В закрытом тендере рассылаемый бриф может включать. Проведение и организация тендеров: как это происходит. Стандартизированный цикл работы над проектной формой на проведение тендера

Первым этапом проведения любого тендера является его объявление. Для этого заказчиком составляется бриф (приглашение), которое рассылается всем поставщикам, желающим принять участие в тендере или имеющим определенные критерии, названные заказчиком.

Существует несколько причин для объявления тендера

• Политика компании, когда в области закупок принято корпоративное решение о проведении тендеров.
• Желание получить лучшее предложение на максимально выгодных условиях.

Подготовительные этапы

• Компания принимает решение о проведении тендера. На этом этапе формируется список задач, которые будут отражены в тендерном задании. Согласовываются типы компании, которым будут разосланы приглашения.
• Разработка брифа. Бриф содержит информацию о целях проекта и требованиях, предъявляемых к участникам.

Что включает бриф:

• Данные о заказчике. Здесь можно сказать о профиле деятельности фирмы, ее численности и опыте работы. Обязательно указываются контактные данные и сайт для того, чтобы участник более детально ознакомился с Вашей компанией.
• Цель проведения конкурса. Опишите проблему, которую необходимо решить по средствам проведения тендера.
• Ожидаемый результат. Укажите, какие цели Вы планируете достичь, какие задачи актуальные и срочные. Дайте понять компаниям, какого результата Вы ожидаете по окончанию работ.
• Требования к участникам. В зависимости от профиля компании и специфики проводимого тендера, требования могут быть разными. Например, период работы компании, опыт проведения аналогичных проектов, положительные отзывы, наличие допусков или разрешений к проведению определенных видов работ.
• Требования к . Здесь Вам необходимо указать те разделы, которые должны быть в заявке. Чем конкретнее вы опишите этот пункт, тем проще Вам будут в дальнейшем проводить тендер.
• Критерии, по которым будут оцениваться претенденты. Основной критерий - соотношение «цена/качество». Но если Вас интересует конкретный параметр, стоит предупредить об этом участников.
• Сроки. Необходимо сказать дату объявления тендера, обозначить временные рамки начала и окончания приема заявок, указать дату объявления результатов.

Каждая компания, закупающая на рынке товары и услуги, старается минимизировать риски выбора некачественного товара/услуги, получить товар/услугу с максимальной выгодой, т.е. наилучшим соотношением цена/качество. Сегодня многие компании, особенно крупные, максимально жестко регламентировали процедуры закупки, формализовав несколько типов тендерных процедур.

Приведем три из них:

Хочется обратить внимание на то, что последний тип тендеров, в котором определяющим фактором является исключительно цена, на наш взгляд, применим к стандартизированным товарам, т.е. к товарам, свойства которых предопределены ДСТУ (ГОСТом). И применять процедуру такого тендера, например, к разработке веб-сайтов не очень корректно.

Во-первых, даже при одинаковом исходном брифе все будущие исполнители видят проект по-своему, и вы фактически выбираете тех, чей опыт или видение наиболее вам импонируют.

Во-вторых, хотя вы в конечном итоге покупаете готовый продукт в виде веб-сайта, вы в том числе покупаете и проект/услугу по его разработке и внедрению, что сродни консалтинговому проекту. В этом случает вы, прежде всего, выбираете компанию-поставщика, а не спецификацию и стоимость.

Глядя на множество подходов и процедур, которые изобретают компании, выбирая поставщика услуг по веб-разработке, мы составили определенные рекомендации, как организовать процедуру тендера.

Все программные и дизайнерские решения, которые компания создает для размещения в интернете, являются частью ее общей коммуникации с потребителями, партнерами, инвесторами и другими аудиториями.

Поэтому на этапе выбора подрядчика желательно четко понимать, какая специализация компании-подрядчика нужна вам на данном этапе развития коммуникации в интернете.

