটবুক একটি বই তৈরি করেছে।

5. নথিতে নতুন বিবরণ উপস্থিত হয়েছে: নিবন্ধন আগত এবং বহির্গামী নম্বর, ঠিকানা, স্বাক্ষর, প্রস্তুতির তারিখ, নথির ধরন, ইত্যাদি।

আধুনিক অফিসের কাজে পরিবর্তন।

6. অনেক নথির জন্য, অফিসিয়াল ফর্মগুলি প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল এবং কাগজের শীটে বিবরণের অবস্থানের জন্য নিয়ম তৈরি করা হয়েছিল।

7. বিভিন্ন ডকুমেন্টেশন সিস্টেম বিকাশ শুরু হয়:

আর্থিক, যার মধ্যে "ডেবিট", "ক্রি-

dit", "ভারসাম্য"; সামরিক - প্রতিবেদন, প্রতিবেদন, নির্দেশাবলী, স্বভাব;

আন্তর্জাতিক চুক্তিপত্র - নোট, স্মারকলিপি, প্রেরণ;

বিচারিক - জিজ্ঞাসাবাদ, শপথ, সাক্ষ্য, রায়;

পরিসংখ্যানগত - মাথাপিছু আদমশুমারি, যাকে বলা হয় অডিট, প্রাদেশিক রিপোর্ট।

পর্যায় 4। মন্ত্রীর অফিসের কাজ (XIX - XX শতাব্দীর প্রথম দিকে)।

বর্তমান নথি প্রবাহ সিস্টেম, বলা হয় নির্বাহী অফিসের কাজ. ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে, মন্ত্রীদের আবির্ভাব ঘটে এবং মন্ত্রীদের কমান্ডের ঐক্য দ্বারা কলেজীয়তা প্রতিস্থাপিত হয়।

সময়ের বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য:

1. মিনি-র জন্য রেকর্ড রাখার অভিন্ন নীতিগুলি প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল

রাশিয়ার বিভাগগুলি -নথি তৈরি থেকে শুরু করে তাদের সংরক্ষণাগার সংরক্ষণ। সেই সময়ে বিদ্যমান শ্রেণিবিন্যাসের উপর নির্ভর করে অন্যান্য প্রতিষ্ঠান এবং সম্রাটের সাথে মন্ত্রকের মিথস্ক্রিয়া ক্রমটির প্রতি বিশেষ মনোযোগ দেওয়া হয়েছিল।

2. নথির নিবন্ধন এবং অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি বহু-পর্যায়ের ব্যবস্থা চালু করা হয়েছে।মন্ত্রণালয়ের অন্তর্ভুক্ত সমস্ত নথি একটি জার্নালে রেকর্ড করা হয়েছিল। প্রতিটি বিভাগের একটি অনুরূপ লগ বই ছিল যেখানে মৌলিক তথ্য রেকর্ড করা হয়েছিল।

3. নথি সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণের একটি ব্যবস্থা আবির্ভূত হয়েছিল।মাসিক প্রো-

স্ট্রাকচারাল ডিভিশনে মামলার একটি অডিট করা হয়েছিল, এবং মৃত্যুদন্ডপ্রাপ্ত এবং অকার্যকর নথির সংখ্যা সম্পর্কে বিশেষ বিবৃতিতে রেকর্ড রাখা হয়েছিল। বছরের শেষে, মন্ত্রণালয়ের জন্য একটি সাধারণ বিবৃতি সংকলন করা হয়।

4. নথির ফর্ম পরিবর্তিত হয়েছে। কোণায় স্থাপন করা বিবরণ সহ ফর্মগুলিতে অফিসিয়াল নথিগুলি আঁকা হয়েছিল।ফর্মের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত

dili: প্রতিষ্ঠানের নাম, কাঠামোগত বিভাগের নাম, তারিখ এবং নিবন্ধন নম্বর, পাঠ্যের সংক্ষিপ্ত শিরোনাম, প্রাপ্ত নথির লিঙ্ক। গত শতাব্দীর 20 এর দশকের শেষের দিক থেকে, মুদ্রণের মাধ্যমে ফর্মগুলি তৈরি করা শুরু হয়েছিল।

5. নতুন ধরনের নথি হাজির: টেলিগ্রাম এবং টেলিফোন বার্তা।

6. নমুনা নথির সংগ্রহ প্রকাশিত হয়েছে-লেখক

পর্যায় 5। রাষ্ট্রীয় অফিসের কাজের সোভিয়েত সময়কাল (1917 -

সময়ের বৈশিষ্ট্যগত বৈশিষ্ট্য:

1. 1917 - 1920 ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন হ্রাস স্তর

লেনিয়া (বিশেষ শিক্ষা ছাড়াই শ্রমিক, সৈন্য এবং কৃষকরা নবগঠিত সোভিয়েত প্রতিষ্ঠানে কাজ করতে গিয়েছিল)।

2. 1925-1926 দুটি বড় সংস্থা গঠিত হয়েছিল: ইনস্টিটিউট অফ ম্যানেজমেন্ট টেকনোলজি (ITU) এবং স্টেট ব্যুরো অফ অর্গানাইজেশনাল কনস্ট্রাকশন

(অর্গস্ট্রয়)। আইটিইউ ব্যবস্থাপনার ক্ষেত্রে তাত্ত্বিক গবেষণায় নিযুক্ত ছিল, এবং অর্গস্ট্রোই নতুন অফিস সরঞ্জাম এবং অফিস সরঞ্জাম প্রবর্তনের প্রচার করে বাস্তবে সেগুলিকে বাস্তবায়িত করেছে। আইটিইউতে একটি স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন ক্যাবিনেট তৈরি করা হয়েছিল,যিনি ডকুমেন্টেশন (চিঠি, টেলিগ্রাম, টেলিফোন বার্তা, প্রোটোকল) এবং অফিস সরবরাহ (টাইপরাইটারের জন্য কালি, ফিতা) এর জন্য সর্ব-ইউনিয়ন মান উন্নয়নে জড়িত ছিলেন।

