কীভাবে বিভাগগুলিতে মামলার নামকরণ এবং সংস্থার জন্য একত্রিত করা হয়? ফাইলের নামকরণের নিবন্ধন এবং শংসাপত্রের পদ্ধতি অফিসের কাজে নথির সূচীকরণ

কেস সূচক

করণিক

নামকরণ অনুসারে মামলার ক্রমিক নম্বর এবং প্রতিষ্ঠানের কাঠামোগত অংশের প্রতীক, মামলার আবরণে লাগানো

অফিসের কাজের ক্ষেত্র থেকে পদগুলির একটি সংক্ষিপ্ত অভিধান। - আধুনিক অফিসের কাজ: পাঠ্যপুস্তক। ভাতা. - 3য় সংস্করণ। - এম.: ইনফ্রা-এম; নোভোসিবিরস্ক: সাইবেরিয়ান চুক্তি, - (সিরিজ "উচ্চ শিক্ষা")।. এম.ভি. কিরসানোভা। 2003।

অন্যান্য অভিধানে একটি "কেস ইনডেক্স" কী তা দেখুন:

কেস সূচক- প্রতিষ্ঠানের মামলার নামকরণে মামলার সংখ্যাসূচক এবং/অথবা আলফানিউমেরিক পদবী, এটির কভারে প্রয়োগ করা হয়েছে। [GOST R 51141 98] বিষয়: অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগার সাধারণ শর্তাবলী: নথিগুলির সাথে কাজের সংগঠন প্রতিশব্দ সংখ্যা... ... প্রযুক্তিগত অনুবাদকের গাইড

কেস ইনডেক্স (কেস নম্বর)- GOST R 51141–98 অনুসারে “অফিসের কাজ এবং সংরক্ষণাগার। শর্তাদি এবং সংজ্ঞা" - প্রতিষ্ঠানের মামলার নামকরণে একটি মামলার একটি ডিজিটাল বা আলফানিউমেরিক উপাধি, এটির কভারে প্রয়োগ করা হয়...

বেতন সূচক- বেতন সূচক রাশিয়ান ব্যবসায়িক খাতে গড় বেতনের মাসিক গতিশীলতা প্রদর্শনের উপর ভিত্তি করে একটি সূচক। বেতন সূচক আপনাকে শ্রম বাজারের প্রবণতা এবং রাশিয়ান ব্যবসায়িক অর্থনীতির অবস্থা ট্র্যাক করতে দেয়। গণনা পদ্ধতি... ... উইকিপিডিয়া

ভোক্তা আস্থা সূচক- (কনজিউমার কনফিডেন্স ইনডেক্স, সিসিআই) হল ভোক্তা সমীক্ষার উপর ভিত্তি করে একটি অর্থনৈতিক সূচক, যা অর্থনীতির সাধারণ অবস্থা এবং জনসংখ্যার প্রত্যাশাগুলি দেখায়: লোকেরা ভবিষ্যতে কতটা আত্মবিশ্বাসী, তাদের আয়ের স্থিতিশীলতার জন্য তারা কি প্রস্তুত? ... ... ব্যাংকিং এনসাইক্লোপিডিয়া

ব্যবসায়িক আশাবাদ সূচক- (ISM সূচক) আইএসএম সূচকের সংজ্ঞা, আইএসএম সূচকের গণনা আইএসএম সূচক নির্ধারণ সম্পর্কিত তথ্য, আইএসএম সূচকের গণনা বিষয়বস্তু বিষয়বস্তু পদবি গণনা পদ্ধতি পরিষেবা খাতে রচনা এটি ক্ষেত্রের একটি সমীক্ষার ফলাফল উপস্থাপন করে এর... ইনভেস্টর এনসাইক্লোপিডিয়া

বিনিয়োগকারীদের আস্থা সূচক- (বিনিয়োগকারীর আস্থা সূচক) বিনিয়োগকারীদের আস্থার সূচক নির্ধারণ, বিনিয়োগকারীদের আস্থার সূচকের গণনা বিনিয়োগকারীর আস্থার সূচক নির্ধারণের তথ্য, বিনিয়োগকারীদের আস্থার সূচকের গণনা বিষয়বস্তু বিষয়বস্তু উপাধি রাশিয়ান অর্থনীতি এবং ... ইনভেস্টর এনসাইক্লোপিডিয়া

আশাবাদ সূচক- (আশাবাদের সূচক) আশাবাদ সূচকের সংজ্ঞা, আশাবাদ সূচকের গণনা আশাবাদ সূচকের সংজ্ঞা সম্পর্কিত তথ্য, আশাবাদ সূচকের গণনা বিষয়বস্তু উপাধি কাঠামো এবং বৈশিষ্ট্য আমেরিকান আশাবাদ সূচক সূচক ... ... ইনভেস্টর এনসাইক্লোপিডিয়া

কেস কভার- - একটি নরম কাগজ বা হার্ড কার্ডবোর্ডের কেস কভার যার উপর কেসের বিবরণের সমস্ত উপাদান সংযুক্ত করা আছে। স্থায়ী, অস্থায়ী (দশ বছরের বেশি) সঞ্চয়স্থান এবং কর্মীদের জন্য মামলার আবরণ সংকলিত এবং কার্যকর করা হয়... ... পরিভাষা এবং সংজ্ঞায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং সংরক্ষণাগার

কর্মীদের উপর মামলা কভার- – একটি নরম কাগজ বা হার্ড কার্ডবোর্ডের কেস কভার যার উপর কেসের বিবরণের সমস্ত উপাদান সংযুক্ত করা আছে। কর্মীদের ফাইলের আবরণটি আর্কাইভ পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়মের পরিশিষ্ট 11-এর প্রতিষ্ঠিত ফর্ম অনুসারে আঁকা এবং কার্যকর করা হয়েছে... ... পরিভাষা এবং সংজ্ঞায় রেকর্ড ব্যবস্থাপনা এবং সংরক্ষণাগার

সাইবেরিয়ান একাডেমি অফ ফাইন্যান্স অ্যান্ড ব্যাংকিং- (SAFBD) বছর প্রতিষ্ঠিত 1992 প্রকার অ-রাষ্ট্রীয় ... উইকিপিডিয়া

বই

• একজন সুস্থ মানুষ এবং তার পরিবেশ। আন্তঃবিভাগীয় পদ্ধতি। পাঠ্যপুস্তক, ঝিরকভ আনাতোলি মিখাইলোভিচ, পোডোপ্রিগোরা গালিনা মিখাইলোভনা, সুতসুনায়েভা মিরিনা রাগিমোভনা, এই ম্যানুয়ালটি সাম্প্রতিক বছরগুলিতে জমে থাকা দেশী এবং বিদেশী উভয় বৈজ্ঞানিক গবেষণা এবং বৈজ্ঞানিক অভিজ্ঞতার সাধারণীকরণের একটি বিশ্লেষণের ফলাফল ছিল ... বিভাগ: শারীরিক প্রশিক্ষণ সিরিজ: বিশ্ববিদ্যালয়ের পাঠ্যপুস্তক। বিশেষ সাহিত্য প্রকাশক: ল্যান, 1144 ঘষা জন্য কিনুন.
• ফাইন্যান্স অ্যান্ড ক্রেডিট নং 18 (546) 2013, , ম্যাগাজিনটি ফিনান্স, মানি সার্কুলেশন এবং ক্রেডিট, ব্যাঙ্কিং এবং ইন্স্যুরেন্স, সিকিউরিটিজ মার্কেট, ট্যাক্স পলিসি এবং ফিনান্সিয়াল... বিভাগ:

শৃঙ্খলার উপর পরীক্ষা

আইনি কার্যধারার মৌলিক বিষয়

পারফর্ম করেছে : ___ইভানোভা O.A.____

(শেষ নাম I.O.)

ছাত্র ___1___ কোর্স _________ বিশেষ। ____

(প্রশিক্ষণ সময়সীমার)

group_2-SWS-1_ পরীক্ষার নম্বর বই__14100218___

স্বাক্ষর: _____________________________________________

শিক্ষক: _______________________________

(শেষ নাম I.O.)

কাজের শিরোনাম: ___

uch ডিগ্রি, একাডেমিক পদমর্যাদা

রেটিং: ____________ তারিখ ________________________

স্বাক্ষর: _____

সেইন্ট পিটার্সবার্গ

পরিকল্পনা

ভূমিকা ……………………………………………………………………………………….

অধ্যায় 1. মামলার নামকরণ ………………………………………………………

1.1 "মামলার নামকরণ" ধারণা, এর ধরন, মামলার সূচীকরণ…………………

1.2 মামলা দায়েরের পদ্ধতি……………………………………….

1.3 মামলার তালিকা সংকলন ও অনুমোদনের পদ্ধতি...

অধ্যায় 2. ব্যবহারিক কাজ: নথি ধ্বংসের জন্য জায়………

উপসংহার ……………………………………………………………………….