Предварительный этап

Выбор типологии компании-подрядчика. Сегодня на рынке представлены:

Желательно ставить задачи агентствам в соответствии с их специализацией. Допустимо, конечно, ставить задачу в комплексе одному исполнителю. Примеры:

А) Проведение розыгрыша призов для покупателей торговой марки, с активацией промокодов с упаковок. В этом случае задачу по созданию мини-промосайта для проведения такого розыгрыша можно поручить диджитал-агентству.

Б) Проведение медиакампании в интернете. В этом случае разработку баннеров можно доверить интернет-медиаагентству.

В любом случае, при выборе подрядчика и привлечении субподрядчика вам желательно знать всю цепочку, с одной стороны, а с другой — в сложных задачах разделять проект на два этапа и привлекать специализированное агентство.

Если в рамках тендера для решения нескольких задач вы привлекаете агентства/компании разного типа, следует внимательно следить, чтобы критерии, по которым вы оцениваете работу, соответствовали специализации агентства. Например, выбор подрядчика по производству промосайта не привязывался к показателям эффективности кампании в целом.

В том случае, когда вы определили, что для выполнения ваших задач вам необходима именно компания digital production (web development), мы рекомендуем следующую процедуру проведения тендера.

Этап 1. Отбор участников тендера

Задача этого этапа: -выбрать компании, которые вам подходят по двум критериям:

Эксперты рынка о том, как максимально эффективно подготовиться к тендеру.

Участие в тендере — один из самых важных, жизненно необходимых и напряженных моментов в работе каждого рекламного агентства. От его итога зависит бюджет компании, зарплата сотрудников и, по сути, будущее бизнеса. Какие факторы определяют успешность участия в тендере, как правильно к нему готовиться и организовать, Sostav.ru спросил у экспертов рынка.

Мы решили начать с тендеров на медиаобслуживание. Не секрет, что именно этот сегмент генерирует наибольшую выручку на рынке, и в условиях финансовой нестабильности получение каждого нового клиента — это большой успех. Напротив, потеря клиента, самого незначительного еще совсем в недавнем прошлом, может в условиях кризиса быть крайне опасным для агентства.

Сейчас компании значительно сократили горизонт планирования, и контракты с агентствами заключаются на более короткие сроки. А это значит, что нервозности больше, а конкурентная борьба усилилась до предела. Жизненно необходимо в этих непростых условиях четко понимать, что и как делать для достижения нужных целей.

Так каковы они, критерии идеального тендера на медиаобслуживание? Главное тут — понятные условия его проведения, в один голос говорят эксперты. Четкие требования и внятная логика при оценке предложений. Это позволит лучше понять задачи клиента и, соответственно, лучше подготовить предложение.

Руслан Самаев, генеральный директор агентства Arena Magic Box

Помимо четких условий проведения тендера и критериев оценки предложений агентств, рекламодателю важно заранее разобраться с «бумажной» составляющей тендера: заранее обозначить перечень необходимых документов, приложить договор и финансовые условия сотрудничества.

Ниже представлен ТОП-5 условий, без которых тендер может превратиться в кошмар. Мы попросили экспертов по возможности проанализировать также возможные шаги со стороны клиента.

Денис Мифтахутдинов, заместитель директора по новому бизнесу OMD OM Group

Денис Максимов, управляющий директор OMD Media Direction | PHD Group

Александр Нижельский, генеральный директор агентства Maxus

Денис Михалёв, Head of Strategy агентства MediaCom

Модерация. Модерировать входящий поток приглашений в тендер и иметь мужество отказаться от сомнительных.

Тендерная презентация – штучный продукт, в сжатые сроки требующий значительных усилий не самых глупых персоналий агентства. По существующей и спорной практике, время и опыт этих людей, равно как и разработанные ими идеи, никак не оплачиваются. По сути, агентства кредитуют потенциального клиента, надеясь на выигрыш, однако на поверку 80% тендеров оказываются «субботниками», и эта надежда неуместна в принципе.

Издержки «субботника» не только в затраченных ресурсах, но и в серьезной демотивации команды; в нее придется дополнительно инвестировать (не суть как), чтобы вернуть в точку ДО тендера.

