Версия 1С Управление торговлей 11.3 имеет ряд полезных особенностей, отличающих ее от предыдущей редакции 10.3. В данной статье мы рассмотрим основные дополнения, порассуждаем об их плюсах и минусах, а также вспомним о базовых ключевых возможностях и функциях, составляющих ядро данной информационной системы.
Основные возможности 1С Управление торговлей 11
1 С Управление торговлей 11 – комплексная система, которая позволяет автоматизировать учет хозяйственных операций, осуществлять планирование деятельности и проводить анализ эффективности бизнес-процессов торговой компании. Данная редакция является развитием предыдущей редакции 10.3 и поддерживает все реализованные ранее функции, а именно:
- Автоматизация учета продаж и закупок;
- Управление системой ценообразования;
- Автоматизация учета складских операций и остатков;
- Поддержка CRM;
- Автоматизация учета движения денежных средств (в том числе планируемых) и затрат;
- Осуществление анализа эффективности деятельности при помощи системы отчетности;
- Планирование продаж и закупок;
- Настройка индивидуального интерфейса, интеграция с другими системами 1С и пр.
Более подробно о стандартном функционале 1С:Управление торговлей 11, который был унаследован от предыдущей редакции, можно прочитать в статье «1С Управление торговлей 10.3 Обзор, описание, возможности ».
Возможности 1С Управление торговлей. Отличие редакций
Как видно из краткого обзора основных функций и возможностей 1С УТ 11.3, который был приведен выше, в данной редакции сохранен весь стандартный функционал, позволяющий автоматизировать учет операций предприятия, ведущего коммерческую деятельность. Однако по сравнению с предыдущей редакцией, новейшая версия претерпела ряд усовершенствований. К наиболее существенным из них можно отнести следующие особенности:
Впервые в 1 С Управление торговлей 11 был кардинально пересмотрен интерфейс пользователя. Продукт стал выглядеть более современно, но это не главное отличие. Если ранее функционал в интерфейсе пользователя был распределен по типам операций (Справочники, Документы, Отчеты и т.д.), то в данной версии группировка производится по видам бизнес-процессов (Продажи, Закупки, CRM и Маркетинг и т.д.). С одной стороны, формирование интерфейса по содержанию бизнес-процессов кажется более логичным. С другой же стороны, пользователи настолько привыкли к прежнему порядку работы с программой, который сохранялся от редакции к редакции, что такие существенные перемены могут вызвать трудности в работе, что ставит под вопрос целесообразность обновления программного обеспечения.
Развитие финансового блока
Возможности 1С Управление торговлей 11 позволяют автоматизировать еще больше финансовых операций, например, автоматически рассчитывать задолженность или отсрочку платежа, группировать данные по датам просроченных или плановых платежей. Дополнительно реализован функционал внутренних взаиморасчетов между фирмами одного предприятия («интеркомпани»).
Существенно доработан Платежный календарь: если в предыдущей редакции 10.3 он представлял собой больше обычный отчет, то теперь – это действительно полноценное рабочее место с дополнительными параметрами и несколькими режимами работы: возможно отображение заявок на расходование денежных средств и непосредственно платежного календаря в различных комбинациях по выбору пользователя.
Помимо этого, усовершенствованы методы расчета фактической себестоимости: вместо используемых в редакции 10.3 вычислений по средней скользящей и партионному учету, теперь рассматриваются более точные в соответствии с российскими стандартами подходы – средняя за месяц, ФИФО (средневзвешенная оценка), ФИФО (скользящая оценка). Кроме того, стал возможен расчет предварительной себестоимости способом средней взвешенной оценки. Дополнительно появился инструмент распределения себестоимости по различным направлениям деятельности компании, что позволяет отдельно анализировать эффективность каждого направления.
Отдельно отметим наличие автоматизированной кассовой книги: бухгалтеру требуется ввести в 1С данные первичных документов, в результате чего кассовая книга за день сформируется автоматически в виде отчета. В качестве периода формирования кассовой книги по умолчанию выступает день.
Следует отметить, что в 1С Управление торговлей 11 все отчеты написаны на СКД, поэтому процесс их настройки несколько отличается от предыдущих релизов, но имеет больше преимуществ.
Например, для каждого отчета можно сохранить наиболее удобные и часто используемые настройки в виде варианта отчета. Помимо этого, разработчики предлагают несколько наиболее типичных вариантов по каждому отчету, которые можно использовать в готовом виде.
Интерфейс редактирования настроек отчета предоставляет больше вариантов для отбора, сортировки и группировки результата. В режиме работы «Простой» все настройки разделены на три группы:
- Отборы;
- Поля и сортировки;
- Структура.
В отборах отображаются только те параметры, значения которых могут выступать в качестве условий для подготовки отчета, что существенно экономит время пользователя, поскольку ему не требуется пролистывать длинный список всех возможных вариантов, как в предыдущей редакции 10.3.
