Это случилось. Работа. Ошибка. «Пишите объяснительную!» – поджатые губы, тренированный начальственный взгляд в упор. Такое требование чревато плохими и при этом законными последствиями. Их можно минимизировать, если знать, чем угрожает документ, как и о чем писать, что предпринимать. Хорошо иметь перед глазами образец объяснительной записки об ошибке в работе. Об этих вещах и расскажет статья.
Объяснительную записку составляет сотрудник при предъявлении ему претензий о невыполнение или ненадлежащем выполнении обязанностей. В ней излагаются причины сложившейся ситуации. На ее основе руководство определяет: виновен работник или нет, и в какой мере. В итоге разбирательства решают вопрос о наказании. Возможны три варианта:
- прекращение претензий;
- прощение сотрудника либо устное предупреждение;
- дисциплинарное взыскание.
Рассмотрим последний случай.
Трудовой кодекс РФ (статья 192) разрешает дисциплинарные взыскания в виде:
- замечания,
- выговора,
- увольнения.
Другие наказания (в т.ч. «штрафы») работодатель использовать не вправе. При этом он может прописать во внутренних документах фирмы влияние этих санкций на премиальные.
В трудовую книжку информацию о замечаниях и выговорах не вносят.
Работодатель вправе уволить сотрудника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) в случае неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, при уже имеющемся неснятом дисциплинарном взыскании по такому же поводу. Срок действия последнего – 1 год.
Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее 1 месяца со дня обнаружения проступка и 6 месяцев со дня его совершения. По фактам, которые обнаружены в ходе ревизии, аудиторской или финансовой проверки, этот срок удлиняется до 2 лет.
Объяснительная записка – составная часть процедуры, которая может иметь далеко идущие и неприятные последствия для сотрудника. Их можно уменьшить, если подготовить документ правильно.
Писать или не писать
Можно ли отказать начальству и не писать объяснительную? Да, можно. Работник имеет такое право. Действия администрации по принуждению к этому считаются незаконными.
С другой стороны, отсутствие письменного объяснения не поможет сотруднику избежать дисциплинарной ответственности (ст. 193 ТК РФ). Работодатель оформит акт об отказе. Подпись ответчика в нем не обязательна. Процедура наложения взыскания пойдет дальше.
Предоставленная же объяснительная записка документально зафиксирует имеющиеся у работника уважительные причины происшествия. Она не позволит администрации толковать его действия по собственному усмотрению. Сотрудник лучше разберется в уязвимых местах своей позиции.
Процесс пошел
Запросить объяснительную работодатель может письменно либо устно. При этом он обязан описать факт нарушения и потребовать объяснения. Письменный запрос вручают на бумаге с проставлением отметки о получении. Он может иметь форму требования, приказа, распоряжения.
Устный запрос вызывает дискуссии среди юристов. Одна позиция: сотруднику в таком случае не следует предоставлять письменное объяснение. Необходимо вежливо настаивать на бумажном варианте требования либо давать устные комментарии о происшествии. Причина – незафиксированные претензии работодателя. Последнему также сложно будет доказать в суде факт запроса – потребуются свидетели.
Другая позиция: давать объяснительную и в случае устного запроса. Аргумент – при необходимости работодатель без труда письменно оформит требование и представит в суд.
Мягкостью не стоит злоупотреблять. Если начальник не может ясно сказать, по какому нарушению требует объяснение, то необходимо настаивать на письменном запросе. Лучше делать это с помощью письменного же заявления работодателю. В нем следует подробно отобразить ситуацию (даты, участники, неопределенные требования).
Запрашивать объяснительную записку может руководитель организации или лицо, уполномоченное им. Если такая инициатива исходит от непосредственного начальника, не рекомендуется требовать от него подтверждения этих прав. С одной стороны, если дело дойдет до суда, он заинтересуется законностью вынесенного взыскания, а не личностью запросившего объяснения. Работодатель же при необходимости подтвердит полномочия. С другой стороны, такое требование еще больше обострит отношения сотрудника с администраций.
