Отгрузка товара со склада – процесс, требующий от всех участников не только ответственности, четкости, внимательности и слаженности, но и элементарных знаний определенных правил, а также их точного соблюдения. Организация отгрузки должна быть разработана самым тщательным образом.Сбои на данном этапе товародвижения могут повлечь за собой недостачи, повреждения, снижение качества товара, и, как следствие, неизбежны претензии к поставщикам от получателей, а затем и арбитражные иски. Как этого избежать и что для этого необходимо знать? Из чего состоит процесс отгрузки товара и как он осуществляется?

Существует целый ряд условий, которые обязаны обеспечить предприятия-отправители, чтобы отгрузка со склада изготовленной ими продукции прошла без накладок и сбоев.

Что же это за условия?

К отгрузке (сдаче) допускается только продукция, которая соответствует по комплектности и качеству требованиям, продиктованным стандартами, образцами, техническими условиями, чертежами, эталонами.
Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования отдельных мест и маркировки. Вся ответственность за порчу товара по причине некачественной или несоответствующей упаковки, а также за убытки, в случае отправки продукции не по адресу из-за неправильной или неполноценной маркировки, ложится на продавца.
На каждое место должен быть составлен предусмотренный стандартами, а также обязательными правилами, техническими или другими особыми условиями поставки подробный документ (это может быть кипная карта или упаковочный лист), свидетельствующий о продукции, которая находится в данном тарном месте, с указанием ее точного наименования, артикула или номера по каталогу, количества, веса (нетто и брутто), а также данных о поставщике и получателе.
Упаковочный лист составляется в трех экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается к счету-фактуре.
Количество отгруженного товара, его вес, количество кип, мешков, мест-ящиков, пачек, связок – все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробными числами, где числитель означает порядковый номер тары, а знаменатель показывает общее количество мест в партии.
Отгрузочные и расчетные документы, содержащие данные о количестве товара (с точным соответствием фактически отгружаемой продукции) должны быть не только четко и ясно оформлены, но и своевременно отосланы получателю в заранее оговоренном и установленном порядке.
Документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемого товара (это может быть сертификат или удостоверение о качестве, технический паспорт), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть четко и правильно оформлены. Указанные в них данные о качестве и комплектности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отсылаются получателю вместе с продукцией, если между сторонами нет иных договоренностей, особых условий поставки или других обязательных правил.
Действующие на транспорте правила сдачи продукции к перевозке, ее погрузки, крепления, а также специальные правила погрузки, продиктованные стандартами, техническими и прочими условиями, должны быть строго соблюдены.
Систематически должен осуществляться контроль за работой сотрудников, задействованных в определении количества отгружаемого товара и оформлении расчетных и отгрузочных документов на него.

Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих пошаговых операций:

Происходит обработка поступивших заказов по наличию продукции на складе.
Осуществляется отбор продукции с места хранения.
Товар перемещается в зону комплектования заказов.
Осуществляется комплектование заказов и упаковка продукции (укладка в тару, формирование грузовых мест).
Оформляются упаковочные листы, после чего они закладываются в тару (коробку или ящик) и крепятся на грузовых местах.
Грузовые места закрываются, обтягиваются металлической или пластиковой лентой.
Происходит маркировка грузовых мест.
Формируются грузовые модули – осуществляется пакетирование грузовых мест на поддонах.
Грузовые модули перемещаются в зону погрузки.
Загружаются автомобили, контейнеры, железнодорожные вагоны.
Оформляется транспортная накладная.

Главная задача любого склада – организация эффективной складской деятельности. И главными критериями этой эффективности являются:

а) способность полностью удовлетворять поступившие заказы по номенклатуре;
б) способность обеспечить срочные отгрузки: в пределах области – в течение полусуток, за пределы области – в течение суток. Для несрочных отгрузок предусмотрен трехдневный срок, не более.

Поставщики предпочитают крупные и регулярные заказы с длительными сроками поставок. Такие заказы дают возможность оптимизации использования рабочей силы и техники. Заказчики же, в свою очередь, чаще хотят не делать товарных запасов, а получать продукцию при необходимости и сразу. Чтобы хоть каким-то образом сгладить эти противоречия, на крупные заказы с длительными сроками поставок (в несколько недель или месяцев) устанавливаются высокие скидки, в то время как на срочные заказы они остаются малозначительными.

Загрузка персонала склада, отвечающего за отгрузку товара, должна быть равномерной. Поэтому все заявки делятся на два вида: срочные (как правило, мелкие) и несрочные (обычно – крупные). Приём срочных заявок осуществляется до 11-12 часов. Заказы тут же обрабатываются на предмет наличия товаров на складе, комплектуются и упаковываются. Отгрузка и поставка срочных заказов (вместе с уже готовыми несрочными) выполняются при помощи автомобилей получателей или перевозчиков во второй половине того же самого дня. Если же заявки поступают после 11-12 часов, то они считаются несрочными и выполняются на следующий день. На крупный склад срочную заявку можно отправить в любое время суток, но срок отгрузки товара все равно будет зафиксирован таким же образом: заявки, поступившие до 11.00, будут выполнены в тот же день, а поступившие после 11.00 – на следующий. Размер скидки в обоих случаях остается таким же, какой был установлен для срочных заявок.

Опыт развитых стран предлагает более удобное планирование отгрузок – когда сроки отгрузки по несрочным заказам указываются в виде порядкового номера календарной недели, в течение которой продукция должна быть обязательно отгружена поставщиком. Так, если в договоре или в документе, подтверждающем заказ, указано, что отгрузка должна состояться на 14-й неделе, то это значит, что она точно состоится в первую неделю апреля в течение 5 рабочих дней. Существуют заграницей и специальные деловые календари, в которые все недели пронумерованы.