Помимо этого, возможность упорядочить данные по определенному принципу, которая в версии 10.3 была не очевидна и расположена в расширенных настройках отчетов, в редакции 11 доступна в простом режиме настроек на вкладке «Поля и сортировки».
В дополнение к перечисленному можно добавить, что появилось больше вариантов по структуре отчета: теперь аналитику можно разбить на логические блоки, создав специальную схему отображения данных на вкладке «Структура».
Очень часто у пользователя возникает необходимость распечатать несколько документов, удовлетворяющих определенному признаку (например, документы реализации по определенному контрагенту, ПКО или РКО за определенный период и т.д.). В новом релизе для этого существует механизм групповой печати документов. Пользователь может выбрать один из способов отбора документов:
- В ручном режиме указать в списке интересующие документы (при помощи кнопок Shift или Ctrl);
- Воспользовавшись кнопкой меню «Еще», установить параметры отбора по контрагенту, организации и др. в специальном окне.
Усовершенствованная система скидок и бонусов
1С:Управление торговлей 11 обладает специальными сервисами для создания более гибкой и эффективной системы скидок и бонусов для клиентов. Например, в данной редакции предусмотрена функция автоматизации использования фиксированных скидок для контрагентов, установки определенных условий оплаты, учета накопительных скидок и бонусов. Помимо этого, для установки цен теперь можно использовать формулы. Таким образом, в новой редакции собраны все необходимые инструменты для реализации системы индивидуального ценообразования под каждого клиента.
Добавлены инструменты многофакторного анализа проведенных сделок с целью прогнозирования дальнейшего развития работы с клиентом. Пересмотрены принципы сегментации клиентской базы по ответственным менеджерам и направлениям деятельности, добавлены новые характеристики клиентов. Изменен порядок операционной обработки информации о контрагентах: теперь она структурирована в зависимости от характера бизнес-процессов, в которых участвует партнер.
Приложения для мобильных устройств
Версия 1С Управление торговлей 11 включает в себя собственные приложения для мобильных устройств, которые могут быть использованы удаленными сотрудниками (торговыми представителями, супервайзерами) для оперативной подачи заказа в центральный офис, снятия информации об остатках и проч. Помимо этого, теперь в режиме онлайн возможно ставить задачи, анализировать и контролировать деятельность удаленных сотрудников. Ранее компании были вынуждены дополнительно приобретать подобные программные решения у сторонних разработчиков и интегрировать их с 1С.
Больше вариантов настройки индивидуальных интерфейсов пользователя
В зависимости от роли пользователя в системе и выполняемых им функций администратор может настроить права доступа и интерфейс системы для сотрудника таким образом, чтобы неиспользуемые сервисы не отображались в его рабочей области. Это облегчает работу пользователя за счет экономии времени на поиск нужных команд и повышает эффективность системы в целом, поскольку исключает случайный или ошибочный запуск лишних процессов.
Снятие контроля операции перед ее проведением
В 1С:Управление торговлей 11 отменена проверка корректности операции перед ее проведением. В редакции 10.3 проведение документа было возможно только после осуществления анализа его правильности, а в случае выявления ошибок система формировала запрет на операцию проведения. В 1С УТ 11.3 процесс анализа корректности документа и функция его проведения выполняются параллельно, независимо друг от друга, что существенно снижает число ошибок.
«Ложка дегтя» - отсутствие привычных и полезных «фишек», облегчавших работу пользователя
Новая редакция программы лишена некоторых инструментов, которые казались хоть и незначительными, но были очень полезны в работе:
- Нет поиска документа в списке по столбцу по части слова (теперь только общий поиск по таблице или расширенный поиск по нескольким параметрам);
- Пропали настройки пользователя для заполнения параметров документа по умолчанию (подставляются данные по статистике для конкретного пользователя);
- Отсутствует возможность корректировать поля элемента справочника при первом обращении к нему (теперь требуется дополнительно нажать кнопку «Изменить»);
- Безналичные денежные средства не зачисляются на счет по документу «Поступление безналичных денежных средств» (требуется дополнительно провести документ «Выписка по расчетному счету»).
Принципиальные отличия в логике построения системы (относится к разработчикам)
В редакции 11 был пересмотрен не только внешний вид программы, но и ее внутреннее содержание, поэтому работа с продуктом требует изменений в подходе со стороны программистов. Отметим операции, в которых наблюдаются основные отличия:
- Порядок учета документов в проводках (изменен принцип формирования входящих заказов и последовательность операций по их корректировке);
- Складской и партионный учет (отличие в настройках и функционале);
- Переход на управляемые формы (по сравнению с неуправляемыми формами внесение изменений в программу значительно сложнее и требует новых компетенций разработчиков).
Обновлять или не обновлять
Итак, мы убедились, что Управление торговлей 11 – гораздо более гибкий, функциональный и многозадачный инструмент управления деятельностью коммерческой организации по сравнению с предыдущим релизом 10.3. Однако прежде чем осуществлять апгрейд программного обеспечения, помимо оценки финансовых затрат, необходимо взвесить нематериальные факторы.