ভূমিকা

পরিচালনার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থনের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির মধ্যে একটি হল নথিগুলির সংরক্ষণ এবং ব্যবহার সংগঠিত করা, যা তাদের বাধ্যতামূলক পদ্ধতিগতকরণকে বোঝায়। দস্তাবেজগুলির নিরাপত্তা নিশ্চিত করা এবং বিভিন্ন ব্যবস্থাপনা সমস্যা সমাধানের জন্য তাদের দ্রুত অনুসন্ধান কেবল তখনই সম্ভব যদি সংস্থার কাছে মামলার তালিকা থাকে।

এই বোঝাপড়া যে মামলাগুলির একটি তালিকা তৈরি করা এবং পরিচালনার ডকুমেন্টেশন সহ দক্ষতার সাথে কেস তৈরি করা প্রয়োজন, একটি নিয়ম হিসাবে, সংস্থার বৃদ্ধি এবং "বয়স" এর সাথে আসে। নথির সংখ্যা বাড়ানোর প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করা প্রয়োজন এবং তাদের রেকর্ডিং এবং সঞ্চয়স্থান নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ। যখন উল্লেখযোগ্য সংখ্যক নথি জমা হয়, তখন প্রশ্ন ওঠে: কীভাবে সেগুলিকে বাছাই করা যায় এবং মামলাগুলির মধ্যে সেগুলি বিতরণ করা যায়, কী আরও রাখা দরকার এবং কী ধ্বংস করা যেতে পারে। মামলার তালিকা ছাড়া এই সমস্যাগুলি সমাধান করা খুব কঠিন, যদি অসম্ভব না হয়।

অধ্যায় 1. মামলার নামকরণ

"কেসের নামকরণ" এর ধারণা, এর ধরন, মামলাগুলির সূচীকরণ

নথির নড়াচড়া, যেমন নথির প্রবাহ নথি সম্পাদনের পর্যায় শেষ হয়। যাইহোক, সম্পাদিত নথিতে থাকা তথ্য সংস্থার পরবর্তী কাজের জন্য প্রয়োজনীয়। নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণ এবং ফলস্বরূপ, তাদের মধ্যে থাকা তথ্য ব্যবস্থাপনার জন্য এবং প্রাক বিদ্যালয়ের শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের পরিষেবার কার্যক্রমে ডকুমেন্টেশন সমর্থনের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ কাজ। সংস্থার আর্কাইভে স্থানান্তর করার আগে, নথিগুলি সংরক্ষণ করতে হবে যাতে সেগুলি সহজেই খুঁজে পাওয়া যায়, যাতে তাদের অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করা যায়, তাদের সুরক্ষা এবং নির্দিষ্ট স্টোরেজ শর্ত (আলো, ধুলো ইত্যাদি থেকে সুরক্ষা) নিশ্চিত করা যায়। বর্তমান অফিসের কাজে নথি সংরক্ষণের জন্য প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি নিশ্চিত করা সংস্থার সংরক্ষণাগার তহবিলের সঠিক এবং সম্পূর্ণ গঠনের গ্যারান্টি।

মামলার অনুমোদিত নামকরণ অনুসারে নথিগুলি মামলায় গঠন করা হয়। GOST R 51414-98 অনুযায়ী:

মামলা- একটি ইস্যু বা ক্রিয়াকলাপের ক্ষেত্র সম্পর্কিত নথিগুলির একটি সেট (দস্তাবেজ), একটি পৃথক কভারে রাখা;

কেস গঠন- মামলার নামকরণ এবং মামলার মধ্যে নথিগুলিকে নিয়মানুযায়ী একটি মামলায় সম্পাদিত নথিগুলিকে গোষ্ঠীবদ্ধ করা;

মামলার তালিকা- সংস্থায় খোলা মামলার নামের একটি পদ্ধতিগত তালিকা, স্টোরেজ সময়কাল নির্দেশ করে এবং নির্ধারিত পদ্ধতিতে আঁকা।

মামলাগুলির একটি তালিকা সংকলন করার সময়, সংস্থাগুলির আর্কাইভস, রাজ্য বাজেট শিক্ষামূলক প্রতিষ্ঠান এবং ফেডারেল নির্বাহী কর্তৃপক্ষের অফিস কাজের জন্য স্ট্যান্ডার্ড নির্দেশাবলীর পরিচালনার জন্য মৌলিক নিয়ম দ্বারা নির্দেশিত হওয়া প্রয়োজন৷ এই নথিগুলি আইটেমের প্রকার, তাদের প্রস্তুতি, সম্পাদন, সমন্বয় এবং অনুমোদনের পদ্ধতি স্থাপন করে।

সাংগঠনিক সংরক্ষণাগার পরিচালনার জন্য প্রাথমিক নিয়ম অনুসারে, তিন ধরনের ফাইলের নামকরণ আলাদা করা হয়: স্ট্যান্ডার্ড, আনুমানিক এবং স্বতন্ত্র।

সাধারণমামলার নামকরণ এমন সংস্থাগুলির জন্য সংকলিত হয় যেগুলি তাদের ক্রিয়াকলাপ এবং কাঠামোর প্রকৃতিতে একজাতীয়, তাদের জন্য মামলাগুলির একটি মানক রচনা, এই মামলাগুলির একটি একীভূত সূচী স্থাপন করে এবং এটি একটি আদর্শ নথি। মামলার মানক নামকরণ এই সংস্থাগুলিতে কোনও পরিবর্তন বা সংযোজন না করেই প্রয়োগ করা যেতে পারে, শুধুমাত্র সংস্থার নাম এবং কাঠামোগত বিভাগগুলি উল্লেখ করে।

আনুমানিকমামলার নামকরণ সংস্থাগুলির অফিসের কাজে খোলা মামলাগুলির আনুমানিক সংমিশ্রণ স্থাপন করে যেগুলি তাদের ক্রিয়াকলাপের প্রকৃতিতে একজাতীয়, তবে কাঠামোতে আলাদা এবং একটি সুপারিশমূলক প্রকৃতির।

কেসগুলির স্ট্যান্ডার্ড এবং আনুমানিক নামকরণ কম্পাইল করতে ব্যবহৃত হয় স্বতন্ত্রবিষয়গুলির নামকরণ যা প্রতিটি সংস্থার থাকা উচিত।

যদি একটি প্রমিত নামকরণ থাকে, তবে এটি থেকে কেস শিরোনামগুলি সম্পূর্ণরূপে পৃথক ব্যক্তির কাছে স্থানান্তরিত হয়। শিরোনামগুলি সংস্থার কার্যক্রমের সুনির্দিষ্ট বিষয় বিবেচনা করে নির্দিষ্ট করা যেতে পারে। মামলার আনুমানিক নামকরণ থেকে, একটি নির্দিষ্ট সংস্থায় গঠিত মামলাগুলির নাম নির্বাচন করা হয়। একই সময়ে, আনুমানিক নামকরণে প্রদত্ত কিছু ক্ষেত্রে ডকুমেন্টেশনের পরিমাণ বা প্রদত্ত সংস্থার কাজের সুনির্দিষ্টতার উপর নির্ভর করে একত্রিত বা পৃথক করা যেতে পারে। স্ট্যান্ডার্ড বা আনুমানিক নামকরণে প্রদত্ত কেসের জন্য স্টোরেজ সময়কাল পরিবর্তন ছাড়াই পৃথক নামকরণে স্থানান্তরিত হয়।

ছোট সংস্থাগুলিতে যেগুলির কাঠামোগত বিভাগ নেই, মামলাগুলির একটি নামকরণ সংকলিত হয়, যা ক্যালেন্ডার বছরে সংস্থায় খোলা সমস্ত মামলার একটি পদ্ধতিগত তালিকা। বড় প্রতিষ্ঠানে, প্রতিটি কাঠামোগত ইউনিটের জন্য নামকরণ সংকলিত হয়, তারপরে সেগুলিকে একত্রিত করা হয় সারসংক্ষেপনামকরণ

যাইহোক, সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণ কাঠামোগত বিভাগের বিষয়গুলির নামকরণের একটি যান্ত্রিক সংযোগের প্রতিনিধিত্ব করা উচিত নয়। এটি কম্পাইল করার সময়, নথির নকলের সমস্যাগুলি স্পষ্ট করা হয়, যেমন বিভিন্ন কপিতে সংস্থায় তৈরি নথির ধরনগুলি চিহ্নিত করা হয়, মূল এবং অনুলিপিগুলির জন্য সঞ্চয়স্থান নির্ধারণ করা হয় এবং সেই অনুযায়ী স্টোরেজ সময়কাল সেট করা হয়। নথির অনুরূপ গ্রুপ ধারণকারী শিরোনাম সম্পাদনা করা হয়.