3. 1932 সালে, আইটিইউ বন্ধ হয়ে যায় এবং নথি ব্যবস্থাপনার সমস্যাগুলির কেন্দ্রীভূত পদ্ধতিগত উন্নতি বন্ধ হয়ে যায়।অফিস কাজের ইতিহাসে এই মুহূর্ত থেকে, "স্বাধীনতার" একটি দীর্ঘ সময় শুরু হয়েছিল: প্রতিটি বিভাগআমার নিজস্ব উপায়ে অফিসিয়াল নথি সহ নিয়ন্ত্রিত কাজ।

4. 1963 সালে, "অফিস কাজের ডকুমেন্টারি অংশ এবং ইউএসএসআর-এর প্রতিষ্ঠান, সংস্থা এবং উদ্যোগের আর্কাইভগুলি সংগঠিত করার জন্য মৌলিক নিয়ম" অনুমোদিত হয়েছিল।

এই নথিটি এখনও অফিস পরিচালনার জন্য একটি নির্দেশিকা হিসাবে কাজ করে।

5. 1973 সালে, ইউনিফাইড স্টেট রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (USSD) তৈরি করা হয়েছিল।

ইউনিফাইড স্টেট ডেটা শীট হল একটি বৈজ্ঞানিকভাবে নির্দেশিত নিয়ম, প্রবিধান এবং সুপারিশগুলির একটি সেট যা পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন সংগঠিত এবং বজায় রাখার জন্য, নথিটি তৈরি হওয়ার মুহূর্ত থেকে শুরু করে এটি সংরক্ষণাগারে জমা দেওয়া পর্যন্ত।

6. 1970-1980 সালে ব্যবস্থাপনা নথিগুলির জন্য GOST মানগুলির একটি ব্লক আবির্ভূত হয়েছে।

7. 1980 এর দশকে। ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম (ইউডিএস) ডকুমেন্ট ফর্মে থাকা ডেটা প্রক্রিয়াকরণ স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করা হয়েছে।

1970-1980 সালে সোভিয়েত অফিসের কাজের বিকাশ। রাশিয়ান ফেডারেশনে অফিসের কাজের ভিত্তি স্থাপন করেছিল। এই সময়ের মধ্যে তৈরি অনেক আদর্শিক এবং পদ্ধতিগত নথি আজও বলবৎ রয়েছে।

1.4। ব্যবসায়িক উৎপাদনের নিয়ন্ত্রক কাঠামো

অফিসের কাজের জন্য নিয়ন্ত্রক কাঠামোআইন এবং নিয়মের একটি সেট

সংগঠনের কার্যক্রমের প্রক্রিয়ায় নথি তৈরি, প্রক্রিয়াকরণ, সঞ্চয়স্থান এবং ব্যবহারের প্রযুক্তি নিয়ন্ত্রণকারী টাইভ আইনি কাজ।

অফিসের কাজের জন্য নিয়ন্ত্রক কাঠামো নিম্নলিখিত উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করে:

 রাশিয়ান ফেডারেশনের আইনী এবং আইনী কাজ;

 GOSTs;

 আইন;

 ক্লাসিফায়ার;

 ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন রাষ্ট্র ব্যবস্থা.

তথ্য এবং ডকুমেন্টেশন ক্ষেত্রে আইনী এবং আইনী কাজ:

 রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন: রাশিয়ান ফেডারেশনের সিভিল কোড, রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন "অন স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন", রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন "আর্কাইভ ফান্ড এবং আর্কাইভস"

 রাষ্ট্রপতির ডিক্রি এবং আদেশ: "তথ্যায়নের ক্ষেত্রে রাষ্ট্রীয় নীতির মৌলিক বিষয়ে", "রাশিয়ান ফেডারেশনের আর্কাইভ তহবিলের প্রবিধানের অনুমোদনের উপর"

 সরকারের ডিক্রি এবং আদেশ: "প্রমিতকরণের কাজ সংগঠিত করার বিষয়ে, পরিমাপের অভিন্নতা নিশ্চিত করা, পণ্য এবং পরিষেবাগুলির শংসাপত্র", "রাশিয়ান ফেডারেশনের জনসংখ্যার জন্য তথ্য সহায়তা উন্নত করার বিষয়ে"

 রাশিয়ান ফেডারেশনের ফেডারেল আইন: "তথ্য, তথ্যায়ন এবং তথ্য সুরক্ষার উপর", "আন্তর্জাতিক তথ্য বিনিময়ে অংশগ্রহণের উপর", "ইলেকট্রনিক কম্পিউটার এবং ডাটাবেসের জন্য প্রোগ্রামগুলির আইনি সুরক্ষার উপর"

 অফিসের কাজের সমস্যাগুলি নিয়ন্ত্রনকারী রাশিয়ান ফেডারেশনের উপাদান সংস্থাগুলির সরকার এবং নির্বাহী কর্তৃপক্ষের আইনী কাজ।

ডকুমেন্টেশনের জন্য রাষ্ট্রীয় মান (GOSTs)

অফিসিয়াল নথির প্রস্তুতি কঠোরভাবে মান দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়।

একটি মান একটি আদর্শ প্রকার, একটি নমুনা যা একটি বস্তুকে অবশ্যই তার বৈশিষ্ট্য, বৈশিষ্ট্য এবং গুণাবলীর পরিপ্রেক্ষিতে সন্তুষ্ট করতে হবে।

10 জুন, 1993 তারিখের রাশিয়ান ফেডারেশনের আইন "মানিককরণের উপর" মানদণ্ডকে নিয়ম, নিয়ম এবং বৈশিষ্ট্য প্রতিষ্ঠার কার্যকলাপ হিসাবে সংজ্ঞায়িত করে। মান বিতরণের ক্ষেত্র, তাদের বিষয়বস্তু এবং তাদের কর্মের সুযোগ রাষ্ট্র পরিচালনাকারী সংস্থাগুলি দ্বারা নির্ধারিত হয়।