Специалистам по комплектации или другим сотрудникам склада выдается комплектовочный лист (или маршрутная карта), после чего они отбирают продукцию с мест хранения. Лист комплектации содержит перечень товаров, который обязательно составляется в порядке возрастания адресов хранения (не в алфавитном порядке). Это позволяет осуществлять процесс отбора товаров гораздо быстрее. При ручной отборке небольшого количества продукции происходит укладка на ручные тележки, после чего груз отправляется в соответствующую зону для комплектации.

На крупных складах отбор, как правило, механизирован – груз, спакетированный и размещенный на поддоне, с места хранения снимается при помощи штабелера и затем перемещается в зону комплектации заказа.

Технология отбора продукции на очень крупных складах не предусматривает использование отборочного листа. Отборщик использует компьютерный терминал (ноутбук). Данные передаются при помощи дискет или по радиоканалам. По радиоканалу информация передается значительно быстрее и поэтому такой способ чаще используется в системах с большим количеством срочных (экстренных) заказов. Сервер при этом определяет приоритетность заказа и может потребовать выполнения срочной заявки, прервав при этом процесс отбора продукции по текущему заказу.

Использование портативных компьютерных терминалов дает возможность проведения инвентаризации без прерывания работы склада. Если отбор товаров со склада закончен и у отборщика появилось свободное время, то на терминале для него появится новое задание – например, провести инвентаризацию продукции в какой-либо определенной стеллажной ячейке в ближайшем к нему проходе.

Также применение таких терминалов позволяет организовать и вести учет работы каждого конкретного отборщика: отмечать производительность его труда, качество работы, использование рабочего времени и т.д.

После того, как отбор товара закончен и выявлены возможные проблемы (к примеру, обнаружена нехватка товара и, как следствие, требуется корректировка документов по отгрузке), партия товара отправляется в зону упаковки.

Участники процесса отгрузки и их взаимодействие

После того, как с заказчиком подписан контракт на поставку продукции, логистический провайдер должен выполнить целый ряд операций, чтобы организовать будущую отгрузку этой продукции по конкретным специфицированным заказам. На этом этапе с логоператором взаимодействуют:

служба реализации. Разрабатывается регламент обработки заказов покупателей, форм и сроков выполнения заказов. Служба продажи должна включать всю эту информацию в договоры на поставку продукции. Задача логистической службы – в день завершения отгрузок без ошибок и задержек организовать передачу службе реализации:

а) информации о партиях груза, который был сдан перевозчикам;
б) физических параметров (вес, объем, габариты, вид упаковки, тары и т.д.), необходимых для отправки заказчикам уведомлений об отгрузке;
в) комплекта сопроводительных документов, прилагаемых к товару, для выставления счетов.

покупатели. На стадии еще до подписания контракта и уже после его заключения логоператор согласовывает и уточняет с покупателями все инструкции по отгрузке товара.
перевозчики. Работа логистической службы с перевозчиками – это, в первую очередь, согласование места, времени и способа погрузки товаров. Кроме того, с перевозчиком оговариваются: порядок сдачи товара по весу и количеству мест; состав комиссий, которые будут сдавать и принимать груз; формы документов, предусмотренных для подписи при сдаче-приемке; порядок предъявления претензий, сопровождения грузов.
служба хранения. Совместно со службой хранения разрабатывается процесс отбора и комплектации товаров, контролируется исполнение и корректировка технологии отбора.
служба контроля. Взаимодействуя со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции, логистическая служба разрабатывает инструкции, касающиеся контроля, последовательности операций, подготовки документов, также устанавливается порядок действий при обнаружении отклонений.
служба упаковки. Со службой упаковки согласовываются методы выбора изготовителей тары и упаковки, а также методы организации процессов упаковки при отгрузках.
экспедиция. Работа с экспедицией заключается в организации сопровождения грузов, для этого необходимо:

а) зарезервировать площади, на которых груз будет временно размещен в ожидании своей погрузки;
б) распланировать технические средства и рабочую силу для погрузки;
в) организовать, при надобности, перевозки собственным транспортом или договориться об оказании услуги с партнером-перевозчиком;
г) проконтролировать фактические сроки погрузки и отправления партий груза;
д) проконтролировать прохождение грузов по всему маршруту доставки, начиная от известных пунктов, встречающихся в пути следования, пунктов перевалок товаров на другие виды транспорта и пограничных зон до таможенных пунктов;
е) проконтролировать получение всех необходимых транспортных документов в оригинале.

грузовая служба. Совместно с грузовой службой логоператор разрабатывает графики работ и ремонтов техники, согласовывает необходимую технологию перемещения грузового транспорта, прибывшего для погрузки, оговаривается состав рабочих бригад, персонала, требуемого для погрузки партий, готовых к отправлению, и для перемещения товаров.

Теперь рассмотрим подробнее, какие службы непосредственно участвуют в отгрузке, какие специалисты задействованы в этом процессе и какие функции они выполняют.

Логистическая служба. Управляет логистическими процессами, логистикой внешних и внутренних операций.
Служба хранения. В эту службу входят отборщики (комплектовщики), отвечающие за сохранность товара.
Служба контроля. Включает товароведов, контролеров, сюда же входят лаборатория, службы испытаний, образцов и стандартов.
Служба упаковки. Специалистами службы являются упаковщики, технологи, грузчики.
Служба документирования. Включает оформителей товаросопроводительных документов.
Экспедиция. Функции экспедиторов – прямое взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, получателями, а также с отделами и цехами.
Грузовая служба. Специалисты службы – диспетчеры, бригадиры, начальники смен, технолог грузовых работ, грузчики, стропальщики, такелажники. Выполняют соответствующие работы.
Гараж ПТО. Включает водителей и операторов машин, а также ремонтный цех. В ведении службы – обслуживание техники и своевременный ремонт.