মামলার নামকরণ একটি বহুমুখী নথি যা বিভিন্ন উদ্দেশ্যে ব্যবহৃত হয়:

1) কেস গঠন করার সময় একটি শ্রেণীবিভাগ স্কিম হিসাবে ব্যবহৃত হয়;

2) নথিগুলির জন্য স্টোরেজ সময়কাল নির্ধারণ করে;

3) সংরক্ষণাগারে মামলা জমা দেওয়ার সময় একটি অ্যাকাউন্টিং নথি হিসাবে মামলার তালিকার পরিবর্তে 10 বছর পর্যন্ত সমেত স্টোরেজ সময়কাল সহ ব্যবহৃত হয়; 10 বছরেরও বেশি সময় ধরে এবং স্থায়ী ফাইলের ইনভেন্টরি সংকলনের ভিত্তি হিসাবে কাজ করে;

4) একটি প্রতিষ্ঠানের কাঠামো অধ্যয়ন করার সময় রেফারেন্স মান আছে।

কেস ইনডেক্সিং

মামলার নামকরণের ব্যবহারিক ব্যবহারের জন্য, কেস-কেস ইনডেস-এর জন্য নির্ধারিত প্রতীকগুলি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যদি সংস্থাটি ছোট হয় এবং কাঠামোগত অংশ না থাকে তবে এর নামকরণটি একটি উত্পাদন বা কার্যকরী স্কিম অনুসারে নির্মিত হয়। এই ক্ষেত্রে, কেস ইনডেক্সটি নামকরণে এর ক্রমিক নম্বর হবে: 01, 02, 03, ইত্যাদি।

একত্রিত নামকরণে, প্রতিটি ক্ষেত্রের সূচীতে কাঠামোগত ইউনিটের প্রতীক এবং কাঠামোগত ইউনিটের মধ্যে মামলার ক্রমিক নম্বর অন্তর্ভুক্ত থাকে। উদাহরণ স্বরূপ, কেস ইনডেক্স 02-03 এর অর্থ হল কেসটি একটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটে গঠিত হয়েছিল যেখানে সূচক "03" বরাদ্দ করা হয়েছিল, এবং এই ইউনিটের মামলাগুলির নামকরণে, মামলার শিরোনাম "02" (02) নম্বরযুক্ত ) কাঠামোগত এককগুলির সূচীকরণ অবশ্যই ধ্রুবক হতে হবে এবং বছরে বছরে পুনরাবৃত্তি করতে হবে। প্রতিবার একই সূচক ব্যবহার করে ট্রান্সফারিং কেস নামকরণে প্রবেশ করানো হয়।

নথিগুলির সূচীকরণে তাদের প্রচলিত ডিজিটাল (কখনও কখনও আলফানিউমেরিক) উপাধি বরাদ্দ করা থাকে - সূচকগুলি যা নিবন্ধনের সময় নথিগুলিতে সরবরাহ করা হয় এবং নথিগুলির প্রস্তুতির স্থান, সম্পাদনের সময় এবং সংরক্ষণের নির্দেশ করে৷ সূচকের একটি বাধ্যতামূলক উপাদান হল নথির প্রবাহের মধ্যে ক্রমিক নিবন্ধন নম্বর, যা সাধারণত এক বছরের জন্য রেকর্ড করা হয়। অনুসন্ধানের উদ্দেশ্য অনুসারে, ক্রমিক নম্বরটি মামলার নামকরণের পাশাপাশি অন্যান্য শ্রেণিবিন্যাস চিহ্ন (কাঠামোগত বিভাগের সূচক, কর্মকর্তা, সংবাদদাতা, অপারেশনাল সমস্যা, নথির প্রকার ইত্যাদি) অনুসারে একটি সূচকের সাথে পরিপূরক হতে পারে। রেজিস্ট্রেশন সূচকের উপাদানগুলি একটি স্ল্যাশ দ্বারা একে অপরের থেকে পৃথক করা হয়, উদাহরণস্বরূপ: 356/01,134/02/03-10।

প্রায়শই, একটি নামকরণ সূচী নথির নিবন্ধন ক্রমিক নম্বরের সাথে সংযুক্ত থাকে, যেহেতু অফিসের কাজে নথি শ্রেণীবদ্ধ করার প্রধান স্কিম হল মামলার নামকরণ।

কেস নামকরণের সূচীকরণের ভিত্তি হল কাঠামোগত বিভাজনের একটি তালিকা বা তালিকা যার জন্য সূচী বা চিহ্ন বরাদ্দ করা হয়েছে। স্ট্রাকচারাল ইউনিটের মধ্যে মামলার নামকরণ অনুসারে কেস নম্বরটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের সূচকে যোগ করা হয়, উদাহরণস্বরূপ: 05-15, যেখানে 05 হল স্ট্রাকচারাল ইউনিটের সূচক (সাধারণত এটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের ক্রমিক নম্বরের সাথে মিলে যায়। স্টাফিং টেবিল অনুসারে ইউনিট), নামকরণ অনুসারে 15 হল কেস নম্বর। একটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটের মধ্যে কেস সংখ্যার পরামর্শের বিষয়টি ব্যাখ্যা করা হয়েছে যে এইভাবে সংখ্যার সর্বাধিক স্থিতিশীলতা অর্জন করা হয়। নতুন কেসের উত্থান বা একটি স্ট্রাকচারাল ইউনিটে মামলার সংখ্যা হ্রাস, স্ট্রাকচারাল ইউনিটের সৃষ্টি বা লিকুইডেশন (এবং, ফলস্বরূপ, কেস) অন্যান্য স্ট্রাকচারাল ইউনিটের কেসগুলির সূচীকরণকে প্রভাবিত করে না।

রেজিস্ট্রেশন সিস্টেমের একটি উপাদান হল ক্লাসিফায়ার, যা নথি অনুসন্ধানের জন্য প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয়তা বিবেচনায় নিয়ে তৈরি করা হয়।

মামলার কোন নামকরণ না থাকলে, একটি নিবন্ধন সূচক নির্ধারণ করার সময়, কাঠামোগত ইউনিটগুলির একটি শ্রেণিবদ্ধকারী ব্যবহার করা হয়, যা একটি নিয়ম হিসাবে, স্টাফিং টেবিল অনুসারে কাঠামোগত ইউনিটগুলির একটি ক্রম অনুসরণ করে। যেমন: অফিস ব্যবস্থাপনা সেবা - 01; পরিকল্পনা ও আর্থিক বিভাগ - 02; বিপণন ও বিজ্ঞাপন বিভাগ - 03; বিক্রয় বিভাগ - 04; কর্মী বিভাগ - 05; আইন বিভাগ - 06; হিসাব - 07; প্রশাসনিক ও অর্থনৈতিক বিভাগ - 08।

প্রায়শই, প্রতিষ্ঠানগুলি কর্মকর্তাদের ডিজিটাল ক্লাসিফায়ার তৈরি করে, সাধারণত ম্যানেজার এবং তার ডেপুটি, উদাহরণস্বরূপ: সাধারণ পরিচালক - 01; আর্থিক পরিচালক - 02; বাণিজ্যিক পরিচালক - 03; প্রশাসনিক ও অর্থনৈতিক বিষয়ের জন্য উপ-মহাপরিচালক - 04।

এই ইন্ডেক্সিং স্ট্রাকচারের জন্য ধন্যবাদ, রেজিস্ট্রেশন ইনডেক্সের পিছনে কে দস্তাবেজটি পর্যালোচনা করেছে এবং কোন কাঠামোগত ইউনিটে এটি সম্পাদনের জন্য পাঠানো হয়েছিল তা নির্ধারণ করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ: 346/02/07, যেখানে 346 হল আগত চিঠির ক্রমিক নম্বর, 02 হল আর্থিক পরিচালকের সূচক, 07 হল অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সূচক৷

কাঠামোগত বিভাগে ফাইল গঠনের ক্ষেত্রে (প্রাথমিকভাবে ব্যবস্থাপনা দ্বারা স্বাক্ষরিত চিঠিপত্র) নিবন্ধনের সময় কর্মকর্তাদের সূচী ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

নথির সূচকের অংশ হিসাবে নথির নিবন্ধন নম্বরের অবস্থান কী নথি নিবন্ধিত হচ্ছে তার উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে - উদ্যোগ ইনপুটবা উদ্যোগের দিন ছুটি।উদ্যোগ বহির্গামী নথিগুলির নিবন্ধন উদ্যোগ ইনপুট নথির নিবন্ধন থেকে শুধুমাত্র দুটি বিষয়ে পৃথক: নিবন্ধন সূচকের উপাদানগুলি বিপরীত ক্রমে লেখা হয়, এবং অফিসিয়ালের সূচী হল সেই ব্যক্তির সূচক যিনি নথিতে স্বাক্ষর করেছেন৷

সুতরাং, একটি উদ্যোগ বহির্গামী নথি নিবন্ধন করার সময়, প্রথমে নিবন্ধন নম্বরটি উদ্যোগের আগত নথিগুলির একটি গ্রুপের সাথে প্রবেশ করা হয় (উদাহরণস্বরূপ, 1034), তারপরে কর্মকর্তার সূচক - রেজোলিউশনের লেখক (উদাহরণস্বরূপ, 02), তারপর স্ট্রাকচারাল ইউনিটের সূচী যেখানে নথিটি সম্পাদনের জন্য পাঠানো হয় (উদাহরণস্বরূপ, 06 ), এবং নথিটি কার্যকর করার পরে - সূচকের দ্বিতীয় অংশ - নামকরণ দ্বারা কেস সূচক (উদাহরণস্বরূপ, 14)। সম্পূর্ণ রেজিস্ট্রেশন সূচকটি এইরকম হবে: 1034/02/06-14।

একটি উদ্যোগ বহির্গামী নথি নিবন্ধন করার সময়, নথিটি প্রথমে নামকরণ (উদাহরণস্বরূপ, 05-12) অনুসারে কেস সূচক দিয়ে চিহ্নিত করা হয়, তারপরে নথিতে স্বাক্ষরকারী কর্মকর্তার সূচক (উদাহরণস্বরূপ, 01), এবং নিবন্ধন নম্বর উদ্যোগ বহির্গামী নথির গ্রুপের জন্য (উদাহরণস্বরূপ, 960)। এই ক্ষেত্রে, সম্পূর্ণ নিবন্ধন সূচক এই মত দেখাবে: 05-12/01/960.