Например, если компания работает с продуктом без существенных доработок его стандартной модификации, то обновление может пройти практически безболезненно при правильном подходе к обучению персонала.
Однако в случае, если потребовалось достаточно большое количество дополнительных модулей, обработок и прочих усовершенствований кода, то перенести их в обновленную программу, в связи с описанными выше нюансами, будет весьма затруднительно и может привести к необходимости проведения всех доработок с нуля.
Таким образом, решение о том, стоит ли переходить на новую версию учетной системы, является индивидуальным для каждой компании.
В этом руководстве будет рассказано о том, как с помощью программы Управление торговлей под редакцией 10.3 выпущенной на уже новой платформе 8.2, произвести автоматизацию розничного магазина строительных материалов . Руководство окажется незаменимым помощником, как обычным пользователям, которые не хотят прибегать к услугам специалистов для настройки программы, так и начинающим автоматизаторам и внедренцам программных продуктов 1С.
Руководство включает пошаговые действия с подробным описанием всех основных операций производимых, как при настройке конфигурации, т.е. единожды, так и многократно, т.е. в течении всего рабочего дня.
P . S . Компания «1С» уже давно выпустила 11 редакцию программы Управление торговлей , но интерес к этому новшеству у активных пользователей практически отсутствует. Даже при покупке очередной коробки с программой, в состав которой входит 11 редакция, многие по-прежнему устанавливают редакцию 10.3. Мотивируя это тем, что они попросту привыкли ко всем «премудростям» предыдущей версии и у них нет особого желания что-то менять вопреки устоявшемся канонам автоматизации оперативного учета.
Задача
Итак, у нас имеется розничный магазин строительных материалов. Все операции с товарами, такие как поступление , переоценка и продажа фиксируются в программе Управление торговлей, к которой имеют доступ два человека - первый это Оператор (он же товаровед), а второй это Кассир (он же продавец). У каждого из них есть собственный персональный компьютер, поэтому работа каждого осуществляется независимо друг от друга, но информационная база 1С обязательно должна располагаться на компьютере Кассира , так как именно этот пользователь будет работать с программой постоянно.
Магазин принадлежит Индивидуальному предпринимателю, переведенному на уплату Единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Таким образом, при поступлении и продаже товара, Налог на добавленную стоимость (НДС) уже будет включен в стоимость товара. Каждая операция с товарами обязательно должна фиксироваться в программе Управление торговлей 8 и в конечном итоге подкрепляться соответствующими итоговыми отчетами.
Настройка программы
После установки конфигурации 1С:Управление торговлей 8 в первую очередь необходимо назначить пользователей программы и определить для каждого их них соответствующие права и интерфейс . Для этого откроем только что установленную информационную базу в режиме Конфигуратор .
Затем переходим в пункт меню Администрирование -> Пользователи . На данный момент Список пользователей пуст - создадим троих пользователей информационной базы.
Для создания нового пользователя нажимаем клавишу Insert на клавиатуре, и в появившемся окне Пользователь , на закладке Основные , указываем Имя - Администратор , а на закладке Прочие устанавливаем Основной интерфейс - Полный , и Доступные роли - Полные права и Пользователь .
Сохраним только что созданного пользователя нажатием кнопки ОК в нижней части окна формы.
Точно таким же образом создаем еще двоих пользователей со следующими параметрами:
Для оператора:
Имя - Оператор ;
Доступные роли - Заведующий складом, Кладовщик, Менеджер по закупкам, Менеджер по продажам, Пользователь ;
Основной интерфейс - УправлениеРозничнойТорговлей .
Для кассира:
Имя - Кассир ;
Доступные роли - Администратор ККМ, Кассир, Оператор ККМ, Пользователь ;
Основной интерфейс - ИнтерфейсКассира .
В итоге окно Список пользователей будет выглядеть так, как это показано на рисунке:
После проделанных действий закрываем конфигуратор и открываем информационную базу в режиме 1С:Предприятие.
В списке пользователей выбираем пользователя Администратор и нажимаем на кнопку ОК.
Как вы помните, пользователю с именем Администратор мы установили полный интерфейс и полные права, то есть по сути в программе Управление торговлей 8 ни кого главнее этого пользователя нет. Именно этот пользователь имеет возможность задавать права и установки другим пользователям, например такие как - списание товаров в минус , проведение документов задним числом , возможность аннулировать чек и т.д.
После запуска программы открывается Стартовый помощник , который позволяет задать основные параметры учета , заполнить сведения об организациях, необходимые для начала работы с программой.
Воспользоваться стартовым помощником лучше всего тем, кто мало знаком или только начинает осваивать программу Управление торговлей. Заполнение соответствующих окон Стартового помощника представлено ниже и особо не нуждается в комментариях - все и так интуитивно понятно, ведь на то он и помощник!
Теперь практически все основные настройки сделаны, за исключением нескольких мелочей.
Типы цен
Определим типы цен с которыми мы будем работать.