Что делать:

В модерации тендерных предложений пришло время руководствоваться принципом: «лучше не поучаствовать в хорошем тендере, чем поучаствовать в заведомо плохом».

Несмотря на текущую ситуацию на рынке, несмотря на бюджетные посулы, у вас должны быть яйца, отказаться того, где шансов нет.

Клиент прежде всего. Знать клиента в лицо и постараться понять его мотив.

Если тендер устраивается не для проверки цен текущего агентства, а с возможной целью его сменить, здраво было бы предположить, что решение о смене кто-то принимает.

Тендерные презентации, пишутся «для» и «о» клиенте, однако зачастую под «клиентом» понимаются бренды, продукты и доли рынка. Клиент же это в первую очередь люди и максимально важная задача, помимо медиа анализа всего и вся, есть задача определения мотивации этих людей.

Что делать:

Собрать всю информацию какую-то только возможно собрать не сильно нарушая УК РФ!) Начиная c персональных интервью и статей, заканчивая плейлистом вконтакте, интересами, любимым цветом и сериалом, который смотрит ваш визави.

Важно понять, что за человек перед вами, чтобы наконец прочесть бриф правильно, дав самому себе ответ на вопрос: «что же его так беспокоит, что он решил затеять этот питч, черт побери?». В результате у вас появится шанс показать то, что действительно волнует клиента, а не то, что вам хочется показать.

Не быть темной лошадкой. Сделать все возможное, чтобы клиент познакомился с вами.

Чтобы знакомство было продуктивным оно должно быть обоюдным. Иначе, это культ, обожествление, фан клуб Бибера, в общем ничего хорошего. Людям, знающим друг друга, находить общий язык, да и воспринимать друг друга банально проще. Согласитесь, странно надеяться на позитивную реакцию, если все, что вы рассказали о себе – имя и позиция. Ну и, если регламент позволяет, Credentials агентства: «мы очень большие, радуйтесь, что мы приехали».

Что делать:

Познакомить клиента с командой до того, как включится проектор, не так уж и сложно. К брифинг и дебрифинг сессиям, к примеру, можно подготовится. Подготовившись чуть больше, чем «я пробежал глазами, вроде все ок» вы сможете задать нормальные вопросы, дискутировать, да и вообще показаться адекватным. Никто не мешает руководству агентства опубликовать статью по близкой категории с собственным видением происходящего в ней, а тендерной команде завести блог «Как мы писали питч за Х», обновляя который раз в 3 дня можно заочно познакомить клиента со всей командой.

Люди запоминают эмоции. Необходимо, чтобы клиент из презентации вынес эмоции, а не только цифры.

Шоу маст гоу он, народ требует хлеба и зрелищ, как говорится, медиа стратегии же переживают творческий кризис. Понятно, что типичная их структура, основанная на традиционном обзоре рынка, активности конкурентов, медиа потреблении и прилепленном к этому инсайте это не тот контент, которым можно выиграть или хотя бы удивить. Исследования и эконометрия — вещи, которые давно перестали быть провидением, ими не пользуется разве что ленивый, ставить на них, как на POD предложения – наивно.

В глазах клиента медийные презентации представляют собой в однообразный и в целом скучный поток слайдов с охватами, аффинити и, если повезет, стоимостью в финале.

Что делать:

Стоит потратить время и придумать каким образом придать процессу презентации и самому продукту эмоций. Расскажите клиенту интересную историю, расскажите по ролям, сыграйте пьесу связав кульминацию c мотивами клиента. Согласитесь, позитивное впечатление от эмоциональной презентации - это лучше, чем состояние комы, вызванное перечислением слайдов, связанных брифом и флоучартом.

Кто рано встал, того и тапки. Необходимо начать писать презентацию, как можно раньше.

Очень сложно сразу включиться в работу и начать писать презентацию вовремя, поэтому «момент зажигания» должен случиться asap за счет формулирования заголовков, копи-паста слайдов из других презентаций или поиска инсайта в индустриальных исследованиях.