Отгрузку обеспечивают следующие элементы:

грамотное управление: надлежащие приказы, положения (в том числе о подразделениях, задействованных в отгрузке), указания, распоряжения, контроль исполнения, наказания, поощрения;
четкое планирование: планы продаж, грузооборота, всех работ, графиков работ, дежурств, отпусков;
должностные инструкции, а также квалификационные требования, предъявляемые к специалистам, участвующим в отгрузке;
структура и четкая последовательность бизнес-процессов, управляющих отгрузкой;
оптимальный набор необходимых площадей для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров;
комплект оптимально необходимого технического оборудования: машин для комплектации, упаковки и погрузки заказа, оборудования и приборов для проверки и контроля качества товаров;
условия контрактов: внешний вид тары и упаковки, стандартное количество продукции в одной упаковке, грузовые модули, способы транспортировки и выбора перевозчиков, информация об отгрузках и проч.;
технология обработки товаров и грузов;
технологические инструкции по процедуре отбора, комплектации, упаковки, а также погрузки различной продукции;
методики проверки качества выполненных заказов;
формы документации, получаемой в результате отгрузки;
компьютерные программы и системы;

Компьютерная система

При помощи компьютерной системы является возможным и необходимым:

автоматизация всех бизнес-процессов предприятия на основе единой системы. При этом совершенно ненужной станет установка разрозненных самостоятельных программ.
построение системы комплексного и централизованного управления предприятием, которое включает в себя управление продажами, обработку заказов, складские и грузовые операции, планирование и анализ финансовых результатов работы всех служб и подразделений предприятия.
объединение территориально-распределенных и фактически разбросанных подразделений предприятия в одну единую информационную структуру.

1. Происходит запуск процесса, затем идет проверка на корректность заявки, поступивший на склад.

2. Заявка корректна и они встают в очередь на отгрузку из «Зоны складского помещения».

3. Если заявка некорректна, процесс завершается

4. Открывается зона контроля, ветви процесса «Товар» и «Заявка» объединяются.

5. Выбранная продукция с помощью погрузчика перемещается из «Зоны складского помещения», активируется рабочий из «Зоны контроля».

6. Товары перемещаются в «Зону Контроля», происходит процесс проверки продукции.

7. Рабочий «Зоны контроля» деактивируется, товары встают в очередь к «Зоне ожидания».

8. Открывается «»Зона ожидания», активируется рабочий из соответствующей зоны.

9. «Зона контроля» закрывается, активируется сеть «зоны отгрузки».

10. Рабочий из «зоны погрузки» выходит из процесса, продукция встает в очередь на загрузку в грузовики.

11. «Зона ожидания» закрывается, открывается «Зона отгрузки» товаров.

13. Открывается зона соответствующего гейта, выбирается определяется грузовик, запаркованный у него.

14. Активируется соответствующая «Зона отгрузки» и рабочий этой зоны.

15. Далее происходит процесс погрузки продукции в грузовики, затем погрузчики выходят из процесса.

16. Выбранный товар привязывается к соответствующему грузовику, «зона погрузки» гейта закрывается Общая «Зона погрузки» закрывается, грузовик с продукции переходит к выходу из сети, процесс снова объединяется.

17. Продукция уходит в доставку, деактивируется соответствующий грузовик.

18. Фиксируется, что товары покинули склад, процесс завершается.

Определение основных показателей и параметров

В модели работы склада компании, было заданно 26 основных параметров:

Данные 6 параметров описывают вместимость 6 соответствующих зон склада (зона ожидания, зона разгрузки, зона погрузки, зона контроля, зона временного хранения, зона складского помещения).

Для каждого из параметров в модели задаются соответствующие показатели.

Данные параметры задают максимальное и минимальное время интервала между движением грузовиков поставщиков

Данные параметры задают максимальное и минимальное время разгрузки

Параметры, определяющие временные границы загрузки

Параметры, задающие время границ грузовиков доставки.

Данные параметры задают максимальную длину очереди для каждого из видов грузовиков

Данная группа 7 параметров задает числа соответствующего персонала и рабочей техники по каждой из групп (зона ожидания, зона разгрузки, зона погрузки, зона контроля, зона временного хранения, зона складского помещения), а также количество всех видов грузовиков и количество разгрузчиков

Параметр, задающий число паллет в грузовике поставщиков.

Параметры, задающие границы интервала заказов

Создание модели

Опираясь на данные полученные при описании склада, описании ролей, описания ключевых бизнес процессов и параметров, строится имитационная модель склада.

Для построения модели были использованы различные инструменты программного продукта AnyLogic, такие как:

· Основные инструменты:

· Инструменты системной динамики:

· Инструменты статистики:

· Элементы управления:

Для описания бизнес процессов использованы инструменты из основной библиотеки :

Сначала, с помощью графического интерфейса программного обеспечения, были очерчены зоны склада, показаны пути и основные элементы. Поэтапно выстраивалась графическая модель.

Рис. 5 – Графическая модель склада

Затем была построена модельная сеть, объединяющая действия по агентам, имеющих активные роли в модели, в централизованную систему.

7 активных объектов модели объединены в общую сеть, а элемент объединяет соответствующих участников процессов в единые пулы.

На следующем этапе каждый элемент складского помещения был описан, к ним были добавлены переменные, коллекции и вложенные функции.

В конце работы в модель были добавлены элементы, описывающие загруженность ресурсов и временные интервалы. При имитации эти данные можно корректировать в зависимости от проводимого эксперимента.

Для данной модели, функции и параметры написаны на языке программирования Java, описаны пути, точки отправки и гейты для каждого из участников, каждый раз задается случайный сценарий развитий событий.

В итоге была создана модель имитирующая работу склада компании.

ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ МОДЕЛИ

Проведение экспериментов над моделью

В само понятие дискретно-событийного моделирования заложена возможность анализа статистики по модели с течением времени и различных параметров. Поэтому в работе предусмотрена возможность наблюдения за активностью и статистикой по каждому и из агентов и по каждой из зон модели. При вводе различных данных можно увидеть, как меняется поведение участников процессов.