মান দ্বারা প্রতিষ্ঠিত প্রয়োজনীয়তাগুলি সমস্ত সরকারী কর্তৃপক্ষ এবং ব্যবসায়িক সংস্থাগুলির জন্য বাধ্যতামূলক৷ Gosstandart এবং অন্যান্য সরকারী কর্তৃপক্ষ, তাদের যোগ্যতার মধ্যে, GOST প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতি নিরীক্ষণ করে।

আইন

1. ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থনের কাজের জন্য আন্তঃক্ষেত্রীয় সময়ের মান। 1995 সালে রাশিয়ান ফেডারেশনের শ্রম মন্ত্রকের সেন্ট্রাল ব্যুরো অফ লেবার স্ট্যান্ডার্ডস (সিবিএনটি) দ্বারা বিকশিত এবং কাজের শ্রমের তীব্রতা এবং সরকারী সংস্থা, প্রতিষ্ঠান এবং পাবলিক সংস্থাগুলিতে শ্রমিকের সংখ্যা নির্ধারণের জন্য সুপারিশ করা হয়েছিল। তারা ধারণ করে

 ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থনে ব্যয় করা সময়ের জন্য নিয়ম (প্রসেসিং, রেজিস্ট্রেশন, নথির পরিমাণ এবং নিয়ন্ত্রণের জন্য অ্যাকাউন্টিং, কার্ড ফাইলগুলি বজায় রাখা ইত্যাদি)

 সংরক্ষণাগারের কাজে ব্যয় করা সময়ের জন্য নিয়ম (ক্যাটালগ করা, সংরক্ষণাগারের জন্য একটি রেফারেন্স যন্ত্রপাতি তৈরি করা ইত্যাদি)

2. মন্ত্রণালয়, বিভাগ, উদ্যোগ এবং সংস্থাগুলির পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন উন্নত করার জন্য কাজের জন্য সময়ের মান। ভিএনআইআইডিএডি (অল-রাশিয়ানগবেষণা ইনস্টিটিউট অফ ডকুমেন্টেশন এবং আর্কাইভিং) 1992 সালে এবং পরিকল্পনা এবং চুক্তি আঁকার জন্য সময় মান রয়েছে। এগুলি ব্যবহার করে, আপনি শ্রমের ব্যয় গণনা করতে পারেন, শ্রমিকদের উত্পাদনশীলতা বিশ্লেষণ করতে পারেন এবং তাদের সংখ্যা গণনা করতে পারেন।

3. স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভাল টেকনোলজি এবং গভর্নিং বডিগুলির জন্য ডকুমেন্টেশন সাপোর্টে কাজের জন্য সময়ের মান। 1993 সালে রাশিয়ান ফেডারেশনের শ্রম মন্ত্রকের সেন্ট্রাল ব্যাঙ্ক অফ সায়েন্স অ্যান্ড টেকনোলজি দ্বারা বিকশিত হয়েছিল এবং প্রথাগত পরিস্থিতিতে এবং ব্যবস্থাপনা প্রক্রিয়াগুলির স্বয়ংক্রিয়তার শর্তে ব্যবস্থাপনা ডকুমেন্টেশনের সাথে কাজ করার জন্য ব্যয় করা সময় নির্ধারণ করার উদ্দেশ্যে।

সময়ের মানগুলি নথি সহ সমস্ত ধরণের কাজের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য এবং দুটি ব্লকে বিভক্ত:

 ব্যবস্থাপনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থনের কাজের জন্য সময়ের মান (চাকরির বিবরণের বিকাশ, সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণ ইত্যাদি)

 অটোমেশন প্রক্রিয়ায় সম্পাদিত কাজের জন্য সময়ের মান

উন্নত আর্কাইভাল প্রযুক্তি (পরিসংখ্যানগত প্রতিবেদন কম্পাইল করা, সার্চ কোয়েরি করা ইত্যাদি)

ক্লাসিফায়ার

স্বয়ংক্রিয় তথ্য সিস্টেমের বিভিন্ন নথি বাছাই, অনুসন্ধান এবং প্রক্রিয়াকরণে ব্যবহারের জন্য, নথিতে বিশেষ কোড বরাদ্দ করা আবশ্যক।

ক্লাসিফায়ার হল একটি নথি যাতে বস্তুর নাম এবং তাদের কোডগুলির একটি পদ্ধতিগত তালিকা থাকে।

1. ম্যানেজমেন্ট নথি সম্পর্কে তথ্যের শ্রেণীবিভাগ: OKUD।

2. সাংগঠনিক কাঠামো সম্পর্কে তথ্যের শ্রেণিবিন্যাসকারী: OKPO।

3. জনসংখ্যা এবং কর্মীদের সম্পর্কে তথ্যের শ্রেণিবিন্যাস: কর্মী পেশার ঠিক আছে, কর্মচারীর অবস্থান এবং ট্যারিফ বিভাগ (OKPDTR)।

স্টেট ডকুমেন্টেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (GSDMOU)

অফিসের কাজের সংক্ষিপ্ত ইতিহাস।

আধুনিক অফিসের কাজ: উদ্দেশ্য, কার্যাবলী এবং নীতি।

রেকর্ড রাখার ব্যবস্থা

অফিস প্রযুক্তি ধারণা

"অফিস ওয়ার্ক" শব্দটি প্রাথমিকভাবে মৌখিক বক্তৃতায় (17 শতকে) উপস্থিত হয় এবং একটি মামলার সমাধান (উত্পাদন) প্রক্রিয়াকে বোঝায় - "কেস তৈরি করা" (একটি সমস্যা সমাধান করা)। কোনো সমস্যা সমাধান করার সময়, নথিগুলি উপস্থিত হয়েছিল যা চুক্তিতে পৌঁছেছে, সিদ্ধান্তকে একীভূত করেছে (কারণ কথ্য শব্দটি স্বল্পস্থায়ী, ভুলে যাওয়া যেতে পারে, সংক্রমণের সময় বিকৃত বা ভুল বোঝা যায়)। ইতিমধ্যে 16 শতকে। "কেস" শব্দটি "যেকোনো ব্যবসা বা সমস্যার সাথে সম্পর্কিত নথির সংগ্রহ" অর্থে ব্যবহৃত হয়। এটি 1584 সালে নথিতে প্রথম রেকর্ড করা হয়েছিল।