Практика показывает, что лишь незнание названия бренда может остановить вас от подготовки материалов по нему, ведь львиная доля необходимого материала доступна еще до получения брифа. К чему же ждать?

Ловушка здесь заключается в том, что начав «копать» и не имея направления, легко потерять суть того, зачем вы вообще это делаете и что хотите выкопать. Команда в таком случае имеет смутное понимание о том, что делают другие и делают ли вообще что-то.

Что делать:

Для того, чтобы момент зажигания не прошел вхолостую необходимо сразу определиться с тем, что вы вообще собираетесь делать. Это манифест, заполняемый в течение 48 часов после получения брифа и определяющий общее направление презентации. Несмотря на всю «предварительность» работа становится гораздо более предметной и ситуации, описанной в популярной басне удастся избежать.

Для чего проводятся коммерческие тендеры?

В последнее время участие в тендерах становиться распространенной практикой. К факторам, определяющим необходимость проведения коммерческого тендера компанией-заказчиком, относится сочетание следующих условий: четкое понимание своей потребности в определенных товарах, работах или услугах, наличие технического задания, бюджета на проект, сложность выбора между несколькими компаниями- поставщиками.

Есть и другие причины. В области корпоративной и государственной политики закупок существует требование проведения конкурсных процедур при размещении заказа. Во многих организациях принято принимать решение о выборе компании - поставщика товаров, работ или услуг на основании торгов, которые проходят через объявление открытого или закрытого конкурса. Торги в бизнес - сообществе принято называть тендером. Термин «тендер» пришел в российскую экономику из мировой экономики, где тендерная деятельность является основным механизмом реализации системы государственно- частного партнерства. Тендеры на российском рынке проводит и корпоративный, и государственный сектор. Сегодня требование о проведении торгов предъявляется в России ко всем заказам, объявляемым государственными и муниципальными организациями, стоимость которых превышает 100 тыс. рублей в квартал.

Тендеры помогают находить оптимальные решения для развития бизнеса. Контракт будет заключен с тем предприятием, которое сделало наиболее выгодное предложение для организатора тендера. Выиграть тендер поставщику нелегко: необходимо стать поставщиком востребованного на рынке товара, иметь хорошую команду специалистов, разобраться в законодательстве и тонкостях конкурсных процедур.

Компании-поставщики, благодаря проведению тендера, создают вокруг себя конкурентную среду, имеют возможность получить заказ на свою продукцию за лучшую цену.

Коммерческие тендеры регулируются нормами Гражданского кодекса РФ и регламентами, установленными самими компаниями-заказчиками.

Статья 448 ГК РФ определяет, торги проводятся через открытые и закрытые аукционы и конкурсы. В открытом аукционе и открытом конкурсе может участвовать любое лицо, в закрыты - участвуют только лица, специально приглашенные для этой цели. Организатор обязан известить общественность о торгах не менее чем за 30 дней до их проведения.

В четвертой главе 135–ФЗ «О защите конкуренции» предусмотрены антимонопольные требования к торгам и особенности отбора финансовых организаций.

Систематизацию и унификацию процедур частных тендерных торгов осуществила РАО «ЕЭС России». Компания применила для проведения коммерческих тендеров базовые принципы и стандарты, предусмотренные для государственных торгов и прописанные в 94- ФЗ. Набор конкурсных процедур был расширен: открытый конкурс, открытый конкурс с предварительным отбором, закрытый конкурс, двухэтапный конкурс, многоэтапный конкурс, конкурсы (открытые, закрытые) с переторжкой, ценовой конкурс, запрос цен, запрос предложений, конкурентные переговоры, закупку у единственного источника.

Большинство коммерческих торгов проводятся по тем же принципам, что и государственные торги. Разница состоит в том, что деятельность государственных организаций при проведении торгов жестко регламентирована законодательством, а коммерческие организации проводят тендеры по более свободной форме. Они ориентируются на внутренние документы, принятые в самих компаниях.