Проведение экспериментов

Над моделью проводятся исследования, происходит сбор данных, полученный при различных параметрах

Подведение итогов

При создании статистики был использован инструмент статистики – временной график . В нем заданы параметры для осей и значения для переменных, которые показываются на графике.

Окно статистики показывает данные о загруженности модели. на оси абсцисс показано время в модели, а на оси ординат значения загруженности от 0 до 1, где 0 – элемент не используется, а 1 – элемент загружен полностью.

Рис. 6 – Окно статистики

Изначально, в модели введены следующие параметры:

· Количество грузчиков равно 3

· Количество разгрузчиков равно 3

· Количество перевозчиков равно 5

· Количество принимающих равно 3

· Количество погрузчиков равно 7

Количество грузовиков доставки равно 5, интервал времени погрузки от 3 до 8 минут, время доставки занимает от 20 до 60 минут. Интервал грузовиков поставки составляет от 20 до 40 минут, а время разгрузки от 5 до 10 минут

Максимальное количество заказов в очереди равно 20, а время интервала составляет от 8 до 24 минут

При таких показателях использование ресурсов не оптимально, модель перегружена, а сам склад заполняется достаточно быстро

Рис. 7 – Статистика по загруженности зон

Но такие данные являются некорректными – сама загруженность склада превышает разумные пределы, количество рабочих на складе очень мало, а свою работу они выполняют неимоверно быстро.

Чтобы понять логику функционирования модели я провел несколько различных экспериментов. Данные полученные после них будут использованы для оптимизации модели.

Эксперимент 1

Рабочие на складе

Зоны на складе

Эксперимент 2

Рабочие на складе

Зоны на складе

Разгрузка и отгрузка продукции

Был произведен анализ данных в модели. Склад загружается, модель не оптимальна, эксперименты продолжаются.

Показатели, удовлетворяющие условиям, переносятся в новый эксперимент, неудовлетворяющие изменяются.

Эксперимент 3

Рабочие на складе

Зоны на складе

Разгрузка и отгрузка продукции

Был произведен анализ данных в модели. Склад загружается, модель не оптимальна, эксперименты продолжаются. Показатели, удовлетворяющие условиям, переносятся в новый эксперимент, неудовлетворяющие изменяются.

Эксперимент 4

Рабочие на складе

Зоны на складе

Разгрузка и отгрузка продукции

Был проведен анализ данных в модели. Склад не переполняется, ресурсы используются оптимально, зоны не перегружаются. Эксперименты над моделью можно закончить и подвести итоги.

Собрав статистику по результатам экспериментов можно определить параметры, которые характеризуют полученные параметры для проекта склада:

· Количество грузчиков равно 6, Количество разгрузчиков равно 6,

· Количество контроллеров равно 3

· Количество перевозчиков равно 9, Количество принимающих равно 6

· Количество погрузчиков равно 12

· Количество грузовиков доставки равно 7, интервал времени погрузки от 10 до 15 мин., время доставки - от 40 до 70 мин.

· Интервал грузовиков поставки составляет от 40 до 70 мин, а время разгрузки от 20 до 30 мин.

· Максимальное количество заказов в очереди равно 40, а время интервала составляет от 2 до 20 мин.

Исходя из этих данных можно сделать вывод, что такой склад будет работать оптимально, так как:

человеческие ресурсы не достигают своего предела, но их загруженность в основном более 75%.

Внешние показатели для компании:

· увеличилось количество заказов, емкость очередей, а также интервалы заказа.

· Скорректированы этапы по разгрузки и загрузки грузовиков. Само же хранилище загружено не более чем на 50%.

· Чтобы избежать перегрузки склада необходимо выстроить логистическую сеть так, чтобы на минимальный интервал приезда нового грузовика поставщиков превышал максимальное время разгрузки предыдущего грузовика. Тогда, на определенном моменте склад не переполнится.

Заключение

На сегодняшний день имитационное моделирование в целом и дискретно-событийное в частности, развивается очень быстрыми темпами. Те задачи, которые еще 10 лет назад могли выполнить лишь крупнейшие компании, обладающие квалифицирован-ным персоналом, большим количеством времени и емким бюджетом, сейчас может позволить почти любое нуждающееся в этом предприятие.

С помощью моделирования можно решать различные стратегические задачи, которые помогут при разработке как краткосрочной, так и долгосрочной стратегии компании.

Итоговый результат моделирования:

· склад компании оптимизирован,

· перегруженность хранилища практически невозможна,

· получен критерий для оптимизации логистической цепочки,

· склад может приступать к полноценному функционированию.

Список литературы

1. Коровин А.М. Моделирование систем: учебное пособие к лабораторным работам. – Челябинск: Издательский центр ЮУрГУ, 2000. – 47 с.

Forrester J. Industrial Dynamics. – Cambridge, MA: MIT Press. – 1961.

2. Akopov A. S. Designing of integrated system-dynamics models for an oil company // International Journal of Computer Applications in Technology. 2012. Vol. 45. No. 4. P. 220-230.

3. Akopov A. S., Beklaryan L. Simulation of human crowd behavior in extreme situations // International Journal of Pure and Applied Mathematics. 2012. No. 1. P. 121-138.

4. Фомин А. В., Акопов А. С. Моделирование динамики фармацевтического рынка с учетом государственного регулирования // Аудит и финансовый анализ. 2012. № 6. С. 155-161.

5. Акопов А. С. Системно-динамическое моделирование стратегии банковской группы // Бизнес-информатика. 2012. № 2. С. 10-19.

6. Akopov A. S., Beklaryan L. Model of adaptive control of complex organizational structures // International Journal of Pure and Applied Mathematics. 2011. Vol. 71. No. 1. P. 105-127.

7. Имитационное моделирование сложных динамических систем Ю.Б.Колесов, Ю.Б. Сениченков

8. Хемди А. Таха Глава 18. Имитационное моделирование // Введение в исследование операций = 7-е изд. - М.: «Вильямс», 2007. - С. 697-737. -

Что же это за условия?