17 শতকের শুরুতে রাশিয়ায়। প্রথম ঘটেছে কাগজপত্র অর্ডার করুন. আদেশ দ্বারাসে সময় রাষ্ট্রীয় ক্ষমতার সংস্থাগুলোকে ডাকা হতো। নথিগুলি একটি স্ক্রোল আকারে ছিল, কখনও কখনও দশ বা এমনকি শত শত মিটার দৈর্ঘ্য পরিমাপ। পিটার I এর অধীনে এটি চালু হয়েছিল কলেজিয়েট অফিসের কাজ , অর্ডার তুলনায় আরো প্রগতিশীল. কলেজিয়ামগুলি হল কেন্দ্রীয় প্রতিষ্ঠানগুলির নাম দেওয়া যা জনপ্রশাসনের পৃথক শাখাগুলির দায়িত্বে ছিল। কলেজিয়াম তৈরি হয়েছিল দপ্তর , বিদ্যমান সচিব পদ , হাজির নথি নিবন্ধনের জন্য জার্নাল ফর্ম. 19 শতকের শুরুতে। বোর্ড প্রতিস্থাপিত হয়েছে মন্ত্রণালয়, নেতৃত্বে সমবেদনা প্রতিস্থাপিত হয়েছিল কমান্ডের ঐক্য দ্বারা. এটা ঘটেছে নির্বাহী অফিসের কাজ. হাজির ফর্মঅফিসিয়াল নথি, অফিসের কাজের যান্ত্রিকীকরণের প্রবর্তন শুরু হয়.

সোভিয়েত ক্ষমতার বছরগুলিতে প্রক্রিয়াঅফিসের কাজ অভিযোজিত হয়েছিলকেন্দ্রীভূত ব্যবস্থাপনায়জাতীয় অর্থনীতি. ইনস্টল করা হয়েছিল অভিন্ন ডকুমেন্টেশন পদ্ধতি, বাস্তবায়িত নথিগুলির ফর্ম এবং কাঠামোর জন্য মানক প্রয়োজনীয়তা, তাদের তথ্য উপাদানগুলির মানক রচনা প্রতিষ্ঠিত হয়েছে. গ্রহণ করা হয়েছিল ইউনিফাইড স্টেট রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের চেষ্টা (EGSD)। অনেক শিল্পে কম্পিউটার প্রযুক্তি ব্যবহার করতে সক্ষম হওয়া, সেখানে ছিল আয়ত্ত ইউনিফাইড ডকুমেন্টেশন সিস্টেম, নথি প্রক্রিয়াকরণের ঐতিহ্যগত পদ্ধতির জন্যও উপযুক্ত।

1.1। আধুনিক অফিসের কাজ: উদ্দেশ্য, কার্যাবলী এবং নীতি

আধুনিক অফিসের কাজহিসাবে মান দ্বারা সংজ্ঞায়িত "ক্রিয়াকলাপের একটি শাখা যা নথির সাথে ডকুমেন্টেশন এবং কাজের সংগঠন প্রদান করে",সেগুলো. নথিটি প্রদর্শিত হওয়ার মুহূর্ত থেকে এটি ধ্বংস বা সংরক্ষণাগারে স্থানান্তর না হওয়া পর্যন্ত সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া।

ব্যবস্থাপনার জন্য তথ্য এবং ডকুমেন্টেশন সমর্থনআমি একটি বিস্তৃত শব্দ যা বোঝায় নথি, তথ্য পরিষেবা, তৈরি, রক্ষণাবেক্ষণ এবং ডাটাবেসের সাথে কাজ সহ ঐতিহ্যগত কাজ ছাড়াও।

GOST R 51141-98 অনুযায়ী অফিসের কাজ (DOW)প্রতিনিধিত্ব করে কার্যকলাপের শাখা যা "দস্তাবেজ এবং অফিসিয়াল নথির সাথে কাজের সংগঠন প্রদান করে।"" এই ধারণা দুটি ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত এবং পরিপূরক ক্ষেত্র অন্তর্ভুক্ত:

Ø ডকুমেন্টেশন;

Ø নথি সহ কাজের সংগঠন

অতএব, একটি এন্টারপ্রাইজ অফিসের কাজ অন্তর্ভুক্ত এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনা কার্যক্রম নথিভুক্ত করাএবং (চিত্র। 1)

এন্টারপ্রাইজের ব্যবস্থাপনা কার্যক্রমের ডকুমেন্টেশন – এটি কাগজ বা ইলেকট্রনিক নথির আকারে বাস্তব মিডিয়াতে প্রাসঙ্গিক তথ্য রেকর্ড এবং আনুষ্ঠানিক করার জন্য নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসারে সম্পাদিত ক্রিয়াগুলির একটি সেট.

অধীন নথিবোঝা উচিত নথিভুক্ত (অর্থাৎ রেকর্ড করা এবং সঠিকভাবে সম্পাদিত) "একটি বাস্তব মাধ্যমে বিস্তারিত সহ তথ্য – বিষয়বস্তু এবং নকশার উপাদানগুলির একটি সেট যা একটি নথির যথাযথ প্রস্তুতি নিশ্চিত করে, পরবর্তীটির কার্যকরী উদ্দেশ্য এবং এর আইনি শক্তিকে বিবেচনায় নিয়ে এটি সনাক্ত করার অনুমতি দেয়"(GOST R 51141-98)।

পালাক্রমে, এন্টারপ্রাইজ ডকুমেন্টেশন ব্যবস্থাপনা- এই রেকর্ডিং, পদ্ধতিগতকরণ, নথি সংরক্ষণের পাশাপাশি তাদের চলাচলের জন্য নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসারে সম্পাদিত ক্রিয়াগুলির একটি সেট(স্টোরেজ অবস্থানে বিতরণ এবং অভ্যর্থনা)।

ডকুমেন্টেশন- এই আদেশ(অর্থাৎ নির্দিষ্ট নিয়ম অনুযায়ী দলবদ্ধ) এন্টারপ্রাইজের কার্যক্রম চলাকালীন উত্পন্ন নথিগুলির একটি সেট.