Письменное объяснение предоставляется в течение двух рабочих дней согласно ТК РФ. День получения запроса в них не входит.
Не стоит поддаваться давлению начальства и писать объяснительную записку «прямо сейчас». Необходимо снять первое нервное возбуждение и в спокойной обстановке проанализировать ситуацию. Еще раз прочитать должностную инструкцию. Проконсультироваться у юриста. Затем приступить к написанию.
Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.
Руководитель не вправе влиять на документ: диктовать текст, требовать переписать, указывать «это – не причина». Содержание объяснительной определяет сотрудник.
Текст записки – лаконичный. Необязательная информация может вызвать у начальства ненужные вопросы. Неуместны шутки и просторечные выражения. Тон повествования – уважительный. Если разбирательство дойдет до суда, реноме хама не поможет выиграть дело. Изложение ведется в хронологическом порядке от первого лица.
- подтвердить или опровергнуть факт нарушения;
- описать обстоятельства события (дата, время, место), его причины;
- охарактеризовать вину: умышленная, по неосторожности, ее отсутствие;
- привести свидетелей;
- выразить мнение о привлечении к ответственности;
- описать отношение к дальнейшей работе.
Причины ошибки
Рассмотрим частые варианты.
- Высокая нагрузка – следствие пика работ, неполного персонала. Объяснение хорошо тем, что переносит ответственность на работодателя. Подходит для некрупного подразделения. Не работает в большом коллективе, работающем в одних условиях (хотя бы формально). Начальство ревностно охраняет свою непогрешимость в распределении нагрузки. Если нежелательна репутация ленивого склочника – лучше найти другие причины.
- Мало опыта – работает в случае молодого специалиста.
- Плохое самочувствие – может служить оправданием. Сотруднику стоит подчеркнуть, что он работал в таком состоянии из-за заботы о предприятии, продолжении его ритмичной деятельности.
- Личные, семейные обстоятельства – может помочь, если причина серьезная. Злоупотреблять этим средством не стоит.
- Неясно написанный, противоречивый пункт должностной инструкции, позволивший неверную трактовку. Аргумент подходит для использования, но предварительно лучше запастись заверенной копией этого документа.
Другие участники
Если в инциденте участвовали другие лица, следует беспристрастно проинформировать, что предпринимал каждый из них. Не стоит прямо называть виновного. Это право руководства. Но оно должно получить достаточную информацию для такого вывода. Не следует лгать. В подобной истории объяснения пишут все участники, и правда выяснится.
Развязка
Сотруднику обязательно следует описать свой добросовестный трудовой путь у работодателя, упомянуть об отсутствии дисциплинарных взысканий в прошлом, перечислить полученные поощрения (премии, грамоты, подарки). Если дело попадет в суд, эту информацию учтут при принятии решения.
Если работник признает вину в допущенной ошибке, надлежит выразить раскаяние. Также необходимо уверить руководство, что подобных случаев в будущем не повторится.
Как составить
Установленных законом стандартов оформления письменного объяснения нет. Достаточно соблюдать минимум общих правил подготовки документов.
Записка готовится на листе формата А4. Она может быть написана от руки или набрана на компьютере.
Вверху листа, в правой части, в столбик указывается, кому и кем направлен документ. Получатель – лицо, затребовавшее объяснение. Приводятся его должность, фамилия, инициалы. Работник пишет свое подразделение, должность, полные Ф. И. О.
На несколько строк ниже, по центру, указывается наименование документа – объяснительная записка. Далее следует текст объяснения.
Затем проставляются начертанные рукой должность, личная подпись, инициалы и фамилия работника. Указывается дата составления записки. Сотрудник вправе приложить документы, подтверждающие его информацию.
Объяснительную следует зарегистрировать в канцелярии, получив копию или 2-й экземпляр записки с соответствующей отметкой. Это защитит от возможных неправомерных действий администрации.