Открываем пункт меню Справочники -> Номенклатура -> Типы цен номенклатуры и нажимаем клавишу Insert для создания нового типа цен.
В поле Наименование указываем название цены - Себестоимость , Флажок «Цены включают НДС » устанавливаем, Вид типа цен - Базовый .
Тут стоит отметить следующие - в Управление торговлей 8, один и тот же товар может иметь столько цен, сколько зарегистрировано в программе.
И на самом деле - для одного и того же товара даже в тех магазинах, где весь процесс торговли осуществляется вручную (от поступления товара до продажи его конечному потребителю) в бухгалтерии, ну или у директора если хотите, всегда на бумагах присутствует несколько типов цен. Как правило, это цена, по которой товар поступает от поставщика (указывается в накладной) и цена по которой товар отписывается в магазин (розничная цена).
В нашем случае, когда товар поступит от поставщика на склад розничного магазина - этому товару мы будем назначать цену под названием Себестоимость , и в дальнейшем нам будет точно известно, на какую сумму у нас имеется товара на складе в розничном магазине.
Создадим еще один тип цен под названием Розничная . Для этого типа цен установим наценку в 30% от базового типа цен (Себестоимость), а вид типа цен назначим Расчетный. Цена также как и в предыдущем случае будет включать НДС.
Некоторые начинающие пользователи не всегда досконально понимают зачем в программе использоваться несколько типов цен, поэтому мы приведем небольшой пример :
У фирмы ООО «Лампочка» мы закупаем 10 Люстр по цене 118 рублей. Так как ИП Свиридов Е.Н. НДС не платит, потому что у него ЕНВД, то в таком случае этот НДС уже включается в стоимость товара (цена товара 100 рублей + НДС 18 рублей = 118 рублей). Значит, за 10 штук Люстр мы должны заплатить поставщику ровно 1180 рублей. Следовательно - Люстры будут хранится на нашем розничном складе по цене 118 рублей за штуку, а продаваться по цене 153,4 рубля (наценка в 30%).
В итоге, суммарная себестоимость складских остатков по закупочным ценам (т.е. по типу цен Себестоимость ) будет составлять 10 х 118 = 1180 рублей. Это сумма отвечает на очень часто задаваемый вопрос - «На какую сумму было закуплено товара?».
А для того чтобы получить стоимостную оценку склада в розничных ценах (тип цены Розничная ) необходимо произвести несложные математические действия: 10 х 153,4 = 1534 рублей. И это сумма также отвечает очень часто задаваемый вопрос: «Сколько денег будет в кассе, если товар будет продан?».
Таким образом, Розничная цена рассчитывается на основании процентной наценки на базовый тип цены (Себестоимость ).
Склады
Открываем пункт меню Справочники -> Предприятие -> Склады (места хранения) . Нажимаем на кнопку Insert на клавиатуре, для создания нового склада. Заполняем карточку склада, так как это показано на рисунке:
Реквизит Вид склада выбираем - Розничный , так как склад у нас розничный (имеется в виду магазин). Тип цен - Розничная , по этому типу цен в нашем розничном магазине и будет продаваться товар (мы говорили об этом чуть выше). Указание номера секции - является также обязательным, хотя и по сути редко когда используется. После заполнения всех параметров нажимаем на кнопку ОК .
Выбираем пользователя Оператор двойным щелчком мыши - перед нами откроется список всевозможных параметров.
Этот список представляет собой довольно широкий спектр всевозможных настроек и предназначен в основном для автоматизации крупного торгового предприятия, но и нам он от части, тоже пригодится! Причем описание всех используемых функций в этом списке можно найти только в литературе, которая входит в комплект поставки программы Управление торговлей 8, поэтому любители нажать на кнопку «F1» могут смело идти читать книжку.
Ниже представлен список тех параметров, которые необходимо установить для реализации нашей задачи по автоматизации розничного магазина.
Взаиморасчеты:
Взаиморасчеты вести по документам расчетов с контрагентами - галку ставим;
Взаиморасчеты по договору в условных единицах - галку ставим;
Основная валюта взаиморасчетов - RUB;
Основное ведение взаиморасчетов по договорам - По договору в целом;
Основной статус контрагента - Поставщик.
Другие настройки:
Запрашивать подтверждение при закрытии программы - галку ставим;
Контролировать остатки товаров при оперативном проведении чеков ККМ - галку ставим;
Регистрировать цены поставщика - галку ставим.
Запасы:
Основная единица по классификатору - шт;
Основной вид номенклатуры - Товар;
Основной склад - Розничный.
Основные значения для подстановки в документы и справочники:
- Отражение в учете:
1. Отражать документы в бухгалтерском учете - галку ставим;
2. Отражать документы в налоговом учете - галку ставим;
3. Отражать документы в управленческом учете - галку ставим;
- Прочие значения:
1. Основная касса - РозничнаяКасса;
2. Основная организация - ИП Свиридов Е.Н.;
3. Основная ставка НДС - Без НДС.