К отгрузке (сдаче) допускается только продукция, которая соответствует по комплектности и качеству требованиям, продиктованным стандартами, образцами, техническими условиями, чертежами, эталонами.
Вся продукция должна быть упакована в строгом соответствии с установленными правилами упаковки и затаривания, опломбирования отдельных мест и маркировки. Вся ответственность за порчу товара по причине некачественной или несоответствующей упаковки, а также за убытки, в случае отправки продукции не по адресу из-за неправильной или неполноценной маркировки, ложится на продавца.
На каждое место должен быть составлен предусмотренный стандартами, а также обязательными правилами, техническими или другими особыми условиями поставки подробный документ (это может быть кипная карта или упаковочный лист), свидетельствующий о продукции, которая находится в данном тарном месте, с указанием ее точного наименования, артикула или номера по каталогу, количества, веса (нетто и брутто), а также данных о поставщике и получателе.
Упаковочный лист составляется в трех экземплярах. Один из них (в непромокаемом конверте) вкладывается в тару вместе с товаром. Второй (также в непромокаемом конверте, покрытый пластиковой или жестяной защитной пластинкой) – крепится к наружной стенке тары. Третий экземпляр упаковочного листа прилагается к пакету сопроводительных документов. Далее на основании упаковочных листов и листа комплектации составляется отгрузочная спецификация, которая прикладывается к счету-фактуре.
Количество отгруженного товара, его вес, количество кип, мешков, мест-ящиков, пачек, связок – все это должно быть четко определено. При этом коробки и ящики нумеруются дробными числами, где числитель означает порядковый номер тары, а знаменатель показывает общее количество мест в партии.
Отгрузочные и расчетные документы, содержащие данные о количестве товара (с точным соответствием фактически отгружаемой продукции) должны быть не только четко и ясно оформлены, но и своевременно отосланы получателю в заранее оговоренном и установленном порядке.
Документы, удостоверяющие качество и комплектность поставляемого товара (это может быть сертификат или удостоверение о качестве, технический паспорт), а также отгрузочные и расчетные документы должны быть четко и правильно оформлены. Указанные в них данные о качестве и комплектности отгружаемой продукции должны точно соответствовать фактическим данным. Эти документы отсылаются получателю вместе с продукцией, если между сторонами нет иных договоренностей, особых условий поставки или других обязательных правил.
Действующие на транспорте правила сдачи продукции к перевозке, ее погрузки, крепления, а также специальные правила погрузки, продиктованные стандартами, техническими и прочими условиями, должны быть строго соблюдены.
Систематически должен осуществляться контроль за работой сотрудников, задействованных в определении количества отгружаемого товара и оформлении расчетных и отгрузочных документов на него.

Процесс отгрузки продукции со склада состоит из следующих пошаговых операций:

Происходит обработка поступивших заказов по наличию продукции на складе.
Осуществляется отбор продукции с места хранения.
Товар перемещается в зону комплектования заказов.
Осуществляется комплектование заказов и упаковка продукции (укладка в тару, формирование грузовых мест).
Оформляются упаковочные листы, после чего они закладываются в тару (коробку или ящик) и крепятся на грузовых местах.
Грузовые места закрываются, обтягиваются металлической или пластиковой лентой.
Происходит маркировка грузовых мест.
Формируются грузовые модули – осуществляется пакетирование грузовых мест на поддонах.
Грузовые модули перемещаются в зону погрузки.
Загружаются автомобили, контейнеры, железнодорожные вагоны.
Оформляется транспортная накладная.

Участники процесса отгрузки и их взаимодействие

служба реализации. Разрабатывается регламент обработки заказов покупателей, форм и сроков выполнения заказов. Служба продажи должна включать всю эту информацию в договоры на поставку продукции. Задача логистической службы – в день завершения отгрузок без ошибок и задержек организовать передачу службе реализации:

покупатели. На стадии еще до подписания контракта и уже после его заключения логоператор согласовывает и уточняет с покупателями все инструкции по отгрузке товара.
перевозчики. Работа логистической службы с перевозчиками – это, в первую очередь, согласование места, времени и способа погрузки товаров. Кроме того, с перевозчиком оговариваются: порядок сдачи товара по весу и количеству мест; состав комиссий, которые будут сдавать и принимать груз; формы документов, предусмотренных для подписи при сдаче-приемке; порядок предъявления претензий, сопровождения грузов.
служба хранения. Совместно со службой хранения разрабатывается процесс отбора и комплектации товаров, контролируется исполнение и корректировка технологии отбора.
служба контроля. Взаимодействуя со службой контроля качества и количества отгружаемой продукции, логистическая служба разрабатывает инструкции, касающиеся контроля, последовательности операций, подготовки документов, также устанавливается порядок действий при обнаружении отклонений.
служба упаковки. Со службой упаковки согласовываются методы выбора изготовителей тары и упаковки, а также методы организации процессов упаковки при отгрузках.
экспедиция. Работа с экспедицией заключается в организации сопровождения грузов, для этого необходимо:

грузовая служба. Совместно с грузовой службой логоператор разрабатывает графики работ и ремонтов техники, согласовывает необходимую технологию перемещения грузового транспорта, прибывшего для погрузки, оговаривается состав рабочих бригад, персонала, требуемого для погрузки партий, готовых к отправлению, и для перемещения товаров.

Логистическая служба. Управляет логистическими процессами, логистикой внешних и внутренних операций.
Служба хранения. В эту службу входят отборщики (комплектовщики), отвечающие за сохранность товара.
Служба контроля. Включает товароведов, контролеров, сюда же входят лаборатория, службы испытаний, образцов и стандартов.
Служба упаковки. Специалистами службы являются упаковщики, технологи, грузчики.
Служба документирования. Включает оформителей товаросопроводительных документов.
Экспедиция. Функции экспедиторов – прямое взаимодействие с поставщиками, перевозчиками, получателями, а также с отделами и цехами.
Грузовая служба. Специалисты службы – диспетчеры, бригадиры, начальники смен, технолог грузовых работ, грузчики, стропальщики, такелажники. Выполняют соответствующие работы.
Гараж ПТО. Включает водителей и операторов машин, а также ремонтный цех. В ведении службы – обслуживание техники и своевременный ремонт.