Пример
Директору ООО «Прод-сервис»
Н.Н. Николаеву
от бухгалтера
Ивановой Ирины Ивановны
Объяснительная записка
12 февраля 2016 г. я указала неправильные цены в товарной накладной № 331 и счете-фактуре № 434, завысив их на 5%. Покупатель в связи с этим отказался принимать товар, и его вернули на склад. Ошибка была вызвана повышенной рабочей нагрузкой в этот день. Причина – отсутствие бухгалтера Раковой Е.Е., которая находилась в отгуле. Я выполняла обязанности двух человек. Ошибку признаю. Прошу Вас учесть, что ранее претензии к моей работе у ООО «Прод-сервис» отсутствовали. В будущем обязуюсь быть более внимательной при заполнении документов.
Бухгалтер И.И. Иванова
НК РФ, потому что те пропустили совокупный срок, отведенный им для обращения в судПостановления 4 ААС от 19.11.2014 № А78-7939/2014; 20 ААС от 09.04.2014 № А68-9246/2013; 3 ААС от 20.11.2013 № А69-1789/2013; ФАС ВСО от 18.11.2013 № А74-702/2013; ФАС ДВО от 10.09.2013 № Ф03-3682/2013. Суды пеняют инспекциям на то, что, оформляя акт камеральной проверки вместо акта по ст. 101.4 НК РФ, они тем самым искусственно увеличивают сроки на принудительное или судебное взыскание начисленного штрафаПостановления 16 ААС от 21.11.2014 № А25-937/2014; 6 ААС от 15.10.2014 № 06АП-4844/2014; ФАС ЦО от 13.12.2013 № А09-2661/2013; ФАС ВСО от 26.02.2013 № А78-3597/2012. Однако несоблюдение ИФНС, в частности, срока оформления акта не изменяет порядка исчисления всех процессуальных сроков, предшествующих принятию решения о взыскании или обращению инспекции в суд с иском о взыскании штрафап. 31 Постановления № 57.
Как снизить штраф на несвоевременную сдачу декларации
Чтобы снизить штраф, фирме следует приложить пояснительную записку с разъяснением причин опоздания (п. 5 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). Если контролеры посчитают задержку обоснованной, то они могут признать такие обстоятельства исключающими или смягчающими вину (п.
4 ч. 1, ч. 2 ст. 43, п. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 44
Закона № 212-ФЗ). Составляем записку Объяснительная записка составляется в произвольной форме. Начать следует с того, какая отчетность и за какой период была представлена не вовремя, а также обозначить дни просрочки.
Причины могут быть разными, и, поскольку перечень обстоятельств, исключающих и смягчающих вину, открыт, компании следует привести как можно больше доводов в свою защиту.
Опоздали с отчетностью? объяснитесь
Даже кредит взял, с учетом ожидаемого штрафа Остаются максимальные 30%, но при этом письмом ФНС России от 26.11.10 № ШС-37-7/16376 разъяснено, что»…Если на дату вынесения решения о привлечении к ответственности сумма налога, подлежащая уплате (доплате) на основании этой декларации, внесена в бюджет, то санкция в данном случае составит в соответствии со статьей 119 Кодекса 1000 рублей.» Не могу поверить своему счастью Правда, пока искал подтверждение в законах, попался вопрос про продажу автомобиля и подачу 3-НДФЛ, а ее тоже так и не подавал (за 2009 год) Ответить с цитированием Вверх ▲
- 06.04.2012, 11:01 #11 Сообщение от Sekar таким образом у вас широкий вариант возможных отписок. У меня не укладывается в голове как в юридических рамках я могу пояснить несвоевременную сдачу с такой задержкой.
Образец письма, которое снизит штраф за опоздание с отчетностью
Проще говоря, эти сроки никоим образом не удлиняются. ВЫВОД Перед тем как пытаться через суд доказывать, что налоговая пропустила срок на судебное взыскание штрафа, надо вначале удостовериться, что так оно и есть.