Розничная торговля и торговое оборудование:
1. Основная касса ККМ - КассаККМ;
2. Основной вид операции документа «Отчет о розничных продажах» - ККМ
3. Основной вид оплаты чека ККМ - Наличные.
- Ценообразование:
1. Основной тип цен продажи - Розничная.
После того, как все вышеперечисленные параметры установлены, нажимаем на кнопку ОК и задаем точно такие же параметры для пользователя Кассир .
На самом деле пользователю Кассир большая часть из этих параметров совершенно не нужна, но как показывает практика - очень часто на человека, который устраивается Кассиром в дальнейшем сваливают свои обязанности и товароведы… Вот поэтому Настройки пользователя что для Оператора (товароведа), что для Кассира (продавца) лучше оставить одинаковыми.
Теперь перейдем к настройкам дополнительных прав пользователя, для этого открываем пункт меню Сервис -> Пользователи -> Настройка дополнительных прав пользователей . В поле Пользователь/Группа выбираем пользователя Кассир
Записать .
Затем выбираем в поле Пользователь/Группа пользователя Оператор и устанавливаем галочки, так как это показано на рисунке:
После проделанных действий нажимаем на кнопку Записать .
Обратите внимание, что Настройки дополнительных прав пользователя для Оператора и Кассира абсолютно различны, так как эти настройки влияют не посредственно на повседневную работу каждого из них.
Теперь в поле Пользователь/Группа выбираем пользователя Администратор и отмечаем практически все галочки:
Вообще Настройка пользователя и только на первый взгляд дополняют друг друга, на самом же деле это совершенно разные вещи. Так Настройка пользователя - это параметры, которые могут повлиять на систему ведения учета в целом, а Настройка дополнительных прав пользователя - прежде всего влияет на работу пользователя в самой системе ведения учета.
Итог
Создание основных пользователей информационной базы - у каждого пользователя программы Управление торговлей 8 обязательно должна быть своя учетная запись в независимости от того, какую роль он выполняет в программе. Никто в этой жизни не застрахован от ошибок, но, тем не менее, виновного в той или иной ситуации желательно определить сразу, и поможет нам в этом Журнал регистрации (пункт меню Сервис - > Журнал регистрации ).
В этом журнале фиксируется абсолютно каждое действие любого пользователя программы. Какая операция производилась, точно время этой операции, имя компьютера с которого был произведен вход в программу. В общем, штука очень полезная! Сам Журнал регистрации можно отключить для любого пользователя, но делать это дозволенно пользователю, обладающему полными правами.
Первоначальное заполнение программы - вообще при первой установке программы Стартовым помощником рекомендуется пользоваться всегда, так как он позволяет установить большую часть параметров, после установки которых уже смело можно приступать к ведению учета.
Создание типов цен - здесь процесс сугубо индивидуален. По статистике большая часть розничных магазинов использует одну и ту же наценку на весь реализуемый конечному потребителю товар. То есть, как было сказано выше, товар поступает на розничный склад по одной цене (она берется из накладной поставщика), а реализуется уже по другой (с наценкой). Но иногда требуется указывать розничную цену произвольно, скажем для разного товара разная наценка - в этом случае при указании типа Розничной цены - наценка не задается. А в параметрах , пользователю который будет осуществлять регистрацию поступления товара на розничный склад, разрешить «Редактирование цен и скидок в документах» (мы включили эту опцию для пользователя Оператор - на всякий случай, вдруг пригодится!).
Создание розничного склада - в программе Управление торговлей 8 обязательно должен быть зарегистрирован хотя бы один склад, в нашем случае это розничный. С этого склада товары будут продаваться по типу цен Розничная , который рассчитывается на основании типа цены Себестоимость . Других типов цен у нас нет, следовательно - товар может быть продан только по розничной цене. Но, как вы помните в Настройках дополнительных прав пользователя , пользователю Администратор разрешено продавать товары по нулевой цене - так что именно он может сделать огромную скидку или отдать товар даром (вообще это очень полезная возможность, но используется она крайне редко, например для продажи товара «своему человеку» или для быстрого списания брака).
Настройка пользователя и Настройка дополнительных прав пользователя - на первый взгляд может показаться, что все ясно и понятно и не стоит углубляться в изучение этих параметров, но на самом деле это не так. Если вы не уверены и не можете толком объяснить какое действие повлечет за собой установка того или иного флажка, то лучше не делайте этого. Обратитесь к специалисту или к соответствующей литературе - ведь вы же не хотите платить из своего кармана за глупость совершенную по не знанию?
Заключение
На этом первая часть нашего руководства закончена. Возможно, она показалось вам достаточно сложной и не понятной, но через это нужно пройти и пересилить себя - попытать понять, что и за чем нужно - без этого никак! Все приведенные выше настройки и установки делаются только один раз, а далее только по необходимости что-то добавляется и убирается.