Отгрузку обеспечивают следующие элементы:

грамотное управление: надлежащие приказы, положения (в том числе о подразделениях, задействованных в отгрузке), указания, распоряжения, контроль исполнения, наказания, поощрения;
четкое планирование: планы продаж, грузооборота, всех работ, графиков работ, дежурств, отпусков;
должностные инструкции, а также квалификационные требования, предъявляемые к специалистам, участвующим в отгрузке;
структура и четкая последовательность бизнес-процессов, управляющих отгрузкой;
оптимальный набор необходимых площадей для обработки заказов: комплектации, упаковки и погрузки товаров;
комплект оптимально необходимого технического оборудования: машин для комплектации, упаковки и погрузки заказа, оборудования и приборов для проверки и контроля качества товаров;
условия контрактов: внешний вид тары и упаковки, стандартное количество продукции в одной упаковке, грузовые модули, способы транспортировки и выбора перевозчиков, информация об отгрузках и проч.;
технология обработки товаров и грузов;
технологические инструкции по процедуре отбора, комплектации, упаковки, а также погрузки различной продукции;
методики проверки качества выполненных заказов;
формы документации, получаемой в результате отгрузки;
компьютерные программы и системы;

Компьютерная система

При помощи компьютерной системы является возможным и необходимым:

автоматизация всех бизнес-процессов предприятия на основе единой системы. При этом совершенно ненужной станет установка разрозненных самостоятельных программ.
построение системы комплексного и централизованного управления предприятием, которое включает в себя управление продажами, обработку заказов, складские и грузовые операции, планирование и анализ финансовых результатов работы всех служб и подразделений предприятия.
объединение территориально-распределенных и фактически разбросанных подразделений предприятия в одну единую информационную структуру.

Система отгрузки продукции Челябинского кузнечно-прессового завода переживает обновление. С помощью современных технологий и оборудования специалисты ОИТ совместно с ОЗиОГП, отделами продаж, бухгалтерией, цеховыми службами делают систему более простой и прозрачной, сокращают временные и материальные ресурсы, снижают вероятность ошибки и повышают привлекательность продукции ЧКПЗ для клиентов. Об этом нам рассказал Начальник Отдела информационных технологий Константин Синельник.

То, что вы сейчас делаете по отгруз-ке, это плановая работа или потребова-лось срочное вмешательство? Что кон-кретно нуждается в улучшении?

Вопрос оптимизации отгрузки гото-вой продукции на нашем предприятии назрел очень давно. Не побоюсь, скажу, что процесс отгрузки был непредсказуем и малопонятен всем, как участникам про-цесса со стороны завода, так и потребите-лям. Была поставлена основная задача: кардинально сократить временные затра-ты как работников предприятия, так и приезжающих за продукцией водителей. Необходимо было оптимизировать всю цепочку процессов, от упаковки готовой продукции до выезда уже загруженной машины клиента с территории завода и сдачи документов в бухгалтерию. ОИТ однозначно самостоятельно не смог бы решить данную задачу. Решали все вместе: ОИТ, ОЗиОГП, отделы продаж, бухгалте-рия, цеха. Каждое подразделение предла-гало свои способы оптимизации процесса отгрузки. При помощи коллег из ОЗиОГП и бухгалтерии были выделены узкие места, которые необходимо было устранить. При внедрении процесса очень большое значе-ние имела взаимовыручка и понимание проблем и нужд друг друга разных подразделений. Можно сказать, что всем миром новый процесс отгрузки готовой продук-ции был построен и внедрен.

- В чем заключаются улучшения?

Во-первых, многие процессы перешли из материального мира в элек-тронный, это в основном касается оформления различной документации. Теперь многие документы существуют только в электронном виде, например это приказ на отгрузку и заявка пропуск. Беготни менеджеров отделов продаж по инстанциям (сбыт, склад, бухгалтерия, участок сдачи) стало значительно мень-ше. Проще и прозрачнее стал сам про-цесс документооборота. Исключено дублирование информации на каждом этапе. Оптимизированы и описаны все процессы. Стало проще с упаковкой про-дукции и сдачей ее на склад. Эта проце-дура значительно сократилась по време-ни и упростилась. Теперь при упаковке продукции данные о паллете вносятся в 1С, после чего они оперативно доступны всем участникам процесса и гарантиро-вано защищены от искажения информа-ции. Маркировка паллета производится при помощи штрих-кода. Это гарантиру-ет безошибочность движения готовой продукции на склад и при отгрузке.

- Какой эффект дадут все эти меры?

Прежде всего, это экономия време-ни как наших работников, так и водите-лей, приезжающих за готовой продукци-ей. Уже сейчас можно сказать: среднее время, которое водитель проводит при отгрузке на ЧКПЗ, по старому процессу было 3,7 часа, а теперь это время сократи-лось до 2,8 часа. Так же, снижается влия-ние человеческого фактора при упаковке и комплектовании, а значит, уменьшается вероятность пересортицы и ошибок. А в будущем на основании нового процесса можно будет улучшать и другие.

Например, сейчас мы заканчиваем рабо-ты над процессом автоматизированной выписки сертификатов на готовую про-дукцию. Процесс отгрузки пересекается с процессами планирования продаж и про-изводства продукции, которые также могут и будут улучшены.

- Когда всё заработает?

Сейчас отгрузка по-новому ведёт-ся в кузнечных цехах №1 и №2. Завершаются работы по внедрению в ЦМО. В Прессовом и Колесном цехах новый процесс по плану заработает с 1 октября этого года.

- Какие сложности возникли в реали-зации?