*** Как видите, и минимальный штраф можно свести практически на нет, но для этого потребуется приложить определенные усилия. Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Штрафы налоговые / штрафы по взносам / административные штрафы»: 2016 г.
- Малый и средний бизнес на первый раз будут прощать, № 15
- Административный штраф отменен, но уже уплачен: как вернуть, № 11
Как правильно написать объяснительную в налоговую
О том, какие налоговые смягчающие обстоятельства бывают и как их заявлять, мы подробно писали: 2012, № 23, с. 83 Заметим, что двойное снижение штрафа - это не предел, суд вправе уменьшить штраф и более чем в два разап. 19 Постановления Пленума ВС № 41, Пленума ВАС № 9 от 11.06.99. Есть решения, в которых 1000-рублевый штраф за не вовремя сданную «нулевку» был снижен и в 10 раз (до 100 руб.)см., например, Постановления АС УО от 03.03.2015 № Ф09-699/15; ФАС СКО от 30.04.2014 № А53-5736/2013, и даже в 20 раз (до 50 руб.)см., например, Постановление 20 ААС от 18.03.2014 № А09-2661/2013.
А вот снизить штраф до нуля суд вряд ли согласится, поскольку это фактически будет являться освобождением привлекаемого лица от налоговой ответственностиАпелляционное определение ВС Республики Карелия от 22.01.2013 № 33-199/2013.
Штраф за опоздание со сдачей нулевой декларации: как снизить или не платить совсем
Данный документ способен разъяснить, в полном объеме, любых сложившихся на работе неприятных ситуаций, с неоднозначным трактованием причины происходящего, которые привели к неприятным и неизбежным последствиям. Существует еще одна функция, которую выполняет этот документ, он может доступно объяснить содержание иного документа.
В этом случае объяснительная прикрепляется к основному документу как приложение. Абсолютно все налогоплательщики без исключения просто обязаны предоставлять соответствующие отчеты, в налоговые органы контроля в конкретные сроки и в установленном порядке.
В некоторых исключительных случаях от налогоплательщика могут потребовать написать объяснительную в налоговую, которая адекватно и всецело может разъяснить причину действий, которые привели к тем или иным последствиям.
Далее следует изложить лаконично все причины, которые привели к несоблюдению и несоответствию обязательных правил. Если необходимо, то можно написать меры, которые в дальнейшем будут предприняты, чтобы избежать повтора подобных нарушений.
Важно
В большинстве случаев все налоговые инспектора требуют предоставить подробное объяснение, при обстоятельствах, когда у человека, который предоставляет отчетный материал, в отчетных периодах фиксируется постоянная убыточность предприятия. В качестве адекватных причин, которые привели к такой ситуации, могут оказаться следующими: 1.
Для развития деятельности предприятия провели индексацию и повышение зарплат персоналу, что привело к улучшению общей конкурентоспособности;2. Основательная реконструкция средств, что неуклонно повышает расходы, а так же снижение объемов продаж;3.
Пояснение в налоговую о несвоевременной сдаче декларации
Если камеральной налоговой проверкой выявлены ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, и полученным им в ходе налогового контроля, об этом сообщается налогоплательщику с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок.» Вообще-то, на мой взгляд, несвоевременная сдача не подпадает под этот пункт статьи. При этом есть пункт 7 этой статьи: «7.
Так что такая отмазка явно не прокатит. Ответить с цитированием Вверх ▲
- 04.04.2012, 15:09 #4 Трудности у меня были финансовые, а не с действием по отправке налогов. Насчет обязательности — письмо в двух абзацах:в первом — требование представления пояснений;второй такой: «Неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет ответственность граждан и должностных лиц, предусмотренную частью I статьи 19.4 КоАП.» Я, вот, думаю, написать о том, что в виду того, что я работаю без бухгалтера, не разделял понятия предоставления декларации и уплаты налогов, а испытывая значительные финансовые трудности не имел возможности оплатить налоги, рассчитывая сделать это позже, с учетом штрафа 30% от суммы налога.