Стоит отметить, что указанная в руководстве схема по автоматизации розничного магазина была опробована много раз и превосходно работает. Собственно добавить тут нечего - читайте, распечатывайте, применяйте на практике, помогайте другим, и просто делайте свою работу.
Во второй части руководства, которое выйдет совсем скоро, будет показан весь цикл движения документов с подробными отчетами по каждому из них! Так что следите за новостями!!!
Друзья! Если у вас остались какие-нибудь вопросы, или вы хотите внести свою лепту в проделанную нами работу - пожалуйста, оставляйте свои комментарии - нам будет очень приятно помочь вам или, быть может, чему-то поучиться у вас!
1С: Управление торговлей 11.3 предлагает современный интерфейс с гибкими настройками и большим количеством инструментов для торговых организаций. По сравнению с более ранними версиями, здесь реализованы многие вещи, которые раньше приходилось дописывать самостоятельно. Так, к примеру, в УТ 11.3 есть возможность работать со скидками и бонусами (в том числе, накопительными), продуманы решения для мониторинга и управления складскими остатками, закупками и многие другие функции. В программе предусмотрено все, чтобы решать большинство задач предприятия посредством встроенных компонентов. Рассмотрим, как начать работать с 1С данной версии, если у вас уже есть готовая база, или вы решили создать новую. Принцип работы для стационарной версии и арендованной 1С онлайн одинаковый.
После установки программы или получения доступа к базе на удаленном рабочем столе, нужно произвести запуск (двойным кликом по ярлыку 1С). Открывается диалоговое окно, в котором предлагается добавить информационную базу:
Для добавления базу нужно согласиться, после чего программа предложит создать новую базу или загрузить имеющиеся данные:
Новая база будет создана при выборе первого пункта, если у вас уже есть база, скопированная на жесткий диск или в облачном хранилище, то выбирается второй пункт. При его выборе открывается окошко, в котором нужно указать название базы и путь к файлам с данными:
После внесения информации, нажимаем кнопку «Далее», программа предложит настроить параметры запуска, здесь можно согласиться с установками по умолчанию. После подтверждения настроек, созданная база появится в списке доступных к работе баз. Ее можно запустить двойным кликом или кнопкой «1С:Предприятие»:
В дальнейшем добавлять новые базы и редактировать уже созданные можно соответствующими кнопками. При запуске потребуется ввести имя пользователя и пароль. Если пароль не установлен, программа предложит создать новый пароль.
Логика группировки интерфейса 1С:УТ 11.3 отличается от версии 10.3. Элементы распределены по их вхождению в состав определенных бизнес-процессов. Разобраться достаточно просто:
На вкладку «Главное» вынесены базовые элементы, которые используются чаще всего:
Остальные вкладки содержат элементы, которые относятся к определенному процессу. Наиболее важные пункты выделены жирным шрифтом.
Чтобы повысить удобство работы с программой, можно создать свой список часто используемых элементов. Делается это добавлением элемента в раздел «Избранное».
Нужно нажать на звездочку рядом с названием пункта, после чего пункт появится в списке, и не придется тратить время на переключение панели инструментов:
Работа с товарами и услугами начинается с создания элементов в справочнике номенклатуры. Справочник находится на вкладке «НСИ и администрирование»:
При выборе пункта открывается список номенклатуры, если база новая – то список пуст. Сюда требуется добавить элементы. Элементы номенклатуры удобно заносить в номенклатурные группы, поэтому для начала создаются нужные группы. Их может быть сколько угодно, программа позволяет распределять их иерархически, в одну группу может входить несколько подгрупп. Добавление новой группы происходит через нажатие кнопки «Создать группу». В открывшейся форме вносится название и указывается, в состав какой группы входит вновь создаваемая группа:
Создание группы подтверждается кнопкой «Записать и закрыть», после чего элемент появляется в списке:
Аналогичным образом добавляются все нужные группы. После их создания можно приступать к добавлению номенклатуры в эти группы. Выбирается группа, в которую должна входить данная номенклатура. Новый товар/услуга добавляется кнопкой «Создать». Открывается форма, в которую нужно внести данные об элементе номенклатуры:
Для начала заполняются поля:
Вид номенклатуры – указывается, к какому виду относится элемент: товар или услуга, значение выбирается из списка;
Рабочее наименование – название элемента, которое будет отображаться в базе, как его удобнее искать при работе (внутреннее название);
Наименование для печати – то, как будет называться элемент в официальных документах;
Артикул – уникальное буквенно-цифровое заводское обозначение элемента.
Этих данных хватает для создания элемента, в дальнейшем можно скорректировать и расширить информацию по каждой номенклатурной позиции. Нажатие на кнопку «Записать и закрыть» добавит номенклатуру в справочник. Таким же образом заполняются остальные элементы.
Важно понимать, что создание элемента в справочнике никак не влияет на состояние складских остатков. Чтобы товар числился на складе, его нужно оприходовать.