প্রশাসনিক নথি (ডিক্রি, সিদ্ধান্ত, আদেশ, আদেশ), পাশাপাশি কিছু অভ্যন্তরীণ নথিতে (প্রটোকল, আইন) বছরের মধ্যে (জানুয়ারি থেকে ডিসেম্বর পর্যন্ত) শুধুমাত্র একটি ক্রমিক নম্বর থাকে।

শুধুমাত্র শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে অভ্যন্তরীণ নথিগুলি শিক্ষাবর্ষ দ্বারা সংখ্যা করা যেতে পারে।

কিছু ক্ষেত্রে, অক্ষর প্রত্যয় ব্যবহার করা যেতে পারে।

নাগরিকদের আপিল নিবন্ধন করার সময়, ক্রমিক নম্বরটি আবেদনকারীর শেষ নামের প্রথম অক্ষরের সাথে পরিপূরক হয়।

উদাহরণ স্বরূপ: D-23. এস-12।

সীমিত অ্যাক্সেস সহ নথির নিবন্ধন নিবন্ধন সূচকে একটি সংশ্লিষ্ট চিহ্ন যোগ করে, উদাহরণস্বরূপ: 235/01-05DSK।

কর্মীদের দ্বারা আদেশের গ্রুপগুলিকে আলাদা করার জন্য, প্রতিটি প্রকারকে একটি অক্ষর সূচক বরাদ্দ করা যেতে পারে। একটি প্রদত্ত প্রতিষ্ঠানে নিবন্ধন এবং আদেশ গঠনের সুনির্দিষ্ট বিষয়গুলি বিবেচনায় নিয়ে কর্মী পরিষেবাগুলি দ্বারা সূচক সিস্টেমটি তৈরি করা হয়। কর্মীদের (ভর্তি, স্থানান্তর, বরখাস্ত, একটি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের খণ্ডকালীন কাজ, আর্থিক সহায়তা, কর্মচারীদের পদোন্নতির বিষয়ে) আদেশের জন্য, সংখ্যাগুলি সাধারণত "কে" (কর্মী) বা "অক্ষর দিয়ে যুক্ত করা হয়। OS" (কর্মী), উদাহরণস্বরূপ: নং 145-কে, নং 68-OS।যদি ইনসেনটিভের অর্ডার আলাদাভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়, তাহলে "সি" (উদ্দীপনা) অক্ষর যোগ করা হয়, উদাহরণস্বরূপ: № 47-3. ছুটি মঞ্জুর করার আদেশে নিম্নলিখিত অক্ষর সূচক থাকতে পারে: নং 83-অট।,ভ্রমণ আদেশ - নং 54-বি,সংগ্রহ আদেশ - নং 5-এস.

যেসব নথির লেখক একাধিক সংস্থা, লেখকের সূচীগুলি একটি স্ল্যাশের মাধ্যমে নির্দেশিত হয় যে ক্রমে লেখক নির্দেশিত হয় (বাম থেকে ডানে)। উদাহরণস্বরূপ, তিনটি প্রতিষ্ঠানের যৌথ আদেশের নিবন্ধন সূচক হবে: 356/501/231।

নথির রেজিস্ট্রেশন রেজিস্ট্রেশন সূচী এবং রেজিস্ট্রেশনের তারিখ নিচে রেখে, তারপর রেজিস্ট্রেশন কন্ট্রোল ফর্ম (RCF)- রেজিস্ট্রেশন কার্ড বা রেজিস্ট্রেশন লগ-এ নথি সম্পর্কে প্রয়োজনীয় তথ্য লিপিবদ্ধ করে করা হয়। বাস্তবে, দুটি নিবন্ধন ফর্ম ইনকামিং এবং বহির্গামী ডকুমেন্টেশন নিবন্ধন করতে ব্যবহৃত হয়: একটি নিবন্ধন কার্ড এবং নথি লগ।

রেজিস্ট্রেশন কার্ডে নিবন্ধন সাধারণত সরকারী প্রতিষ্ঠানে করা হয় যার নথি প্রবাহের পরিমাণ প্রতি বছর 600 টিরও বেশি নথি। নিবন্ধন কার্ডগুলি প্রতিষ্ঠিত ফরম্যাটের কাগজে মুদ্রিত হয় (ম্যানুয়াল নিবন্ধনের জন্য) বা একটি কম্পিউটার ব্যবহার করে পূরণ করা হয়। রেজিস্ট্রেশন কার্ডে অবশ্যই নিবন্ধিত নথি সম্পর্কে নিম্নলিখিত তথ্য থাকতে হবে: নিবন্ধনের তারিখ, সংবাদদাতা সম্পর্কে তথ্য, প্রাপ্তির তারিখ এবং নথির সূচী (আগত নথিগুলির জন্য), নথির সংক্ষিপ্ত বিষয়বস্তু, রেজোলিউশন সম্পর্কে তথ্য বা নথিটি কাকে পাঠানো হয়েছিল , নথির সম্পাদনের উপর একটি নোট, ইত্যাদি।

প্রতি বছর 600 নথি পর্যন্ত নথি প্রবাহের পরিমাণ সহ সংস্থাগুলিতে, জার্নালে নথি নিবন্ধনের অনুমতি দেওয়া হয়। এই ক্ষেত্রে, আগত নথি, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ নথিগুলি পৃথক লগ বইয়ে রেকর্ড করা হয়। রেজিস্ট্রেশন লগ, ইনকামিং এবং আউটগোয়িং এবং অভ্যন্তরীণ নথিতে বিবরণের বিষয়বস্তু নিবন্ধন এবং নিয়ন্ত্রণ কার্ডের বিবরণের বিষয়বস্তুর অনুরূপ। অল্প পরিমাণ ডকুমেন্টেশন সহ, এই লগগুলি কয়েক বছর ধরে রাখা যেতে পারে।

নিবন্ধন করার সময়, সমস্ত নথিগুলিকে কয়েকটি গোষ্ঠীতে বিভক্ত করা হয়, যার প্রত্যেকটি আলাদাভাবে নিবন্ধিত হতে হবে: আগত নথি, বহির্গামী নথি, অভ্যন্তরীণ নথি ইত্যাদি।

ইনকামিং এবং বহির্গামী নথি নিবন্ধন নম্বর আছে. একটি নথির নিবন্ধন নম্বর একটি ক্রমিক নম্বর নিয়ে গঠিত, যা একটি কাঠামোগত ইউনিটের একটি বর্ণানুক্রমিক বা ডিজিটাল নম্বর, মামলার নামকরণ অনুসারে একটি কেস নম্বর, একটি নথি কোড, একটি সংবাদদাতা, একজন নির্বাহক ইত্যাদি দ্বারা সম্পূরক হতে পারে৷ রেজিস্ট্রেশন নম্বরের উপাদানগুলি একটি স্ল্যাশ বা হাইফেন দ্বারা একে অপরের থেকে পৃথক করা হয়। আগত নথিগুলির জন্য নিবন্ধন নম্বর নিম্নলিখিত ক্রমানুসারে প্রবেশ করা হয়েছে: ক্রমিক নিবন্ধন নম্বর, মামলার নামকরণ অনুসারে মামলা নম্বর (নথি সূচক)। উদাহরণস্বরূপ, প্রাপ্ত চিঠির নিবন্ধন নম্বর: নং 182/06-14, যেখানে 182 চিঠির নিবন্ধন বিন্যাসের মধ্যে চিঠিটির ক্রমিক নম্বর; 06-14 - মামলার নামকরণ অনুসারে কেস সূচক।

ইনডেক্সিং নথি -- এটি তাদের ক্রমিক (রেজিস্ট্রেশন) নম্বর এবং নিবন্ধনের সময় প্রয়োজনীয় চিহ্নগুলির সাথে সংযুক্ত করা, যা তাদের সম্পাদন (রচনা) এবং সঞ্চয়ের স্থান নির্দেশ করে। একটি ইনকামিং, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ নথির সূচী, একটি নিয়ম হিসাবে, মামলার নামকরণ এবং নথির নিবন্ধন নম্বর অনুসারে একটি কেস সূচক নিয়ে গঠিত। প্রশাসনিক নথি এবং প্রোটোকলগুলির সূচীগুলি তাদের নিবন্ধন নম্বর, যা প্রতিটি ধরণের নথির মধ্যে স্বাধীনভাবে বরাদ্দ করা হয়। পাঠানো চিঠির রেজিস্ট্রেশন নম্বর বিপরীত ক্রমে প্রবেশ করানো হয়।

সিরিয়াল নম্বরিং অফিস বছরের মধ্যে বাহিত হয়, যা ক্যালেন্ডার বছরের সাথে মিলে যায় - 1 জানুয়ারি থেকে 31 ডিসেম্বর পর্যন্ত। দুই বা ততোধিক সংস্থার দ্বারা যৌথভাবে সংকলিত একটি নথির নিবন্ধন নম্বর এই সংস্থাগুলির প্রতিটির নথির নিবন্ধন নম্বর নিয়ে গঠিত, নথির লেখকদের নির্দেশ করার জন্য একটি স্ল্যাশ দ্বারা পৃথক করা হয়।

নথির নিবন্ধন হল নির্ধারিত ফর্মে একটি নথি সম্পর্কে অ্যাকাউন্টিং ডেটা রেকর্ড করা, এটির সৃষ্টি, প্রাপ্তি বা প্রেরণের ঘটনা রেকর্ড করা।

নিবন্ধনের উদ্দেশ্য হ'ল অ্যাকাউন্টিং, নথি সম্পাদনের উপর নিয়ন্ত্রণ এবং তাদের অনুসন্ধান করা। নথি নিবন্ধন এই ধরনের সমস্যা সমাধান জড়িত:

নথির নিরাপত্তা নিশ্চিত করা;

তথ্য পুনরুদ্ধার অ্যারে সংগঠন.