Как всегда, главная сложность — человеческий фактор. Далеко не всем сразу понятны достоинства и преимуще-ства новой системы работы, плюс ко всему - необходимо учиться. Но это нужно. Мы убеждаем, уговариваем, про-сим. Многие понимают. Для облегчения внедрения процесса мы разработали инструкции по новому процессу, произ-водим обучение всех работников, уча-ствующих в нем. Кроме того, ОИТ всегда готов дать консультацию и оказать любую другую помощь, вплоть до дежур-ства специалистов непосредственно на отгрузке в самые «жаркие» дни, чтобы оперативно оказать помощь в работе, если это понадобится.

Есть ряд технических неувязок. Например, данные по некоторым контр-агентам в 1С:8 устарели, и эти данные приходится очень оперативно актуализировать. Но это естественный процесс, через некоторое время времени пробле-ма уйдёт. Также сейчас остро стоит вопрос автоматизации формирования сертификатов на отгружаемую продук-цию. Мы уже разработали и практиче-ски начали внедрение новой системы.

- Есть ли уже сейчас положительный эффект?

Эффект однозначно есть! Это сокращение времени процесса, повыше-ние его прозрачности. Еще хочу добавить, что внедрение нового процесса отгрузки это знаковое событие. При внедрении участвовал не только один ОИТ, а все под-разделения, которые затрагивают про-цесс. При этом мы смогли найти опти-мальные решения практически по всем узким местам существующего процесса, нашли компромиссы и взаимопонима-ние. Поэтому хочу передать слова благо-дарности представителям отделов, уча-ствовавших во внедрении: ОЗиОГП, Бухгалтерия, Отделы продаж КПП, Участки сдачи готовой продукции и ПДБ цехов кузнечного производства.

На сегодняшний день новый про-цесс отгрузки готовой продукции это один из первых крупномасштабных про-цессов разработанных по стандарту о повышении производительности труда.

Есть и интересные нововведения в новом процессе отгрузки. Так, напри-мер, автозавод Урал, узнав о технологи-ческих новшествах в отгрузке, попросил для его продукции делать этикетки с уникальным штрих-кодом. Мы без про-блем это сделали. Теперь на паллетах «УралАЗа», ставятся два штрих-кода: наш и заказчика. Благодаря чему значи-тельно упрощается процесс движения нашей продукции на «УралАЗе».

Подробное описание внедрения нового процесса отгрузки готовой про-дукции опубликовано на корпоратив-ном портале SharePoint, в «Базе знаний» ОАО ЧКПЗ, о которой «УК» уже писал в прошлом номере. Это значит, что все разработки и решения, созданные в ходе внедрения, не будут утеряны. Они ста-нут базой для других улучшений произ-водственной системы завода.

Стадии производства

В цикле расширенного воспроизводства различают три стадии:

o заготовка (поставка);

o производство;

o сбыт (реализация).

Эти три процесса тесно связаны между собой, они создают непрерывный кругооборот хозяйственных средств.

Процесс поставки (заготовки)

Относят к начальному процесса кругооборота хозяйственных мероприятий, когда осуществляется обмен денег на товар, путем приобретения у поставщиков предметов труда и других средств, необходимых для производства продукции.

Объектами проверки процесса заготовки является приобретение материальных ценностей и других средств, данные по определению себестоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, процесс расчетов с поставщиками.

Процесс производства

Является основной фазой кругооборота хозяйственных средств. На этом этапе происходит создание материальных благ, а также использование заготовительных ценностей. Предметы труда изнашиваются за один цикл, средства труда используются в течение нескольких лет и переносят свою стоимость на созданную продукцию в форме износа.

Стоимость вновь созданного продукта, который называют национальным доходом, заметно отличается от стоимости отдельных видов сырья, как правило, оказывается выше, поскольку включает в себестоимость не только сырье и материалы, но и заработную плату и другие расходы. Объектами контроля в этом случае будут затраты на производство продукции, определяющие ЕЕ себестоимость, количество изготовленной продукции, ее качество.

Процесс сбыта

В процессе сбыта проходит передача готовой продукции покупателям. То есть проходит процесс купли-продажи на основе составленных договоров. Договор является основным действующим документом в этом периоде деятельности. Им определены сроки поставки, объем продукции, качество. На основе этого покупатель получает товар, продавцы получают за поставленную продукцию деньги. Так сложились отношения в рыночных условиях, что стоимость поставленного товара выше себестоимости готовой продукции. Этим обеспечивается рентабельность производства функционирующих звеньев.

Объектами аудиторского контроля при этом процессе выступают: объем реализованной продукции, ее качество, расходы по реализации, полученный финансовый результат (прибыль, убыток). Кроме того, объектами контроля являются расчеты с покупателями за реализованную продукцию, расчеты с бюджетом по начисленным налогам в бюджет, расчеты за недостачу продукции и претензии.

Таким образом, кругооборот хозяйственных средств состоит в том, что вначале в качестве платежных средств выступают денежные средства, которые обмениваются на товар. Товар находится в процессе производства и превращается в готовую продукцию, которая в последнем процессе снова обменивается на деньги. Объекты аудиторского контроля при этом также будут иметь видоизмененный характер и могут подлежать всеохватывающей проверке только в комплексе.

Классификационная система объектов аудиторской деятельности

Система объектов аудиторской деятельности в организационном цепи контроля тесно связана с предметом исследования. Поскольку предметом является сам процесс хозяйственной деятельности, то объект имеет более разностороннее окраску, может иметь различную форму. Так, на стадии заготовки можно выделить следующие основные объекты:

o объекты учетного процесса;

o материальные объекты.

К объектам организационного процесса относят: отношение рабочих к своим обязанностям, своевременность поставки ценностей, качество грузов, поступающих, достаточность и соответствие требованиям поставки.

В учетном процессе объектами выступают:

Внеоборотные активы: основные средства, другие необоротные материальные активы, нематериальные активы, износ необоротных активов;

Запасы: производственные запасы, животные на выращивании и откорме, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, полуфабрикаты, готовая продукция, продукция сельскохозяйственного производства, товары; денежные средства, расчеты и другие активы.