Коммерческие организации не имеют такого единого и универсального закона для проведения тендеров, как 94- ФЗ для государственных закупок. Причина в том, что каждая сфера бизнеса имеет много отличий и свою специфику.

Для коммерческих предприятий важны эффективность закупки и оптимальная процедура проведения тендера.

Многие компании-заказчики имеют электронные площадки для проведения торгов, на них ведется основная закупочная деятельность. Так, РАО ЕЭС создал единый интернет-ресурс для компаний электроэнергетики (www.b2benergo.ru). Коммерческие тендеры проводятся на таких площадках, как B2B-NPK, B2B-Avia, B2B-SNG, B2B-Холод, B2B-Спорт, B2B-Металлург, B2B-Агро, B2B-ЖКХ, B2B-Авто, B2B-Телеком, B2B-Страхование и другие. Все эти порталы имеют единые базы данных (то есть зарегистрированные на одной площадке компании могут принимать участие в торгах и на других), схожие регламенты, единообразный интерфейс. В каждой отрасли есть порталы, консолидирующие информацию о торгах, также работают межотраслевые порталы типа «Трейд.Су» (alltenders.ru; i-tenders.ru). Основное отличие b2b от консолидирующих информацию площадок в том, что на последних не проходят сами торги, на них не предусмотрены процедуры. Там размещается информация, в частности, извещения и ссылки на сайт заказчика, где, как правило, размещается конкурсная документация.

Выбор места для участия в торгах зависит от финансовых и организационных условий, которые предлагают разные площадки. Одни площадки берут абонентскую плату, другие - процент от сделки, третьи - единовременную плату, четвертые предоставляют бесплатное участие либо для поставщиков, либо для заказчиков.

Какие тендеры бывают?

Первая разновидность тендера – это «тендер цены». Заказчик точно знает, какие товары, работы или услуги и в каком объеме потребуются ему для выполнения задачи. А поставщики товаров или исполнители работ или услуг выдвигают свои предложения по поставкам товаров, по конкретным видам работ, срокам, периоду гарантийного обслуживания, дополнительным услугам – и главное по цене.

Второй вид тендеров – это тендер «открытых решений». Такой тендер организовывается в том случае, когда специалисты компании не имеют четкого представления о том, какие товары, виды работ и услуг, потребуются им для достижения желаемого результата. Тендер «открытых решений» может объявляться и в том случае, если желаемый результат можно достичь различными способами. Компания в описании условий тендера (брифе) указывает проблему, которую ей необходимо решить или результат, который желательно достигнуть. Компании- участники предлагают свое видение решения проблемы.

Такой тендер, конечно, подразумевает гораздо больший разброс по ценам и предлагаемым решениям, но взамен компания – заказчик получает уникальный шанс рассмотреть творческие разработки различных компаний.

В том случае, когда приходится принимать сложные решения, применяют двухэтапную модель тендера. На первом этапе компания- заказчик выбирает концепцию решения, а на втором – ценовое предложение.

Открытый или закрытый тендер?

Преимущества открытого конкурса – в его публичности, что важно при проведении крупных и сложных закупок, выборе подрядчиков для реализации масштабных проектов. У поставщиков в этом случае больше ответственности, они более тщательно относятся к подготовке и подаче предложений. Для поставщиков сложности связаны с тем, что конкурсная процедура четко регламентирована и по срокам, и по последствиям. Для заказчика сложности в трате временных ресурсов, в наличии элемента непредсказуемости, связанного с риском прихода непроверенных компаний.

Закрытый конкурс - лучшая процедура для закупок небольшими партиями. Несмотря на сужение конкуренции, проще становится процесс обработки и оценки заявок, специально приглашаются проверенные компании.

Правила подготовки к участию в тендере.

Как и любой бизнес-процесс, тендер имеет свои правила подготовки и проведения. Компания- заказчик описывает в конкурсной документации критерии и сроки выбора участников и победителя тендера.

Рассмотрим план работ по подготовке к участию в тендере.

1 этап. Изучение тендерной документации и принятие решения об участии в тендере.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с конкурсной документацией компании, которая проводит тендер.