রেজিস্ট্রেশন ফর্ম ব্যবহার করে, আপনি নথির প্রাপ্তি এবং প্রেরণ, তাদের অবস্থান, সময়সীমা ইত্যাদি সম্পর্কে তথ্য পেতে পারেন।

প্রতিষ্ঠান ও প্রতিষ্ঠানে তৈরি অনেক নথি নিবন্ধনের পরেই আইনি শক্তি অর্জন করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি আদেশ কার্যকর হয় এবং শুধুমাত্র তার নিবন্ধনের মুহূর্ত থেকে কাজ শুরু করে। একটি প্রতিষ্ঠান থেকে প্রেরিত একটি চিঠি শুধুমাত্র একটি বহির্গামী নিবন্ধন নম্বর থাকলে অফিসিয়াল হয়ে যায়; একটি আগত নথিতে একটি নিবন্ধন সূচক নির্ধারণ করা হল এর প্রাপ্তির সত্যতার একটি রেকর্ডিং এবং এটিতে থাকা তথ্যের বাস্তবায়ন বা ব্যবহারের জন্য সংস্থার দায়িত্ব প্রতিষ্ঠা করা।

রেজিস্ট্রেশনের নিয়ম

রেফারেন্সের উদ্দেশ্যে রেকর্ডিং, সম্পাদন এবং ব্যবহারের প্রয়োজন এমন নথিগুলি নিবন্ধন সাপেক্ষে। কর্মীদের পরিষেবার অফিসের কাজে, নথিগুলি তৈরি করা হয় যা তাদের আইনি শক্তি দেওয়ার জন্য নিবন্ধিত হয় (আদেশ, চিঠি, মেমো, ইত্যাদি)। কর্মীদের রেকর্ড পরিচালনার বেশিরভাগ নিবন্ধন অ্যারেগুলি বিশেষভাবে মূল্যবান নথি (কাজের বই, ব্যক্তিগত ফাইল, ভ্রমণ শংসাপত্র ইত্যাদি) রেকর্ড করার উদ্দেশ্যে গঠিত হয়।

নথির ধরন, একই ধরণের নথির সংখ্যা, লেখক এবং বিষয়বস্তুর উপর নির্ভর করে নথিগুলি পৃথক গোষ্ঠীর মধ্যে নিবন্ধিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, কোনো সংস্থায় নিবন্ধন করার সময়, কর্মীদের জন্য অর্ডার আলাদা অ্যারেতে বরাদ্দ করা হয়। তবে এই নথিগুলির একটি বৃহৎ পরিমাণের সাথে, সেগুলিকে স্টোরেজ সময়ের মাপকাঠি অনুসারে দুটি অ্যারেতে বিভক্ত করা যেতে পারে - কর্মীদের জন্য আদেশ (স্টোরেজ সময়কাল 75 বছর) এবং ছুটির জন্য আদেশ, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, জরিমানা, শুল্ক (স্টোরেজ সময়কাল 5 বছর) . পৃথক প্রকারের দ্বারা নিবন্ধন করা সম্ভব: ভর্তির আদেশ, স্থানান্তরের আদেশ, বরখাস্তের আদেশ ইত্যাদি। প্রতিটি বরাদ্দকৃত অ্যারের মধ্যে, নথিগুলি নিবন্ধনের সময় একটি ক্রমিক নম্বর এবং নিবন্ধন সূচক নির্ধারিত হয়।

আগত নথিগুলি প্রাপ্তির দিনে নিবন্ধিত হয়, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণ নথিগুলি স্বাক্ষরের দিনে নিবন্ধিত হয়। টেলিগ্রাম এবং ফ্যাক্সগুলি প্রাপ্তির সময় নিবন্ধিত হয় এবং অবিলম্বে ঠিকানায় প্রেরণ করা হয়।

রেজিস্ট্রেশনের সময় নথির সূচীকরণ

নথিগুলির সূচীকরণ হ'ল নিবন্ধকরণের সময়, একটি সিরিয়াল (রেজিস্ট্রেশন) নম্বরের একটি নথি এবং প্রয়োজনীয় চিহ্নগুলি যা নথিটির লেখক এবং এর সঞ্চয়স্থানের স্থানটি কাঠামোগত ইউনিট বা কর্মকর্তা নির্ধারণ করা সম্ভব করে। সূচীগুলি অনুসন্ধান, রেকর্ডিং এবং নথি পদ্ধতিতে ব্যবহার করা হয়। একটি ইনকামিং নথিতে নিবন্ধন সূচীগুলি নীচের ক্ষেত্রে, বহির্গামী এবং অভ্যন্তরীণগুলিতে - নথির শিরোনামের অংশে স্থাপন করা হয়৷

নিবন্ধন সূচীতে নির্বাচিত অ্যারে এবং চিহ্নগুলির মধ্যে নথির ক্রমিক নম্বর থাকে, উদাহরণস্বরূপ, নথির একটি গোষ্ঠী বা একটি কাঠামোগত ইউনিট, নামকরণ দ্বারা একটি কেস সূচক৷ নিবন্ধন সূচী বছরে পুনরাবৃত্তি হয় না এবং নথির প্রধান অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্য প্রতিনিধিত্ব করে।

ইনডেক্সে, অ্যারের উপাধি এবং ক্রমিক নম্বর একটি হাইফেন বা একটি স্ল্যাশ দ্বারা একে অপরের থেকে পৃথক করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, 145-LS, বা 145/LS, যেখানে 145 হল নিবন্ধিত অ্যারের নথির ক্রমিক নম্বর, LS হল কর্মীদের জন্য আদেশের উপাধি৷

প্রশাসনিক নথির সূচী, একটি নিয়ম হিসাবে, এক বছরের মধ্যে একটি নথিতে বরাদ্দ করা একটি ক্রমিক নম্বর নিয়ে গঠিত।

ছোট সংস্থাগুলি সাধারণত একটি সাধারণ সূচক সিস্টেম ব্যবহার করে - অক্ষর সূচকগুলি "কে" (কর্মী) বা "এলএস" (কর্মী) অর্ডার নম্বরে যোগ করা হয়। যেহেতু কর্মীদের জন্য আদেশ জারি করা হয়, নিবন্ধিত হয় এবং প্রধান ক্রিয়াকলাপের আদেশগুলি থেকে আলাদাভাবে সংরক্ষণ করা হয়, এই ক্ষেত্রে সূচকগুলি তাদের প্রধান ক্রিয়াকলাপের আদেশ থেকে আলাদা করতে সহায়তা করে।

কিছু সংখ্যক কর্মী পরিষেবা সূচী "LS" এর সাথে দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ অর্ডার এবং সূচক "K" এর সাথে স্বল্পমেয়াদী অর্ডার নিবন্ধন করে।

বৃহৎ কর্মী পরিষেবাগুলি একটি ইন্ডেক্সিং সিস্টেম তৈরি করছে যা বিভিন্ন কর্মীদের আদেশের জন্য বিভিন্ন অক্ষর উপাধি সেট করে। উদাহরণস্বরূপ, সূচক "কে" কর্মীদের চলাচলের (অভ্যর্থনা, স্থানান্তর, বরখাস্ত) জন্য আদেশের সংখ্যায় যোগ করা হয়। তবে বিপুল সংখ্যক কর্মী এবং বিভিন্ন শ্রেণীর কর্মীদের (বিশেষজ্ঞ, ব্যবস্থাপক, শ্রমিক, কর্মচারী) সহ, প্রাথমিক সূচক "কে" ছাড়াও প্রতিটি বিভাগের কর্মীদের জন্য আদেশের প্রতীক বিকাশ করা প্রয়োজন।

নথিগুলির সূচীকরণের জন্য একটি সিস্টেম গঠন একটি বরং স্বতন্ত্র পদ্ধতি এবং একটি নির্দিষ্ট সংস্থায় গৃহীত নথি নিবন্ধনের নিয়ম দ্বারা নির্ধারিত হয় এবং সর্বপ্রথম, জারি করা আদেশের সংখ্যার উপর নির্ভর করে। বৃহৎ সংস্থাগুলিতে, যেখানে কর্মীদের সংখ্যা হাজার হাজার এবং সেই অনুযায়ী, কর্মীদের আদেশের সংখ্যাও খুব তাৎপর্যপূর্ণ হবে এবং প্রতিটি ধরণের কর্মী আদেশ তৈরি করা হবে এবং কর্মী পরিষেবার পৃথক কাঠামোগত ইউনিটগুলিতে নিবন্ধিত হবে, এটি সূচকগুলির একটি সিস্টেম বিকাশ করার পরামর্শ দেওয়া হয় যা প্রতিটি ধরণের অর্ডারকে আলাদা করবে। উদাহরণস্বরূপ, "P" - নিয়োগের আদেশ, "PR" - কর্মীদের নিয়োগের আদেশ, "PS" - বিশেষজ্ঞদের (প্রযুক্তিগত প্রকৌশলী) নিয়োগের জন্য; "কে" - ব্যবসায়িক ভ্রমণ, "কেভি" - অভ্যন্তরীণ ব্যবসায়িক ভ্রমণ, ইত্যাদি। এই ক্ষেত্রে, সূচীকরণ সিস্টেমটি কর্মীদের পরিষেবার রেকর্ড পরিচালনার নির্দেশাবলীতে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।