এছাড়াও আছে "বেসরকারী"অফিস কাজের সংজ্ঞা।

1.) অফিসের কাজ- এটি একটি স্ট্রাকচারাল ইউনিট যার দক্ষতার মধ্যে এন্টারপ্রাইজের নথি ব্যবস্থাপনার কার্যক্রম নথিভুক্ত করার সাধারণ সংস্থা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

2) অফিসের কাজ- এটি একটি কাজের ক্ষেত্র যা মূর্ত মিডিয়াতে তথ্য রেকর্ড এবং ফর্ম্যাট করার পাশাপাশি পরবর্তী রেকর্ডিং, পদ্ধতিগতকরণ, সঞ্চয়স্থান এবং নথিভুক্ত তথ্য (কাগজ বা ইলেকট্রনিক নথির আকারে) নড়াচড়া করার উদ্দেশ্যে কাজ করে। সেগুলো. এই - পারফরম্যান্সের জন্য উপযুক্তভাবে অভিযোজিত এক বা একাধিক প্রাঙ্গণতালিকাভুক্ত কর্ম, এবং, সর্বোপরি, জন্য অ্যাকাউন্টিং, পদ্ধতিগতকরণ, সঞ্চয়স্থান এবং নথির চলাচল.

স্কিম 1. এন্টারপ্রাইজ পরিচালনা কার্যক্রমের একটি ক্ষেত্র হিসাবে অফিসের কাজ

যে কোনো ধরনের আইনি সত্তা সংগঠিত করার সময় অফিসের কাজের বুনিয়াদি ব্যবহার করা হয়। এটি একটি বরং শ্রম-নিবিড় প্রক্রিয়া যেখানে ব্যবস্থাপনা যন্ত্রপাতির একেবারে সমস্ত কর্মচারী অংশ নেয়। সর্বোপরি, একটি বিভাগ ডকুমেন্টেশন পূরণ এবং প্রক্রিয়াকরণের জন্য দায়ী, অন্যটি কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে এই নথিগুলির সময়মত চলাচলের জন্য দায়ী, এবং তৃতীয় বিভাগের জন্য এই তথ্যটি রুটিন কাজের একটি ভিজ্যুয়াল গাইড।

অফিসের কাজের মূল বিষয়গুলির একটি আইনী ভিত্তি রয়েছে এবং এই ভিত্তি হিসাবে আমরা অফিসের কাজের একটি একীভূত রাষ্ট্র ব্যবস্থাকে একক করতে পারি, যা স্পষ্টভাবে মৌলিক নিয়ম, সুপারিশ এবং নির্দেশিকাগুলিকে প্রতিফলিত করে। অধিকন্তু, নথিটি তৈরির মুহূর্ত থেকে সংরক্ষণাগারে বিতরণ পর্যন্ত যে পুরো পথটি নেয় তা নিয়ন্ত্রিত হয়। সম্ভবত প্রতিটি কর্মজীবী ​​ব্যক্তি এক ধরণের বা অন্য ধরণের রাষ্ট্রীয় মান হিসাবে এই জাতীয় জিনিস জানেন। এই মানগুলি সিস্টেমের প্রধান বিধানগুলির একটি স্পষ্ট উদাহরণ।

অবশ্যই, একটি ইউনিফাইড সিস্টেম তৈরি করার আগে, বিশেষজ্ঞদের কাগজপত্রের সাথে কাজ করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নীতিগুলি অধ্যয়নের জন্য শ্রমসাধ্য কাজ করতে হয়েছিল। দীর্ঘ সময়ের জন্য, অফিসের কাজের মূল বিষয়গুলি অধ্যয়ন করা হয়েছিল, নিবন্ধকরণের পর্যায়ে বিভক্ত, বিভাগগুলির মাধ্যমে আন্দোলন, আবেদন এবং সংরক্ষণাগারে ফাইলিং। প্রাপ্ত তথ্য প্রক্রিয়াকরণের ফলস্বরূপ, যে কোনও সাংগঠনিক এবং আইনী আকারের উদ্যোগগুলির উত্পাদন কার্যক্রমের সাথে সম্পর্কিত সাধারণ প্রবণতাগুলি সনাক্ত করা সম্ভব হয়েছিল।

অফিসের কাজের মূল বিষয়গুলি একটি দেশের মধ্যে এমনকি আন্তর্জাতিক স্তরে ডেটার তুলনা নিশ্চিত করার জন্য অনুরূপ নথিগুলি পূরণ করার জন্য সিস্টেমকে একীভূত করার লক্ষ্যে। উপরন্তু, স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন এবং ইউনিফিকেশন ব্যবহারকারীদের রিপোর্ট করার জন্য সময় বাঁচায়, কারণ তারা নথির সাথে নিজেদের পরিচিত করার প্রক্রিয়াটিকে ত্বরান্বিত করে। একটি উদাহরণ একটি ফর্ম, অর্থাৎ, এটিতে প্রাক-মুদ্রিত বিবরণ সহ একটি নথি। এগুলি একটি পৃথক উদ্যোগের মধ্যে, সমগ্র দেশ জুড়ে, বা প্রকৃতিতে আন্তর্জাতিক হতে পারে। তদুপরি, এটি বোঝার মতো যে ফর্মটি কেবলমাত্র একটি সুবিধাজনক কাজের নথি নয় যা উত্পাদন কার্যক্রমকে সহজতর করে, তবে কোম্পানির খ্যাতি এবং এর দায়িত্বের মাত্রাও প্রতিফলিত করে। ভর বাজারে জমা দেওয়ার আগে, আপনার প্রতিটি বিবরণের বানান এবং সামগ্রিক নকশার সঠিকতা সাবধানে পরীক্ষা করা উচিত।

নথি প্রবাহের মূল বিষয়গুলি উত্পাদন কার্যক্রম চলাকালীন একটি নির্দিষ্ট অঞ্চলের মধ্য দিয়ে যাওয়া প্রতিটি নথি নিবন্ধন করার প্রয়োজনীয়তা উল্লেখ করে। বিশেষজ্ঞের দক্ষতা সমস্ত নথির সমীচীন বিতরণ, তাদের সময়মত নিবন্ধন, সেইসাথে উন্নত স্কিম অনুসারে তথ্যের যুক্তিসঙ্গত গ্রুপিংয়ের মধ্যে রয়েছে।