Заказчик направляет бриф (приглашение к участию) потенциальным участникам тендера для рассмотрения.

Стандартный бриф предполагает следующий состав:

1.описание компании-заказчика

2.постановка проблемы и описание желаемого результата

3.требования к участникам тендера

4.описание формы подачи заявки

5.критерии оценки претендентов

6.сроки проведения тендера.

Разберемся с содержанием брифа.

Описание компании-заказчика.

Для подготовки предложения по участию в коммерческом тендере, необходимо познакомиться с историей компании, которая проводит тендер. Необходимо обратить внимание на численность компании, сектор экономики, в которой она работает, вид бизнеса и его специфические особенности. Буклеты и брошюры, интернет-ресурсы о компании, содержание сайта компании позволят получить представление о заказчике. Информация о компании даст возможность правильно подготовить тендерную документацию.

Постановка проблемы и описание желаемого результата.

Этот раздел брифа показывает, какую проблему необходимо решить заказчику. Тендерная документация содержит техническую и коммерческую часть. В технической части дается описание и общая информация об объекте торгов, инструкция для поставщиков, информационные карты с указанием порядка подготовки и подачи конкурсных заявок и другая требуемая информация. В коммерческой части указаны цена, условия, графики платежей, источники финансирования контракта.

Требования к участникам тендера.

Среди требований может быть определено требование о наличии опыта проведения аналогичных проектов, отзывов предыдущих клиентов, наличие информации о сроке работы на рынке компании - поставщика.

Описание формы подачи заявки

В этом разделе компания - заказчик оговаривает те разделы, которые должны фигурировать в заявке (предложении) от компании - участницы тендера.

Критерии оценки

Критерии оценки включают такие параметры, как цена, время проекта, отсутствие соисполнителей.

Сроки проведения тендера

Обычно указывают срок объявления тендера, срок начала и окончания приема заявок, ориентировочный срок рассмотрения заявок.

Как правило, если объявляется «тендер цены», то к участию приглашаются 3 -4 организации. Если же запланировано проведение двухэтапного «тендера решений», то количество участников на первом этапе может быть от 5 до 9, а на второй этап выходят два – три участника, подготовившие наиболее интересные предложения.

2 этап. Уточнение позиций.

На этом этапе компании, подавшие первоначальные заявки на участие в тендере, могут обращаться к заказчику за дополнительной информацией, чтобы уточнить видение проблемы заказчиком и пути ее решения.

3 этап. Подготовка заявки.

Довольно часто бывает так, что предприятие не допускают к участию в тендере еще на этапе проверки тендерных предложений, если поданная им заявка была некорректно составлена. Тендерные документы должны быть оформлены профессионально.

4 этап. Презентация предложений.

Компания-заказчик тендера приглашает на встречу финалистов конкурса, которые имеют возможность убедить в том, что их предложение является лучшим. Для того, чтобы выиграть тендер, поставщику необходимо выгодно преподнести материал и заинтересовать заказчика. Профессионально подготовленная презентация должна быть доступной и наглядной, должна содержать графическую информацию, сопоставление с работой других компаний. Нелишним будет приложить список крупных заказчиков и клиентов компании-поставщика, их отзывы.

5 этап. Окончательный отбор.

Ответственные руководители компании - заказчика коллегиально принимают решение о выборе того или иного поставщика. В процессе обсуждения уточняются мнения внутренних заказчиков, создается рейтинговая таблица, где с помощью метода средневзвешенного коэффициента определяется итоговый бал каждого участника тендера.

6 этап. Объявление победителей.

На общем собрании или через СМИ при проведении открытого тендера или в персональном порядке, если тендер был закрытый, участники тендера оповещаются о завершении конкурсных процедур и выборе победителя.

Бытует мнение, что для победы в тендере, нужны связи. Конечно, издержки есть в любом бизнес-процессе, и все же существует три определяющих критерия победы в коммерческом тендере - это цена контракта, качество и квалификация.