ইনডেক্সগুলি ইনকামিং নথিতে (সংযুক্তিগুলি ছাড়া), বহির্গামী নথিগুলিতে (সংযুক্তিগুলি ছাড়া) এবং সংস্থার ফাইলগুলিতে থাকা তাদের অনুলিপিগুলিতে, অভ্যন্তরীণ নথিতে এবং তাদের সাথে সংযুক্তিগুলিতে স্থাপন করা হয়।

12. কর্মীদের পরিষেবা বিষয়ক নামকরণের জন্য ধারণা এবং প্রয়োজনীয়তা।

মামলার নামকরণ হল একটি প্রতিষ্ঠানের রেকর্ড পরিচালনায় প্রবেশ করা মামলার শিরোনামের একটি পদ্ধতিগত তালিকা, যা স্টোরেজ সময়কাল নির্দেশ করে, নির্ধারিত ফর্ম 1 এ আঁকা।

এই সংজ্ঞায়, আপনার এই বিষয়টিতে মনোযোগ দেওয়া উচিত যে মামলাগুলির নামকরণ করা উচিত:

সমস্ত নথির পদ্ধতিগতকরণ সুরক্ষিত করুন:

ফেডারেল আর্কাইভের আদর্শিক এবং পদ্ধতিগত নথিতে বিদ্যমান নিয়ম অনুসারে প্রস্তুত থাকুন। মামলার নামকরণের উদ্দেশ্য নিয়ে তৈরি করা হয়েছে:

মামলায় নথি দাখিল করার প্রক্রিয়ার আদেশ নিশ্চিত করা (যেমন, মামলা গঠন);

প্রতি বছর একটি কাঠামোগত ইউনিটে (এবং সামগ্রিকভাবে সংস্থা) খোলা মামলার সংখ্যার জন্য অ্যাকাউন্টিং;

মামলার সূচীকরণ;

সংরক্ষণাগারে স্থায়ী এবং অস্থায়ী (10 বছরের বেশি) সঞ্চয়ের নথি জমা দেওয়ার সময় ইনভেন্টরিগুলি আঁকা;

নথি সংরক্ষণাগারে নথির অস্থায়ী (10 বছর পর্যন্ত) সঞ্চয়ের জন্য অ্যাকাউন্টিং।

ফাইলগুলির একটি নির্দিষ্ট নামকরণ তৈরি করার সময়, তারা ফেডারেল আর্কাইভের নিয়ন্ত্রক নথিগুলি ব্যবহার করে, ফাইলগুলির নামকরণের সংকলন এবং প্রক্রিয়াকরণের পদ্ধতি নিয়ন্ত্রণ করে, এবং এর পাশাপাশি, আগের বছরের জন্য ফাইলগুলির নামকরণগুলি নির্দেশ করে পরবর্তী বছরের জন্য ফাইলগুলির একটি নামকরণ সংকলনে উল্লেখযোগ্য সহায়তা প্রদান করে।

তিন ধরনের কেস নামকরণ আছে:

স্ট্যান্ডার্ড (অনুরূপ প্রতিষ্ঠানের অফিসের কাজে খোলা মামলার সংমিশ্রণ স্থাপন করে এবং এটি একটি আদর্শ নথি),

আনুমানিক (যে সংস্থাগুলির জন্য এটি প্রযোজ্য, তাদের সূচকগুলি নির্দেশ করে এবং প্রকৃতিতে উপদেষ্টা হয় এমন সংস্থাগুলির রেকর্ড পরিচালনায় খোলা মামলাগুলির একটি আনুমানিক সংমিশ্রণ স্থাপন করে)

একটি নির্দিষ্ট সংস্থার বিষয়গুলির স্বতন্ত্র নামকরণ।

মামলার স্ট্যান্ডার্ড এবং আনুমানিক নামকরণগুলি মামলাগুলির একটি পৃথক নামকরণ সংকলন করতে ব্যবহৃত হয়; এর মধ্যে, কেস শিরোনাম এবং নথি ধারণের সময়কাল পৃথক মামলার নামকরণে পরিবর্তন ছাড়াই স্থানান্তরিত হয়।

মামলার নামকরণ সংস্থার রেকর্ড পরিচালন পরিষেবা দ্বারা ক্যালেন্ডার বছরের শেষে সংকলিত হয় এবং পরবর্তী বছরের জানুয়ারিতে কার্যকর হয়।

কর্মীদের পরিষেবা বিষয়ক নামকরণ সাধারণ নামকরণের একটি বিভাগ; এর প্রকল্পটি একজন কর্মচারী দ্বারা প্রস্তুত করা হয় এবং পরিষেবা প্রধান দ্বারা স্বাক্ষরিত হয়। প্রতিষ্ঠানের রেকর্ড পরিচালন পরিষেবা প্রস্তুত প্রকল্পে পরিবর্তন এবং সমন্বয় করতে পারে (কেস শিরোনাম, স্টোরেজ সময়কাল, ইত্যাদি স্পষ্ট করুন)।

সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণটি প্রয়োজনীয় সংখ্যক অনুলিপিতে প্রতিলিপি করা হয়, এর প্রথম অনুলিপি অফিস ম্যানেজমেন্ট সার্ভিসে সংরক্ষণ করা হয়, দ্বিতীয়টি অফিস ম্যানেজমেন্ট সার্ভিস দ্বারা একটি কার্যকারী অনুলিপি হিসাবে ব্যবহৃত হয়, তৃতীয়টি একটি অ্যাকাউন্টিং নথি হিসাবে অবস্থিত। সংস্থার সংরক্ষণাগার, চতুর্থটি রাষ্ট্রীয় সংরক্ষণাগারে রয়েছে, যার উত্স প্রদত্ত সংস্থা।

মামলাগুলির সাধারণ নামকরণের অনুমোদনের পরে, কর্মীদের পরিষেবা এটি থেকে একটি নির্যাস পায়, যা পুরো ক্যালেন্ডার বছর জুড়ে মামলাগুলিতে নথি গঠনের ভিত্তি। মামলাগুলির তালিকাটি র্যাকের পাশে (তাক, ক্যাবিনেট, সেফ) রাখা হয় যেখানে কেসগুলি সংরক্ষণ করা হয় এবং নথি ফাইল করার জন্য (কেস গঠন) সারা বছর ব্যবহার করা হয়।

সংস্থার বিষয়গুলির তালিকা অন্যান্য অভ্যন্তরীণ নথির সাথে সাদৃশ্য দ্বারা আঁকা হয়েছে এবং নিম্নলিখিত বিবরণ রয়েছে:

কোম্পানির নাম,

নথির প্রকারের নাম (ফাইলের তালিকা),

উন্নয়ন সাইট

বৈধতা।

ডানদিকে অনুমোদন বার আছে। একটি সংস্থা এবং একটি কাঠামোগত ইউনিটের বিষয়গুলির নামকরণ বিশদ, তাদের অবস্থান এবং নকশার সংমিশ্রণে পৃথক হয়।

মামলার নামকরণের তথ্য একটি টেবিল আকারে উপস্থাপন করা হয়:

কেস ইনডেক্স (1), কেস শিরোনাম (2), স্টোরেজ ইউনিটের সংখ্যা (3), কেস স্টোরেজ সময়কাল এবং তালিকায় নিবন্ধের সংখ্যা (4), নোট (5) - শিরোনামের নাম। তাদের নীচে লেখা আছে: "বিভাগের নাম"

সংস্থার নামকরণের বিষয়গুলির বিভাগগুলির নামগুলি স্টাফিং টেবিল বা অনুমোদিত কাঠামোর সাথে সঙ্গতিপূর্ণ ক্রমানুসারে অবস্থিত কাঠামোগত ইউনিটগুলির নাম হবে৷ কাঠামোগত বিভাজনের পরে, সরকারী সংস্থার নাম গুরুত্বের ক্রমানুসারে স্থাপন করা উচিত।

যদি সংস্থার একটি কাঠামোগত বিভাগ না থাকে তবে মামলাগুলির নামকরণটি উত্পাদন-শাখা বা কার্যকরী ব্যবস্থা অনুসারে নির্মিত হয়; এর বিভাগগুলির নামগুলি পরিচালনার কার্যাবলী এবং সংস্থার কার্যকলাপের ক্ষেত্রগুলির বিষয়বস্তু দ্বারা নির্ধারিত হয়।

সমাপ্ত নামকরণের টেবিলটি অবশ্যই পূরণ করতে হবে, কলাম 3 ব্যতীত, যা ক্যালেন্ডার বছরের শেষে সম্পন্ন হয়, যখন এটি স্পষ্ট হয়ে যায় যে কতগুলি নথি মামলায় স্থগিত করা হয়েছে৷ যদি স্থায়ী এবং দীর্ঘমেয়াদী স্টোরেজ পিরিয়ড (10 বছরের বেশি) সহ নথির সংখ্যা 250 পৃষ্ঠার বেশি হয়, তবে ফাইলটি ভলিউম (অংশ) এ বিভক্ত করা হয় এবং এই সম্পর্কে তথ্য 3 কলামে রেকর্ড করা হয়।