বর্তমানে, অনেক সেমিনার অনুষ্ঠিত হচ্ছে যা এই কার্যকলাপের মূল কৌশল এবং গোপনীয়তা প্রকাশ করে। কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার মূল বিষয়গুলি বিশেষত জনপ্রিয়, যেহেতু কর্মচারী এবং পদের জন্য আবেদনকারীদের অ্যাকাউন্টিংয়ের ক্ষেত্রটি প্রচুর পরিমাণে নথি দ্বারা চিহ্নিত করা হয়। এই দিকটিতে, কর্মীদের যোগ্যতার স্তর বৃদ্ধি, সার্টিফিকেশন ইভেন্ট এবং অন্যান্য বিষয়গুলি বিবেচনায় নিয়ে বিশেষজ্ঞরা আসন্ন একটির জন্য শূন্য পদের সংখ্যার পূর্বাভাস দেওয়ার জন্য বড় আকারের কাজ করে। এছাড়াও, এন্টারপ্রাইজের কর্মীদের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত বিশ্লেষণমূলক কাজও কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার একটি উপাদান।

কর্মীদের অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কর্মচারীদের অবশ্যই বার্ষিক সংকলন করতে হবে, বিদ্যমান উপাদানের পরিপূরক এবং স্পষ্টীকরণ। একই সময়ে, এটি নিশ্চিত করা প্রয়োজন যে নথিগুলি বর্তমান আইনী মান মেনে চলে। বিশেষজ্ঞদের সময়মত আর্কাইভে পুরানো ডকুমেন্টেশন পাঠাতে হবে, যেখানে এটি একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা হবে, সাধারণত কমপক্ষে পাঁচ বছর। এই বিভাগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির মধ্যে রয়েছে ব্যবহৃত বিশেষ প্রশ্নাবলীর সংকলন এবং সেইসাথে সাক্ষাত্কারের সময় সাহায্য করার জন্য প্রশ্নের তালিকা তৈরি করা।

যে কোনও উদ্যোগের সাফল্য তার উপযুক্ত সংস্থার মধ্যে নিহিত। অফিসের কাজ কী তা ব্যবস্থাপনা এবং অন্যান্য কর্মচারী উভয়েরই জানা দরকার। এর বৈশিষ্ট্যগুলি কী এবং সংস্থার কার্যক্রমে কী কী নথিগুলি গুরুত্বপূর্ণ বলে বিবেচিত হয়?

ধারণা

অফিসের কাজ কি? যে কোনো কোম্পানি, তার মালিকানা যে ধরনেরই হোক না কেন, বিভিন্ন সিকিউরিটির ভিত্তিতে কাজ করে। তারা আদেশ, চিঠি, প্রোটোকল হয়. তারা সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথি হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়. অফিসের কাজ হল কাগজপত্র তৈরির কাজ, যা সাধারণত স্বীকৃত মান অনুযায়ী পরিচালিত হয়।

সাধারণত, এন্টারপ্রাইজগুলির বিশেষ কর্মচারী থাকে এই উদ্দেশ্যে এই এলাকায় কাজ করে। ছোট প্রতিষ্ঠানে, যে কোনো কর্মচারী সচিবের দায়িত্ব পালন করতে পারেন। আপনি যদি ধারণাটির সারাংশ (অফিস কাজ কী) ব্যাখ্যা করেন তবে শব্দটির উত্সটি পরিষ্কার হবে। এটি একটি বাস্তব মাধ্যমের অফিসিয়াল তথ্য সংরক্ষণ।

এই প্রক্রিয়ায়, একটি সাংগঠনিক এবং প্রশাসনিক নথি তৈরি করা হয়, যার জন্য আরও ক্রিয়াকলাপ স্পষ্ট। "অফিস ওয়ার্ক" শব্দটি নিজেই অনেক আগে উত্থিত হয়েছিল, কিন্তু শুধুমাত্র 20 শতকের মাঝামাঝি থেকে এটি আনুষ্ঠানিক হয়ে ওঠে।

বেসিক

নতুনদের জন্য অফিসের কাজ এবং নথি ব্যবস্থাপনার মৌলিক বিষয় রয়েছে। তাদের ধন্যবাদ, আপনি কিভাবে সব ধরনের একটি আইনি সত্তা সংগঠিত করতে শিখতে সক্ষম হবেন। এটি একটি জটিল প্রক্রিয়া যাতে সমস্ত ব্যবস্থাপনা কর্মচারী অংশগ্রহণ করে। একটি বিভাগে তারা কাগজপত্র পূরণ করে এবং আঁকতে থাকে এবং অন্য বিভাগে তারা তাদের গতিবিধি পর্যবেক্ষণ করে।

এখন অফিসের কাজের একটি ইউনিফাইড স্টেট সিস্টেম রয়েছে, যা এই এলাকা পরিচালনার জন্য সমস্ত নিয়ম নির্দিষ্ট করে। নথিগুলি যে সমস্ত পর্যায়ে যেতে হবে তা নিয়ন্ত্রণ করা গুরুত্বপূর্ণ। একটি রাষ্ট্রীয় মানও ব্যবহার করা হয়, যা এই ধরনের কাজ পরিচালনার নিয়মগুলিকে রূপরেখা দেয়।

অফিসের কাজের বুনিয়াদি এবং নতুনদের জন্য ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্টের কাগজপত্র পূরণকে একত্রিত করার জন্য প্রয়োজন। একটি দেশে এবং আন্তর্জাতিক ক্ষেত্রে তথ্যের তুলনা নিশ্চিত করার জন্য এটি প্রয়োজনীয়। স্ট্যান্ডার্ডাইজেশন এবং একীকরণের জন্য ধন্যবাদ, আপনাকে রিপোর্টগুলিতে অনেক সময় ব্যয় করতে হবে না, যেহেতু কাগজপত্রগুলির সাথে পরিচিত হওয়ার পদ্ধতিটি সরলীকৃত হবে। একটি উদাহরণ হল বিবরণ সহ একটি ফর্ম। এগুলি একটি একক প্রতিষ্ঠান, দেশ বা বিভিন্ন রাজ্যের জন্য তৈরি করা হয়েছে। ফর্ম কোম্পানির দায়িত্ব নির্দেশ করে. ভর মুদ্রণের আগে, আপনাকে ডেটার সঠিকতা পরীক্ষা করতে হবে।