Пояснение в налоговую о несвоевременной сдаче декларации пример
За несвоевременное представление авансовых расчетов по итогам отчетных периодов вас не могут оштрафовать как за опоздание со сдачей декларации, даже если расчет именуется декларацией (например, как в случае с налогом на прибыль)п. 17 Постановления № 57; Письмо ФНС от 22.08.2014 № СА-4-7/16692; Постановление 7 ААС от 06.05.2015 № 07АП-2591/2015. В этой ситуации штраф грозит по п. 1 ст. 126 НК РФ - 200 руб.
за каждый расчет, сданный позже срока. СПОСОБ 1. Заявить в ИФНС или в суд ходатайство об учете смягчающих обстоятельств При наличии хотя бы одного такого обстоятельства налоговый штраф должен быть уменьшен не менее чем в два разап. 3 ст. 114 НК РФ. Причем на минимальные размеры штрафов, как в нашем случае, это правило тоже распространяетсяп.
18 Постановления № 57; Письмо Минфина от 18.06.2015 № 03-02-08/35141.
2019-09-11
Никто не застрахован от ошибок в работе. Руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, естественно захочет получить объяснения от работника. Как правило, требуется объяснение в письменном виде. Работнику следует написать объяснительную записку, в которой следует пояснить причины возникновения ошибки в работе.
На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.
В зависимости от допущенной ошибки и степени тяжести ее последствий зависит вид возможного взыскания, наложение которого оформляют приказом, образец которого можно скачать по ссылке .
Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе.
Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ. В качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.
Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение. Поэтому работнику при возникновении ошибки в исполнении трудовых обязанностей следует успокоиться, без его объяснения работодатель не вправе наказывать сотрудника. Следует вооружиться чистым листом бумаги и ручкой и обдумать содержание документа. Можно оформить документ в электронном виде, после чего распечатать. Данный момент, как правило, не принципиален.
Как правильно написать объяснительную записку об ошибке в работе?
Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:
- адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
- название документа и его заголовок;
- дата написания;
- подпись работника;
- текст с описанием события и объяснением случившегося.
Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.
Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.
После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину. Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит. Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.
Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что б удут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.
Пример объяснительной записки об ошибке в работе:
Директору ООО «Альфа»
Туполеву А.А.
от бухгалтера
Кухаркиной А.П.
Объяснительная записка
об ошибке в заполнении документов
26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».
Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.
Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.
26.08.2015 Кухаркина А.П.
Также в качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной по ссылке ниже.
- Пример объяснительной записки
Как правильно написать объяснительную записку?
Объяснительная записка представляет собой деловой документ, который находится во внутреннем обращении организации. Содержание документа предполагает объяснение причинно-следственной связи между событием, поступком или фактом, обычно негативного свойства, который уже произошёл. Объяснительная записка может быть сопровождением основного документа, тогда в её содержании будут даны пояснения отдельных положений этого документа.
Предназначение объяснительной записки – прояснение ситуации человеком, который является главным лицом в произошедших событиях, возможно, их виновником; цель объяснительной записки – провести внутреннее расследование причин происшествия, разобраться в них, сделать правильные выводы.
В ст. 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка. Работник вправе отказаться писать объяснительную записку, закон это предусматривает, у работодателя в этом случае возникает право применить дисциплинарное взыскание по отношению к сотруднику, без наличия его объяснительной записки.
Форма, шаблон объяснительной записки включает в себя обязательные реквизиты:
- — наименование организации;
- — указание должностного лица, к которому обращена записка, его ФИО;
- — наименование документа – «Объяснительная записка»;
- — дата составления и № регистрации записки;
- — заголовок к тексту («Касательно…», «О…»);
- — текст пояснения;
- — составитель, его подпись.
Пример объяснительной записки
Декану историко — филологическо-го факультета Орловой Н.И.