কলাম 4-এ, প্রতিটি ফাইলের স্টোরেজ পিরিয়ড ছাড়াও, তালিকা অনুযায়ী নিবন্ধের সংখ্যা লিখতে হবে।

পৃষ্ঠা, এর নাম এবং ছাপের একটি সাধারণ লিঙ্ক তৈরি করুন। যদি, স্ট্যান্ডার্ড তালিকা ছাড়াও, মামলাগুলির একটি আদর্শ বা আনুমানিক নামকরণ, আইনী আইন বা নিয়ন্ত্রক নথি ব্যবহার করা হয়েছিল, যার অনুসারে মামলার ধরে রাখার সময়কাল প্রতিষ্ঠিত হয়েছিল, তবে এই নথিগুলির একটি লিঙ্ক থাকা উচিত।

যদি নামকরণে এমন নথিগুলির শিরোনাম থাকে যেগুলির সংরক্ষণের সময়কাল নথির স্ট্যান্ডার্ড বা বিভাগীয় তালিকা দ্বারা সরবরাহ করা হয় না, তবে তাদের সংরক্ষণের সময়কাল বিভাগীয় সংস্থার সুপারিশে সংশ্লিষ্ট আর্কাইভাল প্রতিষ্ঠানের বিশেষজ্ঞ যাচাই কমিশন (ইপিসি) দ্বারা প্রতিষ্ঠিত হয়। আর্কাইভ এবং কেন্দ্রীয় বিশেষজ্ঞ কমিশন (সিইসি) বা বিশেষজ্ঞ কমিশন (ইসি) সংস্থাগুলি। এই ক্ষেত্রে, a-এর পাশে, স্টোরেজ সময়কাল সংশ্লিষ্ট বিশেষজ্ঞ কমিশন দ্বারা নির্দেশিত হয়।

নামকরণ, কর্মীদের পরিষেবা নির্দেশ করে: নথিগুলির তালিকার নাম তাদের স্টোরেজ সময়কাল সহ, ফাইলগুলির স্টোরেজ সময়কাল নির্ধারণে ব্যবহৃত হয়; নোট তৈরি করে:

ব্যবসা প্রতিষ্ঠার উপর;

ক্ষণস্থায়ী বিষয়;

ধ্বংসের জন্য মামলা নির্বাচন;

মামলা গঠনের জন্য দায়ী ব্যক্তি;

অব্যাহত রাখার জন্য মামলাগুলি অন্য সংস্থায় স্থানান্তর করা। ক্যালেন্ডার বছরের শেষে, সংস্থার কর্মীদের পরিষেবা

মামলার নামকরণের শেষে, স্থায়ী এবং অস্থায়ী স্টোরেজের জন্য পৃথকভাবে খোলা মামলার সংখ্যা (ভলিউম, অংশ) সম্পর্কে একটি চূড়ান্ত রেকর্ড পূরণ করা হয়। মামলার নামকরণের অ্যাকাউন্টিং ফাংশন পূরণের জন্য কলাম 3 "কাজ" এ চূড়ান্ত রেকর্ড এবং তথ্য। সংস্থার বিষয়গুলির নামকরণের চূড়ান্ত রেকর্ডে থাকা তথ্যগুলি অগত্যা বিভাগীয় সংরক্ষণাগারে রিপোর্ট করা হয়, যার সম্পর্কে নামকরণে একটি নোট তৈরি করা হয় যা নোটটি তৈরিকারী ব্যক্তির অবস্থান, তার স্বাক্ষর এবং স্বাক্ষরের প্রতিলিপি নির্দেশ করে। . সংস্থার বিষয়গুলির তালিকায় চূড়ান্ত প্রবেশের ফর্মটি একীভূত।

সংরক্ষণের জন্য নথি জমা করে এমন সংস্থাগুলির ফাইলগুলির নামকরণ প্রতি পাঁচ বছরে অন্তত একবার আর্কাইভাল প্রতিষ্ঠানের সাথে সম্মত হয়। আরও প্রায়ই (এর অনুমোদনের সময় নির্বিশেষে) এটি অবশ্যই করা উচিত যদি সংস্থার কার্যাবলী, ক্রিয়াকলাপের ক্ষেত্র বা সাংগঠনিক কাঠামোতে মৌলিক পরিবর্তন হয়। এই ক্ষেত্রে, মামলাগুলির তালিকা তৈরি করা হয়, সম্মত হয় এবং নতুনভাবে অনুমোদিত হয়।

ফাইলের নামকরণের একটি অনুমোদিত অনুলিপি স্থায়ী সঞ্চয়ের একটি নথি এবং অফিস পরিচালনা পরিষেবার নামকরণ বিভাগে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে।

মামলার নির্দিষ্ট নামকরণে সংস্থার কার্যক্রমে (আগত, বহির্গামী, অভ্যন্তরীণ) উত্পন্ন সমস্ত নথির জন্য কেস শিরোনাম প্রদান করা উচিত, পাশাপাশি:

"অফিসিয়াল ব্যবহারের জন্য" (ডিএসপি), "গোপনীয়", "ট্রেড সিক্রেট" এবং রেফারেন্স ফাইল, জার্নাল (বই) ইস্যু করা নথি রেকর্ড করার জন্য এবং কাজের বই, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, শংসাপত্র ইত্যাদির জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য চিহ্নিত নথিগুলিকে দলবদ্ধ করার জন্য;

অস্থায়ী সংস্থার মামলা, যার নথিগুলি ক্ষমতার নিশ্চিতকরণের জন্য আইনি ভিত্তি হিসাবে কাজ করে

সংগঠন বা এর কার্যক্রমের সমাপ্তি (উদাহরণস্বরূপ, সংস্থার লিকুইডেশন কমিশনের বিষয়গুলি লিকুইডেট সংস্থার বিষয়গুলির তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে);

লিকুইডেটেড প্রতিষ্ঠানের মামলা যাদের আইনি উত্তরসূরি প্রতিষ্ঠানটি কাগজে কলমে সম্পন্ন হয়নি। মুদ্রিত প্রকাশনার শিরোনাম (বুলেটিন, ট্যারিফ, রেফারেন্স বই) মামলার তালিকায় অন্তর্ভুক্ত নয়।

এক বছরের মধ্যে সমাধান না হওয়া বিষয়গুলির শিরোনামগুলি "ট্রানজিশনাল" এবং একই সূচকের সাথে পরবর্তী বছরের জন্য সংস্থার মামলার তালিকায় অন্তর্ভুক্ত করা হয়। কর্মী পরিষেবা ফাইলের নামকরণে, এই ধরনের ক্ষেত্রে ব্যক্তিগত ফাইল, কাজের বই এবং অ্যাকাউন্টিং জার্নাল (বই) অন্তর্ভুক্ত থাকে।

13. কর্মীদের সেবায় মামলা গঠনের জন্য ধারণা এবং প্রয়োজনীয়তা।

মামলাগুলির গঠনকে সাধারণত মামলাগুলির নামকরণ এবং মামলাগুলির মধ্যে নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণ অনুসারে মামলাগুলিতে দলিলগুলিকে গ্রুপিং বলা হয়।

মামলা গঠনের ভিত্তি হল মামলার নামকরণ - এর উপস্থিতি এই প্রক্রিয়াটিকে ব্যাপকভাবে সহজতর করে, যেহেতু এই নথিটি খোলা হওয়া মামলাগুলির গঠন এবং তাদের শিরোনামগুলিকে প্রতিষ্ঠিত করে এবং জাতীয় নিয়ন্ত্রক নথি দ্বারা নিয়ন্ত্রিত বৈজ্ঞানিকভাবে ধারণ সময়কাল সেট করে। তবে মামলার উচ্চমানের নামকরণের নিছক উপস্থিতি দক্ষতার সাথে মামলা গঠনে সহায়তা করবে না যদি এর জন্য দায়ী ব্যক্তি মামলা গঠনের নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা সম্পর্কে অবগত না হন।

মামলা গঠনের জন্য বিদ্যমান নিয়মগুলি মেনে চলা প্রয়োজন, যেহেতু তাদের বাস্তবায়ন:

আপনাকে দ্রুত নথি অনুসন্ধান করতে দেয়;

কেসগুলির যৌক্তিক গঠন এবং তাদের কমপ্যাক্ট স্টোরেজ সক্ষম করে, যার ফলে এই ক্রিয়াকলাপটি সম্পাদনের ব্যয় সাশ্রয় হয়;

আর্কাইভগুলিতে জমা দেওয়ার আগে ফাইলগুলির চূড়ান্ত প্রক্রিয়াকরণের গতি বাড়ায় এবং সহজতর করে, নথিগুলির প্রাক-আর্কাইভাল প্রক্রিয়াকরণের জন্য শ্রম খরচ হ্রাস করে;

নথির মূল্য পরীক্ষা, আরও স্টোরেজ বা ধ্বংসের জন্য তাদের নির্বাচনের সুবিধা দেয়;

নথিগুলির নিরাপত্তা নিশ্চিত করে, যেহেতু এটি অস্থায়ী স্টোরেজ সময়ের সাথে ফাইলগুলিতে স্থায়ী স্টোরেজ নথি পাওয়ার সম্ভাবনাকে বাদ দেয়;