নথির প্রবাহে কাগজপত্রের বাধ্যতামূলক নিবন্ধন জড়িত যা উত্পাদন কার্যক্রমে প্রয়োজনীয়। কর্মচারী সাক্ষরতা নথির সঠিক বিতরণ, তাদের নিবন্ধন এবং গ্রুপিংয়ের সাথে জড়িত। এখন বিভিন্ন সেমিনার অনুষ্ঠিত হচ্ছে যেখানে তারা এই পেশার কৌশল এবং গোপনীয়তা নিয়ে কথা বলে। একটি জনপ্রিয় এলাকা হল কর্মী রেকর্ড ব্যবস্থাপনা, যেহেতু এই এলাকায় অনেক নথির সাথে কাজ করা জড়িত।

এই এলাকায় দক্ষ বিশেষজ্ঞ প্রয়োজন. মৌলিক শিক্ষার পাশাপাশি, তাদের অবশ্যই নিয়মিত তাদের দক্ষতা উন্নত করতে হবে এবং সার্টিফিকেশনের মধ্য দিয়ে যেতে হবে। কর্মীদের বিশ্লেষণমূলক গোলকের সাথেও কাজ করতে হবে। কর্মচারীরা ব্যক্তিগত কর্মীদের ফাইল তৈরি করে, তথ্যের পরিপূরক এবং স্পষ্ট করে।

তাদের গুরুত্বপূর্ণ ফাংশন আইনি নিয়মের সাথে নথির সম্মতি নিরীক্ষণ করা। বিশেষজ্ঞদের অবিলম্বে আর্কাইভে পুরানো নথি পাঠাতে হবে, যেখানে সেগুলি প্রয়োজনীয় সময়ের জন্য সংরক্ষণ করা হয়, সাধারণত কমপক্ষে 5 বছর। দায়িত্বগুলির মধ্যে রয়েছে কর্মসংস্থানের জন্য ব্যবহৃত প্রশ্নাবলী পূরণ করা, একটি ইন্টারভিউ আয়োজনের জন্য প্রয়োজনীয় প্রশ্ন প্রস্তুত করা।

অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহ

যেকোন এন্টারপ্রাইজে আপনি "কাগজপত্র" এবং "ডকুমেন্ট ফ্লো" এর মতো শব্দ শুনতে পারেন। এটা কি? এই কাজটি সেক্রেটারি, আর্কাইভিস্ট এবং কর্মী বিভাগের কর্মচারীদের দ্বারা সঞ্চালিত হয়। রেকর্ড রাখা হল তথ্য রেকর্ড করা এবং কাগজ এবং ইলেকট্রনিক নথি তৈরি করা।

নথির প্রবাহ এটির উপর বিকশিত হয়। এই ধারণাটি একটি আদেশের গতিবিধি বোঝায়, এটির সৃষ্টি থেকে মৃত্যুদন্ড পর্যন্ত একটি চিঠি। কাগজপত্র আর্কাইভ বা ধ্বংস করা হতে পারে. তাদের সৃষ্টির স্থানের উপর নির্ভর করে, নথি প্রবাহ বাহ্যিক এবং অভ্যন্তরীণ হতে পারে। উৎস নির্দেশ, নির্দেশ, চিঠির পথ নির্ধারণ করে।

পর্যায়

অফিসের কাজ পরিচালনা এবং নথি প্রবাহ তার নিজস্ব নিয়মের উপর ভিত্তি করে। কোম্পানির কার্যক্রম আইনি হওয়ার জন্য তাদের অবশ্যই পর্যবেক্ষণ করতে হবে। অভ্যন্তরীণ নথি প্রবাহ নিম্নলিখিত পর্যায়ের উপর ভিত্তি করে বাহিত হয়:

• খসড়া নথির সম্পাদন।
• সমন্বয়।
• প্রকল্পে স্বাক্ষর করছেন।
• একটি তারিখ এবং নম্বর বরাদ্দ করা।
• নিবন্ধন এবং সম্পাদন.
• পারফর্মারদের তথ্য প্রদান এবং নিয়ন্ত্রণ।
• নির্দেশাবলী সঙ্গে সম্মতি.
• রেজিস্ট্রেশন এবং স্টোরেজ।
• ধ্বংস বা সংরক্ষণাগার স্থানান্তর.

বহিরাগত নথি প্রবাহের পর্যায়গুলি প্রায় একই, কিন্তু সামান্য ভিন্ন। বাইরে থেকে কাগজপত্র প্রতিষ্ঠানে স্থানান্তর করা হয়। এগুলি আপস্ট্রিম এবং ডাউনস্ট্রিম কোম্পানি, শাখা, কর্তৃপক্ষ, আদালত এবং নাগরিকদের দ্বারা জারি করা হয়। তাদের অবশ্যই নিবন্ধিত হতে হবে, যা তাদের নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে। তারপর তাদের সাথে পরিচিতি এবং মৃত্যুদন্ড অনুসরণ করে। প্রয়োজন হলে, একটি প্রতিক্রিয়া তৈরি করা হয়। শেষে, কাগজটি সংরক্ষণাগারে পাঠানো হয় বা ধ্বংস করা হয়।

প্রকার

অন্যান্য ধরনের নথি প্রবাহ আছে:

• আরোহী - শ্রমিক থেকে ব্যবস্থাপনায়।
• অবরোহন - ম্যানেজার থেকে স্টাফ পর্যন্ত।
• অনুভূমিক - সমান অবস্থান সহ।