от студентки 218 группы Ивлевой Г.П.
Объяснительная записка
Касательно пропуска занятий 22 октября 2011 года.
Я, Ивлева Галина Петровна, пропустила 22 октября учебный день (3 пары и 1 практический семинар), в связи с тем, что ко мне в общежитие приехала мама из с. Александровка.
У моей мамы больное сердце, и она вынуждена проходить обследование несколько раз в год в центре функциональной диагностики, именно на такое обследование она прибыла в этот раз. 22 октября 2011 года ей неожиданно стало плохо, она стала задыхаться, я вызвала для мамы «Скорую помощь».
Доктор сделал маме необходимые уколы и сказал, что ей нужно провести в покое целый день. Я решила не ходить на занятия, осталась наблюдать за состоянием мамы. Врач «Скорой помощи» Просянников А.В., по моей просьбе, написал записку о том, что мама нуждается в наблюдении. Записку от врача прилага ю. Прошу Вас учесть уважительную причину пропуска занятий.
Студентка 218 группы Ивлева Ивлева Г.П.
Образец объяснительной записки в школу
Оформление объяснительной записки в школу производится согласно обычным требованиям, писать её может только родитель школьника, либо его официальный опекун, пишется подобная записка на имя директора, обязательно в записке нужно указать класс, в который ходит ваш ребёнок.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей — женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
Объяснительная записка о невыполнении плана
Образец объяснительной записки в налоговую
Начальнику отдела камеральных проверок ИФНС № 2 г. Артёма
Стафеевой А.О.
от генерального директора ООО «Южное» Александрова И.И.
Объяснительная записка
Касательно претензий налоговой инспекции
Я, Александров Иван Иванович, в ответ на претензии отдела камеральных проверок ИФНС № 2 о несвоевременной сдаче отчётов, поясняю, что по причине тяжёлого заболевания бухгалтера ООО «Южное», в октябре 2010 вынужден был заниматься заполнением и отправкой ежеквартальных отчётов самостоятельно.
Отчёт в налоговую инспекцию был отправлен мной лично заказным письмом, с уведомлением, в почтовом отделении № 3 города Артём 20 октября 2010 года, что не противоречит существующему законодательству, сроки отправки мной отчёта не были нарушены. Возможно, в опоздании отчёта, виноваты работники почты.
К объяснительной записке прилагаю почтовые квитанции, в которых указано время отправления мной заказного письма.
Генеральный
директор ООО «Южное» Александров Александров И.И.
Объяснительная записка об опоздании
подполковнику Павленко С.С.
от служащей МО РФ, делопроизводителя строевого отдела
Зайцевой О.П.
Объяснительная записка
Касательно опоздания на работу 26 июля 2012 года
Я, Зайцева Ольга Петровна, 26 июля 2012 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что сегодня утром, во время моего следования на автобусную остановку, я стала свидетелем и участником неприятного происшествия. На десятилетнюю девочку, идущую впереди меня, внезапно напала бродячая собака, и укусила её. Мне пришлось вмешаться в ситуацию, так как девочка была сильно напугана и плакала, а её рана кровоточила. Я доставила девочку в ближайший травмпункт, позвонила на работу её родителям, после этого отправилась на работу. Прошу учесть уважительную причину опоздания.
Образец объяснительной записки о прогуле
Командиру войсковой части 55555
подполковнику Павленко С.С.
от служащего МО РФ, слесаря отдела МТО
Петрова О.С.
Объяснительная записка
Касательно невыхода на работу 29 июля 2010 года
Я, Петров Олег Семёнович, 29 июля 2010 года не смог выйти на работу. Накануне, в воскресенье вечером в моём доме были гости, закуски было мало, а спиртного много. Я сам не понял, что произошло, только я очнулся поздно вечером с ужасной головной болью, а гостей в доме уже не было. Я решил убрать посуду со стола и ещё немного полежать. Когда я проснулся в следующий раз, было уже позднее утро понедельника. Я понял, что очень сильно опоздал на работу, по-прежнему болела голова и всё тело. На работу я не пошёл. Сознаю, что был не прав. Больше такого не повторится.
