Офис менеджер должностная инструкция. Должностная инструкция офис-менеджера — образец (2016) Должностные обязанности офис менеджера в строительной компании

Должностная инструкция офис-менеджера определяет круг прав и обязанностей сотрудника, занимающего соответствующую должность. В нашей статье рассмотрены основные аспекты данной инструкции, ее предназначение и порядок утверждения.

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

• Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
• Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
• Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает 2 экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф. И. О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

• соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
• отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
• делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

• требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003.

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи .

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 виза должна включать в себя указание должности визирующего лица, его подпись (с расшифровкой) и дату. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте.

Структура должностной инструкции

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:

• Общие положения о должности.
• Порядок субординации, связи по должности.
• Функциональные обязанности.
• Права сотрудника.
• Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее 2 лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

• структуру компании и принципы зонирования различных служб;
• принципы управления персоналом компании;
• сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
• методы планирования и мотивации, используемые в компании;
• особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
• особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
• принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
• техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
• координация завершения/начала трудового дня.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

• ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
• внесение предложений по улучшению офисной работы;
• подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
• распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
• подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
• требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Кто такой офис-менеджер

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и « » как взаимозаменяемые. Однако, это не верно. Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам. Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности. В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

• в Москве – 15-22 тыс. рублей;
• в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
• в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
• в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

• Знать порядок заключения и расторжения договоров;
• Владеть основами оформления офисной документации;
• Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
• Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
• Обладать навыками скоростного набора текста;
• Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
• Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
• Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
• Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
• Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
• Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
• Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
• Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

• Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
• Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
• Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
• Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
• Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
• Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
• Отслеживать и вести учет входящих звонков;
• Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
• Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
• Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
• Соблюдать положения должностной инструкции;
• Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
• Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
• Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
• Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
• Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
• Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
• Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
• , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
• Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
• Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
• Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
• Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
• Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
• Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Права офис-менеджера

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

• Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
• Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
• Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
• Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
• Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
• Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
• Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
• Нарушение правил пожарной безопасности;
• Несоблюдение техники безопасности;
• Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

I. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории руководителей.
2. Офис-менеджер должен знать:
   1. 2.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
   2. 2.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
   3. 2.3. Методы стратегического и тактического планирования.
   4. 2.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
   5. 2.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
   6. 2.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
   7. 2.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
   8. 2.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
   9. 2.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
   10. 2.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
   11. 2.11.Принципы организации снабжения офиса.
   12. 2.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
   13. 2.13. Основы бухгалтерского учета.
   14. 2.14. Деловой этикет.
   15. 2.15. Иностранный язык.
   16. 2.16. Техническое оснащение офиса.
   17. 2.17. Правила пользования оргтехникой.
   18. 2.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
   19. 2.19. Основы трудового законодательства.
   20. 2.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
3. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________.
5. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Офис-менеджер:

1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
3. Разрабатывает «кодекс» поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
4. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
5. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
14. Организует:
    • встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    • прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    • материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании. Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией. Как не упустить ключевые моменты и важные нюансы работы офис-менеджера? Мы предлагаем вам образец должностной инструкции офис-менеджера с наиболее типичными обязанностями и полномочиями.

Должностная инструкция офис-менеджера

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.4. Офис-менеджеру подчиняются водитель, курьер и уборщица.
1.5. На время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства.
1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию генеральному директору и сотрудникам компании.
2.2. Обеспечивает документооборот компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
2.3. По поручению генерального директора выполняет копировально-множительные работы.
2.4. По поручению генерального директора готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании.
2.5. По поручению генерального директора печатает служебные материалы и ведет базу данных.
2.6. Готовит совещания и заседания, проводимые генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
2.7. Организует командировки сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу.
2.9. Осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
2.9. Координирует и контролирует работу водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с генеральным директором.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера [наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:

Секретаря ресепшн;

Делопроизводителя;

Уборщицу.

1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.6. Офис-менеджер отвечает за:

Надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;

Исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;

Сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;

Обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.

1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:

Законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

Указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Офис-менеджер должен знать:

Законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;

Организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;

Текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;

Задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;

Методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;

Современные теории менеджмента;

Передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;

Состав и структуру управленческой документации общества;

Менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.

2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.

2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.

2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.

2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.

2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.

2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.

2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.

2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.

2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.

2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.

2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.

2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.

2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.

2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.

2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен _____ (_____) "__" _____ 20__ г.