На стадии производства главными объектами проверки являются также:

o объекты организационного процесса;

o материальные объекты;

o объекты учетного процесса.

До учетного процесса относят следующие объекты:

o затраты по элементам: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные мероприятия, порядок начисления амортизации и учет других операционных расходов, порядок учета прочих расходов;

o расходы деятельности: себестоимость реализации, общепроизводственные расходы, административные расходы, расходы на сбыт, другие расходы операционной деятельности, финансовые расходы, расходы от участия в капитале, другие расходы, учетные объекты налогов на прибыль, чрезвычайные расходы.

В процессе сбыта также выделяют такие объекты:

o организационные;

o маркетинговые;

o материальные;

o учетные.

К организационным объектам относят процесс организации сбытовой, в том числе маркетинговой деятельности, отношение рабочих к своим обязанностям, решение маркетинговых вопросов и т. др. Материальные объекты - продукция сбыта. Большую часть процесса занимают учетные объекты, к ним относят: денежные средства, расчеты и прочие активы; доходы и результаты деятельности; затраты деятельности.

Объекты деятельности в некоторой степени соответствуют объектам аудиторского контроля. Но система объектов аудиторского контроля более объемная. То есть к объектам контроля относят те процессы и результаты, которые могут быть не включены в объектов деятельности. Например, объекты состояния деятельности предприятия - отчетность или отдельные данные результата анализа.

Для их исследования объектов, если отдельные из них состоят из ряда элементов, применяют дедуктивный метод исследования. Например, во время проверки такого объекта как "кассовая дисциплина" его можно разложить на: целевое использование денежных средств, соблюдение лимита остатка в кассе, своевременное оприходование денег в кассу, своевременное возвращение денежных средств на текущий счет в банке и т. др.

Объекты деятельности аудита определены Законом Украины "Об аудиторской деятельности" от 22 апреля 1993 года № 3125-12 с изменениями и дополнениями, внесенными Законом Украины от 14 марта 1995 года № 81/95-ВР от 20 февраля 1996 года № 54/96-ВР.

Объектами аудита согласно данному Закону являются:

o данные бухгалтерского учета;

o показатели финансовой отчетности;

o другая информация финансово-хозяйственной деятельности субъектов хозяйствования.

Это лишь отдельные параметры и составляющие деятельности различных предприятий. Производственные предприятия имеют свой определенный перечень циклов деятельности, то есть кругооборот хозяйственных средств. Однако такой объем исследования не дает конкретных ответов для составления отчетности при проведении проверок. Нужны более предметные подходы к изучению целенаправленных аспектов в деятельности предприятия, то есть при разных производственных направлениях предприятий будут поставлены различные цели проведения аудита.

Обычно объекты аудита определяются при планировании аудиторских проверок. При этом аудитор должен разрабатывать и документально оформлять общий план аудиторской проверки с определением объемов работы, а в дальнейшем и объемов аудита.

Аудитор должен определить общие экономические факторы и условия в отраслях, которые вносят на уровень ведения бизнеса, дать характеристику субъектов хозяйствования, выяснить финансовые результаты предприятия и изменения относительно данных предыдущей проверки.

Подробные требования к аудитору в отношении масштабов проверки изложены в Международном стандарте аудита №310 "Знание бизнеса". Во время проведения аудиторской проверки финансовых отчетов, аудитор должен знать о состоянии бизнеса, действия и операции, которые влияют на результаты хозяйственной деятельности предприятия.

знания о бизнес входит широкий круг вопросов, которые ставит аудитор перед проверкой. Это общие экономические объекты:

o общий уровень экономической деятельности;

o наличие источников финансирования;

o уровень инфляции;

o политика правительства, денежная, фискальная и т. др.

Очень важно, чтобы перечень объектов проверки зависел от области, как важного фактора, влияющего на бизнес, поэтому изучаются вопросы: рынок и конкуренция, циклический или сезонный характер деятельности, изменения в технологии производства, объемы деятельности предприятия, нормативно-правовая база, обеспеченность электроэнергией, методы финансирования и т. др.

Подробности анализа наличия средств производства еще не решают всех задач, связанных с процессом производства и его результатами. В связи с этим здесь большую роль играют управленческие функции. Все следует рассматривать в комплексе:

o порядок управления и собственную правовую форму;

o связь владельцев с другими сторонами;

o структуру капитала;

o структуру управления;

o стратегический план управленческого персонала;

o источники и методы финансирования;

o деловую репутацию совета директоров;

o текучесть кадров;

o укомплектованность финансовых кадров и подразделений бухгалтерии;

o порядок стимулирования или премирования;

o состояние управления информационной системы;

o состояние внутреннего аудита.

Особое внимание обращают на деятельность субъекта. Сюда можно отнести изучение:

o характера хозяйственной деятельности (процесса производства, установления цен, организации торговли, обмена финансовыми услугами организации, импорта и экспорта);

o места расположения помещений, складов, офисов;

o обеспеченности и потребности в рабочей силе;

o уровня заработной платы;

o пенсионного обязательства;

o наличии конкретных условий оплаты;

o соблюдение нормы дохода;

o наличии конкурентов, ценовой политики, гарантий;

o маркетинговой стратегии;

o наличии поставщиков и стабильности поставок;

o наличия товарно-материальных запасов и их достаточности для выполнения производственного процесса;

o статей затрат и уровня себестоимости продукции;

o структуры активов и их влияния на общую деятельность предприятия.

К объектам аудита деятельности также относят финансовые показатели-факторы, которые раскрывают финансовое состояние и доходность субъектов хозяйствования, а также условия, в которых сопоставляется отчетность.

Особо следует рассмотреть внешние факторы, которые влияют на управление в процессе подготовки финансовых отчетов. Во время проведения аудита необходимо использовать законодательство как основной гарант при решении задач.