- После установки конфигурации Управление торговлей 11 и добавления новой базы в список информационных баз программы 1С, сначала следует запустить конфигуратор и там создать новых пользователей и назначить им права: Администрирование → Пользователи → Добавить. В окне создания нового пользователя назначаем ему имя, устанавливаем пароль, а на закладке «Прочие» отмечаем флагом доступные роли (Рисунок 1).
Рисунок 1. – Создание нового пользователя информационной базы
- Если приложение сразу запустить в режиме 1С:Предприятие (Рисунок 2), то программа сама предложит создать нового пользователя Администратор с полными правами.
Рисунок 2. – Запуск приложения в режиме 1С:Предприятие
- Когда пользователи созданы, приложение запущено в режиме 1С:Предприятие и пользователь видит перед собой рабочий стол программы, можно приступать к настройке и заполнению информационной базы. Настройка программы и параметров ведения учета выполняется на закладке Администрирование, где слева расположен список разделов настроек различного учета (Рисунок 3).
Рисунок 3. – Разделы настроек информационной базы
- На следующем этапе выполняется заполнение нормативно справочной информации. В базу вносятся данные об организациях, контрагентах, заполняется список номенклатуры и прочее. Доступ к большинству справочников можно получить на закладке Нормативно-справочная информация (Рисунок 4).
Рисунок 4. – Справочники информационной базы
- Для каждой организации необходимо указать систему налогообложения, открыв карточку организации и перейдя по ссылке Система налогообложения (Рисунок 5).
Рисунок 5. – Система налогообложения организации
- Конфигурация Управление торговлей 11 имеет встроенный помощник заполнения настроек и справочников, который сможет немного облегчить задачу пользователю-новичку программы 1С (Рисунок 6). Запустить его можно на закладке Администрирование →Начальное заполнение →Помощник заполнения настроек и справочников.
Рисунок 6. – Помощник заполнения настроек и справочников
- Теперь можно приступать к вводу начальных остатков, то есть к заполнению базы информацией о складских остатках организации, остатках денежных средств и прочего, на момент начала ведения учета в информационной базе. Администрирование → Начальное заполнение → Ввод начальных остатков → Добавление нового документа (Рисунок 7).
Рисунок 7. – Документ ввода начальных остатков
- Когда программа настроена и база заполнена справочной информацией, можно приступать к вводу документации для отражения хозяйственных операций деятельности организации.
От организации складского учета зависит работа логистов, бухгалтеров и работников отдела продаж. Своевременное проведение первичных данных помогает рационально использовать складские площади, не допуская залежей или дефицита товара. Складской учет 1С 8 в конфигурации «1С: Управление торговлей редакция 11.0» – это оперативное отражение товарных ценностей, исключается человеческий фактор ручной обработки операций, формирование аналитической отчетности.
Первичная настройка складского учета
Перед началом работы необходимо ввести полную информацию о складах. Для этого необходимо войти на рабочее место администратора, в закладке «НСИ и администрирование» ввести данные.
Кнопкой «Создать» необходимо выбрать склад:
- Оптовый;
- Розничный.
При выборе розничного магазина программой предусмотрено ведение количественного или суммового учета. Для оптового склада – только по учетной стоимости.
Для розничного можно настроить формат магазина, в котором предусмотреть возможность контроля для поддержания определенного ассортимента. Для этого необходимо установить флаг в соответствующей ячейке.
Если ведение склада в 1С предполагает и розничные, и оптовые цены, следует отметить только «Розничный магазин». Выбор вида цен следует делать исходя из учетной политики компании. Обязательно нужно указать ответственное лицо и адрес склада.
В меню «Группа складов» предусмотрена возможность ведения поступления или отгрузки в целом по группировке, так как на одной складской площади может находиться номенклатура сторонних компаний.
Ордерная схема документооборота
Чтобы выбрать ордерную схему документооборота, необходимо галочками отметить ячейки «При поступлении» и «При отгрузке». Это дает возможность детально отслеживать изменение статуса при движении товарных позиций и на каждом этапе контролировать работу материально-ответственного лица.
Ордерная схема позволит разделить процессы оформления документов и фактической отгрузки номенклатуры. На практике между формированием документа и отгрузкой бывает временной промежуток.
При выборе данного учета есть возможность установить контроль над адресным складом. На территории можно установить рабочие параметры хранения для быстрого поиска. Площади могут быть разделены на зоны хранения:
- Секции;
- Стеллажи;
- Ячейки.
Есть возможность отслеживать остатки в каждой ячейке.
Для каждой группировки товарных позиций можно установить свою зону хранения. Это удобно для выделения скоропортящихся товаров (в холодильниках) или крупногабаритных грузов (в секциях с высокими потолками).
Настройка розничного склада
При выборе поля «Розничные цены» можно выполнить настройку параметров учета:
- Возможность формирования цен для определенных групп;
- Уточнить округление розничной цены.
Вкладка «Пороги срабатывания» позволяет формировать новую цену на товарную группу при получении новой партии, если заданный минимум по отношению к цене предыдущей превышен.
При заполнении карточки «Розничные цены» есть возможность формирования цен для разных вариантов реализации.