এটি সাংগঠনিক তথ্য সুরক্ষার ক্ষেত্রগুলির মধ্যে একটি, গোপনীয় এবং অন্যান্য মালিকানাধীন উভয় তথ্যে অননুমোদিত অ্যাক্সেস প্রতিরোধ করে;

আপনাকে নথিগুলির প্রাপ্যতা এবং অবস্থান নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।

একটি কেস (প্রাথমিক কমপ্লেক্স) একটি সমস্যা বা কার্যকলাপের ক্ষেত্র সম্পর্কিত নথির সংগ্রহ হিসাবে বিবেচিত হয় এবং একটি পৃথক কভারে (রেজিস্ট্রার বা বাইন্ডার) স্থাপন করা হয়।

কেস গঠনের কাজ নিম্নলিখিত ক্রিয়াকলাপ নিয়ে গঠিত

ফোল্ডারে নথির বিন্যাস (কেস) এবং নথি ফাইল করা;

একটি নির্দিষ্ট ক্রমে ফাইলের মধ্যে নথির ব্যবস্থা;

কেস কভার ডিজাইন।

প্রথম দুটি অপারেশন প্রতিদিন সঞ্চালিত হয়। কভার ডিজাইন করা হয় যখন ব্যবসা শুরু হয় এবং বছর শেষ হয়। ক্যালেন্ডার বছরের শেষে, নামকরণে তালিকাভুক্ত মামলার মতো আমি পরের বছরের জন্য কর্মী বিভাগে যতগুলি ফোল্ডার প্রস্তুত করি। সূচীগুলি ফোল্ডারের মেরুদণ্ডে স্থানান্তরিত হয়।

ফোল্ডারে প্রথম সম্পাদিত নথি ফাইল করার পরে মামলাটি খোলা বলে মনে করা হয়।

মামলা গঠনের জন্য প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তাগুলি নিম্নরূপ:

1. মামলা তৈরি করার সময়, এটিতে প্রতিষ্ঠিত শিরোনাম অনুসারে নামকরণ দ্বারা প্রদত্ত ক্ষেত্রে নথি ফাইল করা প্রয়োজন। অতএব, নামকরণ সংকলনের বাধ্যতামূলক শর্তগুলির মধ্যে একটি হল এতে সংস্থার সমস্ত নথি (কাঠামোগত ইউনিট) অন্তর্ভুক্ত করা। যদি বছরের সময় নথিগুলি সংস্থায় উপস্থিত হয় যা নামকরণে সরবরাহ করা হয় না, সেগুলি স্বাধীন ফাইলগুলিতে গঠিত হয়। এই উদ্দেশ্যে, মামলার তালিকার শেষে, প্রচলিত নাম "রিজার্ভ" সহ মামলাগুলি অন্তর্ভুক্ত করার প্রথাগত।

2. ডকুমেন্টগুলি ফাইলে ফাইল করা হয় শুধুমাত্র সেগুলি কার্যকর করার পরে। তাদের মধ্যে উত্থাপিত সমস্যার চূড়ান্ত সমাধান। নথিতে অবশ্যই ফাইলে নথিগুলি সম্পাদন এবং প্রেরণ সম্পর্কে একটি নোট থাকতে হবে, যা প্রয়োজনীয় বিবরণগুলির মধ্যে একটি। এতে কর্মক্ষমতার একটি সারাংশ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যদি কর্মক্ষমতা প্রমাণ করে এমন কোনো নথি না থাকে।

যদি একটি প্রতিক্রিয়া নথি থাকে, নীচের ক্ষেত্রে নির্বাহক হাতে লিখে: "ফাইল নং এর জন্য ...", তারিখ এবং তার স্বাক্ষর সংযুক্ত করে।

ইন্টারসেক্টোরাল নর্মেটিভ নথিতে নথি সংরক্ষণের পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা করা [এটি একটি প্রতিক্রিয়ার অপেক্ষায় অসম্পূর্ণ নথি ফাইল করা নিষিদ্ধ, বা ফাইলগুলিতে "ফেরতযোগ্য" চিহ্নিত নথিগুলি। নথি তৈরির প্রক্রিয়াতে, নথিগুলির সঠিকতা পরীক্ষা করা হয় - কর্মকর্তাদের স্বাক্ষরের উপস্থিতি এবং সত্যতা, তারিখ, নিবন্ধন সূচী, নিয়ন্ত্রণ এবং সম্পাদন থেকে অপসারণের নোট।

3. ডকুমেন্টগুলি তাদের মৃত্যুদন্ডের দিনে ফাইলগুলিতে ফাইল করা হয়।

4. এই সমস্যার সমাধানের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত সংযুক্তি এবং অতিরিক্ত উপকরণ সহ ফাইলগুলিতে নথি ফাইল করা যেতে পারে। যাইহোক, যদি পরেরটির ভলিউম বড় হয়, তাহলে নথিগুলির সাথে আলাদা ফাইল এবং তাদের সাথে সংযুক্তি সহ ফাইল তৈরি করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ: তাদের জারির জন্য ভিত্তি থেকে আলাদাভাবে আদেশ, সিদ্ধান্ত থেকে আলাদাভাবে প্রোটোকল।

5. স্থায়ী এবং অস্থায়ী স্টোরেজ সময়ের নথি পৃথক ফাইলে গঠিত হয়। এই নিয়মের উপর ভিত্তি করে, এটি পৃথক ফাইলের মূল এবং অনুলিপি, বার্ষিক এবং ত্রৈমাসিক রিপোর্ট, সেইসাথে একই উদ্দেশ্যে (উদাহরণস্বরূপ, প্রশাসনিক) নথিতে গঠন করার প্রথাগত, কিন্তু বিভিন্ন মূল্যের (প্রকার) এবং স্টোরেজ সময়কাল - আদেশ এবং নির্দেশাবলী

6. ফাইলগুলিতে একই নথির দুই বা তার বেশি কপি ফাইল করার অনুমতি দেওয়া উচিত নয়: এটি অপ্রয়োজনীয় নথির সাথে ফাইলগুলিকে বিশৃঙ্খল করে, নথিগুলি অনুসন্ধান করতে অতিরিক্ত সময় ব্যয় করে এবং অযৌক্তিকভাবে সংরক্ষিত নথির পরিমাণ বৃদ্ধি করে৷ একমাত্র ব্যতিক্রম নথিগুলির সেই কপিগুলি হতে পারে যেগুলিতে কোনও রেজোলিউশন, চিহ্ন, ভিসা রয়েছে যা নথির প্রথম অনুলিপির বিষয়বস্তুর পরিপূরক।

7. প্রতিটি ক্ষেত্রে 250 এর বেশি শীট (30-40 মিমি) থাকা উচিত নয়। মোটা ক্ষেত্রে ব্যবহার করা অসুবিধাজনক। যদি একটি বড় সংখ্যক নথি ফাইলে রাখা হয়, তবে এটি ভলিউমে (অংশ) ভাগ করা উচিত। বেশ কয়েকটি ভলিউম নিয়ে গঠিত একটি ক্ষেত্রে অবশ্যই ভলিউম নম্বর যোগ করে একটি সাধারণ শিরোনাম এবং কেস সূচক থাকতে হবে।

8. ক্যালেন্ডার বছরের জন্য কেস গঠিত হয়। ব্যতিক্রম হল তথাকথিত চলমান মামলা, যাতে এক বছরের মধ্যে সমাধান করা হয়নি এমন সমস্যাগুলির নথি রয়েছে। কর্মী পরিষেবাগুলিতে, এই ধরনের ফাইলগুলিতে কর্মচারীদের ব্যক্তিগত ফাইল, অ্যাকাউন্টিং বই এবং লগ বই অন্তর্ভুক্ত থাকে।

প্রতিটি ক্ষেত্রে, নথিগুলিকে অবশ্যই পদ্ধতিগত করতে হবে, যেহেতু মামলার মধ্যে নথিগুলির বিন্যাসের ক্রমটি তাদের অপারেশনাল স্টোরেজের সময় নথিগুলি অনুসন্ধানের গতি এবং একটি নির্দিষ্ট সমস্যা সমাধানের পদ্ধতি সম্পর্কে তথ্য প্রাপ্তির গতি নির্ধারণ করে। এছাড়াও, পৃথক সমস্যার অগ্রগতি এবং সমাধান সম্পর্কে তথ্যের পরিমাণ মামলার মধ্যে নথিগুলির পদ্ধতিগতকরণের প্রয়োজনীয়তার সাথে সম্মতির উপর নির্ভর করে। বিভিন্ন ক্ষেত্রে আন্তঃসম্পর্কিত নথির পৃথকীকরণ প্রয়োজনীয় তথ্য স্বাক্ষরকে জটিল করে তুলবে। ক্ষেত্রে নথি পদ্ধতিগত করার মূল নীতি হল কালানুক্রমিক। এই ক্ষেত্রে, নথিগুলি তারিখ অনুসারে সাজানো হয়, প্রথম থেকে শুরু করে এবং এই নিয়মের সাথে সম্মতি শেষ করা নিশ্চিত করে যে নথিগুলি সরাসরি কালানুক্রমিক ক্রমানুসারে ফাইলের মধ্যে অবস্থিত, যা সংরক্ষণাগারে নথি জমা দেওয়ার সময় বাধ্যতামূলক।