কাগজপত্রের গতিবিধি বিশেষ জার্নালে রেকর্ড করা হয়। তারা বিভিন্ন ফর্ম জারি করা যেতে পারে, কিন্তু এখন সবচেয়ে জনপ্রিয় ইলেকট্রনিক নথি ব্যবস্থাপনা।

বিচারিক কার্যক্রম

আদালতের কার্যক্রম কি? আদালতের মামলা নথি এবং উপাদান প্রমাণের একটি ভিন্ন তালিকা উপস্থাপন করে। এর যথাযথ স্টোরেজ এবং চলাচল নিশ্চিত করে যে আইন প্রয়োগকারী ব্যবস্থা আইন অনুযায়ী কাজ করে।

সাংগঠনিক বিচারের তুলনায় বিচারিক কার্যক্রম কখনোই স্বেচ্ছায় হয় না। এটি অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিচালিত হয় এবং তাদের কাজ পর্যবেক্ষণ করা হয়। কাগজপত্র ধ্বংসসহ এর পর্যায়ও রয়েছে।

সচিবের চাকরি

অনেক কর্মচারী অফিসের কাজ এবং নথি প্রবাহের মূল বিষয়গুলি সম্পর্কে জানেন না। কিন্তু একজন সচিবের জন্য এগুলো পেশাগত দায়িত্ব। এই কর্মচারীরা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সাপোর্টের প্রধান কার্যক্রম পরিচালনা করে।

ফর্ম এবং পরিচালনার ক্ষেত্রে, একটি প্রতিষ্ঠান হতে পারে:

• কেন্দ্রীভূত - সচিবরা একটি বিভাগে অবস্থান করে এবং একজন সিনিয়র বিশেষজ্ঞের কাছে রিপোর্ট করে।
• বিকেন্দ্রীভূত - কর্মচারীদের কোম্পানি বিভাগের মধ্যে বিতরণ করা হয়, তাই তারা তাদের ঊর্ধ্বতনদের কাছে রিপোর্ট করে।
• মিশ্র.

একটি প্রতিষ্ঠানে নথি প্রবাহের নীতিগুলি সচিবালয়ের ফর্ম দ্বারা নির্ধারিত হয়। এই শ্রমিকরা কাগজপত্রের জন্য দায়ী।

নির্দেশনা

অফিস ম্যানেজমেন্টের মূল বিষয়গুলি প্রতিষ্ঠিত করে যে প্রতিটি এন্টারপ্রাইজের অবশ্যই একটি নিয়ন্ত্রক আইন থাকতে হবে যা ডকুমেন্টেশনের গতিবিধি নিয়ন্ত্রণ করে। ব্যবস্থাপনার আদেশের উপর ভিত্তি করে একটি এন্টারপ্রাইজের একটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রক কাজকে অফিস পরিচালনার নির্দেশ বলা হয়।

কাগজ একটি অনির্দিষ্ট বৈধতা আছে. এটি নথির উৎপত্তি নির্দেশ করে এবং অবস্থানের তালিকা প্রদান করে যাদের স্বাক্ষর অফিসিয়াল। নির্দেশাবলী নকশা নমুনা, ফর্ম, ফর্ম অন্তর্ভুক্ত.

রেকর্ড রাখা

একটি এন্টারপ্রাইজে অফিসের কাজের বুনিয়াদি এবং নথি প্রবাহ এই কার্যকলাপটি সঠিকভাবে চালানোর অনুমতি দেয়। ছোট সংস্থাগুলিতে, এই কাজটি সাধারণত কর্মচারী বা একজন পরিচালক দ্বারা সঞ্চালিত হয়। যদি এই ধরনের দায়িত্ব কর্মচারীর জন্য সরাসরি বিবেচিত না হয় এবং কর্মসংস্থান চুক্তিতে নির্দিষ্ট করা না হয়, তাহলে এই ধরনের ফাংশন যোগ করার জন্য একটি আদেশ জারি করা আবশ্যক। নথিতে অবশ্যই কর্তব্য, দায়িত্ব এবং ক্ষতিপূরণ বর্ণনা করতে হবে।

কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার নীতি

প্রতিষ্ঠানে অন্তত একজন কর্মী থাকলে চাকরির নথি তৈরি করতে হবে। পার্সোনেল রেকর্ড ম্যানেজমেন্ট বলতে বোঝায় মানুষের ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কিত অফিসিয়াল কাগজপত্রের চলাচল নিশ্চিত করা। দায়িত্বগুলি কর্মী বিভাগের কর্মচারীদের দ্বারা পরিচালিত হয়। তারা কাগজপত্র গ্রহণ করে, প্রক্রিয়া করে এবং সংরক্ষণ করে।

তাদের দায়িত্ব ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়া করা যা সংবেদনশীল বলে বিবেচিত হয়। কর্মীদের নথির প্রবাহে, গোপনীয়তা এবং কাগজপত্র সংরক্ষণের নিয়মগুলির সাথে সম্মতি গুরুত্বপূর্ণ। অফিস ম্যানেজমেন্টের মূল বিষয়গুলি আপনাকে কোম্পানির লোকেদের কাজকে কার্যকরভাবে সেট আপ করার অনুমতি দেয়।

যদিও ডিজিটাল প্রযুক্তিগুলি এখন সক্রিয়ভাবে বিকাশ করছে, বেশিরভাগ সংস্থাগুলি কার্যত ডকুমেন্ট ফ্লো অপ্টিমাইজেশান ব্যবহার করে না। এর মধ্যে কাগজপত্রের ব্যবহার এবং নিয়মিত জার্নাল রাখা জড়িত। এর কারণ উদ্ভাবনের প্রতি অনীহা এবং অর্থের অভাব। কিন্তু ব্যবস্থাপনাকে অবশ্যই বিবেচনায় নিতে হবে যে ছোট বিনিয়োগের সাথে অপ্টিমাইজেশন উল্লেখযোগ্য অর্থনৈতিক সুবিধা অর্জন করতে পারে।

তাই এখন অফিসের কাজের বুনিয়াদি জেনে নিন। আমরা আশা করি উপস্থাপিত তথ্য আপনার জন্য দরকারী ছিল.