При выборе «При продаже клиентам» устанавливаются цены, зарегистрированные в прайс-листе компании. Поле «При вводе на основании документов поставки» можно зарегистрировать розничную цену. Если выбрать «При передаче между организациями» — формируется цена, которая закреплена при перемещении товарных групп между компаниями.
Настройка цены
Настройку цены можно выполнить из меню «НСИ и администрирование» в закладке «Настройка GRM» поле «Маркетинг». Данное поле позволяет выполнять ценообразование для разных товарных групп, клиентов, в зависимости от сроков оплаты. Кроме того, есть возможность предоставления скидок.
Оприходование на склад
Документы по оприходованию товарных групп на склад выполняют из меню «Склад и доставка» в закладке «Приемка».
В поле следует выбрать склад. Для этого в дереве «Торговая деятельность» следует нажать на крестик для того, чтобы раскрыть общую группировку и выбрать торговую точку либо оптовый склад по конкретному адресу.
После чего, можно оприходовать номенклатуру на склад. Для этого следует перейти в поле «Создать ордер».
Приходный документ на поступление товара содержит две вкладки. В основном поле нужно заполнить сведения общего характера:
- Дату, номер приходного документа (накладной);
- Сведения о поставщике;
- Статус документа позволяет разделить шаги приемки товара: к поступлению, в работе, требуется обработка или принят;
- Ответственное лицо.
После заполнения всех полей переходят в закладку «Товары».
Ввод информации о товаре
Складской учет в 1С позволяет максимально подробно отразить все сведения о товаре. Для этого в поле «Товары» вкладкой «Добавить» следует выбрать товарную позицию либо создать новую карточку товарной позиции
В карточке необходимо внести характеристики товара:
- Наименование;
- Единицу измерения;
- Артикул;
- Принадлежность к складской группе;
- Размещение в конкретной ячейке;
- Описание товарной позиции;
- Выбрать ставку НДС для формирования цены;
- Распечатать ценник (если товар приходуется на розничный склад).
Корректное заполнение карточки товара исключит возникновение пересортицы при реализации и перемещении аналогичных позиций.
В поле «Товары» предусмотрена возможность распаковать партию и сформировать цену для каждой единицы, заполнить серии. Если ранее было создано распоряжение на приемку товара, сверку данных можно выполнить при нажатии на вкладку «Проверить». Также при помощи кнопки «Заполнить» можно выполнить заполнение ордера из ранее созданного распоряжения.
Панель «Дополнительной информации» позволяет проанализировать заполнение карточки товара, ввести штрихкоды или индивидуальные типоразмеры товара.
В случае введения некорректной информации внизу поля будет сообщение с подсказкой о возможных ошибках.
После ввода информации необходимо провести и закрыть приходный ордер. При необходимости можно вывести на печать документ.
Отгрузка товара
Создать документ об отгрузке можно из меню «Склад и доставка» в поле «Отгрузка».
Выбор склада выполняется аналогично документу прихода. После чего, нужно выбрать распоряжение из закладки «Создать ордера», на основании которого отгрузка будет произведена.
Затем нужно заполнить поле расходного ордера. Оно содержит 3 вкладки. В основном меню необходимо ввести номер и дату расходного ордера, выбрать контрагента, ответственное лицо, в подотчете которого номенклатура находится. В случае перемещения товаров между складами – выбрать склад.
Управлять товарными позициями можно из вкладки «Товары по распоряжениям». Ордер автоматически будет сформирован из распоряжения. Можно индивидуально сделать подборку во вкладке «Отгружаемые товары»:
- «Добавить» — выбор товарной позиции;
- «Серии» — можно подобрать серию, если в первичном учете товарная позиция была оприходована с указанием серий;
- «Заполнить» — подбор товаров кратно упаковкам (когда распаковывать нет возможности);
- «Перенести в другой ордер» — возможность перенести товар в новый расходный ордер.
При необходимости, можно разбить товар на несколько строк в определенном количестве или заполнить отгрузку по штрихкоду.
После заполнения всех полей документ можно вывести на печать.
Отчетность
В основном меню можно поле выбрать формирование отчета по выбранному складу. Отчет «Пересчеты товаров» выполняет контроль остатков на конкретную дату по выбранному складу и материально-ответственному лицу. В случае выявления отклонений, они будут зафиксированы после сохранения отчета.
Создание инвентаризационной описи можно сформировать из меню «Складские акты». Во вкладке «Создать» можно выбрать документ для отражения результатов инвентаризации.
Вручную отражение результатов инвентаризации выполняют в отчете «Ордер на отражение излишков».
Заключение
Ведение складского учета в 1С в конфигурации «1С: Управление торговлей редакция 11.0» позволяет оперативно формировать ордера поступления с одновременным формированием цены. Есть возможность отражения движения документов, размещения на складах с многоуровневым режимом хранения. Отчетность позволяет оперативно проводить инвентаризацию и отражать результаты.