Образец объяснительной записки кассира
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Пановой О.В.
Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2010 года
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2010 года, ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
Компании, которая подала РСВ-1 в ПФР с опозданием, лучше приложить к отчетности объяснительную записку. Как составить данный документ рассказали эксперты журнала «Актуальная бухгалтерия».
Организации, отправляя отчетность, могут столкнуться с техническими сбоями, неполадками у ошибками в формате документа и т. д., что может привести к задержке За опоздание предусмотрен штраф - 5 процентов суммы начисленной к уплате за последние три месяца отчетного (расчетного) периода, за каждый полный или неполный месяц со дня, для его представления, но не более 30 процентов указанной суммы и не менее 1000 рублей (ч. 1 ст. 46 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ)).
Чтобы снизить штраф, фирме следует приложить пояснительную записку с разъяснением причин опоздания (п. 5 ч. 1 ст. 28 Закона № 212-ФЗ). Если контролеры посчитают задержку обоснованной, то они могут признать такие обстоятельства исключающими или смягчающими вину (п. 4 ч. 1, ч. 2 ст. 43, п. 4 ч. 1, ч. 4 ст. 44 Закона № 212-ФЗ).
Составляем записку
Объяснительная записка составляется в произвольной форме. Начать следует с того, какая отчетность и за какой период была представлена не вовремя, а также обозначить дни просрочки. Далее нужно указать причины, которые помешали своевременной Это может быть поломка компьютера у самой фирмы, технические сбои у интернет-провайдера или спецоператора. Причины могут быть разными, и, поскольку перечень обстоятельств, исключающих и смягчающих вину, открыт, компании следует привести как можно больше доводов в свою защиту. К пояснениям нужно приложить подтверждающие документы: справку от спецоператора о технической поломке или отчет от интернет-провайдера.
Нелишним будет указать и ряд других немаловажных факторов, которые могут повлиять на решение фонда: отсутствие умысла на совершение правонарушения, уплата взносов полностью и в срок. Если правонарушение совершено впервые, об этом тоже стоит упомянуть.
Образец пояснительной записки приведен ниже.
Позиция судей
Даже если специалисты ПФР не обратят внимание на объяснительную записку к расчету РСВ-1 и начислят максимальный штраф, фирма может оспорить их действия в суде. Арбитры, так же как и контролеры, вправе снизить штраф в случае наличия смягчающих обстоятельств. Как отмечают судьи, перечень таких обстоятельств не является исчерпывающим (пост. ФАС ДВО от 21.02.2011 № Ф03-344/2011). Санкции могут быть уменьшены до такого размера, который они сочтут уместным в каждой конкретной ситуации.
Например, ФАС Северо-Западного округа (пост. ФАС СЗО от 27.01.2012 № А56-19757/2011) снизил штраф с 30 000 до 1000 рублей. Компания направила в управление ПФР расчет с опозданием в один день; по причине сбоя в компьютерной программе расчет был получен управлением спустя семь дней после установленного срока по сдаче отчетности. Фирма не согласилась с размером санкций и обратилась в суд, который снизил штраф до минимума.
Арбитры указали на смягчающие обстоятельства: отсутствие умысла на совершение правонарушения, незначительный период просрочки представления расчета, совершение правонарушения впервые.
Другие арбитры при похожих смягчающих обстоятельствах уменьшали штраф в четыре (пост. Семнадцатого ААС от 30.03.2011 № 17АП-1739/2011) и девятнадцать раз (пост. Тринадцатого ААС от 02.02.2012 № 13АП-23704/11).
Подробнее о том, когда штраф не страшен при сдаче читайте в «Актуальной бухгалтерии» № 10-2011 на с. 74.
Экспертиза статьи: Татьяна Батыгина, служба Правового консалтинга юрисконсульт
